Kiểm soát Chi phí trong các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình

Theo quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, chi phí quản lý dự án là các chi phí cần thiết để chủ đầu tư tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng.

1. Kiểm soát chi phí giai đoạn trước xây dựng

Giai đoạn trước xây dựng được xác định, trong công tác lập và quản lý chi phí, là kể từ khi lập tổng mức đầu tư đến khi ký kết hợp đồng với nhà thầu thi công xây dựng công trình.
Kiểm soát chi phí trong tổng mức đầu tư: Công tác kiểm soát chi phí trong Tổng mức đầu tư (TMĐT) phải đảm bảo rằng tổng mức đầu tư được tính đúng, tính đủ và tạo tiền đề cho việc kiểm soát các thành phần chi phí ở bước sau. Để đạt được yêu cầu trên cần thực hiện các công việc:

• Kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư
  – Căn cứ trên tính chất kỹ thuật của công trình, yêu cầu công nghệ, mức độ thể hiện thiết kế để đánh giá.
  – Báo cáo Chủ đầu tư có ý kiến với tư vấn nếu cần thiết.
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của tổng mức đầu tư
  – Kiểm tra tính đầy đủ các thành phần chi phí tạo nên tổng mức đầu tư.
  – Kiến nghị với Chủ đầu tư về bổ sung, điều chỉnh chi phí.
  – Lập báo cáo đánh giá để chủ đầu tư xem xét.
• Lập kế hoạch chi phí sơ bộ TMĐT
  – Lập báo cáo đánh giá thay đổi giá trị TMĐT sau khi thẩm tra, thẩm định.
  – Lập kế hoạch chi phí sơ bộ TMĐT
• Xem xét đến sự hợp lý của các thành phần chi phí của tổng mức đầu tư khi chúng chịu sự tác động của các yếu tố diện tích sàn, hình dạng và vẻ thẩm mỹ của công trình,…
  Kiểm soát chi phí trong giai đoạn lập TMĐT là nhiệm vụ cần thiết vừa để đảm bảo độ chính xác trong quá trình lập vừa hỗ trợ linh động trước những biến động thường ảnh hưởng đến các yếu tố cấu thành nên TMĐT cần phải hiệu chỉnh phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

2. Kiểm soát chi phí trong việc đấu thầu và lựa chọn nhà thầu

Phải đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có giá dự thầu hợp lý. Cần phải:

• Kiểm tra gói thầu và các điều kiện liên quan đến chi phí trong hồ sơ mời thầu.
  – Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữa khối lượng hồ sơ mời thầu với khối lượng đo bóc ở giai đoạn trước.
  – Kiến nghi các hình thức hợp đồng, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan tới chi phí sử dụng trong Hợp đồng.
  – Dự kiến giá gói thầu trên cơ sở các điều kiện của hồ sơ mời thầu. Điều chỉnh nếu cần thiết.
• Chuẩn bị giá ký hợp đồng.
  – Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các nhà thầu. Kiến nghị chủ đầu tư xử lý…
  – Lập Báo cáo đánh giá kết quả kiểm tra, phân tích đề xuất.
  – Kiểm tra hợp đồng, kiến nghị các vấn đề cần đàm phán để tránh các vấn đề có thể gây phát sinh chi phí.

3. Kiểm soát chi phí trong giai đoạn thực hiện công trình

Giai đoạn thực hiện công trình được xác định là kể từ sau khi ký kết hợp đồng với nhà thầu thi công đến khi công trình được hoàn thành và thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình.
Kiểm soát chi phí trong thanh toán hợp đồng xây dựng phải bảo đảm giá trị thanh toán hợp đồng nằm trong giới hạn giá gói thầu hoặc không vượt kế hoạch chi phí đã xác định. Giai đoạn này cần xem xét:

– Căn cứ khối lượng dự toán, tiến độ thực hiện và điều kiện hợp đồng để kiểm tra, đối chiếu, so sánh khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán, phát hiện những bất hợp lý trong khối lượng đề nghị thanh toán của nhà thầu.
– Căn cứ vào các điều khoản về phương thức thanh toán, điều kiện thanh toán đã quy định trong hợp đồng và khối lượng hoàn thành (hoặc mốc tiến độ thanh toán) để kiểm tra giá trị đề nghị thanh toán, sự hợp lý của các khoản đề nghị thanh toán cho các nhà thầu và giá trị thanh toán cho các phần công việc phục vụ dự án và chi phí quản lý dự án.
– Kiểm tra và giám sát các thay đổi trong nội dung công việc cần thực hiện của dự án, các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, lập báo cáo đánh giá đề xuất xử lý phát sinh nếu có.
– Lập báo cáo tiến độ và giá trị thanh toán theo từng thời điểm đã xác định và đối chiếu với kế hoạch chi phí, kiến nghị xử lý khi xuất hiện khả năng giá trị thanh toán vượt kế hoạch chi phí đã xác định.

Quản lý chi phí đầu tư xây dựng trở thành vấn đề cần thiết, cấp bách và trọng tâm trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng mà bất kỳ chủ đầu tư nào cũng quan tâm. Ngoài các phương pháp kiểm soát chi phí phù hợp với đặc điểm, nội dung chi phí theo từng giai đoạn đã nêu ở trên thì Chủ đầu tư và Ban Quản lý dự án cần có thêm sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý dự án đầu tư để thu thập, tổng hợp, các số liệu và bảng biểu theo dõi chi phí công trình. Từ đó việc phân tích số liệu trên hệ thống phần mềm sẽ giúp Chủ đầu tư và Ban Quản lý dự án luôn theo sát và điều phối nguồn vốn hiệu quả.

Bằng kinh nghiệm triển khai và đáp ứng cho nhiều Chủ Đầu tư và Ban Quản lý Dự án trên cả nước, tiêu biểu như: Tập đoàn SunGroup, Công ty CP Tasco,…Phần mềm quản lý dự án đầu tư IBOM.IM là sự lựa chọn tin cậy cho doanh nghiệp để số hóa quy trình quản lý dự án đầu tư. IBOM.IM sẽ giúp chủ đầu tư có thể kiểm soát tốt và điều phối nguồn vốn hợp lý, là cơ sở để Chủ đầu tư có thể triển khai thành công dự án và đảm bảo tiến độ dự án.

Chắc hẳn Quý vị đang muốn khám phá chi tiết hơn về tính ứng dụng của phần mềm quản lý dự án đầu tư IBOM.IM giúp kiểm soát chi phí và điều phối nguồn vốn chủ đầu tư hiệu quả như thế nào? Vui lòng ĐĂNG KÝ TƯ VẤN để được hỗ trợ sớm nhất.