Quản lý chi phí chính xác hiệu quả cho các dự án xây dựng

Quản lý chi phí hiệu quả là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của mỗi dự án xây dựng. Đặc biệt, trong một môi trường cạnh tranh và đầy rủi ro như hiện nay, việc kiểm soát chi phí không chỉ giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ mà còn đảm bảo được chất lượng công trình và hiệu quả tài chính. Việc áp dụng các phương pháp quản lý chi phí chính xác và hiệu quả giúp các nhà quản lý dự án (QLDA) theo dõi, dự đoán và điều chỉnh kịp thời, giảm thiểu các chi phí phát sinh ngoài dự kiến, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và mang lại lợi nhuận cao nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các phương pháp quản lý chi phí hiệu quả cho các dự án xây dựng, cùng với sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm tiên tiến giúp nâng cao hiệu quả công việc.

I. Quản lý chi phí dự án là gì?

Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management – PCM) là quá trình ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo rằng dự án có thể được hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép. Quản lý chi phí không chỉ là một phần của dự án mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của dự án đó. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý dự án phải có khả năng dự báo chính xác chi phí, thiết lập ngân sách hợp lý và theo dõi sát sao chi phí trong suốt quá trình thực hiện.

Mục tiêu chính của quản lý chi phí là xử lý các chi phí trực tiếp và gián tiếp, kiểm soát chúng trong phạm vi ngân sách của dự án. Việc kiểm soát chi phí giúp ngăn chặn tình trạng vượt ngân sách và đảm bảo nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả.

II. Các loại chi phí của dự án

Chi phí trong một dự án xây dựng có thể được phân loại thành các nhóm chính: chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và chi phí quản lý điều hành. Mỗi loại chi phí có đặc điểm và cách thức quản lý riêng biệt, cần được xác định rõ ràng ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.

Chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp là các chi phí liên quan trực tiếp đến các hoạt động cụ thể trong dự án. Đây là những chi phí mà nhà quản lý có thể trực tiếp xác định và phân bổ cho từng gói công việc hoặc hoạt động trong dự án. Các khoản chi phí trực tiếp bao gồm:

Chi phí nhân công (lương và các khoản phụ cấp cho đội ngũ công nhân, kỹ sư, quản lý dự án…).
Chi phí nguyên vật liệu (cát, sỏi, xi măng, thép, gỗ…).
Chi phí máy móc và thiết bị (thuê máy, chi phí vận hành, bảo trì…).
Những khoản chi phí này có thể được tính toán rõ ràng từ đầu dự án và theo dõi sát sao trong suốt quá trình thi công.

Chi phí gián tiếp

Chi phí gián tiếp là những chi phí không trực tiếp gắn liền với một hoạt động cụ thể trong dự án nhưng vẫn cần thiết để hỗ trợ toàn bộ quá trình thi công. Các chi phí gián tiếp thường được ước tính dựa trên tỷ lệ phần trăm nhất định của chi phí trực tiếp. Ví dụ như:

Chi phí quản lý dự án (phí cho các quản lý cấp cao, phòng ban quản lý chung).
Chi phí vận hành văn phòng (thuê văn phòng, điện nước, bảo hiểm…).
Chi phí khấu hao thiết bị, công cụ và vật tư.

Mặc dù không dễ dàng theo dõi, nhưng các khoản chi phí gián tiếp này cũng đóng vai trò quan trọng và cần được kiểm soát chặt chẽ.

Chi phí quản lý và điều hành chung

Chi phí này không trực tiếp liên quan đến một dự án cụ thể mà là chi phí chung của công ty, như chi phí marketing, chi phí hệ thống thông tin, chi phí quản lý của các bộ phận khác (kế toán, nhân sự…). Những chi phí này cần được phân bổ hợp lý cho từng dự án.

III. Nhiệm vụ chính trong quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án là một phần quan trọng trong việc đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả về mặt tài chính. Dưới đây là những công việc chính trong quy trình này:

– Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management): Đây là bước thiết lập các chính sách, quy trình và tài liệu để định hướng việc lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát chi phí trong suốt vòng đời dự án. Quy trình này giúp xây dựng một khung quản lý tài chính rõ ràng, đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả.

– Ước lượng chi phí (Estimate Cost): Ước lượng chi phí là quy trình xác định số tiền cần thiết để hoàn thành các công việc trong dự án. Bằng cách phân tích từng hoạt động, từ nhân lực, nguyên vật liệu đến các nguồn lực khác, quy trình này giúp xác định chính xác chi phí dự kiến, tránh phát sinh không cần thiết.

– Lập kế hoạch ngân sách (Determine Budget): Việc lập kế hoạch ngân sách là quá trình tổng hợp tất cả các chi phí ước tính của các hoạt động trong dự án để tạo ra một kế hoạch tài chính tổng thể. Kế hoạch ngân sách này sẽ cung cấp một “đường cơ sở chi phí” (cost baseline) – cơ sở để so sánh và đánh giá hiệu quả chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.

– Kiểm soát chi phí (Control Costs): Quy trình này bao gồm việc giám sát tình hình chi phí thực tế so với kế hoạch, phát hiện các sai lệch và thực hiện các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết. Mục tiêu của kiểm soát chi phí là đảm bảo dự án không vượt ngân sách, giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo tiến độ chi phí được thực hiện đúng với kế hoạch ban đầu.

IV. Các phương pháp quản lý chi phí dự án xây dựng hiệu quả

Quản lý chi phí là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Việc quản lý tốt chi phí giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Dưới đây là một số phương pháp quản lý chi phí hiệu quả trong các dự án xây dựng:

Lập biểu đồ doanh thu – chi phí theo thời gian

Phương pháp này hỗ trợ nhà quản lý dự án theo dõi sát sao tiến độ thực hiện, cũng như so sánh sự khác biệt giữa doanh thu – chi phí thực tế và ngân sách dự kiến. Biểu đồ doanh thu – chi phí thường được biểu diễn dưới dạng đồ thị, thể hiện chi phí tích lũy đã dự trù trong khoảng thời gian thi công dự án.

Chi phí vật tư, thiết bị: Việc phân bổ chi phí vật tư và thiết bị dựa trên định mức tiêu hao trong quá trình thực hiện các hạng mục công việc.
Chi phí chuẩn bị: Khoản chi phí này bao gồm huy động và giải động, phụ thuộc vào quy mô, tiến độ, cũng như đặc thù văn hóa và lịch sử của nhà thầu. Để phân bổ hiệu quả, nhà quản lý dự án cần nắm rõ biện pháp, trình tự và phương thức thi công của dự án.
Chi phí rủi ro: Trước khi phân bổ, cần xác định và đánh giá cụ thể các rủi ro có thể xảy ra, đồng thời xây dựng danh sách biện pháp giảm thiểu. Điều này giúp định lượng chi phí phù hợp cho từng loại rủi ro.
Chi phí quản lý: Danh sách chi tiết về nhân sự và mức lương theo từng tháng giúp xác định chính xác chi phí quản lý dự án trong từng giai đoạn.
Chi phí khác: Gồm các khoản như văn phòng phẩm, điện, tư vấn, bảo lãnh… Nhiều khoản chi phí có thể được chia đều trong suốt thời gian thi công, dựa trên giá trị dự trù ban đầu và tính chất không đồng đều.

Tiến độ chi tiết từng hạng mục giúp xác định chính xác giá trị thanh toán tại các thời điểm, dựa trên điều khoản hợp đồng (như thời gian thanh toán, khoản giữ lại và khấu trừ tạm ứng).

Việc nắm rõ dòng thu/chi của dự án là nền tảng để hoạch định chính sách tài chính, bao gồm đề xuất tạm ứng, thời gian thanh toán hay điều chỉnh điều khoản với nhà thầu phụ. Dòng tiền ổn định ở mức dương giúp nhà thầu duy trì sự chủ động trong quản lý hiệu quả dự án.

Cập nhật chi phí và tiến độ giải ngân dự án

Trong giai đoạn đầu quản lý chi phí, nhà thầu cần xác định rõ dòng thu và dòng chi để đưa ra các quyết định phù hợp. Tiếp theo, phải liên tục cập nhật tình hình thực tế, bao gồm các khoản thu và chi của dự án.

Quản lý các khoản chi: Cần lập biểu mẫu chi tiết ghi lại từng khoản chi phí của dự án, tính tổng để xác định giá trị dòng chi chính xác. Tương tự, các khoản thu cũng cần được ghi nhận cụ thể.
Xử lý thông tin: Một trong những thách thức lớn hiện nay là lượng dữ liệu lớn nhưng thông tin hữu ích lại hạn chế, gây nhiễu và khó kiểm soát chi phí.

Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống biểu mẫu tiêu chuẩn, đồng thời mã hóa chi phí để thống nhất giữa các phòng ban như công trường, kỹ thuật và kế toán. Điều này giúp nhà quản lý dự án dễ dàng phân loại chi phí, giảm thiểu nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả quản lý. Hệ thống tiêu chuẩn hóa không chỉ giảm tải công việc mà còn hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí toàn diện hơn.

Đánh giá hiệu quả chi phí dự án

Khi đã tổng hợp đầy đủ các giá trị dòng tiền theo kế hoạch và dòng tiền thực tế theo chi phí tại một thời điểm, nhà quản lý dự án cần tiến hành đánh giá “sức khỏe” của dự án tại thời điểm đó. Việc xác định chính xác tình trạng tài chính và hiệu quả chi phí giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, tránh lãng phí và đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách. Đây là một tiêu chí quan trọng giúp kiểm soát được tiến độ, chi phí và đảm bảo tính khả thi trong các giai đoạn tiếp theo của dự án.

Việc đánh giá thường xuyên tình trạng dự án theo dòng tiền sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về hiệu quả sử dụng nguồn lực và giúp đưa ra các quyết định chiến lược cho các giai đoạn tiếp theo.

Sử dụng phần mềm quản lý chi phí các dự án xây dựng chính xác và hiệu quả

Việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí trong các dự án xây dựng mang lại nhiều lợi ích, giúp tối ưu hóa việc kiểm soát tài chính, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong suốt quá trình thi công. Các phần mềm này không chỉ giúp theo dõi chi phí, mà còn cung cấp các công cụ hỗ trợ ra quyết định kịp thời, tránh được các sai sót tài chính và giúp tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý.

Phần mềm IBOM.FIN là công cụ quản lý chi phí hiệu quả dành cho các dự án xây dựng. Dưới đây là các tính năng nổi bật của phần mềm này:

Biểu đồ theo dõi dòng tiền:

Biểu đồ theo dõi dòng tiền thu: Giúp kiểm soát dòng thu nhập từ dự án.
Biểu đồ theo dõi dòng tiền chi: Theo dõi chính xác các khoản chi trong quá trình thực hiện dự án.

Tạm ứng và thanh toán nội bộ:

Đề nghị tạm ứng: Quản lý và giám sát các yêu cầu tạm ứng trong dự án.
Đề nghị hoàn ứng: Kiểm soát và phê duyệt các yêu cầu hoàn ứng.
Phê duyệt theo quy trình nội bộ: Các bước phê duyệt được thực hiện tự động và tuân theo quy trình nội bộ đã thiết lập.

Tích hợp với quản lý công việc:

Quản lý thu/chi qua quỹ tiền mặt/tiền gửi ngân hàng: Theo dõi và quản lý dòng tiền chi tiêu từ các nguồn tài chính dự án.
Tích hợp với các phân hệ khác: Phần mềm liên kết với các phân hệ như công trình, cung ứng, giúp tổng hợp thông tin từ các bộ phận khác nhau.
Áp dụng quy trình duyệt chi: Xác nhận và kiểm tra chi tiêu trước khi thực hiện.

Quản lý tiền vay và tiền gửi:

Hợp đồng tiền vay, tiền gửi: Giám sát các hợp đồng vay và gửi tiền trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Khế ước nhận nợ và ký quỹ: Cung cấp các công cụ theo dõi các cam kết tài chính như vay nợ và ký quỹ.
Tài sản đảm bảo: Quản lý tài sản đảm bảo trong các khoản vay và bảo lãnh.

Quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra:

Tập hợp hóa đơn đầu vào: Kiểm soát và tổng hợp các hóa đơn chi phí của dự án.
Cung cấp dữ liệu kiểm soát vật tư: Kiểm tra và theo dõi vật tư cung cấp dựa trên định mức nhận thầu.

Báo cáo tổng hợp:

Tổng hợp thu/chi theo các khoản mục: Cung cấp báo cáo chi tiết về dòng thu và chi của từng khoản mục chi phí.
Tổng hợp tồn quỹ: Giám sát tình hình tài chính và quỹ của dự án.
Theo dõi hợp đồng vay/khế ước nhận nợ: Cung cấp báo cáo về các hợp đồng vay và nợ của dự án.
Theo dõi hợp đồng tiền gửi: Quản lý các hợp đồng gửi tiền trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Phần mềm IBOM.FIN giúp nhà quản lý dự án không chỉ kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ tối ưu hóa các quy trình tài chính, từ đó đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong quản lý dự án xây dựng. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý chi phí các dự án xây dựng, vui lòng liên hệ hotline 0966 615 152 để được hỗ trợ nhanh chóng!

Lời kết

Quản lý chi phí chính xác và hiệu quả không chỉ giúp các dự án xây dựng hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách mà còn nâng cao uy tín của nhà thầu và sự hài lòng của khách hàng. Việc áp dụng các phương pháp quản lý chi phí tiên tiến, kết hợp với công nghệ phần mềm hỗ trợ như IBOM.FIN, sẽ giúp nhà quản lý dự án không chỉ kiểm soát chi phí mà còn tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tài chính. Một chiến lược quản lý chi phí tốt sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công và phát triển bền vững của mỗi dự án xây dựng.