Lưu ý trước khi lập kế hoạch tiến độ thi công công trình

Kế hoạch tiến độ thi công công trình là điều kiện tiên quyết để quyết định sự thành công của một dự án. Một kế hoạch sơ sài, tùy tiện, bố trí nhân sự lộn xộn, không khoa học, không tính toán và có phương án dự phòng trước được những sự cố phát sinh, công tác quản lý yếu kém sẽ làm giảm năng suất lao động và trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao dự án/công trình, chưa kể chất lượng công trình/dự án cũng bị ảnh hưởng và chi phí bị đội lên do chậm tiến độ, thất thoát, hư hao,…Bên cạnh đó, sản phẩm xây dựng là những công trình/dự án lớn, thời gian tồn tại lâu dài, nên nếu công tác lập kế hoạch không tốt, quản lý yếu kém, thì khi có sự cố, sai lầm trong công tác xây dựng xảy ra, sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường ngoài việc lãng phí lớn về tiền của, thời gian, công sức để sửa chữa sai lầm đó. Do đó, có thể thấy tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tiến độ thi công công trình với sự thành công của dự án/công trình đó.

Để giúp người lập kế hoạch tiến độ thi công công trình có thể giảm thiểu những thiếu xót, sai lầm trong việc lập kế hoạch, trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích một vài yếu tố mà người lập kế hoạch tiến độ thi công công trình cần chú ý:

Kế hoạch phải đảm bảo được tính logic

Kế hoạch tiến độ là kế hoạch thời gian thực hiện các phần công việc được sắp xếp có tổ chức, có trình tự và được kiểm soát để đảm bảo toàn bộ dự án xây dựng được hoàn thành một cách có tổ chức, có hiệu quả. Một dự án/công trình có kế hoạch tiến độ thi công hợp lý sẽ giúp cho công việc được diễn ra trôi chảy, không bị chồng chéo, giảm sự lãng phí, tăng năng suất lao động, chất lượng công trình.

Do đó, kế hoạch thi công đòi hỏi tính logic rất cao hay nói cách khác là phải đảm bảo được sự logic, hợp lý cả về thời gian và cơ cấu tổ chức.Với những dự án/công trình lớn, phức tạp, diễn ra trong một thời gian dài với nhiều giai đoạn khác nhau thì việc này sẽ vô cùng khó khăn cho người lập kế hoạch nếu không có một logic tốt. Họ sẽ vô tình bỏ qua nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án/công trình gây ra những sai lầm, thiếu xót trong việc lập kế hoạch tiến độ.

Để khắc phục tình trạng này thì bạn có thể tạo ra những mẫu kế hoạch tiến độ và có thể tùy chỉnh cho từng dự án/công trình cụ thể, thực hiện một quá trình thẩm định cẩn thận, và rà soát thống kê lại lịch sử tiến độ thi công cho từng đơn vị công việc cụ thể.

Đưa ra những giả định và câu hỏi để phản biện giả định tình huống có thể xảy ra

Kế hoạch đặt ra là dựa trên những giả định ban đầu về tình hình thực hiện công việc trên cơ sở thông tin và kinh nghiệm trong quá khứ. Do đó, để có một kế hoạch hoàn hảo thì bạn phải luyện tập việc đặt ra các giả định và các câu hỏi phản biện lại những giả định đó. Từ việc trả lời các câu hỏi phản biện cho tình huống giả định, bạn sẽ có được những phương án dự phòng để có sự chuẩn bị tốt nhất cho những tình huống phát sinh sau này khi kế hoạch được đưa vào triển khai thực hiện chính thức.

Mô tả chính xác, chi tiết, rõ ràng nhiệm vụ/thông tin trong kế hoạch

Để đảm bảo người thực hiện kế hoạch triển khai, thực hiện đúng công việc yêu cầu thì đòi hỏi họ phải hiểu và tiếp nhận đúng thông tin mà người lập kế hoạch đặt ra.

Do đó, khi lập kế hoạch thì người lập cần dùng ngôn ngữ dễ hiểu, rõ ràng, cụ thể, chi tiết để cá nhân/bộ phận triển khai thực hiện đúng công việc được yêu cầu.

Ví dụ như kế hoạch từ 01/01/2014-03/05/2014: hoàn thành nền móng công trình A

Như vậy thì sẽ rất chung chung, kế hoạch cần chi tiết hơn: hoàn thành như thế nào? Đến đâu? …Đội triển khai trực tiếp thực hiện công việc này chỉ cần đào móng hay phải đóng cọc và đổ xong cả bê tông cho nền móng? Do đó kế hoạch cần chi tiết và cụ thể sẽ giúp tăng hiệu quả của một kế hoạch thi công.

Xác định mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận liên quan trong quá trình thi công

Để thực hiện một dự án, công trình thi công là cả một quá trình gồm nhiều giai đoạn và đòi hỏi sự tham gia của rất nhiều con người, phòng ban, tổ chức. Do đó, người lập kế hoạch cần có sự sắp xếp để những cá nhân/bộ phận/đơn vị tiếp nhận từng giai đoạn của kế hoạch liên quan với nhau có sự kết nối, chuyển tiếp công việc.

Làm tốt được việc này sẽ giúp cho công việc được diễn ra trôi chảy, không bị bỏ ngỏ, gián đoạn mỗi khi kết thúc một giai đoạn, giúp dự án/công trình được diễn ra liên tục và đảm  bảo hoàn thành đúng tiến độ như kế hoạch.

Xem xét dự toán chi phí ban đầu

Sẽ là thiếu sót khi lập kế hoạch tiến độ mà bỏ qua dự toán chi phí ban đầu cho việc thi công dự án/công trình đó. Trên cơ sở thông tin dự toán cho từng giai đoạn thi công dự án/công trình mà người lập kế hoạch lựa chọn, phân bổ nguồn lực cho hợp lý. Tuy nhiên, cũng không tránh khỏi việc dự toán ban đầu bị sai. Khi đó thì người lập kế hoạch tiến độ vẫn phải lập kế hoạch đảm bảo thực hiện công việc chính xác và yêu cầu bổ sung/sửa đổi dự toán hoặc thêm vào dự toán phát sinh.

Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch

Cuối cùng, để đảm bảo kế hoạch tiến độ được triển khai đúng như thiết kế ban đầu thì hoạt động kiểm tra, theo dõi phải được thực hiện liên tục, thường xuyên. Từ kết quả của việc giám sát liên tục mà bạn biết được tiến độ thực hiện dự án thực tế so với kế hoạch như thế nào? Nhanh hơn hay chậm hơn để có phương án điều chỉnh hợp lý đảm bảo dự án/công trình được hoàn thành đúng tiến độ với chất lượng như thiết kế ban đầu trong định mức chi phí đảm bảo dự án/công trình mang lại hiệu quả kinh tế cho các bên liên quan và người sử dụng.

Bạn có muốn lập được một kế hoạch tiến độ nhanh chóng, hiệu quả?

Phần mềm Quản lý thi công xây dựng công trình – iBom.PM sẽ giúp bạn làm điều đó.

Bạn không cần phải lo ngại về vấn đề logic, bỏ sót thông tin, iBom.PM sẽ hướng dẫn bạn từng bước lập kế hoạch như thế nào với những mẫu quy trình lập kế hoạch chuẩn cùng với chức năng hỗ trợ lập dự toán chi phí ngay trên cùng một hệ thống, cập nhật báo cáo thi công, tổng hợp, thống kê, phân tích dự báo,… chắc chắn phần mềm tiến độ thi công iBom.PM sẽ giúp bạn kiểm soát, theo dõi, quản lý tiến độ song song với chi phí thi công công trình/dự án một cách hiệu quả nhất.

Tính logic khi lập kế hoạch:

Với phần mềm iBom.PM, bạn không cần phải lo lắng khi logic của mình chưa được chặt chẽ, sợ bị bỏ sót thông tin và ảnh hưởng đến tính chính xác của kế hoạch. Trải qua một quá trình nghiên cứu kĩ lưỡng mô hình hoạt động và quy trình xử lý công việc của các công ty trong lĩnh vực thi công xây lắp mà các kĩ sư của iSoftco đã thiết kế ra những tính năng, quy trình xử lý công việc chuẩn, có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng DN trên phần mềm iBom.PM nói riêng và hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp iBom nói chung để hỗ trợ DN ứng dụng, người dùng giải quyết công việc một cách khoa học, linh hoạt nhất.

Thuyết minh kế hoạch trên iBom.PM

Với chức năng lâp kế hoạch trên iBom.PM, phần mềm sẽ có gợi ý từng bước trong kế hoạch bạn cần phải có những thông tin gì. Bên cạnh đó, với việc toàn bộ dữ liệu trong quá khứ đều được lưu trữ lại nên khi lập kế hoạch mới, người lập chỉ cần xem xét lại những kế hoạch mẫu trong quá khứ. Điều này sẽ giúp ban không bị bỏ sót thông tin và có một kế hoạch đầy đủ, đảm bảo được tính logic hợp lý.

Đưa ra những giả định và câu hỏi để phản biện giả định tình huống có thể xảy ra

Mỗi một công trình/dự án sẽ có những yêu cầu thi công, điều kiện triển khai hoàn toàn khác nhau, hay nói cách khác là không có một dự án/công trình nào giống công trình nào. Do đó, kế hoạch tiến độ thi công của các công trình khác nhau cũng sẽ khác nhau. Mọi giải pháp phần mềm sẽ chỉ là công cụ hỗ trợ giúp bạn giải quyết công việc hiệu quả hơn, chứ không thể giúp bạn giải quyết vấn đề nếu thực sự bạn không có khả năng và kinh nghiệm đưa ra vấn đề và giải quyết vấn đề. Với một hệ thống cơ sở dữ liệu các công trình/dự án đã triển khai thực hiện trong quá khứ cùng với hướng dẫn các bước lập kế hoạch mới sẽ giúp bạn có thêm thông tin để đưa ra những tình huống giả định có thể phát sinh trong quá trình thi công công trình/dự án sau này và trên cơ sở đó bạn có thể tìm ra những phương án để dự phòng tốt nhất đảm bảo cho quá trình thi công dự án/công trình diễn ra đúng như tiến độ đề ra.

Mô tả chính xác, chi tiết, rõ ràng nhiệm vụ/thông tin trong kế hoạch

Chức năng lập kế hoạch trên phần mềm tiến độ thi công iBom.PM cho phép bạn lập kế hoạch chi tiết theo từng hạng mục công việc với những con số chỉ tiêu cụ thể như: cần bao nhiêu nhân công? Bao nhiêu nguyên vật liệu và nguyên vật liệu gì? bao nhiêu máy thi công?…để có thể hoàn thành hạng mục công việc đó trong thời gian định mức cho phép với công việc đó. Với việc kế hoạch được mô tả chi tiết, giao chỉ tiêu cụ thể đến từng đội nhóm triển khai thực hiện cùng với thiết kế hoàn toàn thuần Việt dành riêng cho các DN trong lĩnh vực thi công công trình, sẽ giúp cho cả người lập kế hoạch và người triển khai thực hiện kế hoạch đó dễ dàng trong việc hiểu đúng thông tin cần truyền tải và tiếp nhận.

Xác định mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận liên quan trong quá trình thi công

Trên cơ sở công việc được phân chia chi tiết, rõ ràng, người lập kế hoạch sẽ dễ dàng xác định được những cá nhân/bộ phận liên quan, cần thiết tham gia vào trong quá trình thi công để hoàn thành công trình mà có kế hoạch chuẩn bị nhân sự phù hợp.

Xem xét dự toán chi phí ban đầu:

Phần mềm iBom.PM không chỉ hỗ trợ người dùng lập kế hoạch trên hệ thống mà chức năng lập dự toán cũng được tích hợp ngay trên hệ thống.

Với việc cơ sở dữ liệu được lưu trữ tập trung, người lập kế hoạch sẽ dễ dàng, thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu dự toán đã được duyệt để lập/thiết kế kế hoạch tiến độ cho phù hợp tránh tình trạng vượt quá ngân sách đầu tư cho xây dựng công trình/dự án đó.

Quản lý danh sách dự toán trên iBom.PM

Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch

Báo cáo tiến độ thực hiện công việc trên iBom.PM

Với một hệ thống báo cáo trực quan, sinh động vô cùng chi tiết theo ngày, tháng, theo hạng mục công việc, theo mức độ hoàn thành,…được cập nhật thường xuyên, liên tục trên hệ thống iBom.PM; cùng với một quy trình xử lý thông tin mềm dẻo, linh hoạt, chắc chắn iBom.PM sẽ hỗ trợ ban quản lý dự án/công trình theo dõi được tình hình thực hiện công việc thực tế so với kế hoạch đề ra và có phương án điều chỉnh phù hợp một cách kịp thời.

Bạn có thể đọc để tìm hiểu đầy đủ tính năng của phần mềm tiến độ thi công iBom.PM, hỗ trợ công tác quản lý thi công xây dựng công trình.

Hoặc CLICK HERE để đăng kí dùng thử phần mềm để tìm hiểu iBom.PM giúp bạn làm điều đó như thế nào?

Tin iBom