Tính toán chi phí dự án trong xây dựng: Hướng dẫn đầy đủ dành cho nhà thầu

Tính toán chi phí dự án trong xây dựng là yếu tố sống còn quyết định lợi nhuận, khả năng đấu thầu và sự bền vững của doanh nghiệp trong một ngành vốn có biên lợi nhuận rất thấp. Khi mỗi dự án đều khác nhau về phạm vi, nhân công, vật liệu và rủi ro, việc chỉ nhìn vào báo cáo tài chính tổng thể là không đủ. Doanh nghiệp cần một phương pháp theo dõi chi phí chi tiết đến từng công việc, từng hạng mục, để biết chính xác tiền đang được chi cho đâu và hiệu quả ra sao. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào bản chất của việc tính toán chi phí dự án trong xây dựng, cách triển khai đúng chuẩn, những lợi ích thực tế mang lại cho quản lý dòng tiền, đấu thầu và kiểm soát rủi ro, cũng như vai trò của các giải pháp số như IBOM trong việc biến dữ liệu chi phí thành lợi thế cạnh tranh.

Tính chi phí công việc là gì trong xây dựng?

Tính chi phí công việc là phương pháp quản lý tài chính chuyên sâu, trong đó mọi khoản chi phí phát sinh được phân bổ và theo dõi cho từng công việc hoặc từng hạng mục riêng lẻ trong một dự án xây dựng. Thay vì gộp chung chi phí cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc dự án, cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp nhìn rõ bức tranh tài chính thực tế của từng công việc, từ đó kiểm soát lợi nhuận, dòng tiền và rủi ro hiệu quả hơn.

Tính giá thành theo từng công việc là gì?

Tính giá thành theo từng công việc là quá trình ghi nhận, phân loại và phân bổ chi phí như nhân công, vật liệu, thiết bị, nhà thầu phụ và chi phí chung cho một công việc hoặc hạng mục cụ thể. Mỗi công việc được xem như một đơn vị độc lập về tài chính, cho phép nhà thầu xác định chính xác chi phí thực tế và hiệu quả kinh tế của từng phần việc trong dự án.

Vì sao tính chi phí công việc lại quan trọng trong xây dựng?

Mỗi dự án xây dựng đều có phạm vi thi công, điều kiện hiện trường và cơ cấu chi phí khác nhau. Nếu chỉ sử dụng các phương pháp kế toán tổng quát, doanh nghiệp rất khó xác định nguồn lợi nhuận hoặc nguyên nhân thua lỗ đến từ đâu. Tính chi phí công việc giúp phân bổ từng đồng chi phí cho đúng dự án, đúng hạng mục, từ đó hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn trong đấu thầu, điều chỉnh ngân sách và kiểm soát hiệu suất thi công.

Tính chi phí công việc hoạt động như thế nào?

Trong thực tế, mỗi dự án được thiết lập như một trung tâm chi phí riêng, tương tự một doanh nghiệp thu nhỏ. Dự án sẽ bao gồm các mã chi phí và loại chi phí tương ứng, cho phép ghi nhận chi tiết từng khoản chi và doanh thu phát sinh. Nhờ đó, nhà thầu có thể dễ dàng so sánh chi phí dự toán với chi phí thực tế, xác định công việc nào đang mang lại lợi nhuận và công việc nào tiềm ẩn nguy cơ vượt ngân sách—những thông tin rất khó nhận ra nếu chỉ nhìn vào kết quả tổng thể của toàn bộ dự án.

4 sự thật bất ngờ về AI và bản sao kỹ thuật số trong xây dựng

Lợi ích của việc tính giá thành theo từng dự án trong quản lý chi phí gián tiếp xây dựng

Khi được triển khai đúng cách, tính giá thành theo từng dự án không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát chi phí trực tiếp mà còn mang lại giá trị rất lớn trong việc quản lý chi phí gián tiếp – yếu tố thường bị bỏ sót nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Thay vì nhìn vào bức tranh tài chính tổng thể, phương pháp này cho phép nhà thầu bóc tách chi phí theo từng công trình, từng giai đoạn, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và chủ động hơn.

Xác định lợi nhuận dự án một cách chính xác

Phương pháp tính giá thành theo dự án giúp nhà thầu đánh giá rõ ràng mỗi công trình đang mang lại lợi nhuận hay thua lỗ bằng cách đối chiếu toàn bộ chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp với doanh thu thực tế. Ngoài vật liệu và nhân công, các chi phí ẩn như tiền thuê văn phòng, điện nước hay khấu hao thiết bị cũng được phân bổ đầy đủ cho từng dự án.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhận ra rằng một số loại hình công việc – chẳng hạn các dự án cải tạo theo yêu cầu – luôn đạt biên lợi nhuận ổn định, trong khi những hạng mục sửa chữa nhỏ chỉ vừa đủ hòa vốn sau khi trừ chi phí cố định. Thông tin này giúp nhà thầu ưu tiên lựa chọn các dự án có hiệu quả tài chính cao hơn.

Kiểm soát ngân sách và quản lý chi phí hiệu quả hơn

Với hệ thống tính toán chi phí dự án, chi phí được theo dõi theo thời gian thực thay vì đợi đến khi công trình hoàn thành mới tổng hợp. Điều này giúp người quản lý nhanh chóng phát hiện các dấu hiệu vượt ngân sách và can thiệp kịp thời.

Ví dụ, nếu giữa chừng dự án cho thấy chi phí thuê thiết bị đang cao hơn dự kiến, nhà thầu có thể chủ động đàm phán lại hợp đồng, điều chỉnh thời gian sử dụng hoặc phân bổ lại nguồn lực. Việc kiểm soát sớm giúp giảm thiểu rủi ro đội chi phí và bảo vệ biên lợi nhuận.

Nâng cao độ chính xác khi lập dự toán và đấu thầu

Mỗi dự án được theo dõi bằng phương pháp tính giá thành đều góp phần tạo nên kho dữ liệu lịch sử chi phí có giá trị. Theo thời gian, những dữ liệu này hỗ trợ đội ngũ lập dự toán xây dựng báo giá chính xác và cạnh tranh hơn, dựa trên số liệu thực tế thay vì ước lượng cảm tính.

Chẳng hạn, khi đã nắm rõ chi phí xây dựng một công trình văn phòng trước đó, doanh nghiệp có thể tự tin định giá cho dự án tương tự trong tương lai. Điều này không chỉ tăng tỷ lệ trúng thầu mà còn đảm bảo các dự án được ký kết đều có nền tảng lợi nhuận ngay từ đầu.

Cải thiện dòng tiền và tối ưu lịch trình thi công

Phân tích chi phí theo từng dự án cho phép chia nhỏ chi phí theo từng giai đoạn thời gian, giúp doanh nghiệp dự báo chính xác các đợt chi tiêu lớn. Ví dụ, chi phí vật liệu có thể tăng cao trong giai đoạn thi công móng, trong khi chi phí hoàn thiện nội thất phát sinh mạnh ở giai đoạn sau.

Với mức độ minh bạch này, nhà thầu có thể chủ động lập kế hoạch dòng tiền, sắp xếp lịch thi công hợp lý và phát hành hóa đơn đồng bộ với tiến độ thực tế, từ đó giảm áp lực tài chính và hạn chế tình trạng thiếu hụt vốn ngắn hạn.

Giảm thiểu rủi ro và phát hiện sớm các vấn đề tài chính

Tính giá thành theo dự án hoạt động như một hệ thống cảnh báo sớm đối với các rủi ro tài chính. Các báo cáo chi phí theo thời gian thực giúp doanh nghiệp nhận diện kịp thời những hạng mục đang tăng chi phí bất thường, dù nguyên nhân đến từ biến động giá vật liệu hay năng suất lao động suy giảm.

Thay vì chờ đến khi dự án kết thúc mới phát hiện thua lỗ, nhà thầu có thể chủ động điều chỉnh ngay trong quá trình thi công, như tái phân bổ nhân sự hoặc đề xuất thay đổi phạm vi công việc. Nhờ đó, những vấn đề nhỏ được xử lý sớm, tránh trở thành tổn thất lớn.

Tăng tính minh bạch và củng cố niềm tin của khách hàng

Trong bối cảnh khách hàng ngày càng quan tâm đến việc dòng tiền được sử dụng như thế nào, hồ sơ chi phí công việc chi tiết trở thành lợi thế lớn cho nhà thầu. Việc minh bạch các khoản chi cho nhân công, vật liệu và chi phí chung giúp khách hàng dễ dàng hiểu và tin tưởng hơn, đặc biệt trong các hợp đồng theo giá gốc hoặc giá tối đa được đảm bảo.

Khi phát sinh yêu cầu thay đổi, chẳng hạn bổ sung hạng mục điện, báo cáo chi phí chi tiết theo từng công việc sẽ giúp nhà thầu chứng minh rõ ràng tính hợp lý của chi phí phát sinh, từ đó hạn chế tranh chấp và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng.

Trong thực tế triển khai, việc tính toán chi phí dự án trong xây dựng sẽ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được gắn liền với một hệ thống điều hành công việc và quản trị dữ liệu tập trung. Thay vì theo dõi rời rạc qua bảng tính thủ công, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang các nền tảng số giúp kết nối dữ liệu chi phí, tiến độ và nhân sự theo thời gian thực. Trong đó, Giải pháp điều hành công việc của IBOM – IBOM.O được xem là một hướng tiếp cận phù hợp, hỗ trợ nhà thầu và chủ đầu tư kiểm soát chi phí dự án chặt chẽ hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả phối hợp giữa hiện trường và văn phòng.

Vì sao kiểm soát khối lượng là tuyến phòng thủ đầu tiên để bảo vệ biên lợi nhuận dự án xây lắp

Những thách thức thường gặp trong việc tính toán chi phí công việc và cách cải thiện hiệu quả

Mặc dù tính toán chi phí công việc trong xây dựng mang lại nhiều lợi ích về kiểm soát ngân sách và lợi nhuận, nhưng trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai. Các vấn đề về dữ liệu, quy trình và sự phối hợp giữa các bộ phận có thể làm sai lệch thông tin chi phí, dẫn đến quyết định thiếu chính xác. Việc nhận diện rõ những thách thức phổ biến và áp dụng các chiến lược phù hợp là chìa khóa để duy trì hệ thống tính chi phí dự án hiệu quả và bền vững.

Khó ước tính và phân bổ chi phí gián tiếp cho từng dự án

Một trong những thách thức lớn nhất của tính toán chi phí công việc là phân bổ các khoản chi phí gián tiếp như bảo hiểm, lương nhân viên văn phòng hay chi phí điện nước. Những chi phí này không gắn trực tiếp với một hạng mục thi công cụ thể, nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận tổng thể của dự án. Nếu phân bổ thiếu nhất quán, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng đánh giá sai hiệu quả tài chính của từng công trình.

Dữ liệu nhập liệu không nhất quán và thiếu đồng bộ

Khi bảng chấm công, hóa đơn và biên lai không được ghi chép theo một chuẩn thống nhất, dữ liệu chi phí dự án nhanh chóng trở nên thiếu tin cậy. Việc nhập liệu thủ công hoặc không đồng bộ giữa các bộ phận làm tăng nguy cơ sai sót, khiến các báo cáo chi phí không phản ánh đúng thực tế chi tiêu.

Thay đổi phạm vi công việc làm ảnh hưởng đến ngân sách

Trong quá trình thi công, việc phát sinh yêu cầu thay đổi hoặc điều chỉnh phạm vi dự án là điều khó tránh khỏi. Nếu những thay đổi này không được cập nhật kịp thời vào hệ thống tính chi phí, ngân sách ban đầu sẽ nhanh chóng bị phá vỡ, dẫn đến nguy cơ đội chi phí và giảm lợi nhuận.

Giao tiếp kém giữa hiện trường và văn phòng

Sự thiếu kết nối giữa đội ngũ thi công tại công trường và bộ phận quản lý tại văn phòng khiến việc theo dõi chi phí theo thời gian thực trở nên khó khăn. Khi thông tin về tiến độ và chi tiêu không được báo cáo kịp thời, người quản lý không thể đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp, làm giảm hiệu quả của hệ thống quản lý chi phí công việc.

Biến động giá vật liệu gây áp lực lên lợi nhuận

Giá vật liệu xây dựng có thể thay đổi nhanh chóng do thị trường, chuỗi cung ứng hoặc yếu tố thời điểm. Nếu không có cơ chế cập nhật và điều chỉnh chi phí linh hoạt, biến động giá vật liệu sẽ tác động trực tiếp đến biên lợi nhuận của dự án.

Chuẩn hóa quy trình tính toán chi phí công việc

Để khắc phục các vấn đề trên, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chi phí chuẩn hóa cho tất cả các dự án. Việc thiết lập hệ thống mã chi phí nhất quán, chẳng hạn phân loại theo nhân công, vật liệu, thiết bị, nhà thầu phụ và chi phí chung, giúp dữ liệu được ghi nhận đồng bộ và dễ dàng so sánh giữa các công trình.

Đơn giản hóa mức độ chi tiết để dễ áp dụng

Theo dõi chi phí quá chi tiết có thể khiến đội ngũ bị quá tải và làm chậm tiến độ cập nhật. Thay vào đó, hãy lựa chọn mức độ chi tiết vừa đủ để tạo ra những insight tài chính có giá trị, ví dụ theo dõi lao động theo nhóm ngành nghề thay vì từng cá nhân riêng lẻ.

Bao gồm đầy đủ chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Một hệ thống tính chi phí dự án xây dựng hiệu quả cần phản ánh đầy đủ cả chi phí trực tiếp lẫn gián tiếp. Việc xác định phương pháp phân bổ chi phí chung hợp lý, chẳng hạn theo tỷ lệ phần trăm chi phí trực tiếp hoặc theo quy mô dự án, giúp doanh nghiệp tránh định giá thấp và bảo vệ lợi nhuận dài hạn.

Theo dõi chi phí theo thời gian thực để kiểm soát kịp thời

Giá trị của tính toán chi phí công việc sẽ giảm đáng kể nếu chi phí chỉ được ghi nhận vào cuối dự án. Việc cập nhật chi phí ngay khi phát sinh, thông qua ứng dụng di động hoặc phần mềm đám mây, giúp dữ liệu luôn chính xác và cho phép người quản lý can thiệp sớm khi có dấu hiệu vượt ngân sách.

Quản lý chặt chẽ các đơn đặt hàng thay đổi

Mỗi thay đổi trong phạm vi công việc đều cần được ghi nhận đầy đủ về tác động tài chính. Việc cập nhật kịp thời các đơn đặt hàng thay đổi vào ngân sách dự án giúp doanh nghiệp duy trì khả năng kiểm soát chi phí và tránh những khoản lỗ không mong muốn.

Liên tục đánh giá và cải tiến quy trình chi phí

Tính toán chi phí công việc nên được xem là một quy trình cải tiến liên tục. Việc tổ chức các buổi rà soát định kỳ giữa quản lý dự án và bộ phận kế toán giúp phát hiện sớm các bất thường, từ đó điều chỉnh nguồn lực, tối ưu chi phí và xây dựng văn hóa trách nhiệm tài chính bền vững trong doanh nghiệp xây dựng.

Trong bối cảnh chi phí nhân công, vật liệu và thiết bị liên tục biến động, tính toán chi phí dự án trong xây dựng không còn là một nghiệp vụ kế toán thuần túy mà đã trở thành công cụ quản trị chiến lược. Khi chi phí được theo dõi theo thời gian thực, so sánh rõ ràng giữa dự toán và thực tế, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát ngân sách, cải thiện dòng tiền, nâng cao độ chính xác khi đấu thầu và giảm thiểu rủi ro thua lỗ. Việc kết hợp phương pháp tính giá thành theo từng dự án với các nền tảng quản trị hiện đại như IBOM giúp nhà thầu không chỉ “biết mình đang chi bao nhiêu”, mà còn hiểu rõ vì sao chi phí phát sinh và cách tối ưu cho các dự án tiếp theo. Đây chính là nền tảng để xây dựng một doanh nghiệp xây dựng minh bạch, bền vững và có khả năng cạnh tranh dài hạn trong kỷ nguyên số.

Tính toán chi phí dự án trong xây dựng

1. Tính toán chi phí dự án trong xây dựng là gì?

Tính toán chi phí dự án trong xây dựng là quá trình theo dõi, phân bổ và kiểm soát toàn bộ chi phí phát sinh cho từng dự án cụ thể, bao gồm chi phí nhân công, vật liệu, thiết bị, nhà thầu phụ và chi phí gián tiếp.

2. Vì sao doanh nghiệp xây dựng cần tính toán chi phí theo từng dự án?

Việc tính toán chi phí theo dự án giúp doanh nghiệp biết chính xác công trình nào có lãi, công trình nào tiềm ẩn rủi ro, từ đó kiểm soát ngân sách, tránh thất thoát và tối ưu lợi nhuận.

3. Chi phí nào cần được đưa vào tính toán chi phí dự án?

Ngoài chi phí trực tiếp như nhân công và vật liệu, doanh nghiệp cần tính cả chi phí gián tiếp như quản lý, bảo hiểm, điện nước, khấu hao thiết bị để phản ánh đúng giá thành thực tế.

4. Tính toán chi phí dự án khác gì so với kế toán tổng hợp?

Kế toán tổng hợp chỉ phản ánh kết quả tài chính toàn doanh nghiệp, trong khi tính toán chi phí dự án trong xây dựng cho phép phân tích chi tiết hiệu quả từng công trình và từng hạng mục.

5. Khi nào nên theo dõi chi phí dự án?

Chi phí nên được ghi nhận theo thời gian thực hoặc định kỳ hàng tuần, thay vì chờ đến khi dự án kết thúc, nhằm phát hiện sớm các khoản vượt ngân sách.

6. Tính toán chi phí dự án giúp cải thiện đấu thầu như thế nào?

Dữ liệu chi phí lịch sử từ các dự án trước giúp lập dự toán chính xác hơn, tránh chào giá quá thấp và nâng cao tỷ lệ trúng thầu.

7. Những sai lầm phổ biến khi tính toán chi phí dự án là gì?

Các sai lầm thường gặp gồm nhập liệu không nhất quán, bỏ sót chi phí gián tiếp, không cập nhật đơn hàng thay đổi và thiếu phối hợp giữa công trường và văn phòng.

8. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có cần tính toán chi phí dự án không?

Có. Quy mô càng nhỏ, việc kiểm soát chi phí càng quan trọng để đảm bảo dòng tiền ổn định và tránh thua lỗ không kiểm soát.