Giải pháp phần mềm quản lý và điều hành doanh nghiệp xây lắp tổng thể

Trong bài trước, tôi có chia sẻ về thực trạng và vấn đề mà các doanh nghiệp trong ngành xây dựng, thi công công trình đang gặp phải. Trong nội dung bài viết này, tôi xin đề cập đến một giải pháp

Trong bài trước, tôi có chia sẻ về thực trạng và vấn đề mà các doanh nghiệp trong ngành xây dựng, thi công công trình đang gặp phải. Trong nội dung bài viết này, tôi xin đề cập đến một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng, giúp hỗ trợ tháo gỡ những vướng mắc khó khăn cho các doanh nghiệp xây lắp hiện nay.

Giải pháp

Qua phân tích thực trạng và các vấn đề nêu trên, chúng ta có thể thấy: về mặt công nghệ, hầu hết các doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm dự toán, toàn bộ số liệu vẫn được quản lý trên giấy tờ và excel. Các doanh nghiệp đang cố gắng kiểm soát tình hình dự án bằng hệ thống các bảng biểu được các ban điều hành cập nhật một cách không liên tục, số liệu chưa sát với thực tế trên công trường. Ngoài ra, các bảng biểu của các lĩnh vực theo dõi sản lượng, doanh thu, tiến độ, chất lượng dự án đang rời rạc, không có sự liên hệ nên rất khó khăn và mất nhiều thời gian để Ban điều hành bố trí nhân sự cập nhật hàng ngày.

Trong khi đó, lĩnh vực xây dựng cơ bản của Việt Nam phát triển với tốc độ quá nhanh, khối lượng công việc mỗi công trình rất lớn, yêu cầu quản lý chặt chẽ về chất lượng và tiến độ đã tạo ra áp lực rất lớn đối với công tác điều hành và quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp. Khối lượng các hạng mục công việc trên các dự án liên tục phát triển theo thời gian đã làm cho việc cập nhật số liệu theo phương pháp “thủ công” không còn phù hợp, gây nên tình trạng không thể kiểm soát được diễn biến của các dự án để kịp thời có điều chỉnh phù hợp, đảm bảo hiệu quả cho sản xuất kinh doanh.

Để giải quyết vấn đề này tất yếu phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin, cần thiết phải có phần mềm chuyên dụng, thông qua internet để cập nhật và truyền số liệu, các kết quả thực hiện kế hoạch tại các đầu mối trên các công trường, báo về qua hệ thống một cách tự động. Các số liệu được tổng hợp một cách chính xác và liên tục sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra những quyết sách kịp thời trong điều hành và quản trị doanh nghiệp.​

Mục tiêu đặt ra cho hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng là

Kiểm soát, xử lý thông tin xuyên suốt và kịp thời giữa tất cả các cấp phòng ban/bộ phận trong công ty.

Đối với công tác điều hành công việc:

• Mỗi cá nhân đều tự kiểm soát được công việc của mình, tiếp nhận và xử lý công việc một cách nhanh nhất và có thể trao đổi công việc với những người liên quan một cách thuận tiện;
• Lãnh đạo phòng ban và lãnh đạo doanh nghiệp luôn kiểm soát được công việc của phòng ban và toàn công ty để điều phối và chỉ đạo, đôn đốc thực hiện nhanh nhất, mọi lúc, mọi nơi.

Đối với công tác quản lý văn bản và hồ sơ lưu trữ

• Văn bản lưu chuyển và xử lý một cách nhanh nhất, mọi lúc, mọi nơi;
• Theo dõi đầy đủ quá trình tiếp nhận, trao đổi và xử lý của người nhận văn bản;
• Lưu trữ hồ sơ và chia sẻ hồ sơ thuận tiện nhất;
• Tìm kiếm nhanh nhất và có thể tìm văn bản trong hồ sơ theo nội dung của tài liệu pdf;
• Tiết kiệm chi phí và thời gian in ấn và chuyển phát văn bản.​

Đối với công tác quản lý công trình

• Công tác nhập số liệu chỉ cần nhập một lần nhưng thể hiện được tất cả các chỉ tiêu yêu cầu;
• Đồng bộ hóa toàn bộ công tác quản lý công trình: lập và quản lý hợp đồng (dự toán) giao việc cho các đơn vị, lập và theo dõi tiến độ thi công, theo dõi công tác nghiệm thu thanh toán… tất cả được cập nhật báo cáo liên tục qua hệ thống các ban điều hành dự án. Thông qua phần mềm, lãnh đạo doanh nghiệp và các bộ phận được phân quyền có thể thực hiện được các nội dung:
  • Theo sát tiến độ, khối lượng, giá trị hoàn thành… từ đó có sự điều chỉnh phù hợp, kịp thời đảm bảo dự án triển khai luôn đảm bảo kế hoạch;
  • Quản lý xuyên suốt tiến độ, khối lượng thực hiện của các đơn vị;
  • Doanh thu, sản lượng, chi phí thi công (thầu phụ) được cập nhật tự động theo báo cáo khối lượng;
  • Theo dõi được khối lượng tồn đọng của từng hạng mục chi tiết, xác định nguyên nhân để có chính sách thu hồi vốn kịp thời.
• Kiểm soát chặt chẽ vật tư và thiết bị công trình, tránh thất thoát;
• Kiểm duyệt yêu cầu vật tư và định mức vật tư;
• Kiểm soát thiết bị.​

Đối với công tác quản lý dự án đầu tư

• Mô hình hóa được toàn bộ quy trình quản lý đầu tư lên phần mềm;
• Do đặc thù công việc trong dự án đầu tư, mỗi công việc có một quy trình thực hiện riêng nên phải áp dụng được quy trình riêng đối với từng công việc, có các biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện kèm theo;
• Liên thông với phần mềm quản lý để điều hành, quản lý công việc, đưa công việc vào kế hoạch thực hiện của phòng ban/cá nhân và thực hiện các chế độ báo cáo;
• Tiến độ công việc dự án được tự động cập nhật từ báo cáo công việc trên phân hệ Điều hành;
• Liên thông với phân hệ phần mềm quản lý thi công xây dựng công trình để quản lý các gói thầu xây lắp. Tiến độ thực hiện hợp đồng tự động được xác định theo tiến độ thực hiện công trình.​

Đối với công tác quản lý thiết bị

• Mô hình hóa được toàn bộ quy trình quản lý thiết bị trên phần mềm;
• Thiết lập được quy trình sửa chữa bảo dưỡng trên và cảnh báo tự động khi đến kỳ bảo dưỡng nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn của thiết bị và tiết kiệm nhiên liệu;
• Thiết lập định mức và kiểm soát tiêu hao nhiên liệu đối với các loại xe máy;
• Cập nhật hồ sơ thiết bị tự động;
• Kiểm soát lịch hoạt động và thực hiện điều động nhanh chóng, thuận tiện;
• Liên kết với phân hệ Kho để quản lý vật tư thay thế, nhiên liệu cấp;
• Liên kết với phân hệ Công trình để kiểm soát và điều phối thiết bị trên công trình;
• Liên kết với phân hệ phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả để kiểm soát và điều phối tài sản văn phòng;
• Liên kết với phân hệ Công việc để kiểm soát các yêu cầu công việc, tiếp nhận những cảnh báo sửa chữa bảo dưỡng…​

Đối với Quản lý Kho

• Mô hình hóa được toàn bộ quy trình quản lý kho vật tư/hàng hóa trên phần mềm;
• Quản lý hàng hóa mềm dẻo theo các thuộc tính, trong đó cho phép quản lý các hàng hóa/vật tư đặc biệt có khối lượng thay đổi theo tiêu chuẩn sản xuất như đồng, thép,… hoặc các hàng hóa có thời hạn sử dụng, đồng thời cũng cho phép quản lý hàng hóa đích danh theo số sê-ri;
• Liên kết với phân hệ Công trình, Tài sản để kiểm soát và điều phối vật tư;
• Liên kết với phân hệ phần mềm quản lý cung ứng để kiểm soát và điều phối hàng hóa/vật tư mua bán;
• Thao tác thuận tiện, kiểm soát chặt chẽ.​

Đối với Quản lý Nhân sự

• Mô hình hóa được toàn bộ quy trình quản lý nhân sự, quy trình tuyển dụng, đào tạo, quy trình chấm công – tính lương, quy trình khai báo bảo hiểm xã hội và quy trình kê khai thuế thu nhập cá nhân trên phần mềm;
• Quy trình nhân sự phải được thiết kế mềm dẻo để vận dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, phù hợp với những quy định khác nhau và thích ứng khi có thay đổi quy định trong công tác quản trị nhân sự;
• Phải có khả năng tích hợp với máy chấm công để kiểm soát nhân sự làm việc và chấm công tự động;
• Liên kết với phân hệ phần mềm quản lý Tài sản để kiểm soát và chấm công tự động cho công nhân lái máy, đồng thời kiểm soát tài sản bàn giao cho cán bộ công nhân viên quản lý;
• Liên kết với phân hệ Điều hành công việc để kiểm soát các yêu cầu công việc, đồng thời có thể xác định hiệu quả công việc để đưa vào bảng tính lương (nếu muốn);
• Quản trị nguồn nhân lực tốt nhất và tạo cơ sở phân tích, tìm kiếm nhân sự đáp ứng nhu cầu công việc một cách tốt nhất;
• Tận dụng lợi thế trên nền tảng web để tiếp nhận hồ sơ ứng viên và giao tiếp với ứng viên qua internet thông qua quy trình tuyển dụng.​

Mục tiêu chung đối với đơn vị triển khai

• Tiết kiệm thời gian, chi phí;
• Điều hành mọi lúc, mọi nơi, trên cả máy tính cá nhân (PC), máy tính bảng và điện thoại thông minh;
• Quản lý đa cấp giữa công ty mẹ và công ty con, giữa phòng ban mẹ với phòng ban con;
• Các công ty nhỏ cũng có thể sử dụng phần mềm mà không cần đầu tư máy chủ.​

Bạn muốn ĐĂNG KÍ SỬ DỤNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM

Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ: contact@isoftco.com

Tin iBom