Một số bí quyết Quản lý Dự án thành công

Quản lý dự án diễn ra thường nhật với mọi hoạt động trong đời sống.Tuy nhiên tỷ lệ số lượng dự án bị thất bại chiếm rất cao. Thực tế xung quanh việc quản trị dự án sẽ có rất nhiều yếu tố tác động làm ảnh hưởng đến khả năng thành công của dự án.

Quản lý dự án diễn ra thường nhật với mọi hoạt động trong đời sống. Từ những dự án nhỏ như đầu tư mua sắm hàng hóa, thiết bị cho cá nhân tới các dự án của các đơn vị/ doanh nghiệp như dự án xây dưng công trình hạ tầng. Tuy nhiên tỷ lệ số lượng dự án bị thất bại chiếm rất cao. Thực tế xung quanh việc quản trị dự án sẽ có rất nhiều yếu tố tác động làm ảnh hưởng đến khả năng thành công của dự án. Trong bài này chúng tôi xin được chia sẻ một số bí quyết để cải thiện công tác quản trị dự án, tăng khả năng thành công của dự án:

Bí quyết giúp cải thiện công tác quản trị dự án

• 1. Tăng khả năng làm việc nhóm

Dự án có sự tham gia cộng tác của nhiều cá nhân để thực hiện một mục tiêu chung nào đó. Muốn dự án thực hiện trôi chảy, hoàn thành tiến độ thì công, yếu tố cần thiết là các thành viên trong nhóm phải xây dựng được cách làm việc nhóm khoa học, hiệu quả, tương trợ, chia sẻ công việc. Do vậy việc lựa chọn thành viên cho dự án rất quan trọng. Họ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm mà họ cần phải là những người có thể đóng góp những nhận định, và thông tin có ích cho dự án. Họ phải là những người có chuyên môn trong lĩnh vực hoạt động của dự án, họ sẽ là người sát cánh cùng bạn và các thành viên khác để cùng thực hiện một mục tiêu chung nhất là làm sao để có thể thực hiện dự án một cách thành công nhất. Tuy nhiên, do nhiều cá nhân cùng hoạt động trong một tập thể, cũng có đôi lúc sẽ xảy ra bất đồng ý kiến và việc của bạn người quản lý dự án đó là phải phân tích, tổn hợp ý kiến của cả nhóm để rồi thống nhất mà đạt được kết quả đồng thuận của các thành viên trong nhóm. Điều này thật sự không hề dễ dàng, nhất là khi các thành viên của nhóm bị phân bổ về thời gian và địa điểm công việc hoạt động khác nhau. Việc tụ họp lại để bàn bạc quả là vấn đề lớn.

• 2. Các hoạt động của dự án cần phải được lập kế hoạch rõ ràng và kết nối thông tin với nhau

Bạn cần phải lập kế hoạch, phân chia các đầu mục công việc một cách rõ ràng cho từng thành viên tham gia vào nhóm. Phải làm sao để bất kỳ lúc nào bạn cần soi vào dự án để kiềm tra dự án thì đều có được câu trả lời tức thì Phải làm những gì? Ai làm? Bao nhiêu? Khi nào? Làm như thế nào? Hoàn thành hay chưa?,…Một khi bạn đã vạch rõ được công việc và nhiệm vụ và quản lý tốt các thông tin thì bạn sẽ nắm bắt rõ tức thời từng bước đi của dự án một cách nhanh nhất và có thể kiếm soát dự án của mình giúp đi đúng hướng, đúng lịch trình đã đề ra ban đầu. Nếu có bất ký vấn đề phát sinh xảy ra bạn cũng có thể có cách giải quyết kịp thời, hỗ trợ cho các thành viên trong dự án để giảm thiểu tối đa dự án bị trậm trễ có thể xảy ra.

• 3. Quản lý dự án phải bắt buộc đúng deadline và có sự thúc giục về thời gian

Bởi vì mọi dự án đều có sự hạn chế về thời gian, tiền bạc và những nguồn lực khác. Nhà Quản trị dự án luôn phải chạy đua với thời gian trong việc đảm bảo tiến độ thi công dự án được thực hiện liên tục và đúng tiến độ. Do đó, người quản lý dự án phải có công cụ hỗ trợ để cho tất cả các thành viên trong dự án luôn nắm được tiến trình dự án và deadline của mình. Công cụ này khi đến thời điểm đã mặc định có thể cảnh báo, nhắc nhở cho người nhận nhiệm vụ biết để họ không bị quên thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Việc thường xuyên kiểm tra hiện trạng dự án, họp hành, nhắc nhở luôn luôn cần thiết.

• 4. Hãy ghi chép lại mọi thứ

Triển khai và thực thi dự án sẽ có rất nhiều yếu tố phát sinh từ nhỏ cho đến lớn. Việc ghi chép lại nguồn gốc gây ra yếu tố phát sinh và cách giải quyết các yếu tố này ra sao không những giúp bạn có thông tin để điều chỉnh trong toàn chu trình của dự án, có thể chia sẻ thông tin cho các thành viên khác nếu họ chưa kịp phát hiện ra mà còn là thông tin rất hữu ích phục vụ cho các dự án tiếp theo của bạn. Việc ghi chép là rất cần thiết nhưng bạn sẽ viết lại những thông tin đó qua phương tiện nào và lữu trữ vào đâu để tránh thất lạc thông tin?

Qua một số nội dung chia sẻ bí quyết trên, chắc hẳn các bạn đều nhận thấy sự cần thiết cần phải có một công cụ hỗ trợ cho công tác quản lý dự án. Nếu không có công cụ hỗ trợ thêm thì với khả năng và tiềm lực có hạn của mình nhà quản lý có giỏi đến đâu, có nhanh nhạy đến đâu cũng không thể đủ thời gian, đầu óc, tay chân để xử lý tất cả các vấn đề được. Khi ấy phần mềm Quản lý dự án chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giải quyết và giảm tải khối lượng công việc cho bạn đáng kể. Và hơn hết nó sẽ giúp cho bạn có thể quản lý dự án của mình một cách trôi chảy, khoa học, hiệu quả mà không chiếm nhiều thời gian của bạn.

Giải pháp phần mềm Điều hành và Quản lý Thi công công trình – iBom chính là một phần mềm trực tuyến hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị dự án, các thành viên tham gia vào dự án có thể giải quyết được những khó khăn có nêu ở trên:

• Dữ liệu trên iBom được đồng bộ và xuyên xuốt các phòng ban.
• Dữ liệu được cập nhật tức thời, một đầu vào cập nhật nhiều chỉ tiêu.
• Theo dõi chính xác doanh thu, sản lượng, tiến độ, chi phí.
• Giao việc, nhận việc trao đổi công việc trên phần mềm
• Lưu vết toàn bộ quá trình xử lý.
• Thông tin đầy đủ, kịp thời.
• Nhắc việc bằng nhiều hình thức.
• Công cụ lập kế hoạch, báo cáo và đánh giá hiệu quả.

….. và rất nhiều lợi ích thiết thực khác phục vụ cho công việc quản lý và điều hành dự án của bạn.
Để có thể trải nghiệm thực tế với những lợi ích ưu việt trên, vui lòng ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ TẠI ĐÂY

Mọi thắc mắc xin phản hồi về địa chỉ: contact@isoftco.com

Tin iBom