Một số kỹ năng cần có của người Quản lý Dự án

Người Quản lý dự án chính là một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự án, vì vậy bản thân họ cần phải hội tụ rất nhiều yếu tố và kỹ năng. Ngoài kỹ năng chuyên môn được đào tạo họ cần giỏi những kỹ năng mềm về giao tiếp.

Một dự án đi vào hoạt động cần có sự tham gia của nhiều bên với vai trò và công việc khác nhau nhưng cùng thực hiện mục tiêu cuối cùng  đưa dự án đi vào hoạt động hiệu quả. Trong số những đối tượng tham gia đó, người hay được nhắc tới đầu tiên và đóng vai trò quan trọng chính là Người Quản lý dự án. Người Quản lý dự án chính là một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự án, vì vậy bản thân họ cần phải hội tụ rất nhiều yếu tố và kỹ năng. Ngoài kỹ năng chuyên môn  được đào tạo họ cần giỏi những kỹ năng  mềm về giao tiếp, quản lý dự án. Ở trong phạm vi bài viết nay, xin được đề cập tới một số kỹ năng cần có của một Người Quản lý Dự Án trong lĩnh vực xây dựng.

Kỹ năng 1:Người Quản lý dự án  là người cần phải có cái nhìn toàn diện về tất cả các vấn đề xung quanh dự án.

Khi nói tới một dự án xây dựng, người ta quan tâm tới các vấn đề như: cách điều hành công việc của dự án; Hồ sơ, Dự toán, kế hoạch, tiến độ, giám sát, báo cáo về hoạt động xây dựng; vật tư công trình; tài sản/thiết bị; nhân sự dự án,…

Có rất nhiều yếu tố liên quan đến dự án như vậy và yêu cầu người Quản lý Dự án phải nắm và quản lý được tất cả các thông tin trên. Mỗi một yếu tố kể trên lại do một cá nhân/bộ phận phòng ban phụ trách và có sự cách trở về không gian,  đôi khi lại có sự tham gia của nhiều bên trong cùng một nhiệm vụ. Vậy người quản lý dự án làm cách nào để vừa nắm được đầy đủ các thông tin và có thể điều hành dự án một cách thông suốt, hiệu quả, đảm bảo đúng tiến độ đã đề ra?

Phần mềm Điều hành và Quản lý Công trình – iBom sẽ là một công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho nhà Quản lý dự án.

Hệ thống phần mềm iBom là một giải pháp phần mềm trực tuyến,  tổng thể được thiết kế, xây dựng hướng tới mục tiêu hỗ trợ cho các doanh nghiệp của Việt Nam nói chung và đặc biệt là các doanh nghiệp trong lĩnh vực thi công xây lắp nói riêng tối ưu trong công tác quản lý.

Với iBom người Quản lý dự án sẽ kiểm soát, xử lý  thông tin xuyên suốt và kịp thời giữa tất cả các bộ phận, phòng ban, các chủ thể bên ngoài tham gia vào dự án vì có sự kết hợp chặt chẽ của đa dạng các phân hệ phần mềm: Quản lý Công trình, Điều hành công việc, Quản lý Cung ứng, quản lý Nhân sự, Quản lý Tài sản, Quản lý Kho, Quản lý Công văn/hồ sơ.

Đặc biệt với phân hệ Quản lý Công trình (iBom.PM) sẽ giúp Người Quản lý Dự án có được cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ vòng đời của Công trình: từ giai đoạn tham gia đấu thầu, Quản lý Hợp đòng, lên Dự toán, lập kế hoạch, tổ chức thi công, báo cáo và kiểm soát tiến độ công trình, có thể theo dõi chi phí tại mọi thời điểm hoạt động, lên kế hoạch doanh số, doanh thu và hoạch định dòng tiền cho từng công trình.

Kỹ năng 2: Là nhà quản lý giỏi trong việc phân phối các nguồn lực

Làm thế nào để có thể đạt được hiệu quả và sự kết nối nhanh chóng khi phối hợp các yếu tố, các thành phần tham gia vào dự án? Để làm được điều này cần phải xây dựng được sự công tác tốt giữa các thành viên trong nhóm dự án. Mọi thông tin về sự phân bổ nguồn lực đều phải minh bạch, rõ ràng. Nếu có bất kỳ vấn đề nào trong việc phân bổ nguồn lực trên, có thể sẽ phải báo cáo với cấp lãnh đạo cấp cao hơn để tìm ra cách xử lý giải quyết vấn đề và hạn chế tối thiểu rủi ro xảy ra. Như vậy người Quản lý dự án cần thiết có một công cụ hỗ trợ để đảm bảo thông tin kết nối giữa các bên thông suốt, có thể trao đổi và làm việc từ xa tại bất kỳ không gian, thời gian nào.

Và một lần nữa phần mềm iBom sẽ càng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác quản lý dự án hiệu quả vì những lợi ích thiết thực mà phần mềm iBom sẽ mang lại:

Kỹ năng 3: Là người biết cách phân chia công việc

Đây là một hoạt động nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ để dễ dàng quản lý. Những nhiệm vụ nhỏ này sẽ được giao cho nhân viên xử lý và báo cáo kết quả. Nghe tưởng chừng việc làm này rất đơn giản chỉ cần chia nhỏ công việc và giao cho nhân viên. Tuy nhiên đây lại là công việc cực kỳ khó và cần sự am hiểu về nghiệp vụ của người quản lý dự án cũng như phải hiểu về những ưu và nhược điểm của từng nhân viên để giao công việc cho đúng người cần giao.

Tiếp theo người Quản lý Dự án cần phải chú ý tới sự tương tác hai chiều giữa việc giao công việc và nhận báo cáo kết quả công việc của nhân viên. Nếu quản lý được tốt hai chiều này sẽ giúp cho người Quản lý dự án dễ dàng đánh giá được tiến độ, chất lượng công việc từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời.

Kỹ năng phân chia công việc/nhiệm vụ của người Quản lý Dự án cũng sẽ được hỗ trợ đắc lực từ hệ thống phần mềm iBom thông qua phân hệ Điều hành công việc (iBom.O) với sự tương tác hai chiều cụ thể như sau:

Với phân hệ Điều hành trên iBom, người Quản lý Dự án:

–          Có thể phân chia công việc, kiểm soát mọi công việc trong doanh nghiệp, ban điều hành, dự án, các đầu mối công việc,..

–          Có thể đánh giá được hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên thông qua chức năng giao việc, lập kế hoạch và báo cáo kế hoạch;

–          Mọi yêu cầu công việc (giao việc) tức thời được chuyển đến nhân viên trong vài giây thông qua internet và có tính lưu vết thông tin.

Đối với cán bộ nhân viên:

–          Công việc được tiếp nhận tức thời và được lưu trữ trên phần mềm, vì vậy không có trường hợp bị quên việc;

–          Được nhắc việc trước và khi đến thời hạn hoàn thành;

–          Trao đổi trực tuyến về công việc một cách thuận tiện;

Khi nhà Quản lý Dự án hội tụ được những kỹ năng cần thiết trên họ càng chứng minh cho cấp trên về khả năng ưu việt giỏi về chuyên môn nghiệp vụ cũng như các kỹ năng bổ trợ. Chứng tỏ niềm say mê với công việc và có đủ khả năng để kiểm soát mọi vấn đề xảy ra. Hơn ai hết những người quản lý dự án cũng sẽ hiểu được vai trò quan trọng của sự hỗ trợ phần mềm trong công tác quản lý dự án để đem lại thành công trong công việc.

Để có thể trải nghiệm đầy đủ về tính năng ưu việt của phần mềm iBom đã giới thiệu trong bài viết, vui lòng ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ TẠI ĐÂY

Mọi thắc mắc, phản hồi xin gửi về địa chỉ: contact@isoftco.com

Tin iBom