4 cách giúp chủ đầu tư giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng

Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án xây dựng nào, việc giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng là yếu tố quyết định để đảm bảo chi phí, tiến độ và chất lượng công trình. Các chủ đầu tư hiện nay không chỉ dựa vào nhà thầu mà còn chủ động dẫn dắt giai đoạn tiền xây dựng, tập trung vào việc xác định rủi ro sớm, sử dụng nền tảng quản lý dữ liệu tập trung và tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc. Bằng cách này, các dự án không chỉ hạn chế các vấn đề phát sinh mà còn tối ưu hóa khả năng cộng tác giữa các bên liên quan, từ đội ngũ nội bộ đến nhà thầu và nhà cung cấp.

Cách 1: Chủ đầu tư phải chủ động ở giai đoạn tiền xây dựng để giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng.

Trong ngành xây dựng, giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng là yếu tố then chốt để bảo đảm chi phí, tiến độ và chất lượng dự án. Rivian nhấn mạnh rằng, chủ đầu tư không chỉ là người giám sát mà còn phải dẫn dắt giai đoạn tiền xây dựng, đảm bảo mọi quyết định phù hợp với chiến lược dài hạn và tránh các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch.

Chủ đầu tư đóng vai trò trung tâm trong giai đoạn tiền xây dựng

Theo ông Mac từ Rivian, việc giao phó hoàn toàn cho nhà thầu có thể dẫn đến những quyết định rời rạc, không phù hợp với mục tiêu tổng thể của dự án. Chủ đầu tư cần tham gia trực tiếp để duy trì quyền kiểm soát và đảm bảo các mục tiêu chi phí, tiến độ, chất lượng được thực hiện đúng kế hoạch.

Hợp tác chủ động với đối tác bên ngoài

Rivian cực kỳ chủ động trong việc phối hợp với các đối tác bên ngoài ngay từ giai đoạn tiền xây dựng. Việc này giúp phát hiện sớm các rủi ro, từ đó giảm chi phí và ngăn ngừa những bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình thi công. Các nền tảng quản lý dự án như ACC cho phép nhận diện rủi ro trước khi xây dựng, giúp các nhóm làm việc nhanh chóng và tiết kiệm hơn so với việc xử lý sự cố khi dự án đã triển khai.

Nhận diện rủi ro sớm để tiết kiệm chi phí

Mục tiêu chính của Rivian là chuyển việc nhận diện rủi ro từ giai đoạn xây dựng sang giai đoạn trước khi xây dựng. Khi rủi ro được phát hiện sớm, các biện pháp khắc phục có thể được triển khai nhanh chóng, hạn chế chi phí phát sinh và giảm thiểu tác động đến tiến độ. Đây là cách tiếp cận chủ động, giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án và bảo vệ lợi ích của chủ đầu tư.

Hướng dẫn thực tế về kiểm tra công trường xây dựng đảm bảo sự hoàn hảo

Giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng nhờ các công cụ tập trung

Trong ngành xây dựng, việc giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng không chỉ phụ thuộc vào con người mà còn dựa vào khả năng quản lý thông tin và dữ liệu. Rivian nhấn mạnh rằng, việc sử dụng các công cụ tập trung giúp nâng cao hiệu quả, minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong toàn bộ quy trình dự án.

Khả năng hiển thị thông tin tập trung

Đối với các chủ đầu tư như Rivian, việc theo dõi sát sao báo giá, phạm vi bảo hiểm, chi phí và tín hiệu rủi ro theo thời gian thực là yếu tố không thể thiếu. Việc tập trung dữ liệu và quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất giúp chủ đầu tư nhận diện sớm các rủi ro, như những gói dịch vụ chưa được đánh giá đúng mức, các bất thường về giá cả hay phạm vi giao dịch. Mac, đại diện Rivian, chia sẻ:

“Ưu tiên hàng đầu của chúng tôi là khả năng hiển thị thông tin tập trung. Điều này cho phép chúng tôi làm rõ và nhận diện các tín hiệu rủi ro.”

Chuyển đổi từ hệ thống rời rạc sang nền tảng tập trung

Trước đây, Rivian từng làm việc với các công cụ rời rạc như bảng tính, email hay hệ thống đấu thầu không liên kết, gây ra nhiều chậm trễ và điểm mù trong quản lý dự án. Việc áp dụng BuildingConnected Pro đã giúp họ tập trung quản lý đấu thầu, đánh giá năng lực nhà cung cấp và giám sát tiến độ dự án một cách rõ ràng. Nhờ đó, các lỗ hổng trong phạm vi công việc và các vấn đề về phạm vi phủ sóng được loại bỏ, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu công sức thủ công.

Quản lý hàng trăm dự án hiệu quả hơn

Với nền tảng tập trung, đội ngũ tinh gọn của Rivian có thể quản lý hàng trăm dự án cùng lúc với tốc độ và độ chính xác cao hơn. Phương pháp tiếp cận hệ thống này giúp đảm bảo mọi thông tin đều minh bạch, từ đó giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng và nâng cao hiệu quả toàn bộ quy trình dự án. Mac nhấn mạnh:

“Chúng tôi cần một phương pháp tiếp cận có hệ thống thực sự. BuildingConnected đã giúp chúng tôi loại bỏ những lỗ hổng trong phạm vi công việc và các vấn đề mang tính phản ứng.”

3 cách khai thác dữ liệu lịch sử trong giai đoạn tiền xây dựng hiệu quả

Giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng nhờ hợp tác nội bộ và bên ngoài

Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng là thiết lập cơ chế hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan, bao gồm cả đội ngũ nội bộ và các đối tác bên ngoài. Rivian đã chứng minh rằng việc đồng bộ thông tin và công cụ quản lý dự án là yếu tố then chốt để kiểm soát rủi ro trong toàn bộ vòng đời dự án.

Tập trung tất cả các bên liên quan trên một nền tảng duy nhất

Rivian đối mặt với thách thức khi quản lý nhiều thành viên trong nhóm, đặc biệt là những người làm việc bên ngoài công ty. Để đảm bảo mọi người cùng hướng tới một mục tiêu chung, công ty đã sử dụng nền tảng ACC, nơi tất cả các bên liên quan, cả nội bộ lẫn bên ngoài, được tích hợp. Tại thời điểm hội thảo trực tuyến, nền tảng này phục vụ hơn 9.500 người dùng, phần lớn là đối tác bên ngoài.

Việc tập trung mọi thành viên trên cùng một nền tảng giúp thông tin được minh bạch, các thay đổi hiển thị rõ ràng, đồng thời quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ. Nhờ đó, các nhóm có thể làm việc cùng nhau theo thời gian thực mà không bị mất ngữ cảnh.

“Mọi người làm việc vào những thời điểm khác nhau và trên những phần việc khác nhau. Chúng ta cần đảm bảo rằng chia sẻ thông tin nội bộ và bên ngoài diễn ra một cách suôn sẻ nhất có thể,” Mac, đại diện Rivian, chia sẻ.

Mở rộng hợp tác toàn vòng đời dự án

Cách tiếp cận hợp tác của Rivian không chỉ giới hạn ở giai đoạn tiền xây dựng mà còn kết nối toàn bộ vòng đời dự án, từ thiết kế, xây dựng đến bàn giao và vận hành. Tất cả các nhà thầu chính, kiến trúc sư, nhà thầu phụ và nhà cung cấp đều được tích hợp vào một hệ sinh thái duy nhất, đảm bảo mọi thông tin và dữ liệu đều được sử dụng xuyên suốt vòng đời dự án.

“Mục tiêu của chúng tôi là đưa mọi người vào hệ thống để họ có quyền truy cập vào những gì cần thiết bất cứ lúc nào. Tất cả thông tin tạo ra từ ngày đầu tiên sẽ tiếp tục được sử dụng trong suốt vòng đời sở hữu tòa nhà,” Mac nhấn mạnh.

Kết nối hợp tác với công cụ quản lý dự án

Việc sử dụng Autodesk giúp Rivian xây dựng môi trường quản lý dữ liệu và dự án tập trung, cho phép các nhóm kết nối và cộng tác theo thời gian thực. Hệ thống này không chỉ giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng mà còn nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong toàn bộ quá trình quản lý dự án.

Điều hướng hợp đồng GMP để đảm bảo dự án thành công

Giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng nhờ tiêu chuẩn hóa và mở rộng quy mô

Một trong những bài học quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng là việc thiết lập các quy trình và hệ thống tiêu chuẩn hóa. Rivian đã chứng minh rằng tiêu chuẩn hóa không chỉ giúp quản lý dự án hiệu quả mà còn tạo điều kiện để mở rộng quy mô mà vẫn kiểm soát tốt chi phí, tiến độ và chất lượng.

Tiêu chuẩn hóa quy trình đấu thầu

Rivian tập trung xây dựng các mẫu và quy trình đấu thầu có thể lặp lại trên nền tảng ACC, cho phép thực hiện các quy trình lớn mà không gặp khó khăn về năng lực nhân sự. Việc tiêu chuẩn hóa này giúp đảm bảo mọi gói thầu đều được đánh giá chính xác và thống nhất, giảm thiểu các rủi ro phát sinh do sai sót hoặc thiếu sót.

“Việc xây dựng các mẫu đơn đấu thầu tùy chỉnh là một bước tiến lớn vì chúng tôi cần thực hiện mọi việc ở quy mô lớn và có thể lặp lại nhiều lần,” Mac, đại diện Rivian, chia sẻ.

Hệ thống hóa đánh giá nhà cung cấp và danh sách liên hệ ưu tiên

Ngoài các mẫu đấu thầu, Rivian đã thiết lập hệ thống đánh giá nhà cung cấp và danh sách liên hệ ưu tiên, giúp các nhóm làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và giảm thiểu nỗ lực thủ công. Hệ thống này cho phép theo dõi hiệu suất nhà thầu, xác định rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo rằng tất cả các bước cần thiết được thực hiện đầy đủ trước khi chuyển giao sang giai đoạn tiếp theo.

“Chúng tôi đã xây dựng danh sách liên hệ ưu tiên và hệ thống theo dõi đánh giá, giúp làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn với ít nhân lực hơn,” Mac nhấn mạnh.

Áp dụng tiêu chuẩn hóa cho toàn bộ vòng đời dự án

Tiêu chuẩn hóa không chỉ dừng lại ở giai đoạn đấu thầu mà còn được áp dụng xuyên suốt từ thiết kế, xây dựng đến bàn giao. Rivian sử dụng rộng rãi các chức năng biểu mẫu của Autodesk, giúp theo dõi quá trình hoàn thiện các hạng mục cần sửa chữa trong cùng một hệ thống, đảm bảo không bỏ sót chi tiết quan trọng nào. Việc này góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng, đồng thời duy trì chất lượng và tính nhất quán trong toàn bộ dự án.

“Khi chuyển từ giai đoạn đấu thầu trước khi xây dựng sang thiết kế và thi công, chúng tôi cần đảm bảo mọi thứ đã được thu thập và theo dõi trước khi chuyển giao,” Mac cho biết.

Việc giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng không còn là lựa chọn mà đã trở thành tiêu chuẩn trong quản lý dự án hiện đại. Thông qua việc dẫn dắt giai đoạn tiền xây dựng, sử dụng các công cụ quản lý tập trung như ACC hoặc IBOM, và áp dụng quy trình tiêu chuẩn hóa, các chủ đầu tư có thể kiểm soát rủi ro, tối ưu hiệu suất và nâng cao tính minh bạch. Các doanh nghiệp áp dụng chiến lược này sẽ sẵn sàng đối mặt với các thách thức, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng công trình từ những bước đầu tiên đến khi dự án hoàn tất, đồng thời tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Trong quá trình giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng, việc ứng dụng các giải pháp quản lý dự án hiện đại là bước đi quan trọng để đảm bảo mọi khía cạnh của dự án được kiểm soát chặt chẽ. Phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng IBOM – IBOM.PM chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chủ đầu tư và nhà quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và giám sát rủi ro.

Với IBOM.PM, bạn có thể:

• Quản lý tổng thể dự án thông qua biểu đồ công trình, báo cáo tổng tiến độ, biểu đồ dòng tiền và báo cáo hình ảnh thực tế, giúp nhận biết ngay các công việc hoàn thành, nhanh hoặc chậm.
• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ chi tiết với biểu đồ Gantt, xác định tiến độ thi công từng hợp đồng giao khoán và cảnh báo chậm tiến độ tự động.
• Quản lý tài nguyên hiệu quả, bao gồm vật tư, thiết bị và nhân lực, nhờ tích hợp định mức và danh mục vật tư chuẩn.
• Quản lý hợp đồng nhận thầu và giao khoán với khả năng nhập liệu trực tiếp hoặc import Excel, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
• Tăng tính minh bạch và hiệu quả hợp tác, tất cả dữ liệu được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp mọi bên liên quan dễ dàng truy cập thông tin theo thời gian thực.
• Kiểm soát rủi ro dự án, từ vật tư, thiết bị, nhân lực đến tiến độ và chi phí, giúp phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Nhờ những tính năng toàn diện này, IBOM.PM không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn tăng tính chính xác, minh bạch và khả năng quản lý rủi ro trước khi xây dựng, từ đó tối ưu hóa hiệu quả toàn bộ dự án.

Các câu hỏi thường gặp về giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng

1. Tại sao việc giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng lại quan trọng?

Việc xác định và xử lý rủi ro từ giai đoạn tiền xây dựng giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí, tiến độ và chất lượng dự án, đồng thời tránh các bất ngờ phát sinh trong quá trình thi công.

2. Chủ đầu tư cần làm gì để giảm thiểu rủi ro trước khi xây dựng?

Chủ đầu tư nên dẫn dắt giai đoạn tiền xây dựng, hợp tác chặt chẽ với các nhà thầu và bên thứ ba, đồng thời tập trung dữ liệu và quy trình trên một nền tảng duy nhất để nhận diện sớm các vấn đề tiềm ẩn.

3. Các công cụ kỹ thuật số nào giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả?

Các nền tảng quản lý dự án như Autodesk ACC hay BuildingConnected Pro cho phép tập trung dữ liệu đấu thầu, phạm vi công việc, chi phí và tín hiệu rủi ro theo thời gian thực, từ đó giảm thiểu lỗ hổng và lỗi do hệ thống rời rạc.

4. Làm sao để đảm bảo hợp tác hiệu quả giữa các nhóm nội bộ và bên ngoài?

Tất cả các bên liên quan nên được kết nối trên cùng một nền tảng quản lý dữ liệu và dự án, đảm bảo thông tin được chia sẻ minh bạch, cập nhật theo thời gian thực và mọi người đều có quyền truy cập cần thiết trong suốt vòng đời dự án.

5. Tiêu chuẩn hóa quy trình giúp giảm rủi ro thế nào?

Việc xây dựng các mẫu biểu, quy trình đấu thầu và hệ thống đánh giá nhà cung cấp tiêu chuẩn hóa giúp mở rộng quy mô, rút ngắn thời gian làm việc, giảm sai sót và đảm bảo dự án được quản lý một cách nhất quán từ tiền xây dựng đến bàn giao.