5 bước để lập kế hoạch dự án hiệu quả: Tận dụng thực tiễn quản lý dự án xây dựng vào năm 2022

Lập kế hoạch cho một dự án xây dựng là công việc đầu tiên và là một trong những thành phần quan trọng nhất của việc quản lý dự án hiệu quả. Nó là một quá trình bắt đầu từ rất lâu trước khi quá trình thiết kế và kiến ​​trúc được bắt đầu. Điều này bao gồm ý tưởng xác định các nhóm dự án, phạm vi, các mốc quan trọng của dự án và các yếu tố quan trọng khác cần thiết để đưa một dự án lành mạnh lại với nhau.

Các nhà thầu tin rằng việc dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch dự án sẽ đảm bảo việc xây dựng với giá cả phải chăng, vì nó làm giảm cơ hội thay đổi đơn đặt hàng với một dự án đang triển khai. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đều có thể tốn kém sau khi bắt đầu dự án, do đó, có ý nghĩa rằng việc lập kế hoạch dự án tốt hơn đảm bảo kết quả tốt hơn với ngân sách và kết quả.

Để một dự án thành công, người quản lý xây dựng phải xuất sắc trong việc lập kế hoạch xây dựng. Bên cạnh đó, thách thức còn nằm ở việc luôn hoàn thành các dự án trong ngân sách và đúng thời hạn. Khi các dự án xây dựng ngày càng trở nên phức tạp, phát sinh nhu cầu bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc dự án trong một khung thời gian nhất định.

Mặc dù xây dựng thời hiện đại liên quan đến việc sử dụng hiệu quả công nghệ phần mềm quản lý dự án và kế toán xây dựng tích hợp , nỗ lực của nhóm cũng quan trọng không kém đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào.

Ngoài ra, việc tự mình đảm nhận một dự án xây dựng là một nỗ lực mang tính cấu trúc cao. Nó yêu cầu lập kế hoạch nguyên vật liệu và dự báo chi phí chính xác.

Vì năm 2022 được dự đoán là một năm đầy cơ hội và khả năng, chúng tôi mang đến cho bạn danh sách 5 bước giúp lập kế hoạch dự án hiệu quả và quản lý dự án xây dựng có tác động hơn. Hãy bắt đầu nào.

1. Xác định Mục tiêu Dự án

Ngay cả khi bạn có hình dung rõ ràng về những gì bạn cần xây dựng, mọi thứ liên quan đến xây dựng đều bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu của dự án. Nếu bạn chưa xác định rõ mục tiêu sẽ tạo ra khoảng cách rất lớn giữa những gì bạn mong đợi và những gì bạn đạt được. Bạn có thể chỉ cần tận dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng của mình để có được thông tin chi tiết từ các dự án trước đây với các yêu cầu tương tự để sắp xếp mọi thứ.

Để biết tính khả thi của dự án và cũng là một trường hợp kinh doanh để bắt đầu dự án là bước đầu tiên trong định hướng. Rất nhiều bộ phận chuyển động phải được điều phối và hoạt động phải được giám sát liên tục. Bên cạnh việc làm sáng tỏ mức độ phức tạp của từng dự án là điều mà mỗi nhà thầu phải đối mặt với từng thời điểm.

Ngoài ra, làm việc với một nhóm có thể giúp xác định danh sách tất cả các nhu cầu, loại bỏ bất kỳ loại mơ hồ nào trong quy trình. Hơn nữa, làm việc với một nhóm về các mục tiêu như vậy giúp xác định mọi thứ với độ chính xác cao hơn, cắt giảm chi phí không cần thiết và đảm bảo xây dựng thông minh hơn.

2. Xác định phạm vi dự án

Khi nhóm đã hoàn thành việc xác định các mục tiêu của dự án, điều tiếp theo nên được nhắm mục tiêu là tạo một danh sách các tính năng của dự án. Điều này có thể là bất cứ điều gì chẳng hạn như đạt được chứng nhận an toàn cho kết cấu hoặc lặp đặt hệ thống HVAC , thiết lập hệ thống ống nước hoặc sử dụng vật liệu xanh / tự nhiên trong quá trình xây dựng.

Đảm bảo rằng bạn làm việc trên một tài liệu phạm vi có chứa chi tiết của tất cả các mục tiêu cùng với quá trình thực hiện. Điều này cũng sẽ bao gồm các thiết bị cần thiết, kỹ thuật và các hệ thống khác cần thiết để phát triển dự án. Ví dụ, các nhà thầu có thể chỉ cần lấy sự đồng ý của các nhà quản lý dự án về việc sử dụng vật liệu tái chế trong trần nhà hoặc vách thạch cao để đáp ứng các chứng chỉ về công trình xanh.

Bên cạnh đó, bạn cần phân tích các ràng buộc chính của dự án và thiết lập các thước đo hiệu suất để đưa ra các quyết định dựa trên dự án kịp thời. Có sẵn các công cụ và chiến lược để đối phó với việc thực hiện các hệ thống quản lý xác định phạm vi của dự án.

Ngoài ra, nhóm có thể làm việc để tạo ra một lịch trình của các sự kiện để đạt được phạm vi xác định của dự án cho các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến kiến ​​trúc và chế tạo kết cấu.

3. Lập kế hoạch trước khi xử lý

Trước khi quy trình bắt đầu với nhiệm vụ thiết kế, nhóm phải làm việc trên phần lập kế hoạch của quy trình. Mặc dù có một số quy trình được tiêu chuẩn hóa, nhưng tốt hơn hết là mọi việc thực hiện đều phải được sự đồng ý của tất cả các bên liên quan bao gồm tất cả các nhà thầu phụ hoặc các nhóm nhà thầu chuyên môn làm việc  trong dự án để đơn giản hóa mọi thứ.

Điều cốt yếu là bạn cần phải hiểu rõ ràng và kỹ lưỡng về dự án. Hầu hết thời gian, nó liên quan đến việc ưu tiên các rủi ro của dự án và xác định chúng để không bị chệch hướng nếu có điều gì đó xuất hiện đúng thời hạn. Cần có một kế hoạch giảm thiểu rủi ro và một số yếu tố khác mà bạn cần chú ý như sau:

• Yêu cầu tài trợ
• Dự án Phasing
• Ủy quyền chu kỳ ngân sách
• Ảnh hưởng đến tài chính
• Yêu cầu trang web

Thêm vào đó, các dự án xây dựng liên quan đến một số lượng lớn các yếu tố rủi ro có thể cản trở quá trình phát triển nếu không được xác định sớm hơn. Do đó, các nhà thầu phải yêu cầu các nhóm làm việc trong các dự án xác định bất kỳ khoản cắt giảm ngân sách nào, khả năng thay đổi đơn đặt hàng và các điều kiện không lường trước được liên quan đến thời tiết hoặc địa điểm. Làm như vậy có thể giúp các nhà thầu giảm thiểu rủi ro và gắn bó với quá trình lập kế hoạch.

4. Đi trước thiết kế

Sau khi quy trình phát triển dự án được sắp xếp hợp lý, quy trình thiết kế có thể được bắt đầu ngay lập tức. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng các công cụ mô hình hóa thông tin tòa nhà tiên tiến và các kỹ thuật khác để làm việc trên thiết kế trong khi sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng tích hợp dựa trên đám mây để chia sẻ nhanh chóng các tài liệu / bản vẽ với các nhóm.

Quản lý thiết kế cũng liên quan đến việc xem xét các đệ trình chính và xác minh các đầu vào của tất cả các bên liên quan. Bên cạnh đó, các mục tiêu và mục tiêu phù hợp phải được xác định khi bắt đầu dự án. Giữ các tiêu chí thiết kế của chủ sở hữu và tiêu chuẩn thiết kế, các nhà xây dựng có thể quản lý và điều phối các giai đoạn thiết kế của dự án.

Ngoài ra,các công cụ cộng tác và giao tiếp có thể được sử dụng xuyên suốt để thiết lập một quá trình thiết kế dự án suôn sẻ. Điều này có thể giúp các nhóm kết nối thường xuyên để kiểm tra phạm vi, lịch trình và ngân sách của dự án cho phép hoàn thành nhanh hơn, ước tính chi phí chính xác và khắc phục mọi yếu tố rủi ro.

Nói chung, đó là việc giao hàng đúng hạn, chất lượng tổng thể của tòa nhà và giảm chi phí là vấn đề quan trọng nhất ở giai đoạn này. Hơn nữa, làm việc trong quá trình thiết kế cho phép các nhóm thực hiện tất cả các điều chỉnh cần thiết cần thiết để đáp ứng các yêu cầu về thẩm quyền hoặc đạt được phạm vi dự án đồng thời cho phép lợi tức đầu tư tốt hơn.

5. Hướng dẫn dự án

Khi các nhóm xem xét lại lần cuối phạm vi, quy trình và tài liệu thiết kế, các tài liệu này có thể đơn giản được đệ trình cho cơ quan có thẩm quyền địa phương để được cấp phép xây dựng. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra kế hoạch cũng như hiệu chỉnh đối với các quy chuẩn xây dựng để thực hiện các thay đổi cần thiết đối với các tài liệu đã hoàn thiện.

Khi hoàn thành, toàn bộ dữ liệu được gửi từ các công ty xây dựng đến tổng thầu , nhà thầu phụ và các bên liên quan khác để đấu thầu cho công việc cụ thể. Quá trình này nhằm xác định bất kỳ sự khác biệt nào trong quá trình và thường được thực hiện bằng cách đưa một nhà thầu tham gia vào giai đoạn đầu của kế hoạch dự án. Nó được thực hiện với mục đích giảm thiểu các vấn đề có thể xuất hiện trong thời gian xây dựng.

Là một doanh nghiệp phụ trách xây dựng, chắc chắn bạn đã chuẩn bị kỹ về chuyên môn cũng như trình độ của nhân sự trong dự án, tuy nhiên để dự án diễn ra thuận lợi, thu được nhiều lợi ích kinh tế. Bạn cần có sự kiểm soát chặt chẽ hơn, hãy thử tìm hiểu về giải pháp quản lý dự án dành cho các tổng thầu, nhà thầu và thi công công trình – iBom. Giá trị mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ làm bạn bất ngò.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline : 0966.615.152 để được hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc hoàn toán miên phí. Rất vui được hỗ trợ cộng tác cùng với các bạn.