Làm thế nào để điều hành hiệu quả các dự án quản lý xây dựng

Xây dựng đang phát triển mạnh. Theo các nhà nghiên cứu chuyên gia, ngành này được dự báo sẽ đạt hơn 1,4 nghìn tỷ USD vào năm tiếp theo . Những số liệu thống kê như thế này thúc đẩy tăng trưởng lực lượng lao động hơn nữa, bổ sung trung bình 200.000 nhân viên vào ngành xây dựng mỗi năm. Trong một ngành như thế này, không có gì ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều người quan tâm đến việc tìm hiểu cách bắt đầu với tư cách là người quản lý xây dựng và các bước chính cần thiết để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của họ.

Quản lý dự án trong xây dựng bao gồm rất nhiều nhiệm vụ và cân nhắc từ khi bắt đầu đến khi thực hiện. Tích hợp các nhà cung cấp, theo dõi các mối quan tâm về ngân sách và cộng tác với một nhóm chuyên gia chỉ là một số hoạt động mà các nhà quản lý dự án trong lĩnh vực xây dựng có thể mong đợi. Nếu bạn mới bắt đầu quản lý dự án hoặc muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý dự án xây dựng khác với quản lý dự án chung, hãy đảm bảo bạn xem lại nội dung của phần này.

KHÁI NIỆN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Vì vậy, một dự án quản lý xây dựng là gì?
Các dự án quản lý xây dựng thường tập trung vào các giai đoạn tiền xây dựng và xây dựng trong một dự án xây dựng lớn. Các cuộc họp trước khi xây dựng, quản lý thành viên nhóm và giám sát công việc tại chỗ là cơ sở của bất kỳ dự án nào, bất kể quy mô của nó. Bởi vì các dự án xây dựng rất phức tạp, người quản lý dự án xây dựng có nhân viên hoặc bên thứ ba là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của họ.

Các dự án quản lý xây dựng thường trông như thế nào?
Quá trình dự án xây dựng bắt đầu vào thời điểm nhận được giá thầu. Sau đó, hầu hết các dự án quản lý xây dựng đều thực hiện theo các bước sau:

Giai đoạn ban đầu: Khách hàng chia sẻ ý tưởng của họ và làm việc với một công ty quản lý xây dựng để phác thảo thiết kế của họ.
Giai đoạn tiền xây dựng: Đàm phán hợp đồng, tập hợp nhóm và thử nghiệm hiện trường đều diễn ra trong khung thời gian này.
Công cụ & thiết bị: Đã đến lúc thu thập tất cả những thứ bạn cần để bắt đầu xây dựng, tuân theo dự thảo và ngân sách đã thỏa thuận.
Thực hiện: Việc xây dựng thực tế xảy ra. Quy trình làm việc của dự án và trách nhiệm cá nhân nên được xác định để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru.
Chạy thử: Kiểm tra hệ thống và thiết bị được hoàn thành sau khi xây dựng kết thúc. Nhóm xây dựng gặp gỡ khách hàng để tìm ra những cách tốt nhất để vận hành và duy trì cơ sở mới.
Thời hạn bảo hành: Chủ sở hữu chính thức chuyển đến tòa nhà, thực hiện bảo hành (được thể hiện rõ ràng hoặc ngụ ý, tùy thuộc vào hợp đồng ban đầu và luật liên quan đến khu vực của bạn).
Hoàn thành dự án: Giả sử mọi thứ trong tòa nhà đáp ứng mong đợi của khách hàng, giai đoạn hoàn thành dự án được sử dụng để hoàn thiện tất cả các chi tiết một cách gọn gàng. Nó cũng tạo cơ hội để xem xét và học hỏi từ quy trình, nhận phản hồi từ khách hàng và chuẩn bị mọi tài liệu kết thúc cần thiết.

Dù ở bất cứ giai đoạn nào của dự án, thì việc quản lý các số liệu, hồ sơ theo dõi và báo cáo đều được tổng thầu, hay bản thân những người giữ vai trò quản lý dự án đánh giá cao, và quan tâm đến vấn đề này. Chính vì vậy mà phần mềm IBOM – giải pháp chuyên sâu cho Chủ đầu tư, Tổng thầu và nhà thầu thi công đã phát triển các phân hệ quản lý dự án thi công công trình, quản lý thi công công trình, quản lý vật tư

Ai thường tham gia vào các dự án quản lý xây dựng?
Bên cạnh người quản lý dự án, các dự án xây dựng thường có sự tham gia của một hoặc nhiều nhà thầu, chuyên gia tư vấn lập kế hoạch tài chính , công ty kiến ​​trúc, công ty kỹ thuật, công ty thiết kế và/hoặc xây dựng, quản lý vận hành và quản lý cơ sở vật chất.

Quản lý dự án xây dựng làm gì?
Họ giám sát một dự án xây dựng từ đầu đến cuối và đảm nhận vai trò lãnh đạo trong quá trình này. Những việc như ước tính chi phí dự án , tập hợp một nhóm và đảm bảo quy trình làm việc hàng ngày đúng tiến độ đều nằm trong nhiệm vụ của người quản lý dự án xây dựng. Xử lý cả mối quan tâm về bức tranh lớn và các nhiệm vụ chính , người quản lý dự án xây dựng sẽ kết hợp tất cả lại với nhau.

Các dự án xây dựng bắt đầu với một giai đoạn thiết kế ban đầu. Sau khi hoàn thành, dự án chuyển sang quá trình đấu thầu. Tại một thời điểm nào đó (trước hoặc sau khi các nhà thầu được chỉ định), người quản lý dự án sẽ can thiệp để điều phối toàn bộ công việc. Như bạn đã biết, trở thành người quản lý dự án liên quan đến việc tung hứng nhiều quả bóng đồng thời tập hợp các nhóm người khác nhau lại với nhau để hỗ trợ một mục tiêu chung.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về những sản phẩm bàn giao cuối cùng nào?
Sản phẩm bàn giao bao gồm các tài sản hữu hình của dự án (tương tự như bản thiết kế hoặc báo cáo hàng tồn kho) hỗ trợ dự án theo một cách nào đó. Trong kinh doanh xây dựng, các nhà quản lý dự án thường có thể tin tưởng vào việc chịu trách nhiệm cho từng điều sau đây:

Cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ trực quan mà cả nhóm có thể sử dụng để xem xét kế hoạch cũng như từng giai đoạn của dự án như được xác định bởi các phần có tổ chức. Chia nhỏ lịch trình theo cách này giúp bạn dễ dàng theo dõi và xác định tiến độ. Bức tranh toàn cảnh do WBS cung cấp cũng giúp nhóm của bạn đi đúng hướng. Nếu một phần mất nhiều thời gian hơn hoặc chi phí cao hơn dự kiến, thì ngay lập tức rõ ràng giai đoạn nào khác sẽ bị ảnh hưởng và nơi cần thực hiện các điều chỉnh.

Tuyên bố phạm vi & tài liệu
Tuyên bố về phạm vi là cách người quản lý dự án truyền đạt những hy vọng và ước mơ mà khách hàng có đối với dự án xây dựng này. Bạn có thể mong đợi tìm thấy những thứ như mục tiêu dự án chính , định nghĩa cột mốc quan trọng và lợi ích chính trong loại tài liệu này. Một tuyên bố phạm vi là tuyệt vời trong suốt dự án, nhưng nó có thể đặc biệt hữu ích ở giai đoạn cuối, khi kết quả cuối cùng được so sánh với mục đích công việc ban đầu.

Kế hoạch quản lý rủi ro
Bất kỳ dự án nào liên quan đến con người sẽ có một số loại rủi ro , đặc biệt khi có liên quan đến máy móc và công cụ hạng nặng. Với tư cách là người quản lý dự án, công việc của bạn là tìm ra các cách để duy trì các cam kết về ngân sách và thời gian, đặc biệt chú ý đến việc giải quyết tình trạng thiếu hụt một trong hai. Và khi một dự án bắt đầu, không thể biết trước được việc cắt giảm ngân sách, các vấn đề xây dựng hoặc thay đổi nhân sự không lường trước được có thể xảy ra. Tài liệu này sẽ đóng vai trò là kế hoạch dự phòng của bạn và giúp hướng dẫn toàn bộ nhóm vượt qua bối cảnh dự án đang thay đổi nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

Kế hoạch truyền thông
Đối với bất kỳ dự án xây dựng nào, bất kể quy mô của nó, bạn có thể sẽ chịu trách nhiệm quản lý hàng chục người trở lên tại bất kỳ thời điểm nào. Vì vậy, ngoài việc giám sát hàng trăm bộ phận đang chuyển động, người quản lý dự án xây dựng sẽ cần phải giữ cho các đường dây liên lạc luôn cởi mở, dễ tiếp cận và cập nhật. Chuẩn bị trước một số chiến lược nhất định (tức là viết ra trong một kế hoạch truyền thông) sẽ giúp ngăn ngừa những hiểu lầm và các vấn đề không cần thiết.

Hướng dẫn của bạn về quản lý dự án xây dựng chung
Cho dù bạn là người mới bắt đầu quản lý dự án hay một chuyên gia đang tìm cách làm mới chiến lược của mình, phần tổng quan về cách quản lý dự án xây dựng từng bước này có thể hữu ích.

Bước 1: Tạo một kế hoạch
Người quản lý xây dựng chịu trách nhiệm tìm ra tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án, bao gồm:

– Tính khả thi của dự án
– Khung thời gian cho từng bước của dự án
– Nguồn tài chính của dự án sẽ được sử dụng như thế nào
– Nhóm sẽ giám sát đảm bảo chất lượng như thế nào trong suốt quá trình
– Các chỉ số hiệu suất chính và cách chúng sẽ được theo dõi trong suốt quá trình
– Các bên liên quan, quản lý và nhóm sẽ giao tiếp như thế nào trong dự án
– Làm việc cùng với khách hàng để xác định kỳ vọng của họ và mục tiêu dự án là rất quan trọng ở giai đoạn này. Bạn cũng có thể sử dụng kiến ​​thức của mình về quy trình đặt giá thầu để hiểu rõ hơn về các giá trị và ưu tiên của họ.

Ví dụ: giả sử khách hàng của bạn đã chọn một nhà thầu đấu thầu kín có kinh nghiệm thiết kế không gian làm việc thân thiện với môi trường. Điều này có thể cho thấy rằng khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao kế hoạch quản lý dự án xây dựng với các quy trình tích hợp thúc đẩy tính bền vững (như cho thuê thiết bị năng lượng xanh và giảm tiêu thụ năng lượng trong giai đoạn xây dựng). Các nhiệm vụ hành chính khác, chẳng hạn như hợp đồng và bảo hiểm, cũng sẽ được giải quyết trong giai đoạn này.

Bước 2: Xác định vai trò
Mối quan tâm chính tiếp theo là ai làm gì cho dự án để giảm bớt hoặc loại bỏ phạm vi leo thang sau này. Đây cũng là lúc để quyết định những bước nào cần sự chấp thuận của ban quản lý hoặc các bên liên quan và ai chịu trách nhiệm thực hiện. Xác định những chi tiết này ngay bây giờ sẽ tiết kiệm thời gian cho công việc và giữ cho dự án trôi chảy sau này.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp khởi động
Bao gồm tất cả những người đóng vai trò chính trong dự án. Đảm bảo xem qua kế hoạch của bạn, vai trò của từng thành viên và bất kỳ nhóm phụ hoặc nhiệm vụ nào vào phút cuối. Trả lời các câu hỏi khi chúng xuất hiện — đây có thể là lần cuối cùng bạn tập hợp mọi người trong cùng một phòng trước khi giai đoạn xây dựng hoàn tất.

Bước 4: Xây dựng tính linh hoạt
Không phải mọi dự án xây dựng đều diễn ra theo đúng kế hoạch, đó là lý do tại sao việc có một quy trình đối phó với những thay đổi khi chúng xuất hiện sẽ biến những trở ngại thành cơ hội.

Bước 5: Tiến hành đánh giá lần cuối
Xem lại mọi thứ bạn đã lên kế hoạch cho đến nay và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết, theo kế hoạch truyền thông đã soạn thảo trước đó của bạn.

Bước 6: Bắt đầu thi công
Giai đoạn lập kế hoạch của người quản lý dự án đã kết thúc, đã đến lúc dự án thực sự bắt đầu. Thực hiện theo kế hoạch và cung cấp sự lãnh đạo khi mỗi bước được thực hiện. Theo dõi các chỉ số hiệu suất đã được thỏa thuận trước đó , ủy thác các nhiệm vụ đột xuất khi chúng xuất hiện và giám sát quy trình từ đầu đến cuối.

Bước 7: Kết thúc
Thảo luận với khách hàng, đội xây dựng và nhân viên quản lý để xem xét thành công của dự án cũng như cách xử lý bất kỳ trở ngại nào và cách cải thiện quy trình trong tương lai. Đây cũng là thời điểm tốt để hoàn thiện tài liệu dự án, kết thúc hợp đồng và xem xét bất kỳ quy trình kiểm soát dự án nào khác được thực hiện trong quá trình xây dựng.

Để biết thêm thông tin chi tiết hãy liên hệ với IBOM qua hotline : 0966.615.152. Đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm sẵn sàng chia sẻ và đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.