PHƯƠNG PHÁP LUẬN ST-235 CHO CHUYỂN ĐỔI SỐ

Tóm tắt
Tuy tính cấp thiết của chuyển đổi số đã rõ, nhưng do đây là vấn đề rất mới nên nội hàm của chuyển đổi số và tiến hành chuyển đổi số thế nào vẫn còn cần tiếp tục làm rõ. Bài này trình bày tóm tắt ST-235, một phương pháp luận mang tính hệ thống do các tác giả nghiên cứu và đề xuất. ST-235 đã được chia sẻ nhằm giúp quá trình chuyển đổi số ở nhiều lĩnh vực, cơ quan, địa phương, và doanh nghiệp.

Môi trường sống và làm việc của con người đang thay đổi nhanh chóng trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư và xu hướng chuyển đổi số diễn ra trên toàn cầu. Đại dịch Covid-19 và các biến động lớn toàn cầu, đã và đang tạo ra những thay đổi sâu sắc về cách sống, cách là việc của từng người, từng doanh nghiệp, từng địa phương, gọi chung là từng tổ chức. Tất cả các biến động trên đặt ra các thách thức lớn, đòi hỏi tổ chức phải nhanh chóng thay đổi mô hình hoạt động để thích nghi và chủ động chuyển đổi số để định vị lại bản thân trong một môi trường thực-số mới.

Từ thực tiễn tư vấn chuyển đổi số cho các doanh nghiệp, các tác giả nhận thấy hiện nay nhận thức về nhu cầu chuyển đổi số của cộng đồng nói chung đã cao. Tuy nhiên để chuyển đổi số một tổ thì cần làm những gì và làm thế nào lại là những câu hỏi chưa có câu trả lời rõ ràng. Nhận thức chung hiện nay vẫn coi chuyển đổi số là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), áp dụng vài công cụ AI hay IoT (xu hướng này thường được dẫn dắt bởi các công ty công nghệ) hay thậm chí đơn giản hơn chỉ là sử dụng thương mại điện tử hay sử dụng mạng xã hội công cộng để giao tiếp.

Thực ra, chuyển đổi số không chỉ là vấn đề công nghệ mà là sự thay đổi một cách sâu rộng mọi mặt hoạt động của tổ chức trên cơ sở tích hợp công nghệ số.
Công nghệ số với trọng tâm là dữ liệu và kết nối không còn đơn thuần là công cụ mà trở thành một hợp phần hữu cơ của hệ thống, là chất kết dính các tài sản vật lý và con người trong tổ chức để tạo thành một tổng thể thực-số thông minh hơn, hiệu quả hơn. Nói cách khác, chuyển đổi số là quá trình một tổ chức tự mình thay đổi để trở thành một tổ chức số, tổ chức “thông minh”.
Phương pháp luận ST-235 có thể áp dụng cho nhiều loại hình tổ chức khác nhau, và có thể được tóm tắt như sau:
Để thích ứng với môi trường hoạt động thực-số đang hình thành và phát triển nhanh chóng, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh trước mắt cũng như lâu dài, các tổ chức cần chuyển đổi số ba hợp phần chính yếu về hoạt động:

– Sản phẩm và dịch vụ theo hướng thông minh hóa, cá nhân hóa, nền tảng hóa.
– Quy trình hoạt động theo hướng tự động hóa và tối ưu hóa liên tục.
– Quản trị và quản lý theo hướng ra quyết định dựa trên dữ liệu, sử dụng các thành tựu của AI và khoa học dữ liệu.
Việc chuyển đổi số ba mặt hoạt động nêu trên dựa trên việc xây dựng và sử dụng hiệu quả năng lực dữ liệu và tạo lập kết nối mọi người, mọi vật của thế giới
thực trên môi trường số. Dữ liệu và kết nối nằm ở trung tâm của câu chuyện chuyển đổi số. Chuyển đổi số hoạt động đảm bảo an ninh, an toàn bao gồm sử dụng công nghệ số để nâng cao năng lực đối phó với các thách thức truyền thống trong môi trường thực thể (an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, trộm cắp, phá hoại…) và đối phó với các thách thức mới phát sinh do kết nối với môi trường số.

Để hiện thực hóa các hợp phần nêu trên của hệ sinh thái thực-số của tổ chức cần thay đổi ba hợp phần về các yếu tố chính của thành bại:
– Con người. Tổ chức số cần “con người số” với nhận thức, năng lực và văn hóa của tổ chức phù hợp với môi trường thực-số và cách thức hoạt động mới.
– Thể chế. Các sản phẩm, dịch vụ, cách thức kết nối mới đòi hỏi các quy định, chế độ, các tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp. Thể chế nội bộ là cái mà tổ chức cần chủ động thay đổi, trong khi đó hành lang pháp lý bên ngoài phụ thuộc vào phương thức quản lý nhà nước về kinh tế và xã hội.
– Công nghệ. Các dây chuyển công nghệ, máy móc trang thiết bị sản xuất cần được đổi mới theo hướng số hóa và có khả năng tích hợp vào hạ tầng công nghệ số. Bản thân hạ tầng công nghệ số cần được đầu tư thỏa đáng. Chuyển đổi số không chỉ là ứng dụng công nghệ số, tuy nhiên cần hiểu rằng không thể chuyển đổi số mà không đầu tư thỏa đáng cho hạ tầng công nghệ số.

Tóm lại, chuyển đổi số đòi hỏi tổ chức thiết kế lại theo tám hợp phần của hệ sinh thái thực-số của tổ chức. Đối chiếu thiết kế này với hiện trạng có thể chỉ ra một cách hệ thống những công việc cần tiến hành khi chuyển đổi số tổ chức.
Việc xác định được một cách hệ thống các công việc cần tiến hành khi chuyển đổi số tổ chức là quan trọng nhưng để chuyển đổi số thành công còn cần chú trọng đến cách thức tiến hành. Hai nguyên lý sau đây là nền tảng cho các hoạt động chuyển đổi số một cách đúng đắn.

Nguyên lý 1: Chuyển đổi số là quá trình tự thay đổi một cách hệ thống.

Có hai luận điểm: Một là sự tự thay đổi trong một quá trình, hai là thay đổi một cách hệ thống. Sự tự thay đổi trong chuyển đổi số luôn diễn ra trong một quá trình. Tính quá trình trước hết thể hiện ở việc chuyển đổi số không phải việc “dỡ” tổ chức ra và lắp ráp lại một lần là xong. Một tổ chức đang hoạt động không thể đơn giản ngừng lại để chuyển đổi số. Các vấn đề nâng cao nhận thức, năng lực, xây dựng văn hóa số cho tổ chức, việc thay đổi thể chế hiện hành cũng như việc đổi mới công nghệ đòi hỏi phải có thời gian.
Tính hệ thống trong quá trình tự thay đổi trước hết cần là sự đồng bộ trong việc thực hiện các hoạt động chính yếu của tổ chức (sản phẩm-dịch vụ số, quy trình vận hành số, quản trị-quản lý số), các thành phần của hệ thống (con người, thể chế và công nghệ) và an toàn an ninh mạng, việc dùng dữ liệu và kết nối hiệu quả, và đảm bảo an toàn an ninh mạng.

Nguyên lý 2: Chuyển đổi số là quá trình liên tục đổi mới sáng tạo với dữ liệu và kết nối
Chuyển đổi số là đi vào miền đất mới, không có hình mẫu để sao chép, do vậy đòi hỏi mức độ đổi mới sáng tạo rất cao, quá trình sáng tạo không có điểm dừng do môi trường hoạt động vốn luôn biến động và hiện đang biến động rất nhanh trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Năng lực đổi mới sáng tạo phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trước hết là con người với văn hoá đổi mới sáng tạo. Văn hoá đổi mới cần phải thấm nhuần từ người lãnh đạo cao nhất đến các thành viên của tổ chức, mọi người ai cũng phải hiểu và thích nghi với môi trường mới để thay đổi, mọi người ai cũng phải tìm cách khai thác được những cơ hội của môi trường thực-số để tạo ra thay đổi tích cực cho bản thân và cho cả tổ chức.

Khai thác dữ liệu và kết nối thường bắt đầu bằng một số việc phải làm ngay. Đó là tăng cường trong các hoạt động kết nối người-với-người, người-với-vật, và
vật-với-vật. Đó là xây dựng chiến lược dữ liệu của tổ chức, là cách và kế hoạch hành động để tạo và dùng dữ liệu nhằm đạt mục tiêu. Từ sự kết nối phong phú và một chiến lược dữ liệu hợp lý, đổi mới sáng tạo nhằm tới thông minh hoá ba nhóm hoạt động chính trong hệ sinh thái thực-số: thông minh hoá các sản phẩm và dịch vụ, thông minh hóa sản xuất, thông minh hoá quản trị-quản lý.

Ba cặp nguyên tắc của chuyển đổi số
Chuyển đổi số cần xác lập những nguyên tắc cơ bản– là các quan điểm, tư tưởng, quy định xuyên suốt toàn bộ quá trình chuyển đổi số đòi hỏi cả tổ chức và
mọi cá nhân phải tuân theo.
Nguyên tắc tổng thể là mọi bộ phận, mọi thành viên của tổ chức đều cần chuyển đổi số, tất cả đều cần thay đổi cách sống và cách làm việc của mình cũng như tham gia vào thay đổi cách làm việc của tổ chức mình.
Nguyên tắc toàn diện là mọi việc, mọi hoạt động của tổ chức đều cần được xem xét chuyển đổi. Việc chuyển đổi số một hoạt động sẽ tác động đến các hoạt
động khác, hiệu quả chung của chuyển đổi số thường chỉ đạt được khi chuyển đổi số một cách toàn diện.
Nguyên tắc đồng bộ nói rằng khi chuyển đổi số tổ chức cần đồng bộ với nỗ lực chuyển đổi số của môi trường bên ngoài (đồng bộ với môi trường hoạt động) và các nỗ lực chuyển đổi trong nội bộ cũng phải đồng bộ với nhau (đồng bộ không nhất thiết là đồng thời hay đồng loạt).
Nguyên tắc đột phá dựa trên nguyên lý coi chuyển đổi số là một quá trình.
Nguyên tắc 80/20 nói rằng thông thường 80% lợi ích do 20% nỗ lực mang lại. Việc lựa chọn những nội dung chuyển đổi số đòi hỏi đầu tư ít nhưng mang lại hiệu quả cao, có sức lan tỏa đối với các lĩnh vực khác phụ thuộc vào đặc điểm của từng tổ chức và là một việc quan trọng cần tiến hành trước khi bắt tay vào chuyển đổi số.
Nguyên tắc “chính chủ” nói rằng chuyển đổi số của tổ chức nào thì chính tổ chức đó phải tự tìm hiểu, tự xây dựng đề án và thực hiện. Nguyên tắc chính chủ không phủ định việc các tổ chức cần và có thể phối hợp với các chuyên gia, các nhà cung cấp dịch vụ để giúp chuẩn bị xây dựng đề án và thực hiện chuyển đổi số, như giúp đánh giá thực trạng hay tìm hiểu, tư vấn về công nghệ. Điều quan trọng là trong bất kỳ phương án nào, tổ chức làm chuyển đổi số cũng cần là người trực tiếp xây dựng đề án và thực hiện chuyển đổi số của mình.

Nguyên tắc lãnh đạo khẳng định ở đâu lãnh đạo nhận thức sâu sắc, quyết tâm rất cao, chiến lược và lộ trình rõ ràng, truyền được cảm hứng và nhiệm vụ đến mọi thành viên cũng như tổ chức thực hiện hiệu quả, thì ở đó chuyển đổi số mới có thể thành công. Chuyển đổi số là sự thay đổi quy mô lớn về tổ chức và cách thức hoạt động, về thay đổi phương thức kết nối với các đối tác chủ chốt của doanh nghiệp và tất cả các nội dung đó là trách nhiệm của người đứng đầu. Qua trải nghiệm thực tế, chỉ những tổ chức nào mà người đứng đầu hay tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo chuyển đổi số thì tổ chức đó mới có cơ hội thành công.

Năm vấn đề cốt lõi phải làm để thực hiện chuyển đổi số
Trong tám hợp phần của hệ sinh thái thực số có ba hợp phần mang tính cấu trúc của doanh nghiệp là con người, thể chế và công nghệ. Quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp là thay đổi ba hợp phần này để thông qua đó tạo ra sự thay đổi về ba mặt hoạt động, về năng lực dữ liệu và kết nối về đảm bảo an ninh an toàn theo định hướng mong muốn. Bởi vì đây là một quá trình chuyển đổi phức tạp nên việc quản lý sự thay đổi là rất quan trọng để đảm bảo chuyển đổi số thành công. Để quản lý sự thay đổi cần xây dựng được một lộ trình phù hợp và có cơ chế, công cụ để quản trị thực thi.
Như vậy năm vấn đề cốt lõi cần tiến hành đồng bộ để chuyển đổi số doanh nghiệp là con người, thể chế, công nghệ, lộ trình chuyển đổi và quản trị thực thi
(Hình 5).
Con người. Đối với con người có ba nội dung: nhận thức, năng lực số và văn hoá đổi mới sáng tạo. Nhận thức của con người là yếu tố quan trọng và quyết định nhất của chuyển đổi số. Nhận thức ở đây bao gồm nhận thức sâu sắc về việc phải chuyển đổi số và làm chuyển đổi số thế nào. Năng lực số của các cá nhân trong một tổ chức là các kiến thức và kỹ năng cần cho công việc của cá nhân đó trên môi trường số. Năng lực số của một tổ chức là năng lực làm việc nhóm với dữ liệu, với các nền tảng, quản trị tri thức, và khả năng thu nhận kiến thức, kỹ năng từ nguồn bên ngoài. Văn hóa đổi mới sáng tạo của một doanh nghiệp là khả năng chấp nhận cái mới, cái đột phá, chấp nhận mạo hiểm, sẵn sàng chia sẻ ý tưởng, kiến thức, kỹ năng, và dữ liệu giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần làm sao để văn hóa đổi mới sáng tạo ngấm sâu vào mỗi thành viên, mỗi người cần luôn tự hỏi có cách nào làm việc đang làm tốt hơn không và mạnh dạn đưa ra tập thể thảo luận.

Ở đây cần nhận thức con người là động lực của chuyển đổi số nhưng đồng thời cũng có thể là lực cản lớn nhất trong chuyển đổi số. Thể chế có thể được thiết kế lại, công nghệ có thể bỏ tiền ra mua nhưng nếu con người chưa có ý thức về tính tất yếu của sự thay đổi, không tự nâng cao năng lực bản thân, bổ túc các kỹ năng số cần thiết hay không xây dựng được văn hóa chia sẻ, văn hóa đổi mới sáng tạo thì chuyển đổi số doanh nghiệp không thể thành công.

Thể chế. Về thể chế cần thấy rõ là hầu hết các điều luật, quy trình, tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật hiện hành được xây dựng từ trước khi có môi trường số, nên rõ ràng việc xây dựng thể chế cho những thay đổi trên môi trường số là điều kiện cần của chuyển đổi số. Có thể nói nếu không có một thể chế phù hợp cho môi trường số, chuyển đổi số sẽ không thể thành công. Có ba vấn đề chính phải hoàn thiện thể chế. Một là hành lang pháp lý, ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền, cần tuân theo. Hai là tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đảm bảo cho sự kết hợp, kết nối và chia sẻ bên trong và bên ngoài, và mỗi tổ chức cần lựa chọn tuân thủ các tiêu chuẩn chung và xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn nội bộ của mình. Ba là định chế nội bộ, gồm các quy định của tổ chức dưới các dạng khác nhau cho hoạt động.

Trong chuyển đổi số, tổ chức có thể và cần phải sửa đổi lại các quy trình, các mẫu biểu báo cáo, các tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức nội bộ của mình cho phù hợp với tiến trình chuyển đổi số. Dấu hiệu dễ thấy nhất (và trên thực tế khá phổ biến) của tính không đồng bộ của thể chế nội bộ khi chuyển đổi số là sau khi đưa một hệ thống công nghệ vào hoạt động, nhân viên công ty bên cạnh trách nhiệm hoàn thành các mẫu biểu báo cáo cũ lại thêm một việc là nhập dữ liệu vào máy tính. Việc tăng tải thừa này dẫn đến nhân viên không muốn sử dụng hệ thống mới và tìm mọi lý do chính đáng và không chính đáng để biện minh cho việc không sử dụng hệ thống mới.

Công nghệ. Công nghệ số là một phần quyết định của chuyển đổi số. Việc đầu tư công nghệ cần tiến hành đồng bộ với tiến trình chuyển đổi số của doanh
nghiệp, tránh tình trạng đầu tư manh mún, không đáp ứng được yêu cầu nhưng đồng thời cũng tránh khuynh hướng đầu tư thái quá, đón đầu quá xa dẫn đến lãng phí nguồn lực do vòng đời công nghệ ngày càng ngắn. Lộ trình chuyển đổi. Mỗi hoạt động chuyển đổi số dù nhỏ dù lớn đều đòi hỏi xây dựng một lộ trình chi tiết. Thách thức lớn nhất trong chuyển đổi số tổ chức là quán tính của hệ thống, việc lựa chọn lộ trình một cách khéo léo là cần thiết để giảm bớt các lực cản không đáng có.

Quản trị thực thi. Lộ trình chi tiết là cơ sở để quản trị thực thi một cách hiệu quả, cụ thể ở đây là giao đúng người đúng việc, có yêu cầu tường minh đối với kết quả công việc, thời hạn và nguồn lực cụ thể được phép sử dụng, có đánh giá và thưởng phạt công minh theo kết quả công việc. Có thể nói không có một hệ thống quản trị thực thi hiệu quả thì thành bại của chuyển đổi số chỉ là chuyện may rủi. Một nội dung nữa của quản trị thực thi là đo đếm chính xác hiệu quả của bản thân hoạt động chuyển đổi số. Do chuyển đổi số không phải là một việc tiêu tiền mà là một phương thức đầu tư nên việc đo lường hiệu quả, đặc biệt là hiệu quả về mặt kinh tế là tối cần thiết đối với tổ chức.

3. Kết luận
Chuyển đổi số là thay đổi để thích nghi và phát triển trên môi trường thực-số. Điều kiện cần là người đứng đầu tổ chức phải lãnh đạo sự thay đổi này. Lãnh đạo là điều kiện cần, nhưng chưa đủ. Tổ chức còn phải biết cách làm. Hy vọng phương pháp luận ST-235 là một giải pháp cho chuyển đổi số của các tổ chức.

Tài liệu tham khảo chính
1. Hồ Tú Bảo, Nguyễn Huy Dũng, Nguyễn Nhật Quang (2020). Hỏi đáp về Chuyển đổi số. NXB Thông tin và Truyền thông.
2. Hồ Tú Bảo, Nguyễn Nhật Quang (2022). Chuyển đổi số thế nào. NXB Thông tin và Truyền thông.
3. Linsday Herbert (2020). Chuyển đổi số, Alpha book (bản dịch tiếng Việt từ Digital Transformation, Bloomsbury Publishing, 2017).
4. Marr B., (2019). Chiến lược Dữ liệu, NXB Tp Hồ Chí Minh (bản dịch tiếng Việt từ Data Strategy, Kogan Page, 2018).
5. Parker G.G., Alstyne M.W., Choudary S.P. (2017). Cuộc cách mạng nền tảng, Nhà xuất bản Công Thương (bản dịch tiếng Việt từ Platform Revolution Nhà xuất bản Công Thương, 2016).
6. David Rogers (2016) The digital transformation playbook. Bản dịch của Phạm Anh Tuấn, Cải tổ doanh nghiệp trong thời đại số. Nhà xuất bản tổng hợp TP Hồ Chí Minh 2019. Schwab K. (2018).
7. Siebel T.M. (2021). Chuyển đổi số: Sống sót và bứt phát trong kỷ nguyên sụp đổ hàng loạt. PACE Institute of Management (bản dịch tiếng Việt từ Digital
Transformation: survive and thrive in an era of mass extinction, RosettaBooks, 2019).
8. Siggelkow N., Terwiesch C. (2020). Chiến lược kết nối, Nhà xuất bản Công Thương, (bản dịch tiếng Việt từ Connected Strategy. Harvard Business School
Publishing, 2019).
9. Think Tank VINASA (2019). Việt Nam thời chuyển đổi số, NXB Thế giới.
10.Westerman G., Bonnet D., McAfee A. (2019). Số hóa doanh nghiệp: Từ chiến lược đến thực thi, NXB Công Thương (bản dịch tiếng Việt từ Leading Digital:
Turning Technology into Business Transformation, 2014).

Hồ Tú Bảo – Viện Nghiên cứu cao cấp về Toán
Nguyễn Nhật Quang – Viện Khoa học & Công nghệ VINASA