Những điều cần lưu ý trước khi quyết định đầu tư phần mềm

Đầu tư một giải pháp phần mềm cho Doanh nghiệp (DN) là một việc vô cùng quan trọng vì nó không chỉ là việc đầu tư tài chính đơn thuần. Đầu tư một phần mềm đúng đắn sẽ giúp DN tối ưu hóa các nguồn lực hiện có, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.

Đầu tư một giải pháp phần mềm cho Doanh nghiệp (DN) là một việc vô cùng quan trọng vì nó không chỉ là việc đầu tư tài chính đơn thuần. Đầu tư một phần mềm đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các nguồn lực hiện có, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Ngược lại, đầu tư một giải pháp không phù hợp doanh nghiệp sẽ không chỉ tốn những chi phí đã bỏ ra mà còn mất thời gian và nhân lực cùng với việc làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên nói riêng và của toàn bộ công ty nói chung. Do đó, việc phân tích, nghiên cứu thật kĩ các yếu tố cần thiết để xác định rõ ràng nhu cầu một giả pháp CNTT/phần mềm như thế nào là vô cùng quan trọng trong việc giúp DN lựa chọn được giải pháp phù hợp đồng thời giảm rủi ro từ việc đầu tư sai.

Dưới đây chúng tôi xin phân tích một số yếu tố cần thiết để DN chú ý xem xét trước khi quyết định đầu tư và ứng dụng phần mềm:

1.      Phân tích mục tiêu, định hướng phát triển của Doanh nghiệp (DN)

Mục tiêu, định hướng phát triển là kim chỉ nam để DN vạch ra kế hoạch hành động làm sao để đạt được mục tiêu đó. Làm việc mà không có mục tiêu cũng giống như bạn đang bị lạc trong rừng và không xác định được phương hướng. Chính vì tầm quan trọng của mục tiêu mà trước khi quyết định đầu tư tài chính/nguồn lực cho một hoạt động nào đó nói chung và cho ứng dụng giải pháp CNTT nói riêng đều cần phải xác định lại rõ ràng không chỉ hiện tại DN đang ở đâu mà còn phải biết đích xác sau 5, 10 năm nữa DN sẽ ở đâu và quy mô như thế nào? Đối tượng KHMT phục vụ là những ai?,…Trả lời được những câu hỏi này một cách rõ ràng tức là bạn đã biết đích xác điều bạn muốn, đồng thời bạn sẽ hình dung rõ hơn về giải pháp mà bạn cần để giúp bạn thực hiện mục tiêu đó.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải nhận thức được rằng, phần mềm sẽ không giúp bạn giải quyết những vấn đề quản trị nếu bản thân cách quản lý, quy trình làm việc của DN bạn có vấn đề. Phần mềm chỉ phát huy tác dụng tối đa và thực sự là giải pháp khi nó được sử dụng thành thạo bởi những người có trình độ và kinh nghiệm.

Giống như một chiếc Smartphone, ngoài chức năng nghe, gọi thông thường thì với những người sử dụng thành thạo và dùng để phục vụ cho công việc: kiểm tra email, truy cập Internet tìm kiếm thông tin,…thì nó thực sự là rất tiện lợi và quả thực nó đúng là chiếc điện thoại thông minh. Ngược lại, với những người trình độ và nhu cầu dùng hạn chế thì chiếc Smartphone chỉ là một chiếc điện thoại thông thường góp phần giúp họ đánh bóng bản thân, giải trí và tiêu khiển thời gian.

Mặt khác, đầu tư phần mềm cũng là một khoản đầu tư tài chính, tiêu tốn tiền, thời gian và nhân lực của DN. Khi bạn nhận thức rõ ràng được nhu cầu giải pháp mà mình cần thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí do những quyết định đầu tư sai lầm phần mềm/giải pháp CNTT không phù hợp với định hướng phát triển tương lai của công ty.

2.      Xem xét văn hóa Doanh nghiệp

Đây là một trong những yếu tố không kém phần quan trọng trong việc nghiên cứu tiền khả thi/cần được xem xét, đánh giá trước khi triển khai ứng dụng phần mềm vào toàn bộ quy trình hoạt động của DN. DN bạn là một DN trẻ với đội ngũ nhân viên năng động và phong cách quản lý tiên tiến, linh hoạt hay là một DN 100% vốn nhà nước với những thế hệ quản lý truyền thống, cứng nhắc, chậm và ngại đổi mới,… Điều này góp quyết định không hề nhỏ trong việc có ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành DN hay không.

3.      Đánh giá tình trạng công nghệ của Doanh nghiệp bạn

Trước khi quyết định ứng dụng giải pháp CNTT bạn cần phải xem xét lại yếu tố nền tảng cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại của DN và định hướng phát triển trong tương lai.

Bạn cần trả lời được hàng loạt câu hỏi liên quan đến sự phù hợp giữa nhu cầu ứng dụng giải pháp phần mềm với khả năng tình hình công nghệ của DN mà bạn muốn ứng dụng giải pháp, tính chất công việc và nhu cầu công nghệ phục vụ cho công việc.

Ví dụ: Công việc của bạn không cần di chuyển nhiều, bạn mong muốn có thể sử dụng phần mềm trên nhiều thiết bị, mọi lúc, mọi nơi. Nhu cầu này sẽ được thỏa mãn bằng những giải pháp được thiết kế sử dụng công nghệ điện toán đám mây và sự độc lập của phần mềm trên nền máy tính hay là sự tương thích của phần mềm với các phần cứng, hệ điều hành và các phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau cùng với các trang thiết bị công nghệ có kết nối internet để bạn sử dụng: Tablet, Smartphone, Laptop,…. Do đó, bạn cần phải xem xét xem tình trạng công nghệ hiện tại và định hướng phát triển của DN trong tương lai có thực sự phù hợp với nền tảng công nghệ đó hay không.

Hay như, bạn là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, thi công công trình. DN bạn đang dùng một phần mềm kế toán và bạn muốn ứng dụng thêm một phần mềm để quản lý tiến độ thi công công trình. Điều này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu thật kĩ phần mềm kế toán mà mình đang áp dụng có thể tương thích, hỗ trợ kết nối và phù hợp với giải pháp quản lý tiến độ chi phí mà sắp tới công ty muốn ứng dụng hay không?

Chính vì vậy mà việc xem xét, đánh giá tình trạng công nghệ hiện tại của DN là một trong những yếu tố không thể bỏ qua trước khi quyết định mua và triển khai giải pháp phần mềm.

4.      Xác định quy trình làm việc cần thiết

Mỗi một doanh nghiệp khác nhau thường có những quy trình làm việc khác nhau kể cả ngay trong cùng một lĩnh vực kinh doanh thì quy trình làm việc cũng được xử lý linh hoạt tùy theo quy mô và văn hóa cũng như cách thức quản lý của từng DN.

Do đó việc xem xét, xác định quy trình làm việc của DN hiện tại có cần phải thay đổi và DN có sẵn sàng chấp nhận thay đổi để phù hợp tương thích với phần mềm cần áp dụng hay không cũng là một vấn đề cần phải cân nhắc. Nếu DN nghiệp bạn không chấp nhận thay đổi quy trình phù hợp với phần mềm thì buộc bạn phải lựa chọn những giải pháp phần mềm linh hoạt, có thể tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu khác nhau của những DN khác nhau.

5.      Xem xét chi phí, giá trị mang lại

Đầu tư một dự án CNTT cũng là một khoản đầu tư tài chính nên DN cần phải xem xét giữa chi phí bỏ ra và giá trị kì vọng đạt được.

DN cần phân tích làm rõ các khoản chi phí phát sinh khi đầu tư ứng dụng giải pháp phần mềm và khả năng tài chính của công ty có cho phép để áp dụng giải pháp đó hay không. Tuy nhiên nếu chỉ nhìn vào chi phí mà lựa chọn phần mềm/giải pháp thì bạn rất dễ mắc sai lầm do chọn phải phần mềm mà chưa thực sự phù hợp với nhu cầu, hiện trạng, định hướng phát triển của DN và trong tương lai, nguy cơ phát sinh một khoản chi phí lớn hơn từ việc đầu tư thêm hệ thống/nâng cấp giải pháp,…để đáp ứng nhu cầu mở rộng của DN.

Do đó việc xem xét chi phí phải đi kèm với những yếu tố đã phân tích ở trên cùng với việc đánh giá được giá trị kì vọng từ việc ứng dụng giải pháp phần mềm mang lại cho DN ứng dụng nói chung và người dùng cụ thể nói riêng.

Trên cơ sở những phân tích thực trạng doanh nghiệp, xác định rõ nhu cầu giải pháp và khả năng mà DN có thể đáp ứng thì chắc chắn DN sẽ có một cơ sở để lựa chọn, đánh giá phần mềm phù hợp với nhu cầu và khả năng, nguồn lực của mình.

VẬY TẠI SAO BẠN NÊN CHỌN GIẢI PHÁP IBOM?

Với những vấn đề Doanh nghiệp cần nghiên cứu xem xét đã phân tích ở trên thì tại sao chúng tôi lại khuyên bạn dùng iBom?

1.      Mục tiêu, kế hoạch của công ty

Với một thiết kế mở, dễ dàng tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của DN cùng với việc nghiên cứu, phát triển không ngừng của đội ngũ kĩ sư thiết kế iBom, iBom chắc chắn sẽ là một lựa chọn tốt cho DN của bạn không chỉ trong hiện tại mà ngay cả trong 5, hay 10 năm nữa.

Bên cạnh đó, là một giải pháp quản trị tổng thể giúp giải quyết mọi vấn đề trong một DN từ vấn đề về lưu trữ văn bản, quản lý kho hàng/vật tư, quản lý tài sản thiết bị, quản lý nhân sự, điều hành xử lý công việc cho đến quản lý thi công công trình. Tất cả những phân hệ giải quyết những vấn đề này của iBom đều hoạt động độc lập và có sự liên thông dữ liệu với nhau khi DN ứng dụng cả hệ thống góp phần nâng cao năng suất làm việc của DN ứng dụng.

Vậy, DN bạn đang gặp phải những vấn đề quản trị nào? iBom sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

(Lưu ý: iBom chỉ hỗ trợ DN bạn nâng cao hiệu quả quản lý chứ không giúp được bạn hoặc thay bạn quản lý khi cách quản lý, hoạt động quan trị của DN bạn thật sự có vấn đề)

2.      Văn hóa Doanh nghiệp

Qua một quá trình nghiên cứu cẩn thận mô hình làm việc của các DN ở mọi loại hình và quy mô tại Việt Nam, đặc biệt là những DN trong lĩnh vực thi công xây lắp công trình, iBom đã được thiết kế hoàn toàn thuần Việt. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng cùng với nhiều tính năng tự động, những tiện ích kết nối giúp chia sẻ thông tin giữa người dùng và một quy trình đào tạo bài bản và sự trợ giúp liên tục 24/7 của đội ngũ kĩ thuật của hệ thống iBom. Chắc chắn sẽ giúp DN bạn dễ dàng trong việc làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý cũng như xử lý công việc của Ban lãnh đạo nói riêng và toàn bộ cán bộ nhân viên/người dùng nói riêng.

3.      Đánh giá thực trạng công nghệ

iBom được thiết kế ứng dụng công nghệ điện toán đám mây và hỗ trợ dịch vụ cho thuê phần mềm, DN khi ứng dụng dịch vụ cho thuê của iBom sẽ không cần tốn chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, mua máy chủ,…tất cả những gì DN bạn cần là có những thiết bị có thể truy cập internet cho những người sử dụng trực tiếp phần mềm để họ có thể truy cập, xử lý công việc trên đó. Tất cả dữ liệu, thao tác người dùng trên phần mềm sẽ được lưu lại trên cùng một hệ thống và bạn có thể truy cập, sử dụng, giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi đáp ứng mọi nhu cầu của bạn nói riêng và những người sử dụng nói chung.

4.      Quy trình làm việc

Với thiết kế linh hoạt, mềm dẻo, quy trình xử lý trên iBom sẽ được tùy chỉnh và quản trị cho phù hợp với từng yêu cầu của từng doanh nghiệp cụ thể khi ứng dụng giải pháp.

5.      Chi phí

Với nhiều gói dịch vụ sử dụng giải pháp iBom từ thuê theo số lượng người dùng theo tháng, theo năm đến mua vĩnh viễn cùng với mức chi phí cực kì hợp lý, cạnh tranh, rõ ràng  theo từng khoản mục phát sinh chi phí, cùng với sự hỗ trợ liên tục, kịp thời của đội ngũ kĩ thuật trong suốt thời gian dùng giải pháp phần mềm iBom của chúng tôi.

Vì vậy, iBom sẽ là một lựa chọn tốt nhất cho DN của bạn, iBom luôn giúp bạn “Điều hành doanh nghiệp theo cách của bạn”.