Quản lý chi phí công trình hiệu quả với Phần mềm iBom.PM (Phần 1)

Quản lý chi phí hiệu quả là một vấn để muôn thuở mà các nhà quản trị doanh nghiệp luôn quan tâm và muốn làm tốt. Trong một Doanh nghiệp xây lắp thi công công trình thì vấn đề chi phí lại càng cần phải được kiểm soát một cách chặt chẽ hơn bao giờ hết

Phần mềm quản lý thi công công trình – iBom.PM sẽ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý dự án:

• Lên kế hoạch chi phí
• Theo dõi và kiểm soát chi phí thông qua các loại báo cáo và bảng biểu được kết xuất từ số liệu thực tế được báo cáo trên iBom.PM

Để quản lý tốt chi phí, giảm sự lãng phí và thất thoát do nhiều nguyên nhân thì nhà quản lý phải nắm rõ được tình hình sử dụng của từng hạng mục phát sinh chi phí trong từng thời điểm. Trong nội dung của bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu giải pháp lập kế hoạch chi phí với phân hệ Quản lý thi công công trình – iBom.PM.

Tổng chi phí của một dự án thi công công trình gồm có:

• Chi phí xây dựng: nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị
• Chi phí thiết bị: mua sắm thiết bị công nghệ, chi phí đào tạo/chuyển giao, vận chuyển công nghệ từ nơi mua đến công trình,…
• Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng, tái định cư;
• Chi phí quản lý dự án và chi phí khác;
• Chi phí dự phòng: định mức chi phí dự phòng là 10% của 3 loại chi phí trên.

iBom.PM  cho phép lên kế hoạch chi phí thi công công trình thông qua chức năng Lập dự toán và căn cứ vào khối lượng, chi phí tổng thể để lên kế hoạch sản lượng, doanh thu và tổng hợp lên chi phí vật tư, chi phí máy, chi phí nhân công theo tháng cho từng công trình và đội thi công cụ thể.

Hình 1: Giao diện phần mềm demo chức năng Dự toán của iBom.PM

iBom.PM bao gồm các loại dự toán sau:

Dự toán trúng thầu: là loại dự toán được dựa vào theo kế hoạch chi phí đã trình với chủ đầu tư. Dự toán trúng thầu trên iBom được quản lý với mục đích theo dõi chi phí với chủ đầu tư thông qua hợp đồng A-B, hồ sơ thanh toán A-B.

Dự toán định mức chi phí giao khoán thi công: là loại dự toán thiết lập chi phí chung cho công trình và cũng là dùng để làm căn cứ định mức chi phí giao khoán giao xuống cho các đội thi công hoặc nhà thầu phụ.

Dự toán thi công: là loại dự toán giao khoán các công việc xuống cho từng đội hoặc nhà thầu phụ.  Trên iBom.PM cho phép tồn tại nhiều dự toán thi công và các dự toán này sẽ được tổng hợp lên dự toán định mức chi phí giao khoán thi công khi có phát sinh, sửa đổi, thêm mới. Mỗi dự toán thi công sẽ được gắn với một hợp đồng để phục vụ cho việc thanh quyết toán và kiểm soát chi phí về sau của công trình.

Không chỉ dừng lại ở đó, iBom.PM hỗ trợ nhiều tính năng vượt trội trong chức năng Dự toán để giải quyết những tình huống khó khăn thực tế đối với các Doanh nghiệp xây lắp của Việt Nam gặp phải trong quá trình thi công công trình:

• Tính năng chỉnh sửa lại dự toán sau khi dự toán đã được phê duyệt. Tính năng này hỗ trợ điều chỉnh lại khối lượng công việc, đơn giá hoặc xóa bỏ công việc hay tạm dừng 1 số công việc trong dự toán đã được duyệt trước đó.  Đặc biệt, sau khi hoàn thành dự toán điều chỉnh này, phần mềm cho phép người dùng giao khoán lại công việc, xử lý các đội tượng liên quan đến công việc như đã có phiếu nghiệm thu khối lượng, phiếu xác nhận hoàn thành , cho phép người dùng cập nhập hoặc giữ nguyên những công việc thay đổi (giá, khối lượng,…) vào những phiếu này. Sau khi dự toán điều chỉnh được duyệt nếu dự toán này đã gắn vào hợp đồng khi đó giá trị trong dự toán sẽ cập nhật ngược lại vào trong hợp đồng gốc.
• Tính năng thiết lập dự toán phát sinh so với dự toán dự thầu gốc: tính năng này cho phép giữ nguyên giá trị trong hợp đồng gốc và tạo các phụ lục trên hợp đồng này.
• Tính năng điều chỉnh mức chi phí cho phép: quản lý được chi phí dự án và không cho phép vượt quá định mức quy định, khi lập dự toán phát sinh hoặc dự toán thi công, hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem tỷ lệ phát sinh có vượt quá số phần % mà quy định công ty đề ra hay không. Nếu vượt quá % quy định, phần mềm sẽ tự động cảnh báo tổng chi phí phát sinh đã vượt quá định mức cho phép và yêu cầu phải lập dự toán điều chỉnh.

Với những chức năng nổi trội trên, chức năng Dự toán trên iBom.PM là chức năng được đánh giá rất cao và đang nổi trội trong việc lập chi phí công trình ở Việt Nam hiện nay.

Trên cơ sở các loại dự toán đã lập và căn cứu vào các loại hợp đồng đã kí kết trên iBom.PM, đội ngũ kĩ thuật và kế hoạch sẽ lập kế hoạch chi phí, vật tư, doanh thu và sản lượng theo từng tháng thông qua chức năng Kế hoạch trên iBom.PM

Kế hoạch hàng tháng trên iBom.PM được phân rã theo các nhóm khối lượng và chi phí. Bắt đầu từ kế hoạch doanh thu tháng, sau đó đến kế hoạch sản lượng. Kế hoạch sản lượng cho phép bộ phận kế hoạch nắm được khối lượng công việc được giao cho từng đơn vị/đội/nhóm thi công theo từng tuần trong tháng.

Căn cứ vào kế hoạch sản lượng phân bổ cho từng đơn vị trong tháng, chức năng Kế hoạch của iBom.PM tự động tổng hợp lên kế hoạch chi phí vật tư, máy móc, nhân công cần cho công trình trong tháng.

Và cuối cùng, iBom.PM sẽ tự động tổng hợp thành bảng kê chi phí giao khoán và kế hoạch chi phí tháng làm căn cứ để nhà quản lý dự án theo dõi và quản lý chi phí thi công công trình theo báo cáo thực tế hàng tháng trên;iBom.PM.

Với kế hoạch chi phí được duyệt, nhà lãnh đạo sẽ dựa theo kế hoạch chi phí định mức cho từng hạng mục công việc đó mà theo dõi kiểm soát tiến độ công trình và tình hình sử dụng chi phí thực tế có đúng và hiệu quả hay không? Có một kế hoạch chi phí rõ ràng chính là cơ sở để đơn vị thi công xây lắp­­ theo dõi và kiểm soát chi phí chặt chẽ và hiệu quả. Vệc theo dõi chi phí thi công công trình trên iBom.PM, chúng tôi sẽ tiếp tục trình bày trong bài viết tiếp theo.

Vui lòng tham khảo các phần tiếp theo của chủ đề dưới đây:

Quản lý chi phí công trình hiệu quả với phần mềm IBOM.PM (Phần 2)

ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ PHẦN MỀM

Tin iBom