5 Mẹo để quản lý sự gián đoạn tại nơi làm việc trong đại dịch coronavirus

Đại dịch coronavirus đã mở rộng ranh giới về mức độ mà các tổ chức nghĩ rằng các chính sách linh hoạt tại nơi làm việc có thể kéo dài. Ngay cả các doanh nghiệp có văn hóa thiên về làm việc truyền thống hơn cũng đang hướng nhân viên làm việc từ xa với nỗ lực giữ cho nhân viên khỏe mạnh và làm chậm sự lây lan của vi rút.

Đối với các doanh nghiệp, sự gián đoạn tại nơi làm việc có thể không tránh khỏi. Các công ty quản lý hiệu quả sự gián đoạn đó sẽ có kết quả tốt không chỉ để duy trì hoạt động kinh doanh trong suốt thời gian bùng phát mà còn chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc khủng hoảng trong tương lai. Khi nhân viên đóng gói máy tính xách tay của họ để làm việc từ các địa điểm từ xa, các nhà lãnh đạo của công ty có thể đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa và hành vi nơi làm việc trực tuyến hiệu quả.

Sau đây là các mẹo để đảm bảo nhân viên có các công cụ và hỗ trợ cần thiết để làm việc đạt năng suất, hiệu quả và được kết nối trong khi làm việc từ xa.

1. Ưu tiên sức khỏe và thể trạng lên trên hết

Khi COVID-19 đang ngày càng lan rộng, ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp trong thời điểm khủng hoảng này phải là bảo vệ sức khỏe của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Nhiều doanh nghiệp/tổ chức đang thể hiện cam kết của họ trong việc làm chậm sự lây lan của virus bằng cách đóng cửa các cơ sở (hoặc các bộ phận) và triển khai một kế hoạch làm việc từ xa.
Trong khi doanh nghiệp quyết định cho một bộ phận nhân viên được làm việc tại ngôi nhà của họ, còn những nhân viên không thể thực hiện công việc của họ từ xa thì sao? Một số doanh nghiệp/ tổ chức đang cách ly các khu vực chức năng quan trọng phải tiếp tục hoạt động, cắt bỏ các không gian vật lý nơi những nhân viên đó có thể làm công việc của mình mà không cần tiếp xúc với những người khác.
Những biện pháp như vậy có vẻ cực đoan và chắc chắn sẽ bị giải tán khi không còn cần đến sự giãn cách xã hội nữa, nhưng một điều mà đại dịch đã nói rõ là tầm quan trọng của việc chú ý đến các vấn đề “xây dựng sức khỏe” như thông gió, lọc không khí, làm sạch và chuẩn bị cho việc quản lý cơ sở vật chất.

2. Xây dựng cơ sở hạ tầng phù hợp cho nơi làm việc ảo

Về cốt lõi, nơi làm việc ảo bao gồm nhiều yếu tố giống như nơi làm việc thực: nơi để cộng tác, chia sẻ ý tưởng và hoàn thành công việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể mất một nỗ lực để đảm bảo mỗi nhân viên có công nghệ cơ bản để hoạt động hiệu quả trong môi trường ảo đó: máy tính xách tay, VPN, hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp, điện thoại di động và WiFi tốc độ cao tại nhà.

Ngoài cơ sở hạ tầng cơ bản này, các tổ chức sẽ cần cung cấp quyền truy cập vào các công cụ cộng tác và giao tiếp phù hợp để làm việc ảo cùng nhau. Trước đây khi chủ doanh nghiệp thiết kế nơi làm việc, chủ doanh nghiệp thường thiết kế các khu vực lân cận để những người phải cộng tác ngồi gần nhau. Bây giờ chủ doanh nghiệp phải tìm cách tạo lại khái niệm vùng lân cận trực tuyến. Từ các ứng dụng nhắn tin và trò chuyện nội bộ đến việc ứng dụng các giải pháp quản trị trực tuyến để trang bị cho nhân viên các công cụ giao tiếp và xử lý công việc từ xa.

3. Chống lại các hố năng suất / tương tác với các sáng kiến văn hóa ảo

Trong một thực tế mới khi làm việc tại nhà với ít tương tác trực tiếp trong vài ngày có thể khiến một số người cảm thấy bị cô lập, điều này có thể làm giảm cả năng suất và mức độ tương tác.

Các tổ chức phải nỗ lực chủ động để chống lại những tác động này, thực hiện các bước để đảm bảo nhân viên vẫn cảm thấy được kết nối ngay cả khi họ không ở gần nhau. Những buổi nói chuyện cà phê ảo, giờ vui vẻ hoặc câu lạc bộ sách, cùng với trò chơi và xã hội hóa dựa trên hình đại diện có thể giúp nhân viên cảm thấy được sự kết nối nhiều hơn. Chúng có thể không phải là sự thay thế hoàn hảo cho các phòng chờ, quán cà phê và các sự kiện cộng đồng thực tế như trước thời kỳ giãn cách nhưng chúng có thể giúp duy trì ý thức cộng đồng cho đến khi cuộc sống trở lại bình thường.

Khi bạn nghĩ về cách củng cố văn hóa tổ chức, điều quan trọng là phải thừa nhận nhiều thách thức mà nhân viên sẽ phải đối mặt trong quá trình giãn cách xã hội do dịch bệnh COVID-19. Một nhân viên hướng ngoại, độc thân làm việc một mình trong căn hộ nhỏ có thể cảm thấy cô đơn sâu sắc, hoặc trường hợp trong khi cha mẹ đang làm việc có thể phải chịu áp lực lớn trong việc chăm sóc con nhỏ hoặc quản lý việc học ở nhà vào giữa ngày làm việc của họ. Do đó, mong muốn / khả năng tham gia các sự kiện văn hóa ảo của họ có thể khác nhau, nhưng tất cả nhân viên đều có thể hưởng lợi từ các cuộc gọi điện thoại hoặc video thường xuyên với nhóm trực tiếp của họ về các vấn đề liên quan đến công việc và các công cụ cộng tác kỹ thuật số giúp làm việc cùng nhau dễ dàng hơn.

4. Khám phá các địa điểm làm việc thay thế ngoài nhà và văn phòng

Trong một số trường hợp, nhân viên sẽ không thể đến văn phòng công ty như bình thường, nhưng làm việc tại nhà không phải là một lựa chọn — vì bản chất vai trò của một cá nhân quá nhạy cảm để được thực hiện ở một địa điểm không an toàn, họ cần quyền truy cập thiết bị hoặc chương trình không thể truy cập từ xa, hoặc vì môi trường gia đình của họ không thuận lợi cho công việc.

Đó là lý do tại sao một số doanh nghiệp/tổ chức đang đánh giá các địa điểm làm việc thay thế, chẳng hạn như các trung tâm làm việc chung đã được khử trùng. Nếu bạn đang xem xét một lựa chọn như vậy, điều quan trọng là phải hiểu rõ về các quy trình và lịch trình vệ sinh của trung tâm cũng như ai có quyền sử dụng cơ sở này. Về lâu dài, nhiều doanh nghiệp/tổ chức có thể thấy giá trị của việc xây dựng một mạng lưới các địa điểm làm việc thay thế, nơi nhân viên có thể làm việc hiệu quả trong các tình huống khẩn cấp.

5. Coi giao tiếp như một con đường hai chiều

Thông tin liên lạc rõ ràng là điều cần thiết để cung cấp sự minh bạch trong thời gian thay đổi nhanh chóng này. Thiết lập các giao thức và hướng dẫn để truyền đạt thông tin cho nhân viên và các đối tác kinh doanh về các kế hoạch ứng phó với sự bùng phát dịch bệnh. Hệ thống quản trị doanh nghiệp nội bộ có thể dùng như một cách để nhân viên truy cập vào bất kỳ thông tin nào họ đang tìm kiếm về các chính sách và thông tin cập về dịch bệnh COVID-19.

Nhận thức rằng nhân viên sẽ có nhiều lo ngại về tác động không chỉ đến ngày làm việc của họ mà còn về những tác động lâu dài đối với nền kinh tế và công việc của họ. Thông báo sớm và thường xuyên về tác động của đại dịch đối với doanh nghiệp của bạn và những kỳ vọng đối với nhân viên trong giai đoạn này, đồng thời thiết lập các kênh phản hồi cho những nhân viên có mối quan tâm và thắc mắc.

Chúng tôi, Công ty Phần mềm Trí Tuệ (ISOFTCO) đã làm việc với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các tập đoàn lớn để giúp họ áp dụng thành công Giải pháp Quản trị và Điều hành doanh nghiệp – IBOM.OS, nhằm giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đặc biệt phù hợp với phương thức làm việc từ xa.
Nói chuyện ngay với chúng tôi ngay hôm nay nếu bạn muốn TÌM HIỂU THÊM về giải pháp IBOM.OS .