Lập kế hoạch xây dựng công trình là gì? Các bước quan trọng để thành công

Lập kế hoạch xây dựng là bước đầu tiên trong việc tích hợp tất cả các hoạt động của dự án trong một khoảng thời gian và ngân sách nhất định. Đây là giai đoạn mà nhóm dự án lựa chọn các kế hoạch hành động, chính sách và quy trình để đạt được mục tiêu đề ra. Do đó, kế hoạch xây dựng đóng vai trò trụ cột trung tâm trong việc giám sát và đánh giá tất cả các hoạt động của dự án.

I. Lập kế hoạch xây dựng là gì?

Lập kế hoạch xây dựng xác định tất cả các hoạt động cần thiết trong một dự án xây dựng, chia nhỏ chúng thành các hạng mục cụ thể và tổ chức một cách hợp lý, xác định các thiết bị, nhân công và vật liệu cần thiết. Kế hoạch xây dựng bao gồm tập hợp các tài liệu được chuẩn bị trong quá trình lập kế hoạch, bao gồm nguồn lực, hoạt động, lịch trình và ngân sách.

Những người ngoài ngành xây dựng có thể đánh giá thấp tầm quan trọng của kế hoạch xây dựng, nhưng đây là cách hiệu quả nhất về chi phí để đảm bảo dự án hoàn thành tốt. Kế hoạch xây dựng cần được chi tiết nhất có thể, vì nó là cơ sở để ước tính chi phí và lập lịch trình thời gian cho dự án.

Phần mềm quản lý chất lượng công trình chuyên nghiệp hiệu quả

II. Tại sao lập kế hoạch xây dựng quan trọng?

Lãi suất đang tăng và nền kinh tế có nhiều biến động. Vì vậy, hơn bao giờ hết, việc lập kế hoạch chi tiết cho từng bước và tính toán từng khoản chi là điều cần thiết để đảm bảo lợi nhuận tối đa cho dự án xây dựng.

Chúng ta có thể mô tả chung về lập kế hoạch xây dựng như một quá trình hướng dẫn dự án từ ý tưởng đến hoàn thiện. Tuy nhiên, mục đích thực sự của một kế hoạch xây dựng là gì? Một kế hoạch xây dựng hợp lý mang lại nhiều lợi ích quan trọng.

Đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và trong ngân sách

Lập kế hoạch xây dựng giúp xác định cách thức và tốc độ thực hiện công việc. Nó định rõ các hoạt động, trình tự và phương pháp thực hiện để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và trong giới hạn ngân sách.

Tối đa hóa năng suất và hiệu quả

Lịch trình xây dựng giúp cải thiện năng suất bằng cách tích hợp các biện pháp kiểm soát chất lượng ngay từ đầu.

Phân bổ thời gian hợp lý

Một kế hoạch chi tiết giúp phân bổ thời gian một cách hiệu quả giữa các bên liên quan trong dự án. Điều này giúp tất cả các bên lên kế hoạch công việc một cách hợp lý, đồng thời giảm thiểu nguy cơ chậm tiến độ.

Cải thiện an toàn và quy trình mua sắm

Quy trình mua sắm trong dự án sẽ được tối ưu hóa vì các đơn hàng có thể được đặt đúng thời điểm cần thiết. Việc lập kế hoạch cũng giúp quản lý an toàn tốt hơn bằng cách theo dõi số lượng nhân công tại công trường và đảm bảo họ tuân thủ các quy tắc an toàn.

Ngược lại, nếu lập kế hoạch kém, nhóm dự án sẽ không có định hướng rõ ràng về mong đợi của khách hàng. Sự thiếu rõ ràng trong việc xác định mục tiêu có thể dẫn đến năng suất thấp, hiệu quả làm việc kém và gây ra tình trạng làm việc không khoa học. Ngoài ra, lập kế hoạch xây dựng không hiệu quả cũng khiến dự án vượt ngân sách ban đầu, do kinh phí dự kiến không đủ để trang trải chi phí thực tế.

Đánh giá rủi ro trước khi xây dựng chính xác hiệu quả

III. Ai tham gia vào quá trình lập kế hoạch xây dựng?

Nhiều bên quan trọng tham gia vào quá trình lập kế hoạch xây dựng, bao gồm:

– Chủ đầu tư và nhà tài trợ: Chủ đầu tư và nhà tài trợ thường là cùng một bên, nhưng vai trò của họ khác nhau. Chủ đầu tư là người sử dụng cuối cùng của dự án, trong khi nhà tài trợ là người cấp vốn. Nếu hai bên này khác nhau, nhà tài trợ có quyền đưa ra và phê duyệt các thay đổi trong dự án.

– Nhà thầu: Nhà thầu là thuật ngữ chung để chỉ cá nhân hoặc công ty có nghĩa vụ hợp đồng cung cấp dịch vụ cho một dự án. Trong hầu hết các dự án, có một nhà thầu chính và họ sẽ làm việc cùng các nhà thầu phụ dưới sự giám sát của mình.

– Tư vấn viên: Các tư vấn viên chịu trách nhiệm cung cấp định hướng và chuyên môn trong việc lập kế hoạch và thiết kế dự án. Họ có kinh nghiệm với các dự án thương mại, giúp chủ đầu tư có được những giải pháp tối ưu trong các lĩnh vực cụ thể.

– Nhà cung cấp: Nhà cung cấp cung cấp vật liệu và dịch vụ cần thiết cho quá trình thi công dự án.

– Kỹ sư và kiến trúc sư

Kiến trúc sư chịu trách nhiệm phát triển thiết kế ý tưởng của dự án, đồng thời tập trung vào các giấy phép và chi tiết kỹ thuật.

Kỹ sư đảm bảo rằng thiết kế có thể triển khai thực tế, đảm bảo tính bền vững và an toàn về kết cấu.

Biên lợi nhuận trung bình cho ngành xây dựng

IV. Các giai đoạn của lập kế hoạch xây dựng

Lập kế hoạch xây dựng là một quá trình phức tạp, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Tuy nhiên, với các dự án nhỏ, nhà thầu có thể làm việc mà không cần kế hoạch xây dựng chi tiết. Dưới đây là các bước quan trọng trong quy trình lập kế hoạch xây dựng:

Xác định các thành phần chính của dự án

Bước đầu tiên là xác định các nhiệm vụ chính và chia nhỏ chúng thành các hạng mục phụ để có cái nhìn chi tiết hơn về hướng đi của dự án. Việc trình bày kế hoạch rõ ràng với các bên liên quan giúp tạo ra cam kết mạnh mẽ và thu hút các nhà thầu tiềm năng.

Trình tự hoạt động

Việc xác định thứ tự thực hiện các hoạt động là rất quan trọng. Nếu không được lên kế hoạch đúng, có thể dẫn đến chậm trễ và lãng phí thời gian lao động.

Xác định thời gian thực hiện

Quản lý dự án phải ước tính khoảng thời gian hoàn thành dự án. Điều này giúp trong việc dự toán chi phí và đảm bảo hiệu suất làm việc.

Lập kế hoạch nguồn lực

Cần xác định chính xác các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân công, vật liệu, thiết bị và các yếu tố khác, đồng thời xem xét ngân sách và điều kiện lưu trữ.

Lập ngân sách và lịch trình

Sau khi ước tính chi phí và yêu cầu nguồn lực, cần xây dựng ngân sách và lịch trình cụ thể để đảm bảo quá trình mua sắm và triển khai công việc diễn ra suôn sẻ.

Xác định giấy phép xây dựng cần thiết

Trước khi thi công, cần xác định các giấy phép cần thiết để đảm bảo dự án tuân thủ các quy định của địa phương.

Lựa chọn đội ngũ dự án

Trong quá trình lập kế hoạch, cần lựa chọn đội ngũ chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.

V. Các phương pháp lập kế hoạch xây dựng

Lập kế hoạch xây dựng là một trong những thách thức lớn nhất của một dự án. Có nhiều phương pháp lập kế hoạch khác nhau và việc lựa chọn đúng phương pháp có thể quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.

Dưới đây là một số phương pháp lập kế hoạch xây dựng phổ biến nhất:

Phương pháp Đường găng (Critical Path Method – CPM)

Phương pháp Đường găng (CPM) là một trong những kỹ thuật được sử dụng nhiều nhất trong lập kế hoạch xây dựng. Nó giúp tính toán thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một hoạt động bằng cách xác định các mốc bắt đầu và kết thúc có thể xảy ra.

Phương pháp này sử dụng sơ đồ mạng để xác định trình tự thực hiện công việc và tính toán đường găng – chuỗi các công việc không thể bị trì hoãn nếu không làm chậm tiến độ chung. CPM giúp đội ngũ xây dựng có lịch trình cụ thể và là cơ sở để theo dõi tiến độ dự án.

Phương pháp đánh giá và xem xét chương trình (Program Evaluation and Review Technique – PERT)

Phương pháp PERT được sử dụng để tính toán thời gian hoàn thành một dự án một cách thực tế hơn. Nó tương tự như CPM nhưng có thêm ba khoảng thời gian ước tính:

Thời gian ngắn nhất có thể hoàn thành một nhiệm vụ
Thời gian có khả năng nhất để hoàn thành nhiệm vụ
Thời gian dài nhất có thể cần để hoàn thành nhiệm vụ

PERT thường được tính toán từ cuối đến đầu (backward scheduling) vì ngày hoàn thành dự án được cố định, nhưng nhà thầu có thể linh hoạt điều chỉnh lịch trình các giai đoạn đầu.

Phương pháp đường cân bằng (Line of Balance – LOB)

Phương pháp LOB được sử dụng trong các dự án có công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như xây dựng đường ống, đường sắt, đường bộ hoặc hầm. Nó thu thập và đo lường thông tin về tiến độ, chi phí và thời gian thực hiện dự án.

LOB giúp hiển thị trạng thái của dự án theo từng giai đoạn, so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch và dự báo hiệu suất trong tương lai.

Lập kế hoạch theo số lượng (Q Scheduling)

Q Scheduling (hay lập kế hoạch theo số lượng hoặc lập kế hoạch hàng đợi) sử dụng biểu đồ dạng thanh (bar chart) để hiển thị cách sử dụng vật liệu tại các địa điểm và thời điểm khác nhau trong dự án.

Kỹ thuật này giúp công nhân quản lý tốt hơn việc sử dụng vật liệu theo trình tự, tránh lãng phí và đảm bảo ngân sách không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoài kế hoạch.

Lập kế hoạch theo tài nguyên (Resource-Oriented Scheduling)

Đây là phương pháp tập trung vào tài nguyên của dự án, giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như máy móc, nhân công, không gian và các yếu tố có nguồn cung hạn chế.

Phương pháp này đảm bảo tài nguyên được phân bổ hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết, giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian thực hiện dự án.

Hệ thống Nhà hoạch định cuối cùng (Last Planner System® – LPS)

LPS không phải là một công cụ lập kế hoạch mà là một hệ thống giúp tạo ra luồng công việc nhất quán trong thiết kế, thi công và vận hành dự án.

LPS tạo ra một cầu nối giữa các nhóm thực hiện dự án, giúp xác định và loại bỏ các trở ngại trước khi chúng xảy ra, giúp quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ hơn.

Biểu đồ Gantt (Gantt Chart)

Biểu đồ Gantt không phải là một kỹ thuật lập kế hoạch mà là một công cụ lập lịch trình trực quan, giúp các bên liên quan theo dõi mức độ phụ thuộc giữa các hoạt động.

Biểu đồ này cung cấp thông tin về thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động trong dự án, nhưng không thể hiện rõ sự phức tạp của tài nguyên và vật liệu cần thiết để hoàn thành công việc. Biểu đồ Gantt rất hữu ích để xác định mức độ ưu tiên và trình tự các nhiệm vụ trong dự án.

VI. Cách lập kế hoạch xây dựng

Mỗi dự án xây dựng đều có những đặc thù riêng. Các dự án này mang tính tạm thời và tuyến tính, nhưng thường tuân theo một phương pháp làm việc chung. Do các nhóm dự án thường chỉ làm việc cùng nhau trong một thời gian ngắn để hoàn thành nhiệm vụ, một kế hoạch chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án.

Dưới đây là các bước để lập một kế hoạch xây dựng hiệu quả:

Khởi động dự án

Bước đầu tiên là đánh giá ý tưởng và tính khả thi của dự án. Đây là giai đoạn khái niệm, nơi xác định mục tiêu và phạm vi của dự án.

Xác định công việc cần thực hiện

Sau khi xác định mục tiêu, cần lập danh sách các hoạt động chính để hoàn thành dự án. Các hoạt động này sau đó được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để có cái nhìn chi tiết hơn về quá trình thực hiện.

Lập kế hoạch tài nguyên vật liệu

Tài nguyên vật liệu cần thiết phụ thuộc vào vị trí và quy mô dự án. Để ước tính chính xác, quản lý dự án cần tính toán các yếu tố như hao hụt và lãng phí. Việc bổ sung một tỷ lệ dự phòng giúp tránh tình trạng thiếu hụt vật liệu trong quá trình thi công.

Lập kế hoạch nhân công

Ước tính nhân lực là một thách thức trong quá trình lập kế hoạch nguồn lực. Việc thiếu hụt nhân công có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hơn so với thiếu thiết bị. Do đó, cần đảm bảo có đủ số lượng nhân công với kỹ năng phù hợp vào đúng thời điểm. Ngoài ra, cần xác định rõ ai sẽ lãnh đạo và thực hiện kế hoạch.

Dự toán chi phí

Sau khi tính toán toàn bộ tài nguyên cần thiết, bước tiếp theo là lập dự toán chi phí. Dự toán này giúp xác định tổng ngân sách cho dự án. Trong quá trình triển khai, các ước tính ban đầu được sử dụng để theo dõi chi phí và đảm bảo dự án không bị vượt ngân sách. Nếu chi phí dự kiến quá cao, các bên liên quan có thể quyết định điều chỉnh quy mô dự án để phù hợp với ngân sách.

Trình tự công việc và lập lịch trình

Quản lý dự án phải xác định thứ tự thực hiện các hoạt động. Đây là một yếu tố quan trọng, vì nếu trình tự công việc không hợp lý, có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và làm chậm tiến độ dự án.

Để tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch, có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như Biểu đồ Gantt, giúp theo dõi tiến độ và sắp xếp công việc hiệu quả.

Lời kết

Hy vọng qua bài viết trên của IBOM đã cung cấp đến bạn những thông tin cần thiết về lập kế hoach xây dựng. Việc lập một kế hoạch xây dựng chi tiết giúp tất cả các bên liên quan có thể theo dõi và phối hợp từ giai đoạn tiền xây dựng đến khi hoàn thành dự án. Nhờ đó, việc ra quyết định trở nên chính xác hơn, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.

Việc áp dụng các phương pháp lập kế hoạch giúp quản lý tài nguyên hiệu quả, tối ưu hóa quy trình làm việc và cung cấp cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về tiến độ dự án. Một kế hoạch xây dựng rõ ràng sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo dự án đạt được kết quả như mong đợi.