Đánh giá rủi ro trước khi xây dựng chính xác hiệu quả

Một quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi xây dựng là điều cần thiết để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo kết quả tích cực cho dự án. Lấy ngành y tế làm ví dụ vì các điều kiện xây dựng như tiếng ồn, yếu tố an toàn, chất lượng không khí và nhiều yếu tố khác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến người sử dụng công trình, việc chuẩn bị trước khi xây dựng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết – và đòi hỏi mức độ chi tiết cao.

Đánh giá rủi ro trước khi xây dựng (Preconstruction Risk Assessment – PCRA) là một phần quan trọng trong kế hoạch xây dựng. Ngoài các cơ sở y tế, đánh giá rủi ro trước khi xây dựng cũng là công cụ vô cùng hữu ích cho các dự án phức tạp và có mức độ rủi ro cao. Hôm nay, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về PCRA và cách các nhà thầu có thể cải thiện quy trình của mình.

I. Đánh giá rủi ro trước khi xây dựng là gì?

Đánh giá rủi ro trước khi xây dựng (PCRA) là một tiêu chuẩn bắt buộc được đưa ra bởi Ủy ban Liên hợp (The Joint Commission) – tổ chức chịu trách nhiệm duy trì các tiêu chuẩn an toàn cho bệnh nhân tại các bệnh viện, phòng khám và cơ sở y tế. Hiện nay, hơn 80% bệnh viện ở Mỹ được Ủy ban Liên hợp công nhận.

Đối với PCRA, tổ chức này đưa ra các yêu cầu cụ thể trong Tiêu chuẩn EC.02.06.05, thuộc Tiêu chuẩn Môi trường Chăm sóc (Environment of Care Standard) về quản lý an toàn và sức khỏe. Tuân thủ các tiêu chuẩn PCRA là một phần thiết yếu trong tiền xây dựng nhằm giảm nguy cơ lây nhiễm liên quan đến chăm sóc sức khỏe (HAIs).

Quy trình này đòi hỏi tuân thủ một danh sách phức tạp các giao thức và quy trình an toàn cần được thực hiện và ghi chép lại đầy đủ. Danh sách này bao gồm các chi tiết liên quan đến chất lượng không khí, kiểm soát nhiễm trùng, tiếng ồn, độ rung và các nguy cơ tiềm ẩn khác.

Ủy ban Liên hợp khuyến nghị quy trình 8 bước để tuân thủ PCRA như sau:

1. Tạo mô tả chi tiết về dự án để xác định các rủi ro tiềm ẩn.
2. Đánh giá các khu vực xung quanh dự án có thể bị ảnh hưởng và phân tích rủi ro.
3. Xác định loại hình hoạt động xây dựng để dễ dàng liệt kê các nguy cơ tiềm tàng.
4. Xác định các hoạt động kiểm soát cần thiết để ngăn ngừa lây nhiễm.
5. Xác định các rủi ro tiềm tàng khác ngoài lây nhiễm, như tiếng ồn hoặc bụi.
6. Lên danh sách các bước để giảm thiểu những rủi ro khác ngoài lây nhiễm.
7. Hoàn thành đánh giá các biện pháp an toàn tạm thời (ILSM) và chọn các biện pháp an toàn cần triển khai.
8. Giám sát quá trình xây dựng để đảm bảo tiếp tục sử dụng các biện pháp an toàn phù hợp.

IBOM – Giải pháp công nghệ số xuất sắc giúp tối ưu hóa quản lý dự án xây dựng, được vinh danh tại giải thưởng Make In Vietnam

II. Tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro trước khi xây dựng

Không ai muốn gặp phải rủi ro trong quá trình xây dựng. Không chỉ riêng các dự án y tế, việc đánh giá các rủi ro có thể dự đoán trước khi bắt đầu xây dựng là cực kỳ quan trọng để tránh ảnh hưởng đến ngân sách, tiến độ hoặc tệ hơn là gây nguy hiểm cho đội ngũ thi công hoặc người sử dụng sau này.

Thực hiện đánh giá rủi ro trước khi xây dựng giúp:

• Xác định tất cả các khu vực có nguy cơ.
• Nâng cao nhận thức về các rủi ro tại công trường.
• Đề xuất các biện pháp để tránh rủi ro.
• Theo dõi các rủi ro đã được xử lý.
• Quyết định xem liệu có an toàn để tiếp tục quá trình xây dựng hay không.

Một số thống kê nhanh về lý do đánh giá rủi ro trước khi xây dựng là rất cần thiết:

– Cứ 5 ca tử vong liên quan đến lao động tại Mỹ thì có 1 ca xảy ra trong ngành xây dựng.

– Năm 2022, có 1.069 công nhân xây dựng tử vong tại nơi làm việc.

– Các chấn thương gây tử vong trong xây dựng được ước tính gây thiệt hại 5 tỷ USD mỗi năm cho Mỹ (bao gồm chi phí y tế, thu nhập mất đi, sản xuất bị gián đoạn…).

– Các yêu cầu bồi thường do té ngã không gây tử vong trong xây dựng chiếm 1,4 tỷ USD.

III. Thách thức khi sử dụng bảng tính (spreadsheets) để đánh giá rủi ro trước khi xây dựng

Danh sách PCRA càng chi tiết, càng có nhiều khả năng xảy ra sai sót, đặc biệt nếu bạn theo dõi từng bước một cách thủ công. Rất dễ để một bước nào đó bị bỏ qua.

Nhiều nhà thầu sử dụng bảng tính để quản lý đánh giá rủi ro trước khi xây dựng, nhưng điều này có thể dẫn đến các rủi ro ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ dự án và khả năng tuân thủ:

– Sai sót trong tài liệu: Danh sách kiểm tra PCRA thường phải trải qua nhiều lần chỉnh sửa. Việc cố gắng đồng bộ hóa bảng tính với các yêu cầu đánh giá rủi ro thay đổi có thể khiến bạn bỏ sót điều gì đó.

– Kiểm soát phiên bản: Ngay cả khi dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây, vẫn có nguy cơ mất dấu phiên bản mới nhất. Ai đó có thể vô tình ghi đè hoặc sao chép tệp để phục vụ quy trình khác.

– Nhập liệu sai: Nhập thông tin lỗi thời hoặc không chính xác là điều có thể xảy ra. Những lỗi này thường không được phát hiện cho đến khi quá muộn. Dự án càng lớn, khả năng xảy ra lỗi nhập liệu càng cao.

– Dữ liệu bị xóa và công thức sai: Khi nhiều quản lý hoặc bộ phận cùng làm việc trên một dự án, dữ liệu có thể bị xóa và công thức bị hỏng. Ngay cả khi chỉ định một người quản lý dữ liệu, lỗi vẫn có thể xảy ra.

Nếu bạn thất bại trong việc tuân thủ kiểm tra an toàn do sổ sách không chính xác, bạn có thể phải đối mặt với khoản phạt lớn. Do đó, duy trì một danh sách kiểm tra chính xác là điều cần thiết để tuân thủ tiêu chuẩn EC.02.06.05.

Quản lý rủi ro trong xây dựng – Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro hàng đầu

IV. Tự động hóa đánh giá rủi ro trước khi xây dựng

PCRA là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ công việc xây dựng, cải tạo hoặc bảo trì nào tại bệnh viện hoặc các cơ sở y tế. Điều này đòi hỏi nhà thầu phải phát triển một danh sách chi tiết các yêu cầu an toàn trước khi bắt đầu. Phương pháp truyền thống là sử dụng bảng tính để xem xét và theo dõi các hoạt động an toàn, nhưng phương pháp này chỉ tốt hơn một chút so với việc sử dụng bảng kẹp giấy cầm tay. Quá nhiều sai sót có thể xảy ra, dẫn đến việc không tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn.

Một chiến lược tốt hơn là sử dụng hệ thống tập trung dựa trên nền tảng đám mây, tích hợp vào quy trình trước khi xây dựng. Hiện nay, nhiều công cụ có sẵn danh sách kiểm tra và mẫu biểu tích hợp, giúp đơn giản hóa việc tạo và theo dõi tài liệu như đánh giá rủi ro trước khi xây dựng. Kết hợp với các khả năng phân tích rủi ro tiên tiến hơn để lựa chọn nhà thầu phụ và dự đoán rủi ro một cách toàn diện, các công cụ quản lý rủi ro kết nối này có thể nâng cao toàn bộ quy trình trước khi xây dựng một cách hiệu quả.

Tranh chấp xây dựng – Giải quyết tranh chấp xây dựng như thế nào?

V. Các phương pháp tốt nhất trong quy trình đánh giá rủi ro trước khi xây dựng

Cách tốt nhất để duy trì quy trình PCRA chính xác là sử dụng tự động hóa. Bạn cần bắt đầu với một kho dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một nguồn thông tin. Sau đó, duy trì kiểm soát chặt chẽ đối với các báo cáo được chia sẻ.

PCRA đòi hỏi một chiến lược quản lý dự án, giống như bất kỳ khía cạnh nào khác của xây dựng. Bằng cách sử dụng nền tảng phần mềm dựa trên đám mây, bạn có thể tích hợp dữ liệu và quy trình từ tất cả các phòng ban liên quan, bao gồm kiểm soát nhiễm khuẩn, quản lý cơ sở, an toàn, kỹ thuật lâm sàng và tuân thủ quy định. Tự động hóa quy trình sẽ đẩy nhanh thời gian phê duyệt, tăng tính chính xác, loại bỏ lỗi và trùng lặp dữ liệu. Nó cũng đơn giản hóa việc lập tài liệu để chứng minh sự tuân thủ các tiêu chuẩn.

Ngoài việc tinh giản các quy trình PCRA, các quy trình tự động còn có thể tích hợp với các hệ thống và phần mềm kinh doanh khác, giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ như đấu thầu dự án, quản lý lực lượng lao động và quản lý hóa đơn vật liệu.

Câu hỏi thường gặp

Đánh giá rủi ro xây dựng nên bao gồm những gì?

Để hoạt động hiệu quả, một đánh giá rủi ro xây dựng cần có bốn yếu tố chính:

– Xác định mối nguy – Xác định các mối nguy hiện có tại công trường và những mối nguy có thể phát sinh trong quá trình xây dựng.

– Đánh giá rủi ro – Sau khi tìm ra các khu vực có rủi ro, cần đánh giá tình hình trước khi hành động. Dành thời gian để xác định giải pháp tốt nhất và hiệu quả nhất.

– Xác định hành động – Sau khi đánh giá các mối nguy, tìm cách hiệu quả nhất để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro. Việc tìm giải pháp khả thi là rất quan trọng để đảm bảo các nguy cơ không tái diễn.

– Xác nhận việc khắc phục – Sau khi xử lý thành công các mối nguy hoặc giảm thiểu rủi ro, cần kiểm tra lại nhiều lần để đảm bảo vấn đề đã được khắc phục hoàn toàn. Không kiểm tra kỹ có thể dẫn đến thương tích nghiêm trọng hoặc tử vong.

Bốn loại rủi ro xây dựng là gì?

Để tránh hoặc loại bỏ nguy cơ, cần phân loại các loại rủi ro tại công trường và tìm cách quản lý chúng. Dưới đây là bốn loại rủi ro chính:

– Rủi ro tài chính & kinh tế: Bao gồm các vấn đề về đầu tư, lạm phát, thiếu vốn, biến động tỷ giá, thay đổi cấu trúc thuế hay chi phí vật liệu tăng cao.

– Rủi ro thiết kế hoặc kỹ thuật: Những yếu tố làm cản trở việc đạt được yêu cầu của khách hàng, như tài nguyên không chắc chắn, thiếu nguyên liệu hoặc thay đổi phạm vi dự án.

– Rủi ro vật lý: Thiếu nguyên vật liệu, chất lượng thấp, điều kiện thời tiết khắc nghiệt, trộm cắp và lãng phí.

– Rủi ro hợp đồng: Bao gồm lịch trình không đáng tin cậy, công việc phát sinh, vấn đề thanh toán, khiếu nại và tranh chấp.

Lời kết

Thực hiện đánh giá rủi ro trước khi xây dựng một cách kỹ lưỡng là bước quan trọng để đảm bảo thành công và an toàn cho bất kỳ dự án xây dựng nào, đặc biệt trong các ngành công nghiệp được quản lý nghiêm ngặt như y tế. Chuyển đổi từ các phương pháp truyền thống như bảng tính sang hệ thống tự động dựa trên đám mây có thể giảm đáng kể nguy cơ sai sót, nâng cao khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và tối ưu hóa quy trình tổng thể.