Hợp đồng chi phí cộng thêm – Hướng dẫn dành cho nhà thầu và khách hàng

Trong thế giới xây dựng và thi công đầy biến động, không phải lúc nào chi phí cũng có thể dự đoán chính xác từ đầu. Những dự án mang tính tùy chỉnh cao, cải tạo công trình cũ hoặc có nhiều yếu tố chưa rõ ràng thường ẩn chứa rủi ro tài chính cho cả nhà thầu lẫn khách hàng. Đó là lý do hợp đồng chi phí cộng thêm trở thành lựa chọn tối ưu trong nhiều trường hợp. Khác với hợp đồng giá cố định, loại hợp đồng này mang lại sự linh hoạt, minh bạch và đảm bảo bồi thường công bằng cho các bên liên quan. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hợp đồng chi phí cộng thêm là gì, cách thức hoạt động, các loại hợp đồng phổ biến, ưu – nhược điểm và cách áp dụng hiệu quả nhất trong thực tế.

Hợp đồng chi phí cộng thêm là gì?

Hợp đồng chi phí cộng thêm (hay còn gọi là hợp đồng theo chi phí cộng lãi) là một hình thức hợp đồng phổ biến trong lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật và các dự án có tính chất phức tạp, chưa thể xác định chính xác toàn bộ chi phí ngay từ đầu. Đây là loại hợp đồng trong đó bên thuê (khách hàng) cam kết thanh toán toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, kèm theo một khoản phí bổ sung — có thể là một khoản cố định hoặc tỷ lệ phần trăm trên chi phí — để đảm bảo lợi nhuận cho nhà thầu.

Hình thức hợp đồng này đặc biệt phù hợp với những dự án có yếu tố không chắc chắn cao, khối lượng công việc có thể thay đổi hoặc khó dự đoán ngay từ giai đoạn đầu. Việc sử dụng hợp đồng chi phí cộng thêm giúp cả hai bên – chủ đầu tư và nhà thầu – linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh theo thực tế thi công, đồng thời duy trì tính minh bạch trong quản lý chi phí.

Hợp đồng chi phí cộng thêm – Hướng dẫn dành cho nhà thầu và khách hàng

Các thành phần trong hợp đồng chi phí cộng thêm

Để đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình triển khai, hợp đồng chi phí cộng thêm thường được cấu thành từ nhiều thành phần cốt lõi. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị thanh toán và quyền lợi của các bên liên quan, đặc biệt là trong những dự án có quy mô lớn hoặc phức tạp.

1. Chi phí trực tiếp

Đây là phần chi phí dễ nhận biết và dễ theo dõi nhất trong hợp đồng. Chi phí trực tiếp bao gồm những khoản chi tiêu cụ thể gắn liền trực tiếp với quá trình thi công dự án như: tiền lương nhân công, nguyên vật liệu, chi phí thuê hoặc vận hành thiết bị. Những chi phí này thường được kê khai rõ ràng trong báo cáo chi phí và được bên thuê chi trả theo đúng giá trị thực tế phát sinh.

2. Chi phí gián tiếp

Không giống như chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp không gắn liền với một hạng mục hay công việc cụ thể, nhưng vẫn góp phần quan trọng trong quá trình vận hành tổng thể của dự án. Các khoản chi như bảo hiểm, chi phí hành chính, chi phí vận hành văn phòng hoặc lương quản lý dự án thường được phân loại vào nhóm này. Chúng thường được tính theo phần trăm tổng chi phí trực tiếp hoặc dưới dạng một khoản phí cố định, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên.

3. Biên lợi nhuận (Phí cộng thêm)

Biên lợi nhuận chính là phần “cộng thêm” trong hợp đồng chi phí cộng thêm, thể hiện phần lợi nhuận mà nhà thầu được hưởng. Có thể là một khoản cố định hoặc tính theo tỷ lệ phần trăm dựa trên tổng chi phí thực tế. Mục đích của phần này không chỉ đảm bảo lợi ích tài chính cho nhà thầu, mà còn tạo động lực duy trì chất lượng thi công và hiệu suất dự án.

Thành phần bổ sung trong hợp đồng chi phí cộng thêm

Ngoài các yếu tố cốt lõi nêu trên, một số hợp đồng chi phí cộng thêm có thể bổ sung thêm các điều khoản linh hoạt để thích ứng với đặc thù của từng dự án cụ thể:

4. Khoản dự phòng

Đây là một khoản ngân sách “dự trữ” được thiết lập để xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ trong quá trình thi công như biến động giá vật tư, điều chỉnh kỹ thuật hoặc thay đổi thiết kế. Việc bổ sung khoản dự phòng giúp nhà đầu tư chủ động ứng phó rủi ro mà không cần phải liên tục đàm phán lại hợp đồng.

5. Mức trần chi phí (Giá tối đa được đảm bảo – GMP)

Để kiểm soát ngân sách và tránh vượt chi phí dự kiến, nhiều hợp đồng chi phí cộng thêm quy định rõ mức trần chi phí hay còn gọi là Giá tối đa được đảm bảo (Guaranteed Maximum Price – GMP). Điều khoản này giới hạn số tiền tối đa mà chủ đầu tư phải chi trả, ngay cả khi chi phí thực tế vượt quá dự tính. Nó tạo sự an tâm cho khách hàng mà vẫn giữ được tính linh hoạt của hợp đồng.

Hợp đồng chi phí cộng thêm – Hướng dẫn dành cho nhà thầu và khách hàng

Các loại hợp đồng chi phí cộng thêm phổ biến hiện nay

Trong lĩnh vực xây dựng và quản lý dự án, hợp đồng chi phí cộng thêm (Cost-Plus Contract) không chỉ có một hình thức duy nhất mà được chia thành nhiều loại khác nhau, tùy theo cách thức tính toán lợi nhuận cho nhà thầu. Mỗi loại hợp đồng mang lại mức độ linh hoạt, kiểm soát ngân sách và phân bổ rủi ro khác nhau giữa nhà thầu và khách hàng. Việc lựa chọn đúng loại hợp đồng không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho các bên mà còn tối ưu hiệu quả quản lý chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Dưới đây là ba hình thức hợp đồng chi phí cộng thêm thường được sử dụng:

1. Hợp đồng chi phí cộng thêm với phí cố định

Đây là hình thức đơn giản và phổ biến nhất. Trong hợp đồng chi phí cộng thêm với phí cố định, nhà thầu sẽ được hoàn trả toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, đồng thời nhận một khoản phí cố định được xác định từ trước – bất kể tổng chi phí cuối cùng là bao nhiêu.

Hình thức này giúp khách hàng dễ dàng dự đoán ngân sách, đặc biệt trong những dự án có quy mô vừa phải hoặc yêu cầu minh bạch rõ ràng ngay từ đầu.

2. Hợp đồng chi phí cộng thêm với phần trăm chi phí

Trong mô hình này, nhà thầu sẽ được thanh toán toàn bộ chi phí thực tế của dự án và nhận thêm một khoản phí tính theo phần trăm tổng chi phí. Đây là hình thức có tính linh hoạt cao, dễ áp dụng cho các dự án mà khối lượng công việc có thể biến động theo thời gian.

Tuy nhiên, hình thức này cũng có rủi ro: nếu không được kiểm soát chặt chẽ, chi phí dự án có thể phát sinh tăng cao, đồng nghĩa nhà thầu nhận được nhiều lợi nhuận hơn, trong khi khách hàng lại gánh thêm phần chi phí phát sinh.

3. Hợp đồng chi phí cộng thêm với khoản thưởng khuyến khích

Đây là hình thức khuyến khích hiệu suất và kiểm soát chi phí hiệu quả nhất trong số các loại hợp đồng chi phí cộng thêm. Theo đó, ngoài việc hoàn trả chi phí và thanh toán phí (có thể là cố định hoặc theo phần trăm), nhà thầu sẽ được thưởng thêm nếu đạt được một số tiêu chí nhất định như hoàn thành sớm tiến độ, tiết kiệm chi phí hoặc đạt chất lượng vượt mong đợi.

Hình thức này giúp cân bằng lợi ích cho cả hai bên: khách hàng kiểm soát chi phí tốt hơn, trong khi nhà thầu có động lực thi công hiệu quả và tiết kiệm.

Hợp đồng chi phí cộng thêm – Hướng dẫn dành cho nhà thầu và khách hàng

Hợp đồng chi phí cộng thêm hoạt động như thế nào trong thực tế?

Hợp đồng chi phí cộng thêm là lựa chọn lý tưởng cho các dự án mà chi phí thực tế khó dự đoán trước hoặc có khả năng thay đổi trong quá trình thực hiện. Thay vì ấn định mức giá cố định từ đầu, loại hợp đồng này cho phép nhà thầu được hoàn trả các chi phí thực tế phát sinh, kèm theo một khoản phí bổ sung như phí cố định, tỷ lệ phần trăm hoặc phí khuyến khích.

Vậy một hợp đồng chi phí cộng thêm diễn ra như thế nào trên thực tế? Dưới đây là quy trình thông thường mà loại hợp đồng này áp dụng trong các dự án xây dựng và kỹ thuật.

1. Xác định phạm vi dự án và thỏa thuận ban đầu

Mọi dự án đều bắt đầu bằng cuộc trao đổi kỹ lưỡng giữa khách hàng và nhà thầu. Đây là lúc hai bên cùng xác định phạm vi công việc, kỳ vọng tổng thể, thời gian thực hiện và kết quả đầu ra mong muốn.

Mặc dù tại thời điểm này chi phí cụ thể chưa được xác định, nhưng hợp đồng sẽ quy định rõ ràng các yếu tố sau:

• Cách thức theo dõi chi phí phát sinh.
• Phương pháp tính phí cho nhà thầu (phí cố định, phần trăm, hoặc khuyến khích).
• Cơ chế xét duyệt và cập nhật khi có thay đổi về phạm vi công việc.

2. Dự toán sơ bộ và thiết lập ngân sách

Kế tiếp là giai đoạn lập ngân sách ban đầu. Nhà thầu sẽ cung cấp ước tính chi phí sơ bộ dựa trên kinh nghiệm và thông tin hiện có. Các khoản chi phí thường bao gồm:

• Chi phí trực tiếp: vật liệu, nhân công, thiết bị.
• Chi phí gián tiếp: quản lý, hành chính, và các khoản phát sinh.

Dù đây không phải là mức giá cuối cùng, nhưng nó giúp cả hai bên có cái nhìn tổng thể và xây dựng được khung ngân sách linh hoạt cho dự án.

Ngoài ra, lịch trình thanh toán cũng được thiết lập dựa trên:

• Các mốc hoàn thành công việc (ví dụ: hoàn thiện móng, khung nhà…).
• Hoặc theo chu kỳ đều đặn như hàng tháng, quý…

3. Triển khai dự án và theo dõi chi phí thực tế

Khi bước vào giai đoạn thi công, nhà thầu bắt đầu triển khai công việc, mua sắm vật tư và điều hành đội ngũ nhân sự tại hiện trường. Trong suốt quá trình này, mọi chi phí phát sinh đều cần được:

• Ghi chép chi tiết.
• Lưu trữ chứng từ liên quan như: hóa đơn vật liệu, bảng công chấm giờ, hóa đơn phụ thầu.

Những dữ liệu này sẽ được sử dụng để lập báo cáo chi phí định kỳ và gửi hóa đơn theo đúng tiến độ đã thống nhất với khách hàng. Việc minh bạch này không chỉ giúp khách hàng nắm rõ chi phí thực tế mà còn tăng cường niềm tin và giảm thiểu tranh chấp.

4. Cập nhật tiến độ và điều chỉnh phạm vi thường xuyên

Một yếu tố quan trọng trong hợp đồng chi phí cộng thêm là sự giao tiếp liên tục giữa nhà thầu và khách hàng. Các cuộc họp định kỳ, báo cáo tiến độ và chi phí là điều không thể thiếu để:

• Theo dõi tiến độ so với ngân sách dự kiến.
• Đảm bảo chất lượng công việc theo đúng thỏa thuận ban đầu.
• Giải quyết kịp thời khi có sự thay đổi trong phạm vi dự án hoặc phát sinh chi phí không lường trước.

Trong những tình huống phát sinh, lệnh thay đổi (change order) sẽ được thiết lập, thảo luận và phê duyệt trước khi triển khai để tránh rủi ro pháp lý và tài chính về sau.

5. Nghiệm thu và thanh toán cuối cùng

Sau khi dự án hoàn tất, nhà thầu sẽ gửi báo cáo tổng hợp chi phí bao gồm:

• Tổng hợp các chi phí đã phát sinh.
• Các chứng từ đối chiếu đi kèm.
• Phân tích sự khác biệt (nếu có) so với dự toán ban đầu.

Khách hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu các mốc tiến độ và hạng mục đã hoàn thành trước khi tiến hành thanh toán khoản cuối cùng. Quá trình này giúp đảm bảo rằng:

• Nhà thầu được thanh toán đầy đủ và minh bạch.
• Khách hàng nhận được công trình với chi phí và chất lượng hợp lý.

Hợp đồng chi phí cộng thêm là giải pháp lý tưởng cho các dự án có nhiều biến số, đòi hỏi khả năng điều chỉnh linh hoạt và minh bạch trong chi tiêu. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao, cả nhà thầu và khách hàng cần có sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất rõ ràng về quy trình theo dõi chi phí, cơ chế thanh toán và giới hạn ngân sách nếu cần. Việc hiểu rõ các thành phần, lựa chọn loại hợp đồng phù hợp và áp dụng những thực hành tốt nhất sẽ giúp hai bên kiểm soát rủi ro và đạt được kết quả tối ưu. Dù bạn là nhà thầu hay chủ đầu tư, nắm vững kiến thức về hợp đồng chi phí cộng thêm chính là bước đệm vững chắc để quản lý dự án thành công.