Quản lý vật tư hiệu quả bằng phần mềm IBOM.MS

Trong ngành xây dựng, vật tư đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chúng không chỉ là nguồn lực thiết yếu để thi công các công trình mà còn chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí xây dựng. Do đó, việc quản lý vật tư một cách hiệu quả là một yêu cầu tất yếu đối với các nhà thầu để tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả công trình. 

Một trong những giải pháp hữu hiệu giúp nhà thầu quản lý vật tư trong xây dựng chính là phần mềm IBOM.MS, một công cụ mạnh mẽ có khả năng kết nối từ định mức vật tư công trình cho đến quy trình yêu cầu, đặt hàng từ nhà cung cấp và xuất vật tư cho quá trình thi công.

I. Khó khăn trong việc quản lý vật tư thi công xây dựng

Việc quản lý vật tư trong thi công xây dựng luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong ngành. Có nhiều yếu tố khiến công tác này trở nên phức tạp và đụng phải khó khăn, cụ thể là:

Công trình phân tán tại nhiều địa điểm khác nhau

Các công trình xây dựng thường không chỉ tập trung tại một địa điểm mà còn có thể phân tán ở nhiều vị trí khác nhau, từ các công trường lớn đến các dự án nhỏ rải rác khắp nơi. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát lượng vật tư, vì đội ngũ nhân viên phải quản lý vật tư ở nhiều nơi với các đặc điểm và điều kiện khác nhau.

Định mức vật tư thay đổi liên tục

Trong suốt quá trình thi công, định mức vật tư có thể thay đổi nhiều lần do nhiều yếu tố như thay đổi thiết kế, sai sót trong việc đo đạc khối lượng vật tư hay phát sinh yêu cầu từ các nhà thầu phụ. Việc điều chỉnh định mức vật tư trong các giai đoạn khác nhau là điều không thể tránh khỏi, nhưng nó cũng làm cho việc kiểm soát vật tư trở nên rất khó khăn, khiến doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng thiếu hụt hoặc thừa vật tư.

Thiếu thông tin giữa các công trường và công ty

Một vấn đề lớn là sự thiếu thông tin kịp thời giữa các công trường và bộ phận quản lý ở công ty. Việc thông báo về tình hình vật tư có thể bị chậm trễ hoặc không được cập nhật thường xuyên, khiến cho các quyết định liên quan đến mua sắm, phân phối hay điều phối vật tư không được thực hiện đúng thời điểm, dẫn đến sự thiếu hụt hoặc lãng phí.

Quy trình quản lý chưa rõ ràng và thiếu quyết liệt

Một số doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình quản lý vật tư rõ ràng và hiệu quả hoặc nếu có quy trình, thì việc thực hiện và tuân thủ không được chặt chẽ. Việc này dễ dẫn đến tình trạng sai sót trong công tác quản lý vật tư, từ việc yêu cầu mua sắm không chính xác, đến việc kiểm soát không đầy đủ trong suốt quá trình thi công.

Nhân sự chưa được đào tạo bài bản

Đội ngũ nhân sự trong các công ty xây dựng chưa được đào tạo một cách bài bản và chuyên sâu về các quy trình quản lý vật tư. Điều này làm giảm tính tuân thủ và hiệu quả công việc. Khi nhân viên không nắm vững các quy định và quy trình, việc giám sát và theo dõi vật tư trở nên lỏng lẻo, dễ dẫn đến các sai sót trong việc nhập, xuất, bảo quản vật tư.

Ứng dụng công nghệ số chưa đầy đủ

Mặc dù công nghệ số hiện nay có thể giúp tối ưu hóa rất nhiều quy trình quản lý vật tư, nhưng không phải tất cả các công ty xây dựng đều đã áp dụng công nghệ một cách hiệu quả. Một số doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng phần mềm quản lý vật tư hoặc nếu có, họ lại chưa chọn được phần mềm phù hợp với tính chất công việc đa dạng và phức tạp của ngành xây dựng.

Báo cáo công nợ chính xác nhất bằng phần mềm IBOM.SCM

II. Quy trình chung trong quản lý vật tư thi công xây dựng

Quy trình quản lý vật tư thi công trong ngành xây dựng thường bao gồm các bước cơ bản sau:

– Công trường yêu cầu vật tư: Việc yêu cầu vật tư được thực hiện theo định mức đã được xác định trước đó cho từng công trình, đồng thời căn cứ vào tiến độ thi công của công trình. Các trưởng công trình sẽ đưa ra yêu cầu về số lượng vật tư cần thiết, đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu thi công.

– Công ty kiểm tra yêu cầu và tồn kho: Sau khi nhận yêu cầu, bộ phận quản lý tại công ty sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho tại công trường để xác định xem lượng vật tư hiện có có đáp ứng được nhu cầu hay không. Nếu không, họ sẽ tính toán và đề xuất số lượng cần mua thêm.

– Phòng cung ứng thực hiện mua hàng: Bộ phận cung ứng sẽ thực hiện công việc mua sắm vật tư, bao gồm liên hệ với các nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, so sánh giá và chất lượng sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và ký kết hợp đồng mua bán.

– Nhà cung cấp giao hàng: Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cấp sẽ giao hàng tới công trường. Các vật tư sẽ được kiểm tra, nhập kho và sắp xếp theo đúng yêu cầu. Việc giao nhận phải được thực hiện đúng tiến độ để đảm bảo không gián đoạn trong quá trình thi công.

– Đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp: Sau khi nhận đủ vật tư, phòng cung ứng sẽ đề xuất thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

– Xuất vật tư thi công: Khi công trình yêu cầu sử dụng vật tư, các vật tư này sẽ được xuất kho và đưa vào sử dụng cho thi công. Việc kiểm soát xuất vật tư cần được thực hiện chặt chẽ để tránh lãng phí hoặc thất thoát.

– Công trường kiểm kê tồn kho định kỳ: Mỗi công trường cần thực hiện việc kiểm kê tồn kho định kỳ, đối chiếu số lượng vật tư thực tế với số liệu trên sổ sách để phát hiện các sự cố, sai sót hoặc cần điều chỉnh kịp thời.

– Thống kê vật tư cuối công trình: Sau khi công trình hoàn thành, doanh nghiệp sẽ thống kê lại toàn bộ vật tư đã mua, sử dụng và so sánh với định mức ban đầu. Điều này giúp đánh giá tính hiệu quả trong việc sử dụng vật tư, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến cho các dự án sau.

Tranh chấp xây dựng – Giải quyết tranh chấp xây dựng như thế nào?

III. Quản lý vật tư thi công công trình hiệu quả với phần mềm IBOM.MS

Trong ngành xây dựng, việc quản lý vật tư là một công đoạn quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công và chất lượng công trình. Phần mềm quản lý vật tư IBOM.MS được nghiên cứu và phát triển để giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư, từ lập kế hoạch cho đến việc kiểm soát vật tư thi công.

Dưới đây là một số tính năng chính của phần mềm quản lý vật tư IBOM.MS:

Lập và quản lý bảng công việc BOQ cho chủ đầu tư

Phần mềm IBOM.MS cho phép lập bảng công việc (BOQ) chi tiết cho từng công trình, giúp chủ đầu tư và các bên liên quan dễ dàng theo dõi khối lượng và định mức vật tư cần thiết cho các công đoạn thi công. Bảng BOQ không chỉ giúp xác định rõ ràng số lượng vật tư cần thiết mà còn giúp lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng giai đoạn của công trình.

Quản lý định mức vật tư thi công BOM

Định mức vật tư là một yếu tố quan trọng trong quản lý vật tư thi công. Phần mềm IBOM.MS cho phép quản lý định mức vật tư cho từng công trình dựa trên thiết kế và yêu cầu thi công cụ thể. Việc này giúp công ty xây dựng kiểm soát được việc sử dụng vật tư, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa trong quá trình thi công.

Phần mềm quản lý dự án đơn giản hiệu quả cao

Kiểm soát yêu cầu vật tư theo định mức

Phần mềm giúp kiểm soát chính xác yêu cầu vật tư theo định mức đã được xác định từ trước. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng nhận diện và điều chỉnh kịp thời nếu có sự thay đổi trong yêu cầu vật tư, đảm bảo công trình luôn có đủ vật tư cần thiết để triển khai đúng tiến độ mà không gặp phải tình trạng thiếu hoặc thừa vật tư.

Điều phối vật tư phục vụ các công trình

Với IBOM.MS, việc điều phối vật tư từ kho đến các công trình trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm cung cấp tính năng theo dõi và phân phối vật tư đến các công trường theo yêu cầu, đảm bảo sự linh hoạt và chính xác trong công tác điều phối. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc vận chuyển vật tư.

Yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp

Phần mềm tích hợp tính năng yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp vật tư, giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng vật tư đúng yêu cầu cho công trình.

So sánh giá và tự lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi nhận được các báo giá từ nhà cung cấp, phần mềm cho phép doanh nghiệp so sánh các mức giá và điều kiện giao hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn được đối tác cung cấp vật tư với giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, góp phần giảm chi phí cho dự án.

Kiểm soát vật tư thi công

Phần mềm giúp giám sát vật tư thi công một cách chặt chẽ. Mọi thay đổi về số lượng vật tư xuất kho, tình trạng tồn kho hoặc các vật tư đã sử dụng sẽ được cập nhật kịp thời vào hệ thống. Điều này giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin vật tư một cách chính xác, từ đó dễ dàng kiểm soát và tối ưu hóa việc sử dụng vật tư trong suốt quá trình thi công.

Theo dõi tiến độ cung ứng vật tư

Phần mềm IBOM.MS cũng giúp theo dõi tiến độ cung ứng vật tư một cách chi tiết và chính xác. Các nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra được tình trạng cung ứng vật tư tại từng công trường, đảm bảo rằng vật tư được cung cấp đúng hạn và không ảnh hưởng đến tiến độ thi công.

Quản lý hợp đồng, thanh quyết toán, giải ngân hợp đồng cung ứng

Phần mềm IBOM.MS hỗ trợ quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp, từ khi ký kết hợp đồng cho đến thanh toán và quyết toán hợp đồng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính, đồng thời quản lý chặt chẽ các giao dịch mua bán vật tư.

Báo cáo và thống kê tổng hợp vật tư thi công công trình

IBOM.MS cung cấp các báo cáo và thống kê tổng hợp về vật tư thi công, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả trong việc sử dụng vật tư. Các báo cáo này có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình vật tư của tất cả các công trình, giúp ra quyết định chính xác và kịp thời.

Lời kết

Với những tính năng nổi bật, IBOM.MS là một giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp xây dựng quản lý vật tư thi công công trình hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và lãng phí, từ đó nâng cao năng suất và đảm bảo tiến độ thi công. Để được tư vấn chi tiết về các tính năng và cách triển khai phần mềm IBOM một cách hiệu quả, vui lòng liên hệ hotline 0966 615 152 để được hỗ trợ nhanh chóng!