Hình thức quản lý dự án hiệu quả tối ưu cho các doanh nghiệp

Quản lý dự án xây dựng không chỉ đơn giản là giám sát tiến độ mà còn liên quan đến việc lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, kiểm soát chi phí và chất lượng trong suốt quá trình thực hiện. Hình thức quản lý dự án phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp đạt được sự thành công trong việc hoàn thành các công trình xây dựng đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chi phí. Bài viết này sẽ phân tích các hình thức quản lý dự án phổ biến và cách doanh nghiệp có thể áp dụng chúng để nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý dự án.

I. Quản lý dự án là gì?

Theo định nghĩa trong Luật Xây dựng năm 2014, quản lý dự án là việc áp dụng các kỹ năng, kiến thức, công cụ và kinh nghiệm để thực hiện các công việc nhằm lập kế hoạch, phương pháp và tổ chức thực hiện các mục tiêu của dự án. 

Quản lý dự án bao gồm việc điều phối các hoạt động, nguồn lực và thời gian nhằm đạt được kết quả theo kế hoạch đề ra. Mỗi dự án đều có các yêu cầu riêng về thời gian, nhân lực và tài chính, do đó, việc quản lý hiệu quả sẽ giúp đạt được mục tiêu mà không phát sinh chi phí hay rủi ro không đáng có.

Phần mềm quản lý xây dựng công trình chính xác hiệu quả

II. 4 hình thức quản lý dự án phổ biến

Quản lý dự án là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của các dự án đầu tư xây dựng. Tùy vào quy mô và tính chất của dự án, chủ đầu tư có thể lựa chọn một trong những hình thức quản lý phù hợp. Dưới đây là một số hình thức quản lý dự án phổ biến được áp dụng trong thực tế:

1. Hình thức quản lý dự án trực tiếp bởi chủ đầu tư

Hình thức này được nhiều chủ đầu tư lựa chọn khi họ có đủ năng lực chuyên môn và có thể kiểm soát toàn bộ tiến trình của dự án từ đầu đến cuối. Việc quản lý trực tiếp có thể được chia thành hai hình thức sau:

Hình thức 1: Sử dụng bộ máy nội bộ của chủ đầu tư

Trong trường hợp này, chủ đầu tư sẽ sử dụng các bộ phận chuyên môn của mình, như các phòng ban hoặc đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, để thực hiện các công việc liên quan đến quản lý dự án. Chủ đầu tư sẽ thông qua các quyết định chính thức để giao nhiệm vụ và quyền hạn cho từng phòng ban hoặc cá nhân cụ thể. Các hoạt động quản lý như giám sát tiến độ, kiểm tra chất lượng công trình và quản lý chi phí sẽ do bộ phận này phụ trách.

Hình thức 2: Thành lập ban quản lý dự án

Trong trường hợp chủ đầu tư không muốn sử dụng bộ máy sẵn có, họ có thể thành lập một ban quản lý dự án riêng biệt. Ban này sẽ bao gồm các chuyên gia có đầy đủ năng lực về mặt chuyên môn, pháp lý và nghiệp vụ để đảm bảo các yêu cầu của dự án được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng. Ban quản lý dự án sẽ thực hiện các nhiệm vụ như giám sát công trường, phối hợp với các nhà thầu, kiểm tra các yếu tố kỹ thuật,và báo cáo tình hình cho chủ đầu tư.

2. Sử dụng dịch vụ quản lý dự án bên ngoài

Đây là một hình thức quản lý dự án theo hướng thuê các bên thứ ba hoặc một chủ nhiệm dự án để thực hiện công tác quản lý thay chủ đầu tư. Hình thức này thường được áp dụng trong các trường hợp chủ đầu tư không có đủ năng lực hoặc kinh nghiệm trong việc quản lý dự án.

Có hai loại hình quản lý dự án theo hợp đồng được áp dụng:

– Tư vấn quản lý dự án theo hợp đồng

Chủ đầu tư sẽ ký hợp đồng với một tổ chức tư vấn để họ thực hiện một phần hoặc toàn bộ công tác quản lý dự án. Tổ chức tư vấn này có thể là một công ty tư vấn chuyên nghiệp có năng lực về quản lý dự án và họ sẽ giám sát tiến độ, chi phí, chất lượng của dự án.

– Ban quản lý dự án chuyên ngành

Trong một số trường hợp, dự án sẽ được giao cho các cơ quan chức năng như Bộ, Ủy ban Nhân dân tỉnh hoặc các ban ngành chuyên trách quản lý. Những cơ quan này sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và triển khai các hoạt động liên quan đến dự án.

3. Giao toàn bộ công việc cho nhà thầu (Chìa khóa trao tay)

Giao toàn bộ công việc cho nhà thầu là hình thức mà chủ đầu tư sẽ giao toàn bộ trách nhiệm cho nhà thầu thực hiện từ A đến Z. Theo hình thức này, chủ đầu tư chỉ cần cung cấp ngân sách và lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực theo các tiêu chuẩn pháp lý quy định. Sau đó, nhà thầu sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc triển khai và thực hiện dự án, từ việc tổ chức thi công, giám sát chất lượng đến việc hoàn thành công trình đúng thời gian và yêu cầu.

4. Hình thức quản lý dự án tự thực hiện

Đây là hình thức mà chủ đầu tư sẽ sử dụng các nguồn lực của mình để thực hiện và hoàn thành dự án. Chủ đầu tư sẽ tổ chức thành lập một ban quản lý dự án chuyên trách, có nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến thi công, giám sát và kiểm tra chất lượng công trình. Trong quá trình thực hiện, chủ đầu tư sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.

Hình thức này yêu cầu chủ đầu tư phải có đầy đủ năng lực về chuyên môn và kỹ thuật để giám sát, điều phối công việc. Chủ đầu tư sẽ phải trực tiếp giám sát mọi hoạt động và đảm bảo các vấn đề liên quan đến vật liệu xây dựng, tiến độ thi công và các yếu tố kỹ thuật được thực hiện đúng quy định.

TOP 7 phần mềm quản lý nhân lực tự động tốt nhất hiện nay

III. Cách lựa chọn hình thức quản lý dự án phù hợp

Lựa chọn hình thức quản lý dự án phù hợp là yếu tố quyết định đến sự thành công của một dự án. Việc lựa chọn này cần căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau từ quy mô dự án, năng lực của chủ đầu tư, tính chất và yêu cầu của dự án cho đến nguồn vốn và thời gian thực hiện. Dưới đây là các yếu tố quan trọng giúp chủ đầu tư lựa chọn hình thức quản lý dự án phù hợp:

1. Quy mô và tính chất của dự án

Quy mô và tính chất của dự án là yếu tố đầu tiên cần xem xét khi lựa chọn hình thức quản lý dự án. Các dự án có quy mô lớn, yêu cầu kỹ thuật cao và sự phối hợp giữa nhiều bên thường phù hợp với hình thức quản lý trực tiếp hoặc giao cho nhà thầu theo hình thức chìa khóa trao tay. Những dự án này đòi hỏi sự chuyên môn và khả năng quản lý chặt chẽ, trong khi các dự án có quy mô nhỏ hoặc dự án cộng đồng có thể lựa chọn hình thức tự thực hiện hoặc thuê bên thứ ba.

2. Năng lực của chủ đầu tư

Năng lực chuyên môn và tài chính của chủ đầu tư là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn hình thức quản lý dự án. Nếu chủ đầu tư có đủ năng lực về mặt chuyên môn và tài chính, họ có thể thực hiện quản lý dự án trực tiếp hoặc tự thực hiện dự án. Ngược lại, nếu chủ đầu tư thiếu kinh nghiệm và tài chính, việc thuê các dịch vụ quản lý dự án chuyên nghiệp là một sự lựa chọn hợp lý.

3. Nguồn vốn và phương thức tài trợ

Nguồn vốn và cách thức tài trợ cho dự án sẽ ảnh hưởng đến hình thức quản lý dự án. Dự án sử dụng vốn nhà nước, ngân sách công hoặc vốn vay từ các tổ chức quốc tế thường yêu cầu phải có các quy trình quản lý rõ ràng, do đó hình thức thuê bên thứ ba hoặc giao cho nhà thầu theo hình thức chìa khóa trao tay sẽ phù hợp hơn. Các dự án sử dụng vốn tư nhân hoặc vốn của các công ty có thể linh hoạt hơn trong việc lựa chọn các hình thức quản lý dự án.

4. Thời gian thực hiện dự án

Thời gian hoàn thành dự án là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn hình thức quản lý. Nếu dự án yêu cầu thời gian thực hiện nhanh chóng, việc giao trách nhiệm cho một nhà thầu theo hình thức chìa khóa trao tay hoặc thuê bên thứ ba sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho chủ đầu tư và đẩy nhanh tiến độ. Nếu chủ đầu tư có thời gian linh hoạt hơn, họ có thể áp dụng các hình thức như quản lý trực tiếp hoặc tự thực hiện.

5. Yêu cầu về chất lượng và kiểm soát

Chất lượng của dự án và khả năng kiểm soát là yếu tố không thể bỏ qua. Các dự án yêu cầu kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và tính toán chi tiết sẽ phù hợp với hình thức quản lý trực tiếp hoặc tự thực hiện. Còn các dự án yêu cầu một mức độ kiểm soát chặt chẽ về tiến độ nhưng không quá phức tạp về mặt kỹ thuật, chủ đầu tư có thể lựa chọn thuê bên thứ ba để giám sát và thực hiện các công tác quản lý.

6. Rủi ro và khả năng ứng phó

Rủi ro trong quá trình thực hiện dự án có thể là yếu tố quyết định đến việc lựa chọn hình thức quản lý. Các dự án có rủi ro cao hoặc yêu cầu xử lý các yếu tố không lường trước sẽ cần sự tham gia của các nhà thầu chuyên nghiệp hoặc các tổ chức tư vấn. Khi đó, hình thức chìa khóa trao tay hoặc thuê bên thứ ba sẽ giúp chủ đầu tư giảm thiểu rủi ro.

Tóm lại, việc lựa chọn hình thức quản lý dự án phù hợp đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Chủ đầu tư cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như quy mô dự án, năng lực chuyên môn, nguồn vốn, thời gian thực hiện, yêu cầu về chất lượng và rủi ro để đưa ra quyết định đúng đắn. Mỗi hình thức quản lý đều có ưu điểm và nhược điểm riêng và lựa chọn đúng hình thức sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro cho dự án.

Phần mềm quản lý dự án đơn giản hiệu quả cao

IV. Giải pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng IBOM.IS

Quản lý dự án đầu tư xây dựng luôn đòi hỏi sự chính xác và khả năng kiểm soát chặt chẽ ở nhiều khía cạnh. Một trong những thách thức lớn trong quá trình triển khai nhiều dự án cùng lúc là khó khăn trong việc theo sát các thủ tục pháp lý, giám sát tiến độ, kiểm soát chi phí và dòng tiền, cũng như khó khăn trong việc quyết toán vốn dự án.

Giải pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng IBOM.IS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho Chủ đầu tư và các Ban quản lý dự án, giúp theo sát mọi công tác, từ thủ tục pháp lý cho đến kiểm soát chi phí và nguồn vốn một cách hiệu quả. IBOM.IS không chỉ giúp duy trì sự liên kết giữa các nhóm công tác mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý dự án.

Một số tính năng nổi bật của IBOM.IS bao gồm:

– Hỗ trợ theo dõi và quản lý toàn bộ các hồ sơ pháp lý liên quan đến dự án, đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp lý trong suốt quá trình triển khai dự án.

– Lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ của từng công đoạn trong dự án, từ đó dễ dàng phát hiện và điều chỉnh kịp thời khi có sự sai lệch so với kế hoạch.

– Hỗ trợ lập và quản lý tổng mức đầu tư (TMĐT) cho dự án, kiểm soát chi phí dự án theo đúng TMĐT đã được phê duyệt, giúp tránh lãng phí và phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

– Hỗ trợ xây dựng và theo dõi kế hoạch dòng tiền cho dự án, đảm bảo nguồn vốn được sử dụng hợp lý và đáp ứng đủ yêu cầu về tài chính trong từng giai đoạn thi công.

– Quản lý toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu, từ việc đăng ký tham gia đấu thầu, tổ chức đấu thầu đến việc lựa chọn nhà thầu phù hợp dựa trên các tiêu chí đánh giá chi tiết và minh bạch.

– Quản lý hợp đồng với nhà thầu, thực hiện thanh quyết toán và giải ngân nguồn vốn cho các công đoạn của dự án theo đúng quy trình, giúp đảm bảo tài chính của dự án được kiểm soát chặt chẽ.

– Theo dõi và cảnh báo khi chứng thư bảo lãnh gần hết hạn, giúp tránh rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

– Theo dõi và quản lý các công việc thi công tại hiện trường, đảm bảo các công tác được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu.

– Quản lý và theo dõi vật tư A cấp, đảm bảo vật tư quan trọng luôn có đủ số lượng và chất lượng theo yêu cầu dự án.

– Tập hợp và phân loại chi phí của dự án một cách chính xác, đồng thời hỗ trợ quyết toán vốn dự án hiệu quả, giảm thiểu sai sót trong các báo cáo tài chính.

– Hỗ trợ chủ đầu tư và ban quản lý dự án điều hành, chỉ đạo các công việc thi công và đảm bảo mọi công việc đều được thực hiện theo đúng kế hoạch và quy định.

– Cung cấp các báo cáo quản trị chi tiết về tình hình tài chính, tiến độ và hiệu quả của dự án, giúp các chủ đầu tư và các bên liên quan có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định đúng đắn.

IBOM.IS mang lại nhiều tính năng tiện ích và hữu hiệu giúp chủ đầu tư và các ban quản lý dự án dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ, chi phí, nguồn vốn cũng như chất lượng thi công. Với sự hỗ trợ của IBOM.IS, việc triển khai và quản lý các dự án xây dựng trở nên đơn giản, chính xác và hiệu quả hơn, từ đó góp phần đảm bảo sự thành công của dự án. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp, vui lòng liên hệ hotline 0966 615 152 để được hỗ trợ nhanh chóng.