Doanh nghiệp xây lắp triển khai kiểm soát khối lượng theo hệ thống như thế nào – từng bước, không làm gián đoạn dự án?

Nỗi lo lớn nhất: gián đoạn dự án

Khi nói đến cải thiện kiểm soát khối lượng, chi phí và phát sinh, nhiều lãnh đạo dự án lo ngại:

“Dự án đang chạy rồi, không thể làm xáo trộn thêm.”

Đây là lo ngại hoàn toàn thực tế.

Dự án xây lắp luôn chịu áp lực tiến độ, hợp đồng và thay đổi liên tục. Bất kỳ cách làm mới nào gây thêm ma sát đều rất khó tồn tại.

Kiểm soát theo hệ thống không phải là cuộc thay đổi ‘một lần cho xong’

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng rời Excel đồng nghĩa với:

• Dừng quy trình hiện tại
• Làm lại toàn bộ dữ liệu
• Buộc đội dự án thay đổi cách làm ngay lập tức

Thực tế, các doanh nghiệp làm tốt triển khai từng bước.

Hệ thống mới ban đầu tồn tại song song với cách làm cũ, rồi dần dần giảm ma sát.

Bước 1: Bắt đầu từ khối lượng

Các đội dự án thành công đều bắt đầu từ việc chuẩn hóa dữ liệu khối lượng.

Không phải tái thiết toàn bộ quy trình.

Chỉ cần đảm bảo:

• Khối lượng tập trung một nơi
• Phiên bản rõ ràng
• Thay đổi truy vết được

Khi khối lượng đã “sạch”, các phần còn lại trở nên dễ kiểm soát hơn rất nhiều.

Bước 2: Gắn khối lượng với tác động chi phí

Bước tiếp theo là khả năng nhìn thấy sớm.

Không cần mô hình chi phí hoàn hảo.

Chỉ cần trả lời được câu hỏi:

“Nếu duyệt thay đổi khối lượng này, chi phí dự kiến sẽ ra sao?”

Chỉ cần nhìn được xu hướng, chất lượng quyết định đã cải thiện rõ rệt.

Bước 3: Mở rộng dần sang các bộ phận khác

Khi khối lượng và chi phí đã liên kết, hệ thống có thể mở rộng tự nhiên:

• Mua sắm căn cứ trên khối lượng cập nhật
• Phạm vi thầu phụ rõ ràng hơn
• Đánh giá phát sinh có cơ sở hơn

Dự án không cần dừng lại để chuyển đổi.

Hệ thống lớn lên cùng dự án.

Vì sao cách làm từng bước phù hợp với xây lắp?

Đội dự án chỉ chấp nhận những gì giúp họ làm việc tốt hơn ngay bây giờ.

Triển khai từng bước hiệu quả vì:

• Lợi ích xuất hiện sớm
• Khối lượng công việc không tăng đột ngột
• Niềm tin được xây dựng tự nhiên

Hệ thống được chấp nhận vì nó giảm việc, không phải vì mệnh lệnh.

Từ công cụ kiểm soát đến ‘xương sống’ vận hành

Theo thời gian, hệ thống không còn chỉ để kiểm soát khối lượng.

Nó trở thành:

• Nguồn dữ liệu dùng chung
• Nền tảng vận hành dự án
• Cơ sở cho việc giao dự án có thể dự đoán được

Kiểm soát không còn là một công việc riêng biệt. Nó trở thành một phần của công việc hằng ngày.

Nhìn về phía trước

Ở bài tiếp theo, chúng ta sẽ bàn về cách kiểm soát khối lượng theo hệ thống giúp bảo vệ biên lợi nhuận và hiệu quả thương mại của dự án xây lắp.

Kiểm soát tốt không phải để ‘đẹp quy trình’. Mà để ra quyết định kinh doanh tốt hơn.