Những điểm lưu ý để hoạt động quản lý hợp đồng được hiệu quả

Giá trị hợp đồng xây dựng dựa trên giá trị dự toán ban đầu. Nhưng dự toán thường không chính xác tuyệt đối. Do đó, việc tính chênh lệch dự toán và điều chỉnh giá hợp đồng cho phù hợp là điều thường xuyên xảy ra trong các hợp đồng xây dựng công trình.

Bên cạnh đó, cùng một thời điểm, có quá nhiều hợp đồng đang được triển khai giữa chủ đầu tư và nhà thầu, nhà thầu với các đội giao khoán thi công dẫn đến người quản lý hợp đồng khó có thể theo dõi sát sao hết tình hình thực hiện của từng hợp đồng và dễ dẫn đến tình trạng xảy ra tranh chấp, xung đột hay mâu thuẫn giữa các bên do không thực hiện đúng như cam kết trong hợp đồng gây ảnh hưởng đến thời gian thực hiện hợp đồng cũng như tiến độ thi công công trình. Chính vì vậy, để giảm rủi ro hay những sự cố phát sinh ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình quản lý hợp đồng, ngay từ giai đoạn thiết lập hợp đồng thì doanh nghiệp(DN) cần chú ý một số điểm sau:

Phân công nhiệm vụ quản lý hợp đồng cho cá nhân cụ thể, rõ ràng

Để tránh tình trạng quản lý chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm thì DN cần phải phân công cụ thể từng cá nhân tham gia vào từng công đoạn của quá trình thực hiện hợp đồng từ soạn, dự thảo, thỏa thuận, kí kết cho đến thanh toán, bàn giao, thanh lý hợp đồng,…

Sắp xếp và lưu trữ hợp đồng theo danh mục, khoa học để tiện cho việc tìm kiếm

Sẽ vô cùng khó khăn khi quản lý cùng lúc một số lượng lớn các hợp đồng đang trong quá trình thực hiện. Do đó, cần có một sự phân loại, sắp xếp, lưu trữ hợp đồng hợp lý, khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm hợp đồng được nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.

Xem xét kĩ tính pháp lý của bản hợp đồng

Một hợp đồng đảm bảo tính pháp lý khi người kí kết có tư cách pháp nhân để có thể chịu trách nhiệm được với những điều khoản đã kí kết. Để tránh tình trạng rủi ro tranh chấp xảy ra khi hợp đồng kí kết với người chưa đủ thẩm quyền và chưa đủ cơ sở pháp lý để đưa ra pháp luật giải quyết thì đây là một vấn đề mà DN cần lưu ý trước khi thực hiện kí kết hợp đồng cần xem xét.

Tìm hiểu, đánh giá khả năng thực hiện hợp đồng của bên đối tác

Một vấn đề nữa mà DN cũng cần nghiên cứu để đảm bảo hợp đồng được thực thi đúng như yêu cầu thì DN cần nghiên cứu kĩ năng lực, khả năng thực hiện hợp đồng của đối tác. Một đối tác không có năng lực thực hiện hợp đồng đó thì việc ràng buộc bằng hợp đồng chỉ là sự lãng phí tiền bạc, thời gian và công sức cùng với những rủi ro về chất lượng, tiến độ thi công chưa kể những rủi ro tranh chấp hợp đồng xảy ra sau này. Do đó, việc đảm bảo được yếu tố này đã góp phần đảm bảo sự thành công của hợp đồng được kí  kết.

Cùng với đó, một công cụ, một giải pháp phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý, theo dõi hợp đồng được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn là rất cần thiết.

Phân hệ quản lý thi công công trình iBom.PM sẽ giúp DN bạn làm điều đó, với một quy trình quản lý khép kín theo vòng đời của dự án/công trình từ khi bắt đầu hình thành cho đến khi kết thúc sẽ là một giải pháp hoàn hảo để DN bạn có thể quản lý toàn bộ mọi hoạt động của công trình xây dựng và bao gồm cả việc hỗ trợ công tác quản lý hợp đồng với chủ đầu tư/nhà thầu/đội thi công.

Hình ảnh quản lý hợp đồng trên iBom.PM

iBom.PM hỗ trợ người dùng lập và quản lý danh mục hợp đồng tập trung, khoa học ngay trên phần mềm theo từng hình thức hợp đồng: giao thầu, nhận thầu; đã hoàn thành, đang triển khai,…rất dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm tra, theo dõi

Công việc trong hợp đồng được xác định theo dự toán đã được thiết lập và được duyệt trước đó trên phần mềm; đồng thời, giá trị hợp đồng được tự động tổng hợp từ dự toán chuyển sang và phần mềm sẽ tự động tính% giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng, thời hạn bảo lãnh, % giá trị giữ lại bảo hành và cho phép theo dõi quá trình xử lý(trình, duyệt) hợp đồng cũng như phụ lục hợp đồng…Điều này sẽ hỗ trợ đắc lực giúp cho người lập hợp đồng tiết kiệm thời gian lập hợp đồng mỗi khi có điều chỉnh lại dự toán.

Không chỉ dừng lại ở đó, chức năng Quản lý hợp đồng trên iBom.PM cho phép lập hồ sơ thanh toán và theo dõi chi tiết công việc trong hợp đồng.

Bên cạnh đó, với hệ thống cảnh báo nhắc nhở mỗi khi chuẩn bị đến những điểm dừng, những giai đoạn thanh toán, xác nhận khối lượng,…sẽ là một trong những tiện ích tuyệt vời hỗ trợ người quản lý hợp đồng kịp thời theo dõi và xem xét để có kế hoạch chuẩn bị, sắp xếp nguồn lực, công việc hợp lý giúp nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng.

Với việc liên kết với phân hệ điều hành công việc trong hệ thống giải pháp hỗ trợ quản lý và điều hành Doanh nghiệp trực tuyến iBom. Việc giao nhiệm vụ, phân công trách nhiệm sẽ tới đích danh từng cá nhân cụ thể trong từng giai đoạn thực hiện hợp đồng;  cùng với đó, tình hình thực hiện công việc như thế nào sẽ được kiểm soát và đánh gía một cách cụ thể và sát sao nhất giúp hạn chế những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong giai đoạn thực thi hợp đồng do quản lý lỏng lẻo.

Bạn có thể đọc để tìm hiểu về các chức năng đầy đủ của Phần mềm Quản lý thi công xây dựng công trình iBom.PM.

ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ PHẦN MỀM MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mọi góp ý, thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ: contact@isoftco.com