Chi phí “ẩn” từ sai lệch khối lượng mà nhiều Quản lý dự án xây lắp không nhận ra

Sai lệch khối lượng thường không có dấu hiệu nguy hiểm ban đầu

Trong các dự án xây dựng, giao thông hay MEP, sai lệch khối lượng hiếm khi gây chú ý ngay từ đầu.

Một hạng mục thiếu. Một con số chênh lệch nhỏ trong bóc tách. Một bản vẽ điều chỉnh nhưng BOQ chưa cập nhật kịp. Từng vấn đề riêng lẻ đều có vẻ nhỏ và có thể xử lý được.

Nhưng dự án xây lắp là một hệ thống luôn thay đổi. Khi những sai lệch nhỏ này được kéo dài qua mua sắm, kho vật tư và thi công hiện trường, tác động của chúng sẽ cộng dồn rất nhanh.

Khi vấn đề lộ ra, chi phí thường đã “khóa”.

Sai lệch khối lượng thực sự đến từ đâu?

Phần lớn sai lệch khối lượng không xuất phát từ việc thiếu năng lực chuyên môn, mà từ cách tổ chức quản lý dự án:

• Thay đổi thiết kế không được đồng bộ đầy đủ với khối lượng
• BOQ được cập nhật thủ công trên nhiều file Excel khác nhau
• Mua sắm dựa trên số liệu khối lượng đã lỗi thời
• Phát sinh được theo dõi tách rời khỏi ngân sách gốc

Mỗi bộ phận có thể đúng trong file của mình. Nhưng toàn bộ dự án thì sai.

Hiệu ứng cộng dồn trong suốt vòng đời dự án

Sai lệch khối lượng hiếm khi đứng yên ở một giai đoạn:

• Giai đoạn đầu: Dự toán sai làm lệch giá thầu và ngân sách
• Giai đoạn giữa: Mua sắm cam kết chi phí dựa trên khối lượng cũ
• Giai đoạn thi công: Vật tư tiêu hao mà không thấy rõ tác động chi phí
• Giai đoạn cuối: Phát sinh và quyết toán khó kiểm soát và thu hồi

Đây là lý do nhiều dự án trông có lãi trên báo cáo – cho đến những tháng cuối cùng.

Vì sao Ban chỉ huy dự án thường phát hiện quá muộn?

Quản lý dự án thường theo dõi các chỉ số tổng hợp:

• Tổng chi phí đã cam kết
• Tiến độ hoàn thành
• Chênh lệch ngân sách tổng thể

Nhưng thứ họ ít khi nhìn thấy là tín hiệu ở mức khối lượng bên dưới các con số này.

Khi thay đổi khối lượng không được liên kết chặt chẽ với chi phí và hợp đồng, các dấu hiệu cảnh báo sớm gần như biến mất.

Quản lý khối lượng không còn là việc riêng của QS

Trước đây, khối lượng thường được xem là trách nhiệm của QS.

Trong các dự án xây lắp hiện đại, cách nhìn này không còn phù hợp.

Độ chính xác của khối lượng ảnh hưởng trực tiếp tới: – Quyết định mua sắm – Dòng tiền dự án – Quản lý thầu phụ – Lợi nhuận dự án

Xem quản lý khối lượng chỉ là bài toán tính toán, thay vì một hệ thống kiểm soát, sẽ tạo ra những “điểm mù” mà kinh nghiệm cũng không thể che lấp hoàn toàn.

Một sự chuyển dịch đang diễn ra trong các nhà thầu lớn

Nhiều doanh nghiệp xây lắp đang bắt đầu nhìn lại cách họ quản lý khối lượng.

Họ nhận ra rằng kiểm soát khối lượng nghĩa là: – Theo dõi sự thay đổi, không chỉ tổng số – Hiểu tác động, không chỉ con số – Liên kết khối lượng với chi phí, tiến độ và hợp đồng

Sự chuyển dịch này không thể đạt được bằng cách tạo thêm file Excel.

Điều này có ý nghĩa gì với dự án của bạn?

Nếu doanh nghiệp của bạn thường chỉ phát hiện đội chi phí ở giai đoạn cuối, vấn đề có thể không nằm ở thi công – mà ở khả năng nhìn thấy sớm tác động của sai lệch khối lượng.

Câu hỏi không còn là có hay không sai lệch khối lượng. Dự án nào cũng có.

Câu hỏi thực sự là: bạn có nhìn thấy tác động của chúng đủ sớm để hành động hay không?

Ở bài tiếp theo của IBOM, chúng ta sẽ bàn về vì sao nhiều doanh nghiệp xây lắp không kiểm soát được thay đổi khối lượng ở quy mô lớn – và sự khác biệt của những đơn vị làm chủ được cuộc chơi này.