Những rủi ro trong xây dựng thường gặp phải và biện pháp giải quyết hiệu quả

Theo Viện Công nghiệp Xây dựng (The Construction Industry Institute), có khoảng 107 rủi ro trong xây dựng mà bạn cần cân nhắc khi quản lý một dự án. Tuy nhiên, đừng hoang mang trước danh sách dài này, vì trong đó có nhiều yếu tố không thể kiểm soát được như thiên tai hay các tình huống bất khả kháng. Dù danh sách này có đầy đủ, nhưng chúng không phải lúc nào cũng có thể hành động ngay, vì có nhiều yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Trong phần lớn các dự án, tài nguyên nội bộ luôn bị căng thẳng và các quản lý dự án thường gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu suất và kiểm soát đánh giá một cách liên tục. Để dự án có thể tiếp tục tiến hành, nhiều công ty chỉ kiểm soát và quản lý các rủi ro trong giới hạn có thể chấp nhận được, nhưng vẫn còn rất nhiều điều chưa được rõ ràng. Tuy vậy, một chiến lược quản lý rủi ro vững chắc là rất quan trọng để bảo vệ công ty và dự án của bạn. Vậy, làm sao để bạn biết được đâu là nơi cần đầu tư thời gian và tài nguyên để giảm thiểu các rủi ro lớn trong xây dựng và kiểm soát những yếu tố thường xuyên cảm thấy không thể kiểm soát?

Vì rủi ro rất khó kiểm soát, phần mềm xây dựng là một giải pháp có thể giúp quản lý nhiều rủi ro lớn nếu được triển khai xuyên suốt quá trình dự án. Với chương trình và đội ngũ phù hợp, việc xây dựng một chương trình xuất sắc dựa trên rủi ro có thể giúp bạn quản lý tốt hơn toàn bộ vòng đời dự án. Để giúp bạn ưu tiên việc đánh giá rủi ro, chúng tôi đã xác định các phân loại chính của rủi ro, cũng như 6 rủi ro trong xây dựng hàng đầu mà bạn thực sự có thể kiểm soát được nếu sử dụng phần mềm xây dựng phù hợp.

I. Phân loại các rủi ro trong xây dựng

Để thực sự hiểu được phần mềm có thể giúp kiểm soát rủi ro của một dự án như thế nào, trước tiên cần hiểu rõ các loại rủi ro chính trong xây dựng. Thông thường, các rủi ro trên công trường xây dựng có thể được phân thành ba loại chính bao gồm tài chính, lịch trình và thiết kế.

Tài chính 

Mặc dù việc vượt ngân sách trong các dự án đã trở thành một điều bình thường trong ngành, các vấn đề tài chính chủ yếu là kết quả của việc lập kế hoạch và phối hợp kém. Ai cũng biết rằng các dự án lớn có thể dễ dàng vượt ngân sách hàng triệu thậm chí hàng tỷ đô. Tuy nhiên, nếu một dự án chỉ vượt ngân sách một tỷ lệ nhỏ, điều này có thể ảnh hưởng không chỉ đến tính thanh khoản trong tương lai của công ty quản lý, mà còn có thể khiến công ty không thể trả lương cho công nhân, dẫn đến việc dự án bị đình trệ.

Lịch trình 

Trong ngành xây dựng, câu nói “thời gian là tiền bạc” có thể mang lại rất nhiều ý nghĩa. Chắc chắn rằng việc lập lịch trình kém có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngân sách. Một sự cố nhỏ hoặc sai sót trong báo cáo có thể làm chậm tiến độ của dự án từ vài ngày đến vài tuần hay thậm chí là vài tháng do cần làm lại và đặt lại lịch cho các nhà thầu phụ, chưa kể đến các chi phí phát sinh lớn. Thậm chí chỉ một sự chậm trễ nhỏ cũng có thể tạo ra tác động trên toàn bộ dự án, thay đổi hoàn toàn lịch trình ban đầu của dự án. Điều này có nghĩa là đội ngũ dự án phải thay đổi kế hoạch tổng thể, điều này thường dẫn đến thêm nhiều sai sót hoặc sự thiếu giao tiếp.

Thiết kế 

Quản lý thiết kế trong xây dựng là một rủi ro ngày càng gia tăng mà phải được quản lý cẩn thận. Khi phải lựa chọn, đội ngũ dự án có thể quyết định chấp nhận một thiết kế chưa hoàn thiện, chỉ đơn giản là “đủ tốt” để xây dựng, để dự án có thể bắt đầu đúng hạn. Đội ngũ sẽ quản lý lại rủi ro này bằng cách làm việc để hoàn thiện thiết kế trong suốt quá trình thi công. Tình huống này ngày càng trở nên phổ biến trong thị trường ngày nay, nơi yêu cầu bắt đầu xây dựng nhanh chóng là một yêu cầu chính từ phía chủ đầu tư. Thường thì, các rủi ro liên quan đến thiết kế có thể được quản lý tốt hơn ngay từ giai đoạn lập kế hoạch tiền thi công, khi chủ đầu tư, các nhà thiết kế và các nhà thầu có thể phối hợp chặt chẽ hơn.

Những rủi ro trong xây dựng thường gặp phải và biện pháp giải quyết hiệu quả

II. Tại sao quản lý rủi ro trong xây dựng quan trọng?

Hiểu được các loại rủi ro trong xây dựng sẽ giúp giải thích tại sao việc quản lý chặt chẽ các rủi ro là vô cùng quan trọng trong suốt quá trình của dự án. Cụ thể hơn, việc thiếu sự đảm bảo rủi ro và ra quyết định liên quan có thể dẫn đến các vấn đề di sản, kéo dài và làm nặng thêm dự án trong suốt vòng đời của nó. Nếu không có đánh giá và kiểm soát rủi ro đúng đắn, các cán bộ dự án sẽ thấy mình phụ thuộc vào những người quản lý rủi ro xây dựng để báo cáo về chúng, tạo ra một chu kỳ trì hoãn và làm lại công việc.

Hơn nữa, các dự án xây dựng thường có cấu trúc các bên liên quan rất phức tạp với nhiều mối quan hệ tác động. Ví dụ, các cơ quan quản lý (hội đồng, ủy ban điều hành, ủy ban kiểm toán, v.v.) đều cần có sự minh bạch và cái nhìn phù hợp về các rủi ro của dự án. Do đó, các cán bộ dự án có thể lo lắng rằng họ không nhận được thông tin đầy đủ từ đội ngũ dự án của mình và tin xấu có thể không đến kịp để giải quyết các rủi ro – làm chậm tiến độ và tạo ra chi phí phát sinh lớn.

Tin vui là thông qua phần mềm, chủ đầu tư và các nhà quản lý dự án thực sự có thể giảm thiểu chu kỳ trì hoãn và làm lại công việc, đồng thời cung cấp mức độ minh bạch cao hơn cho các bên liên quan bằng cách cung cấp:

• Truy cập kịp thời vào dữ liệu, tài liệu và báo cáo
• Tăng cường minh bạch
• Cải thiện chất lượng công việc và tính toàn vẹn

Những rủi ro trong xây dựng thường gặp phải và biện pháp giải quyết hiệu quả

III. Các rủi ro trong xây dựng thường gặp

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách phần mềm có thể nâng cao chiến lược quản lý rủi ro, chúng tôi đã liệt kê các rủi ro trong xây dựng hàng đầu có thể tác động lớn đến chi phí, tiến độ và hiệu suất thiết kế của dự án. 

1. Thiếu hụt lao động

Thiếu hụt lao động là một trong những rủi ro phổ biến trong ngành xây dựng, đặc biệt là khi thiếu những công nhân có tay nghề cao. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong tiến độ thi công, thậm chí là ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Để giải quyết vấn đề này, các công ty cần tập trung vào việc phát triển các chương trình đào tạo nội bộ, giúp nâng cao tay nghề cho đội ngũ lao động hiện có. Ngoài ra, việc tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn, đồng thời cung cấp các chế độ đãi ngộ hợp lý cũng là cách để thu hút và giữ chân người lao động có kinh nghiệm.

2. An toàn lao động

An toàn lao động luôn là vấn đề ưu tiên hàng đầu trong ngành xây dựng, khi mà môi trường làm việc luôn tiềm ẩn nguy cơ tai nạn. Những sự cố về an toàn có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cả về người và tài sản. Để giảm thiểu các rủi ro này, các công ty cần tổ chức các khóa huấn luyện an toàn lao động thường xuyên cho công nhân. Đồng thời, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo hộ lao động, kiểm tra an toàn định kỳ và thực hiện các biện pháp phòng ngừa tai nạn là rất cần thiết.

3. Phối hợp công việc kém

Sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận trong dự án có thể gây ra những sai sót lớn, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc. Việc thiếu sót thông tin, không đồng nhất về kế hoạch hoặc thay đổi thiết kế mà không thông báo kịp thời có thể gây hiểu lầm và xung đột giữa các nhóm. Để khắc phục điều này, các công ty cần xây dựng một kế hoạch giao tiếp rõ ràng, quy định cách thức phối hợp giữa các bộ phận ngay từ khi bắt đầu dự án. Các cuộc họp định kỳ và báo cáo tiến độ cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi công đoạn được thực hiện đúng theo kế hoạch.

4. Tài liệu không đầy đủ hoặc sai sót

Trong ngành xây dựng, việc quản lý tài liệu là một công việc quan trọng. Các tài liệu như hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật, báo cáo tiến độ cần phải được lưu trữ và quản lý một cách chính xác. Nếu tài liệu bị mất mát hoặc có sai sót sẽ gây ra sự trì hoãn và chi phí phát sinh không mong muốn. Để giải quyết vấn đề này, các công ty nên áp dụng các phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả, bảo đảm rằng tất cả các thông tin quan trọng luôn được cập nhật và dễ dàng truy cập.

5. Báo cáo không nhất quán và lỗi sai

Các báo cáo không chính xác hoặc không đồng nhất giữa các bộ phận có thể gây ra sự thiếu minh bạch và khó khăn trong việc theo dõi tiến độ dự án. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn gây ra sự hiểu lầm trong việc ra quyết định. Để tránh tình trạng này, các công ty cần thiết lập hệ thống báo cáo rõ ràng và nhất quán, đảm bảo rằng các thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác. Việc thường xuyên rà soát và kiểm tra các báo cáo cũng là một biện pháp quan trọng để phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời.

Những rủi ro trong xây dựng thường gặp phải và biện pháp giải quyết hiệu quả

6. Tranh chấp và kiện tụng

Trong quá trình xây dựng, tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên liên quan như nhà thầu, chủ đầu tư hoặc các nhà cung cấp vật liệu. Những tranh chấp này thường liên quan đến việc quản lý hợp đồng, thanh toán hoặc chất lượng công trình. Để giảm thiểu nguy cơ kiện tụng, các công ty xây dựng cần đảm bảo rằng mọi điều khoản trong hợp đồng được thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu. Đồng thời, các bên cũng cần duy trì một kênh giao tiếp hiệu quả và giải quyết tranh chấp một cách minh bạch, công bằng.

Qua bài viết trên của Ibom, có thể nhận ra rằng tất cả 6 rủi ro trong xây dựng trên đều có một điểm chung là sự không chắc chắn. Khi để các dự án phụ thuộc vào may rủi, những tình huống ngoài dự đoán có thể ảnh hưởng lớn đến cách thức và thời gian thực hiện dự án của bạn, chưa kể sẽ gây ra sự căng thẳng không cần thiết cho bạn và đội ngũ nhân viên. Đã có quá nhiều yếu tố không chắc chắn trong xây dựng mà bạn không thể kiểm soát; tại sao lại mạo hiểm không kiểm soát những yếu tố mà bạn có thể? Với sự trợ giúp của công nghệ, bạn có thể quản lý rủi ro trong xây dựng một cách vững chắc hơn, hỗ trợ tích cực đến thành công của dự án.