Các chỉ số KPI xây dựng thiết yếu để cải thiện lợi nhuận và năng suất

Trong ngành xây dựng, thành công của một dự án không chỉ được đo bằng việc hoàn thành đúng hạn hay nằm trong ngân sách. Dù các mục tiêu tài chính thường được xem là ưu tiên hàng đầu, nhưng chúng chỉ là một phần nhỏ trong bức tranh toàn cảnh về hiệu suất. Để đánh giá chính xác mức độ hiệu quả và tiến độ của dự án, các chỉ số KPI xây dựng (Key Performance Indicators) đóng vai trò thiết yếu. Những chỉ số này giúp các doanh nghiệp theo dõi sát sao tiến độ công việc, chất lượng thi công, năng suất lao động, mức độ an toàn và nhiều khía cạnh khác. Việc sử dụng KPI không chỉ giúp tăng lợi nhuận mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp xây dựng trong tương lai.

I. Chỉ số KPI xây dựng là gì?

Chỉ số KPI xây dựng (Key Performance Indicator) là các thước đo hiệu suất chính giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu quả trong quá trình triển khai các dự án xây dựng. Đây là công cụ quản lý quan trọng giúp định hướng hành động, đo lường tiến độ và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.

Theo định nghĩa từ Hiệp hội Quản lý Tài chính Xây dựng (CFMA), các KPI là “những dấu hiệu chính cho thấy doanh nghiệp có đang hoạt động theo đúng kế hoạch hay không”. Điều này đồng nghĩa với việc, khi doanh nghiệp theo dõi đúng và đầy đủ các chỉ số KPI xây dựng, họ có thể nắm bắt được trạng thái hiện tại của dự án, phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn, và điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Để hiểu rõ hơn về bản chất của chỉ số KPI, chúng ta có thể phân tích từng thành phần trong cụm từ viết tắt KPI:

• K – Key (Chính yếu): Đây là những số liệu mang tính then chốt, đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Không phải mọi dữ liệu đều là KPI – chỉ những chỉ số có giá trị quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án mới được xem là “key”.
• P – Performance (Hiệu suất): Phần này phản ánh cách doanh nghiệp thực hiện công việc như thế nào. Trong xây dựng, hiệu suất có thể được đo lường qua tiến độ thi công, chất lượng công trình, năng suất lao động hay khả năng tuân thủ ngân sách.
• I – Indicator (Chỉ số): Là những con số cụ thể, có thể đo lường được, như phần trăm hoàn thành, chi phí vượt ngân sách, hoặc tỷ lệ tai nạn lao động. Đây là dữ liệu định lượng giúp doanh nghiệp xác định trạng thái “tốt hay xấu” trong quá trình vận hành.

Phần mềm giúp quản lý đấu thầu chính xác hiệu quả IBOM.IS

II. Tại sao chỉ số KPI xây dựng lại quan trọng?

Trong ngành xây dựng, việc theo dõi chỉ số KPI xây dựng đóng vai trò giống như kiểm tra các chỉ số sức khỏe quan trọng ở con người như nhịp tim, huyết áp hay cholesterol. Những chỉ số này không chỉ phản ánh tình trạng hiện tại mà còn giúp dự báo và phòng tránh các rủi ro tiềm ẩn. Tương tự, KPI trong xây dựng không chỉ là công cụ đo lường mà còn là “hệ thống cảnh báo sớm”, giúp doanh nghiệp nhận diện kịp thời các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và chất lượng của dự án.

1. Đo lường “sức khỏe” tổng thể của dự án hoặc doanh nghiệp

KPI giúp xác định liệu một công trình đang triển khai có đúng hướng, đúng tiến độ và đúng ngân sách hay không. Bằng cách giám sát thường xuyên các chỉ số như năng suất lao động, chi phí thực tế so với kế hoạch, tỷ lệ sai sót hay mức độ an toàn lao động, nhà thầu có thể đưa ra quyết định chính xác để điều chỉnh kịp thời, tránh tổn thất không đáng có.

2. Cảnh báo sớm những rủi ro tiềm ẩn

Một trong những giá trị cốt lõi của việc áp dụng chỉ số KPI xây dựng là khả năng phát hiện sớm các vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ, nếu KPI chỉ ra tỷ lệ hoàn thành công việc thấp hơn so với dự kiến trong một khoảng thời gian nhất định, doanh nghiệp có thể điều tra nguyên nhân – có thể do thiếu nhân công, vật tư chậm trễ hay sai sót kỹ thuật – từ đó nhanh chóng có phương án xử lý.

3. So sánh hiệu suất nội bộ và với đối thủ cạnh tranh

KPI cũng là công cụ hiệu quả để doanh nghiệp so sánh hiệu suất giữa các phòng ban, dự án hoặc đơn vị thi công nội bộ. Bên cạnh đó, khi được chuẩn hóa, KPI còn hỗ trợ đối chiếu kết quả hoạt động của công ty với các doanh nghiệp khác trong ngành, giúp xác định được vị thế cạnh tranh trên thị trường.

4. Ý kiến từ các chuyên gia trong ngành xây dựng

Theo Ivana Tudja, Trưởng nhóm BIM & Kỹ thuật số tại Mace, việc theo dõi KPI cũng giống như việc giám sát các chỉ số y tế của cơ thể. “Tất cả chúng ta đều muốn biết nhịp tim của mình có ổn định không, cholesterol có ở mức an toàn không – và tương tự, bạn cũng cần biết liệu dự án của mình có đang theo đúng tiến độ và ngân sách hay không.” Bà nhấn mạnh rằng, KPI là công cụ thiết yếu để đo lường và cải thiện hiệu suất, đặc biệt trong bối cảnh dữ liệu ngày càng phong phú và có thể khai thác ở quy mô lớn nhờ công nghệ.

Các chỉ số KPI xây dựng thiết yếu để cải thiện lợi nhuận và năng suất

III. Hạn chế của việc chỉ dựa vào chỉ số tài chính trong đánh giá hiệu quả xây dựng

Mặc dù các chỉ số tài chính như lợi nhuận, chi phí và ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, nhưng nếu chỉ dựa vào chúng để đánh giá hiệu suất thì sẽ không đủ toàn diện, đặc biệt trong ngành xây dựng. Chỉ số KPI xây dựng ra đời để giải quyết chính điểm yếu này bằng cách bổ sung các khía cạnh phi tài chính như tiến độ thi công, an toàn lao động, năng suất đội ngũ và mức độ hài lòng của khách hàng.

1. Tài chính chỉ là kết quả cuối cùng, không phản ánh quá trình

Một trong những nhược điểm lớn của các chỉ số tài chính đơn lẻ là chúng chỉ thể hiện kết quả sau cùng – nghĩa là “đoán định” được những gì đã xảy ra, nhưng không giúp bạn điều chỉnh kịp thời những gì đang diễn ra. Có thể ví dụ bằng hình ảnh một chiếc bánh: lượng calo chỉ được tính khi chiếc bánh đã nướng xong, nhưng nó không thể nói lên quá trình nướng bánh có đúng nhiệt độ, đúng thời gian hay đúng công thức hay không.

Tương tự, một dự án có thể vẫn mang lại lợi nhuận, nhưng nếu đi kèm với nhiều sai sót kỹ thuật, thời gian bàn giao kéo dài, hoặc sự không hài lòng từ phía khách hàng, thì hiệu quả bền vững và uy tín thương hiệu sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

2. Rủi ro khi chỉ tập trung vào lợi nhuận và ngân sách

Một thực tế đáng lo ngại trong ngành xây dựng hiện nay là nhiều doanh nghiệp vẫn đặt ưu tiên hàng đầu vào mục tiêu tài chính ngắn hạn. Theo thống kê, có tới 43% công ty xây dựng tập trung vào kết quả tài chính ngắn hạn, thay vì quan tâm đến khả năng phục hồi, đổi mới quy trình hay phát triển nguồn lực lâu dài. Điều này dẫn đến việc bỏ qua các chỉ số KPI xây dựng thiết yếu như tỷ lệ tai nạn lao động, mức độ hao hụt vật liệu hay năng suất thi công theo từng giai đoạn.

Việc bỏ qua các chỉ số phi tài chính có thể khiến doanh nghiệp không nhận ra những “vết nứt” trong nội bộ và vận hành, làm suy yếu khả năng cạnh tranh trong dài hạn. Đó là lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện đại đang dịch chuyển trọng tâm sang các hệ thống KPI toàn diện hơn – nơi mà tài chính chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể.

Các chỉ số KPI xây dựng thiết yếu để cải thiện lợi nhuận và năng suất

IV. KPI về hiệu suất nhà thầu phụ – Đo lường hiệu quả hợp tác trong chuỗi xây dựng

Trong các dự án xây dựng hiện đại, nhà thầu phụ đóng vai trò không thể thiếu trong việc hoàn thành các hạng mục chuyên biệt như điện, nước, sơn, chống thấm, cơ điện,… Chính vì vậy, việc theo dõi chỉ số KPI xây dựng liên quan đến hiệu suất của nhà thầu phụ là vô cùng cần thiết để đảm bảo chất lượng tổng thể và tiến độ dự án.

Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn và đúng chất lượng

Đây là KPI cơ bản và quan trọng hàng đầu khi đánh giá một nhà thầu phụ. Chỉ số này phản ánh mức độ tin cậy và năng lực thực hiện công việc của họ theo yêu cầu:

• Hoàn thành đúng hạn: So sánh thời gian thực hiện thực tế với thời gian được giao trong kế hoạch tổng thể. Việc liên tục trễ tiến độ có thể ảnh hưởng dây chuyền đến các hạng mục khác.
• Đúng chất lượng: Đánh giá số lỗi phát sinh, tỷ lệ cần sửa chữa hoặc làm lại. Những nhà thầu phụ đạt tỷ lệ chất lượng cao sẽ giúp giảm thiểu chi phí khắc phục và gia tăng độ tin cậy trong hợp tác lâu dài.

Khả năng phối hợp và tuân thủ quy trình

Ngoài yếu tố kỹ thuật, KPI này đánh giá năng lực làm việc nhóm và tính chuyên nghiệp của nhà thầu phụ:

• Khả năng phối hợp với các đội thi công khác: Việc phối hợp hiệu quả giúp tránh chồng chéo công việc, xung đột về không gian thi công hoặc chậm tiến độ do thiếu thông tin.
• Tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn: Nhà thầu phụ cần tuân thủ các quy trình an toàn, quy định kỹ thuật và hệ thống kiểm soát chất lượng chung của dự án. Bất kỳ sự vi phạm nào cũng có thể kéo theo rủi ro pháp lý và ảnh hưởng uy tín nhà thầu chính.

Bài vietesn trên của IBOM cho ta thấy, trong một ngành công nghiệp có nhiều biến động và áp lực tiến độ như xây dựng, việc chỉ dựa vào các chỉ số tài chính để đo lường thành công là chưa đủ. Các chỉ số KPI xây dựng mang lại cái nhìn toàn diện hơn, giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với rủi ro, cải thiện quy trình và tối ưu hiệu suất. Khi được theo dõi và phân tích đúng cách, KPI không chỉ là công cụ đánh giá, mà còn là kim chỉ nam cho chiến lược phát triển lâu dài. Hãy bắt đầu xây dựng hệ thống KPI phù hợp ngay hôm nay để đưa doanh nghiệp của bạn tiến gần hơn tới những mục tiêu bền vững và hiệu quả vượt trội.