Sự Cần Thiết Trong Việc Quản Lý Hồ Sơ Dự Án Công Trình

Hồ sơ dự án trong xây dựng thường có nhiều loại giấy tờ và mỗi loại văn bản thường được lưu trữ trên máy tính của các nhân viên hoặc được lưu tại các tủ hồ sơ. Và khi cần đến tài liệu thì tìm mất rất nhiều thời gian và có khi cũng bị thất lạc thông tin.

Trong quá trình khởi tạo, triển khai dự án sẽ gặp rất nhiều khó khăn . Có thể kể đến nhân tố ảnh hưởng nhiều nhất tới việc hoàn thành dự án đó là: quản lý tiến độ, quản lý chi phí, quản lý nhân sự, quản lý hồ sơ dự án,.. Đặc biệt hồ sơ dự án trong xây dựng lại rất nhiều loại giấy tờ và mỗi loại văn bản thường được lưu trữ trên máy tính của các nhân viên hoặc được lưu tại các tủ hồ sơ. Đây chính là cách quản lý thông tin rời rạc, thiếu tính đồng bộ và khoa học mà hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang làm. Chính cách quản lý hồ sơ văn bản theo cách làm thủ công này đã làm giảm hiệu quả công tác quản trị dự án và là một trong những nguyên nhân làm dự án chậm tiến độ, tăng thêm chi phí phát sinh.

​​

Những hệ lụy của việc quản lý hồ sơ dự án thủ công, thiếu tính khoa học tại các công ty xây dựng

Giảm hiệu suất, chất lượng cập nhật và trao đổi thông tin giữa những thành viên liên quan tới dự án:

Thông tin liên quan đến dự án sẽ thường xuyên thay đổi và có những phát sinh mới. Vậy bài toán đặt ra là làm thế nào để có thể trao đổi thông tin với tất cả những bên liên quan tới vụ việc này trong khi mỗi người lại có những công việc và nhiệm vụ rải rác ở nhiều địa bàn khác nhau. Và đôi lúc có thể họ cùng ở một nơi nhưng việc tập hợp những người liên quan tới dự án để ngồi họp bàn với nhau cũng không phải dễ dàng. Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà quan trọng là phải tìm ra một hướng giải pháp nào để có thể truyền tải và trao đổi về thông tin dự án một cách nhanh chóng và liên tục.

Gia tăng về chi phí quản lý và sử dụng các tài liệu liên quan đến dự án

Với cách lưu trữ các tài liệu dự án hiện nay, đa phần dữ liệu sẽ được lưu tại tủ hồ sơ của công ty hoặc lưu trữ tại máy tính cá nhân của nhân viên. Việc này mang tới rất nhiều bất cập như:

– Mỗi lần kiểm tra lại thông tin của tài liệu lại phải mất công tìm kiếm tài liệu vất vả. Nếu như tài liệu đó lại lưu trên máy tính cá nhân của nhân viên mà không có sự chia sẻ nội bộ thì cũng là vấn đề đau đầu bởi vì không phải lúc nào nhân viên cũng sẵn sàng ngồi tại văn phòng để cung cấp tài liệu cho lãnh đạo. Chưa dừng lại ở đó bất kỳ lúc nào lãnh đạo công ty, cấp trưởng phòng, các giám đốc dự án, nhân viên kinh doanh cần xem thông tin hồ sơ dự án, đi gặp gỡ khách hàng thì phải yêu cầu gửi file tài liệu hoặc phải in bản cứng tài liệu liên tục…, biết bao chi phí in ấn, cơ hội kinh doanh tăng lên và gây tâm lý ức chế trong khi xử lý công việc.

– Hơn nữa, nếu máy tính chứa tài liệu quan trọng của công ty đặt tại văn phòng mà bị virus tấn công, phá hỏng ổ cứng. Nếu không phòng trước bằng cách đầu tư máy chủ và lưu lại dữ liệu trên đó thì dữ liệu sẽ bị phá hoại hết, không còn cách cứu chữa, gây thiệt hại lớn cho dự án

Hạn chế trong việc lưu trữ , quản lý và trao đổi các thông tin ghi chép thường ngày về dự án

Việc ghi chép những sự việc hàng ngày của tiến trình dự án là công việc rất cần thiết. Tuy nhiên việc lưu trữ những thông tin đó lại hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng. Khi cần sâu chuỗi các thông tin ghi chép thường ngày lại với nhau lại mới bắt đầu đi tìm lại từ các mảnh giấy hoặc cuốn sổ vừa mất thời gian thu thập lại nhiều khi thông tin bị rơi vãi nhiều làm ảnh hưởng đến việc đánh giá tình hình dự án.

Thực chất những khó khăn vừa đề cập trên chỉ là những yếu tố ngoại cảnh tác động, tuy nhiên nếu không được  xử lý kịp thời lại có thể gây ra hậu quả khôn lường. Vì vậy bài toán đặt ra các doanh nghiệp, ban quản lý dự án,… cần tìm hiểu một công cụ sẽ hỗ trợ, khắc phục những khó khăn trên một cách hiệu quả.

Và Phần mềm Quản lý thi công xây dựng công trình (iBom.PM) sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc cập nhật, kiểm soát, xử lý và tra cứu các thông tin về hồ sơ dự án một cách thông minh, hiệu quả, nhanh gọn. 

Ảnh Quản lý Hợp đồng trên phân hệ phần mềm quản lý thi công xây dựng công trình (iBom.PM)

Phần mềm quản lý thi công xây dựng iBom.PM mang tới những lợi ích thiết thực cho người sử dụng như:

– Phần mềm iBom.PM chạy trên môi trường web – based nên tại bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào người dùng đều có thể upload tài liệu và có thể nhận dữ liệu, xử lý dữ liệu tức thì thông qua hệ thống cảnh báo khi có hồ sơ dự án mới được gửi đến cho các cá nhân tham gia vào dự án. Tính phân quyền về tài liệu còn có thể chặt chẽ đến mức, đối với những tài liệu mật, tài liệu quan trọng thì người dùng hoàn toàn có thể chọn được các cá nhân cần chia sẻ thông tin.

– Việc lưu trữ và sắp xếp hồ sơ dự án rất đơn giản và khoa học. Trên phần mềm iBom người dùng hoàn toàn có thể tự tạo cho mình tủ hồ sơ theo mô hình phân cấp theo từng lớp. Từ đây hồ sơ trên iBom sẽ được lưu dưới dạng file đính kèm và nơi lưu trữ các hồ sơ này chính là phần “Hồ sơ công trình” và “Văn bản” liên quan tới công trình.

– Với cách làm này sẽ làm giảm chi phí in ấn rất nhiều cho văn phòng, ban quản lý dự án,… mỗi khi muốn tìm hiểu về hồ sơ dự án. Hơn thế nữa, việc sử dụng phần mềm iBom người dùng sẽ không lo mất dữ liệu nữa vì tất cả các thông tin này đã được lưu trữ tại máy chủ theo yêu cầu của người dùng cũng như góp phần làm tăng thêm phần mỹ quan cho văn phòng làm việc khi thay thế các tủ hồ sơ đồ sộ hoặc cũ kỹ ngày xưa.

– Tại “Hồ sơ công trình” trên iBom.PM còn mang tới một lợi ích rất hay đó là có sự liên kết giữa phần công việc, vụ việc, sự kiện liên quan đến dự án để người dùng tiện sâu chuỗi các thông tin và đưa ra góp ý, đánh giá chính xác và khách quan nhất.

Bạn có thể đọc để tìm hiểu đầy đủ các tính năng của phần mềm quản lý thi công xây dựng iBom.PM

Để trải nghiệm đầy đủ những tính năng nổi bật của phần mềm iBom, vui lòng ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ TẠI ĐÂY

Mọi thắc mắc, xin phản hồi về địa chỉ: contact@isoftco.com

Tin iBom