Cách quản lý chính xác nhiều dự án

Giả sử bạn đang quản lý 20 dự án cùng một lúc, liệu có thể giám sát mọi giai đoạn của tất cả các dự án không? Nếu bạn đang quản lý dự án theo cách thủ công thì câu trả lời của bạn sẽ là không vì cho dù bạn cố gắng thế nào đi chăng nữa, bạn chắc chắn sẽ bỏ lỡ một số phần nội dung quan trọng và có thể khiến bạn phải đối mặt với những tổn thất lớn. Vì vậy bạn cần biết những mẹo hàng đầu để giúp cho công tác quản lý nhiều dự án được hiệu quả và an toàn. Dưới đây là danh sách các mẹo có thể hỗ trợ bạn quản lý tốt nhiều dự án cùng một lúc:

• Không làm nhiều việc: Vì các nhà quản lý dự án thỉnh thoảng được yêu cầu chuyển đổi các dự án, điều này trực tiếp dẫn đến hiệu quả giảm và khả năng xảy ra sai sót. Và khi sự tập trung của họ bị chia cắt, họ có thể không thể làm việc hiệu quả. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và không chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
• Lên kế hoạch trước: Những gì bạn có thể làm là lên kế hoạch trước cho nhiệm vụ hàng tuần của mình, giống như bạn có thể lập kế hoạch vào thứ Hai hàng tuần cho tất cả các nhiệm vụ bạn cần thực hiện trong tuần này. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của mình theo đúng thời hạn của chúng. Việc đánh giá tình trạng hiện tại, các nhiệm vụ còn lại và những thứ liên quan khác trở nên dễ dàng đối với bạn.
• Tổ chức hợp lý: Nếu bạn đang lập kế hoạch cho các công việc hàng ngày hoặc hàng tuần của mình trên một lịch không được cập nhật thường xuyên, thì bạn đang đi sai đường. Bạn phải tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án có thể tự động quản lý và ghi lại các nhiệm vụ của bạn một cách thường xuyên và cập nhật tự động, theo dõi và báo cáo được tiến độ.

• Tăng cường giao tiếp nhóm: Điều rất quan trọng là phải biết những đồng nghiệp khác cảm thấy, suy nghĩ và yêu cầu gì. Hơn nữa, thường xuyên tương tác với nhóm sẽ giúp bạn theo dõi sát sao thôn tin của từng đội và biết dự án nào đã đến giai đoạn nào và cần tập trung hơn.
• Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên: Có thể bạn đang thực hiện một dự án không được ưu tiên cao. Vì vậy, bạn cần ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ thuộc nhóm các dự án có mức độ ưu tiên cao hơn và sắp hoàn thành thời hạn của chúng.
  Tránh sao nhãng: Khi bạn biết rằng mình đang thực hiện một dự án và cần nhiều nỗ lực hơn, hãy tập trung hoàn toàn vào nó và tránh xa những thứ gây xao nhãng.

Phần mềm quản lý dự án trên nền tảng IBOM sẽ hỗ trợ bạn như thế nào?

Ngoài những lời khuyên trên, nếu bạn vẫn bị gặp khó khăn khi quản lý với nhiều dự án, thì đã đến lúc bạn cần chuyển sang triển khai hệ thống quản lý dự án trên nền tảng IBOM.

Dưới đây là những tính năng nổi bật của Phần mềm Quản lý Dự án Đầu tư (IBOM.IM) và Phần mềm Quản lý Dự án Thi công (IBOM.PM) sẽ giúp bạn tối ưu trong công tác quản lý nhiều dự án:

• Hỗ trợ theo dõi nhiều công trình/dự án

• Có thể quản lý nhiều công trình/dự án thông qua bảng danh sách công trình/dự án.
• Thông tin về các dự án/công trình sẽ được quản lý tập trung, khoa học với độ chính xác cao.
• Dễ dàng tra cứu hoặc tìm kiếm thông tin về các công trình/dự án.

• Hỗ trợ lập kế hoạch

• Lập kế hoạch thi công/lập kế hoạch dự án theo mô hình WBS.
• Dễ dàng tạo bảng công việc trong lập kế hoạch thi công: Có thể đưa dữ liệu từ file excel hoặc mpp có sẵn hên hệ thống hoặc nhập trực tiếp bảng công việc.
• Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện.
• Đánh giá được chính xác vấn đề phát sinh thông qua cấu trúc phân cấp công việc rõ ràng.
• Theo dõi và báo cáo thi công dự án hàng ngày

• Quản lý tất cả danh sách các đầu mục công việc của dự án trên kế hoạch thi công/kế hoạch dự án.
• Khi bảng kế hoạch được duyệt thì các đầu mục công việc sẽ được giao đích danh cho cá nhân xử lý và cá nhân phải báo cáo tiến độ thực hiện công việc.
• Nhà quản lý dự án sẽ luôn theo sát được tiến độ tổng thể của toàn dự án.

• Hỗ trợ giao tiếp nhóm:

• Tất cả các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật dữ liệu thông tin dự án theo thời gian thực mà không bị phụ thuộc vào khoảng cách về thời gian và địa lý.
• Có thể trao đổi chi tiết công việc trên từng đầu mục công việc

Để biết thêm chi tiết và dùng thử phần mềm quản lý dự án trên nền tảng IBOM, hãy LIÊN HỆ với chúng tôi để được hỗ trợ!