Execution Data – Lớp dữ liệu bị thiếu trong Quản trị Doanh nghiệp

Trong hành trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư mạnh vào các hệ thống như ERP, BI hay Dashboard để nâng cao khả năng quản tri. Các hệ thống đó đã giúp doanh nghiệp xây dựng lên một hạ tầng dữ liệu lớn và có thể bao trùm ở tất cả các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp, như:

• Dữ liệu tài chính
• Dữ liệu kế hoạch
• Dữ liệu báo cáo
• Dữ liệu nhân sự
• Dữ liệu cung ứng
• Dữ liệu bán hàng
• …

Mặc dù vậy, các lãnh đạo doanh nghiệp vẫn gặp một vấn đề cốt lõi, đó là: họ không có dữ liệu về việc các công việc ở các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp thực sự đang diễn ra như thế nào.

Đây chính là khoảng trống lớn trong quản trị hiện đại ở các doanh nghiệp hiện nay, hay nói cách khác đó là: doanh nghiệp đang thiếu Execution Data – dữ liệu về quá trình thực thi công việc.

1. Execution Data là gì?

Execution Data là loại dữ liệu phản ánh cách công việc thực sự diễn ra trong tổ chức như thế nào theo thời gian thực.

Khác với dữ liệu truyền thống như: tài chính; kinh doanh; … chỉ là các loại dữ liệu hiển thị, Execution Data là loại dữ liệu vận hành và sinh ra để phục vụ trả lời các câu hỏi:

• Công việc nào đang trong doanh nghiệp được thực hiện, công việc nào đang đứng yên?
• Ai là người đang được giao để thực hiện các công việc đó, ai là người kiểm soát công việc?
• Tiến độ thực tế của công việc đang đến đâu?
• Vấn đề đang phát sinh đối với công việc đó đang nằm ở đâu, khâu nào?

Trong ngành xây dựng thì loại dữ liệu Execution Data có thể bao gồm:

• Tiến độ từng hạng mục công trình
• Trạng thái công việc tại công trường
• Hiệu suất của nhà thầu
• Các điểm nghẽn trong thi công công trình

2. Sự khác biệt giữa Business Data và Execution Data

Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đang được vận hành và quản trị dựa trên các loại dữ liệu truyền thống như:

• Báo cáo tài chính
• Ngân sách
• Kế hoạch dự án
• Các báo cáo về nhân sự, kho, thiết bị…

Các loại dữ liệu này được gọi là: Business Data. Dữ liệu Business Data có một điểm yếu: nó phản ánh kết quả chứ không bao giờ phản ánh được quá trình thực thi để ra được kết quả đó. Business Data chỉ là các loại dữ liệu tổng hợp, được thực hiện định kỳ, chính vì thế Business Data có đặc điểm là phản ánh kết quả chậm so với sự vận hành của doanh nghiệp. Đây chính là điểm khác biệt của Execution Data so với Business Data, Execution Data luôn xuất hiện chi tiết tức thời theo thời gian thực để phản ánh sự vận hành của doanh nghiệp.

Khi thiếu Execution Data thì hoàn toàn có thể xảy ra một số vấn đề cốt lõi sau trong quá trình vận hành của doanh nghiệp:

• Lãnh đạo phát hiện ra vấn đề quá muộn sau khi nhìn thấy Business Data
• Không kiểm soát được tiến độ công trình
• Gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí

Khi gặp phải những vấn đề trên, nếu doanh nghiệp không có lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm thì rất dễ dẫn đến những hệ luỵ lớn cho doanh nghiệp.

Nhưng khi doanh nghiệp có đầy đủ Execution Data thì các vấn đề nêu trên hoàn toàn có thể được xử lý tức thì tại thời điểm xảy ra, đây chính là sự cần thiết của Execution Data trong quản trị doanh nghiệp.

TỪ HIỂN THỊ DỮ LIỆU ĐẾN KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC: QUẢN TRỊ TRONG THỜI ĐẠI AI

3. Vì sao doanh nghiệp hiện nay đang thiếu Execution Data?

Execution Data trong các doanh nghiệp hiện nay không phải thiếu vì do doanh nghiệp không có dữ liệu, mà nó thiếu bắt nguồn từ 3 nguyên nhân chủ yếu sau:

1. Công việc không được số hoá đúng cách

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang có suy nghĩ sai về số hoá, đó là: số hoá chính là đưa dữ liệu của doanh nghiệp lên phần mềm, chính vì thế rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý công việc qua các công cụ truyền thông như:

• Excel
• Email
• Trao đổi rời rạc qua các công cụ Chát
• Triển khai nhiều phần mềm, mỗi loại phần mềm cho một bộ phận mà không có sự kết nối về dữ liệu

2. Dữ liệu không được chuẩn hoá

Mỗi phòng ban, mỗi dự án trong doanh nghiệp có một cách làm khác nhau, dẫn đến dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp được làm theo một khuôn mẫu khác nhau, thiếu sự chuẩn hoá dữ liệu nên khi lãnh đạo doanh nghiệp muốn cần có sự tổng hợp dữ liệu thì bắt buộc phải làm bằng thủ công.

3. Không có hệ thống ghi nhận thực thi

Các doanh nghiệp hiện nay khi triển khai các công cụ số hoá thì đang có chung một tư duy đó là: triển khai công nghệ chỉ để làm sao ghi nhận được:

• Kế hoạch thực hiện
• Kết quả thực hiện
• Giao công việc
• Kế quả thực hiện công việc

Nhưng đại đa số các công cụ số hoá đó đang không ghi nhận lại quá trình thực hiện công việc trên kế hoạch đã lập, hoặc quá trình hoàn thành công việc được giao qua những công đoạn nào? ở từng công đoạn công việc đó do ai thực hiện và thực hiện như thế nào?

4. Tại sao Execution Data là yếu tố quyết định trong quản trị doanh nghiệp?

Execution Data không chỉ giúp lãnh đạo doanh nghiệp “biết tình hình vận hành” hiện tại của doanh nghiệp mình thế nào mà nó còn giúp các lãnh đạo của các doanh nghiệp xây dựng những yếu tố then chốt liên quan trực tiếp đến quản trị như:

1. Kiểm soát tiến độ công trình

Thay vì chờ báo cáo từ các ban quản lý dự án hay các phòng ban liên quan, thông qua Execution Data lãnh đạo doanh nghiệp có thể:

• Nhìn thấy tiến độ theo thời gian thực
• Phát hiện chậm trễ ngay khi xảy ra

Điều này giúp các lãnh đạo có thể kiểm soát được tiến độ của tất cả các công trình của doanh nghiệp theo thời gian thực.

2. Kiểm soát chi phí công trình

Song song với tiến độ công trình thì chi phí công trình chính là một trong những yếu tố sống còn của dự án. Khi doanh nghiệp có Execution Data thì chi phí công trình không còn là con số cuối kỳ được bộ phận tài chính tổng hợp và báo cáo lên nữa, mà lãnh đạo luôn được kiểm soát chi phí công trình dựa vào:

• Hoạt động, vận hành thực tế của dự án tại thời điểm hiện tại
• Khối lượng công việc đang thực hiện của dự án tại bất kỳ thời điểm nào

Khi đó, lãnh đạo hoàn toàn kiểm soát được toàn bộ chi phí của công trình tại mọi thời điểm, như: đã thu về bao nhiêu tiền, đã chi ra bao nhiêu, dự án tại thời điểm hiện tại đang bị lỗ hay lãi, con số lợi nhuận đến thời điểm hiện tại như thế nào?…

3. Nâng cao hiệu quả quản lý dự án xây dựng

Ngoài ra, dựa trên Execution Data, lãnh đạo của các doanh nghiệp có thể:

• Đưa ra những quyết định liên quan đến dự án trong thời gian sớm nhất có thể, có thể quyết định tức thời.
• Tại các khâu thực hiện, Execution Data luôn cho biết nhân sự đang thực hiện tại công đoạn hiện tại, tiến độ thực hiện đang bị trễ không, nhân sự thực hiện có bị quá tải không,… từ đó lãnh đạo có thể điều chỉnh nguồn lực kịp thời nếu nhìn thấy nhân sự đang không phù hợp hoặc bị quá tải…

Hạ tầng quyết định (Decision Infrastructure) – Lợi thế cạnh tranh mới trong quản trị doanh nghiệp thời AI

5. Execution Data và Decision Infrastructure

Ở bài trước, chúng ta đã nói về Decision Infrastructure – hạ tầng ra quyết định, vậy mối liên hệ giữa Execution Data và Decision Infrastructure là như thế nào trong quản trị chiến lược của doanh nghiệp?

Khi Decision Infrastructure – hạ tầng ra quyết định là hệ thống tổ chức bao gồm các quy trình, cơ chế vận hành, luật vận hành thì Execution Data được xem là nguyên liệu đầu vào của hạ tầng này.

Khi Decision Infrastructure không có Execution Data thì gần như doanh nghiệp không có sư kết nối giữa dữ liệu và các cơ chế vận hành dữ liệu đó. Chính vì thế lãnh đạo doanh nghiệp vẫn rơi vào các tình huống:

• Ra quyết định sẽ chậm
• Ra quyết định bị sai
• Sự vận hành của doanh nghiệp sẽ theo cảm tính của lãnh đạo

Khi Decision Infrastructure có Execution Data thì sự vận hành của doanh nghiệp luôn được lãnh đạo theo dõi, kiểm soát theo thời gian thực ở tất cả các khâu và các bộ phận liên quan. Chính vì thế, lãnh đạo sẽ quản trị doanh nghiệp theo đúng tình hình thực tế mà doanh nghiệp đang vận hành, trong đó:

• Lãnh đạo sẽ ra quyết định nhanh hơn, theo thời gian thực
• Quản trị của doanh nghiệp dựa trên vận hành thực tế
• Chiến lược của doanh nghiệp được thực thi hiệu quả

6. Execution Data trong ngành xây dựng

Đối với các doanh nghiệp ngành xây dựng thì quản lý dự án là cực kỳ phức tạp vì những yếu tố sau:

• Dự án trong ngành xây dựng thường kéo dài vài ba năm có khi lên tới cả 10 năm.
• Một dự án sẽ có nhiều bên tham gia vào: Chủ đầu tư, tổng thầu, nhà thầu phụ, đơn vị giám sát,…
• Chính vì là các dự án có quy mô lớn, thời gian kéo dài, nhiều bên tham gia nên các dự án xây dựng thường chứa đựng rủi ro cao hơn dự án ở các ngành nghề khác.

Vì vậy, Execution Data trở nên cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, nó gần như quyết định đến thành bại trong quản trị dự án. Nếu các doanh nghiệp xây dựng không có Execution Data, thì lập tức lãnh đạo bị mù dữ liệu và dẫn đến các hệ luỵ:

• Không kiểm soát được tiến độ thi công
• Không kiểm soát được nhà thầu
• Không kiểm soát được chi phí

Ngược lại, doanh nghiệp xây dựng nào có Execution Data thì doanh nghiệp đó có thể xây dựng một hệ thống Quản lý dự án xây dựng dựa trên dữ liệu (data-driven construction management) thực sự để hướng tới một mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại trong kỷ nguyên AI.

7. Từ Execution Data đến năng lực cạnh tranh

Trong tương lai khi thế giới đang hướng tới một cuộc cách mạng công nghiệp 5.0 mà ở đó là đề cao tới sự hợp tác giữa con người và robot, thì sự khác biệt giữa các doanh nghiệp lúc đó sẽ không nằm ở:

• Quy mô
• Vốn
• Hay nhân sự

Mà sự khác biệt giữa các doanh nghiệp nằm ở “khả năng hiểu và kiểm soát việc thực thi” trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Khi đó Execution Data chính là nền tảng tạo ra năng lực này của các doanh nghiệp trong kỷ nguyên AI.

Kết luận

Execution Data là lớp dữ liệu còn thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, nó là cầu nối giữa:

• Kế hoạch và thực tế
• Dữ liệu và hành động
• Chiến lược và vận hành

Trong kỷ nguyên AI, nơi quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, Execution Data sẽ trở thành yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh của từng doanh nghiệp.

Và khi kết hợp Executioon Data với Decision Infrastructure, thì doanh nghiệp được mở ra một mô hình quản trị hoàn toàn mới, đó là: doanh nghiệp vận hành dựa trên dữ liệu thực thi theo thời gian thực.

Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT

Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.