Giảm sai số hạch toán chi phí trong quá trình thi công công trình

Hầu hết, tất cả các dự án/công trình xây dựng tại nước ta thường chậm tiến độ và vượt quá dự toán chi phí so với ban đầu đưa ra. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của Dự án/công trình nói riêng và nền kinh tế nói chung. Nguyên nhân lý giải cho tình trạng đó phần lớn là xuất phát từ yếu tố con người do hoạt động quản lý lý yếu kém

Do đó, giải pháp được đưa ra để khắc phục tình trạng trên đó chính là tăng mức độ kiểm soát các yếu tố cấu thành chi phí khi lập dự toán và điều này luôn là một vấn đề khiến cho các nhà quản lý đau đầu.

Trước khi kiểm soát được các yếu tố cấu thành chi phí khi lập dự toán công trình xây dựng thì chúng ta cần xác định được Dự toán công trình xây dựng bao gồm những loại chi phí nào?

• Chi phí nhân công
• Chi phí vật tư
• Chi phí thiết bị,
• Chi phí nhiên liệu,
• Chi phí vận chuyển,
• Chi phí khác,
• Chi phí dự phòng

Trong những loại chi phí cấu thành dự toán xây dựng ở trên, có thể thấy chi phí xây dựng (nhân công, vật tư, thiết bị)/chi phí trong giai đoạn thi công xây dựng công trình  là loại chi phí mà DN rất khó kiểm soát và loại chi phí này thường xuyên vượt quá dự toán ban đầu ở hầu hết các công trình do nhiều nguyên nhân cả khách quan và chủ quan, điều này kéo theo sự gia tăng thêm của chi phí khác và chi phí dự phòng ở hầu hết các công trình xây lắp hiện nay.

Nguyên nhân khách quan là những nguyên nhân mà DN không thể kiểm soát như: thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, sự tăng giá của thị trường,…. Nhưng những nguyên nhân chủ quan xuất phát từ phía con người, những yếu tố mà DN hoàn toàn có thể kiểm soát được như: năng suất quản lý của DN, hiệu quả làm việc của nhân công/các đội thi công/nhà thầu phụ, quy trình quản lý được chất lượng và số lượng nguyên vật liệu/máy móc thiết bị sử dụng trong thi công xây dựng công trình làm giảm sự lãng phí do mất mát, làm hỏng hóc,…thì chắc chắn sẽ làm giảm sự phát sinh thêm chi phí trong quá trình thi công công trình xây lắp. Trên quan điểm đó, chúng tôi xin phân tích một số giải pháp mà có thể hạn chế tối đa những nguyên nhân chủ quan có thể ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chi phí của công trình.

Thứ nhất: Kiểm soát năng suất làm việc của công nhân

Năng suất làm việc là một yếu tố then chốt,  quan trọng mang tính quyết định đến chi phí nhân công trong hạch toán công trình xây dựng.

Để đảm bảo được công trình được bàn giao đúng tiến độ với một kế hoạch nguyên vật tư/máy móc, thiết bị,…hợp lý trong giới hạn chi phí cho phép thì DN cần phải làm bài toán tính toán năng suất phù làm việc hợp để hoàn thành khối lượng công việc thi công/xây dựng công trình. DN cần có một sơ sở dữ liệu năng suất lao động của các nhà thầu phụ, đội, nhóm, thi công để làm cơ sở dự toán, ước lượng năng suất lao động cho công trình hiện tại. Đây cũng là cơ sở để DN đưa ra mức năng suất hợp lý để có biện pháp kiểm soát tốt nhất hiệu quả làm việc.

Một nghiên cứu trong cuốn sách  “Choosing Project Success,” J.F. McCarthy đã chỉ ra rằng, ngành nghề xây dựng chỉ sử dụng 30% thời gian là hiệu quả; còn lại 70% được chia đều cho các yếu tố chờ đợi (29%), di chuyển (13%), nhận chỉ thị (8%), vận chuyển nguyên vật liệu và công cụ (7%), đi muộn về sớm (6%), trốn giờ (5%).

Để tăng năng suất làm việc của công nhân ngoài công trường, ngoài việc phân loại, tuyển chọn những công nhân có trình độ tay nghề phù hợp, DN cần phải có biện pháp khắc phục làm giảm thiểu những yếu tố gây lãng phí thời gian của công nhân như: tăng cường hiệu quả trao đổi thông tin, làm việc có kế hoạch rõ ràng, phù hợp và có phương án dự phòng để giảm thời gian chờ đợi; cùng với việc kiểm soát chặt chẽ hoạt động chấm công và giờ giấc làm việc của công nhân để tránh đi muộn về sớm, trốn giờ; ngoài ra, DN cũng phải cung cấp các trang thiết bị, cơ sở vật chất, điều kiện làm việc đầy đủ cho cán bộ, công nhân ngoài công trường để giảm thời gian di chuyển và những thao tác thừa xuống mức thấp nhất có thể,… thông qua đó giúp cải thiện, tăng năng suất làm việc của công nhân.

Thứ hai: Kiểm soát được sự lãng phí nguyên vật liệu/máy móc sử dụng

Nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị sử dụng trong quá trình thi công xây dựng công trình là một trong những chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành của công trình.  Bên cạnh đó, do được sử dụng bên ngoài công trường nên rất dễ bị mất mát, hỏng hóc, hao mòn… do không được bảo vệ, quản lý chặt chẽ và hoạt động kiểm tra, kiểm soát cũng khó khăn.

Sau khi dự toán chi phí nguyên vật liệu, máy móc cần sử dụng dựa vào khối lượng hạng mục công việc để hoàn thiện công trình, để đảm bảo chất lượng công trình và làm giảm chi phí phát sinh do việc thất thoát, hỏng hóc, dùng nhầm/sai nguyên vật liệu, máy móc thì nhà thầu cần phải có biện pháp quản lý máy móc thiết bị, quản lý chặt chẽ số lượng cũng như chất lượng của những nguyên vật liệu, máy móc được sử dụng trong suốt quá trình thi công xây dựng công trình.

Ban lãnh đạo cần cập nhật và kiểm tra, giám sát báo cáo tiến độ thực hiện công việc thường xuyên của các đội,  nhóm, đơn vị thi công để có kế hoạch chuẩn bị và phân bổ vật tư, máy móc sử dụng hợp lý; tránh tình trạng thừa hoặc thiếu vật tư, máy móc, thiết bị,… gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sử dụng vốn của DN (vốn bị ứ đọng, giá trị nguyên vật liệu bị hao mòn, năng suất lao động giảm,…).

Với việc kiểm soát được chất lượng, số lượng nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị được sử dụng và có một kế hoạch cung ứng kịp thời sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn bỏ ra và giảm những chi phí phát sinh không đáng có do việc kiểm soát lỏng lẻo, làm việc không có kế hoạch,… của chính doanh nghiệp mình.

Giải pháp Phần mềm quản lý thi công xây dựng công trình iBom.PM sẽ giúp bạn làm điều đó như thế nào?

Một nghiên cứu chỉ ra rằng, yếu tố quyết định năng suất công việc là do việc quản lý tài liệu và truyền tải thông tin (90%).

iBom.PM là một nơi lưu trữ dữ liệu tập trung tuyệt vời và đồng thời giúp việc truyền tải thông tin trong DN được thực hiện một cách nhanh chóng, tức thì. Với công nghệ điện toán đám mây, người dùng có thể sử dụng ở bất cứ đâu vào bất cứ thời gian nào mà họ cần chỉ với một thiết bị có kết nối internet (Laptop, Smartphone, Tablet,…). Điều này sẽ giúp DN nâng cao được năng suất cũng như hiệu quả làm việc tối đa.

Thông qua một loạt tính năng đã được nghiên cứu cẩn thận và tích hợp trên phần mềm như: Lập và quản lý dự toán,  lập kế hoạch tiến độ, kế hoạch nhân công, kế hoạch máy, kế hoạch vật tư,…tổ chức, báo cáo thi công theo ngày/tháng,… để hỗ trợ người dùng cùng với những tiện ích kết nối, nhắc nhở, cảnh báo người dùng (Chat, Email, SMS,…), , chắc chắn phân hệ phần mềm quản lý thi công xây dựng iBom.PM sẽ là một trong những giải pháp chia sẻ và truyền tải thông tin giữa các phòng ban, cá nhân trong DN tốt nhất cho sự lựa chọn của bạn.

iBom.PM giúp bạn quản lý năng suất làm việc của công nhân, người quản lý như thế nào?

Với việc quản lý cơ sở dữ liệu tập trung sẽ là cơ sở giúp cho người lập kế hoạch có những dữ liệu đã thực hiện trong quá khứ để đưa ra những ước lượng về năng suất lao động, nguyên vật liệu, máy móc cần thiết,…cho việc lập dự toán chi phí thi công công trình/dự án đang triển khai. Dựa trên dự toán đã lập đó để tiếp tục phân bổ thành kế hoạch thi công chi tiết theo tháng, quý,…Kế hoạch thi công theo tháng của iBom.PM được phân rã theo nhóm khối lượng và chi phí. Kế hoạch này được thể hiện thông qua các kế hoạch chi tiết: Kế hoạch sản lượng, kế hoạch vật tư, kế hoạch máy, kế hoạch nhân công, tổng hợp chi phí thi công tháng.

Kế hoạch thi công tháng trên iBom.PM

Kế hoạch sản lượng tháng là kế hoạch phân chia khối lượng công việc cho các đội nhóm thi công trong tháng để đảm bảo dự án/công trình được hoàn thành đúng tiến độ. Từ kế hoạch này, iBom.PM sẽ tự động tổng hợp lên kế hoạch chi phí vật tư, nhân công, máy móc cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc đó. Dựa theo báo cáo tình hình thực hiện công việc thực tế theo ngày, theo tháng của các đội/nhóm/đơn vị thi công gửi lên thông qua chắc năng Báo cáo thi công trên hệ thống iBom.PM mà người quản lý căn cứ vào kế hoạch sản lượng đã giao cho các đội để đánh giá, kiểm soát  được mức độ hoàn thành công việc hay nói cách khác đó chính là năng suất lao động của các đội/nhóm thi công. Và cũng trên cơ sở này để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định về nhân sự kịp thời (thay đổi đội nhóm thi công, tăng/giảm nhân công,…) đảm bảo tiến độ của dự án nằm trong định mức chi phí cho phép.

Báo cáo tình hình thực hiện công việc trên iBom.PM

iBom.PM giúp kiểm soát sự thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu/máy móc sử dụng thế nào?

Cùng với việc hỗ trợ người dùng quản lý được năng suất làm việc của các đội/nhóm thi công, iBom.PM còn hỗ trợ việc kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thi công một cách chặt chẽ thông qua việc hỗ trợ ước lượng số lượng, chủng loại, chi phí nguyên vật liệu/máy móc cần sử dụng từ cơ sở dữ liệu có sẵn trong quá khứ để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu/máy móc sử dụng cho công trình/dự án.

Từ dự toán được lập đó, người lập sẽ đưa ra một kế hoạch nguyên vật liệu/máy móc chi tiết phân bổ theo tuần, tháng phù hợp với khối lượng công việc đã giao cho các đội/nhóm thi công trong tuần/tháng. Trên cơ sở những báo cáo nguyên vật liệu/máy móc đã sử dụng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng được gửi lên từ công trường mà người quản lý căn cứ điều chỉnh số lượng nguyên vật liệu/máy móc phù hợp với năng suất làm việc và khối lượng công việc đã giao cho các đội, nhóm thi công, tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu/máy móc gây ảnh hưởng đến tiến độ làm việc và tình trạng thừa thãi gây ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn.

Bên cạnh đó, với việc cập nhật tình hình báo cáo thường xuyên, liên tục của các đội/nhóm thi công trên hệ thống iBom.PM, ngoài việc giúp cho người quản lý có cơ sở đảm bảo một kế hoạch nguyên vật liệu/máy móc hợp lý, iBom.PM còn hỗ trợ giúp tăng mức độ kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu/máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình/dự án và sẽ giảm thiểu được việc thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu/máy móc mà không có nguyên do hợp lý và dễ dàng quy trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận liên quan.

​ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ PHẦN MỀM TẠI ĐÂY

Mọi ý kiến đóng góp, xin vui lòng gửi về địa chỉ: contact@isoftco.com