Làm thế nào để điều hành công việc hiệu quả

Số hoá công tác quản trị doanh nghiệp được xem là mấu chốt mang lại thành công trong thúc đẩy hiệu quả và tối ưu hoá quản trị khi điều hành một doanh nghiệp trong kỷ nguyên số hiện nay. Giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong quản trị công tác nội nghiệp phải được trang bị nhiều tính năng như: lập kế hoạch, quản lý công việc, tính năng suất…, tham khảo “GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP” của IBOM để tìm hiểu chi tiết.

Điều hành công việc là gì?

Điều hành công việc là một hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả, đúng tiến độ, đảm bảo hiệu suất, và giao đúng người đúng việc. Để quá trình điều hành công việc diễn ra một cách chính xác và hiệu quả thì việc sử dụng sử dụng phần mềm sở hữu chức năng giải pháp quản trì và điều hành doanh nghiệp là phương án cần thiết.

Điều hành công việc là một hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả, đúng tiến độ, đảm bảo hiệu suất, và giao đúng người đúng việc. Nhà quản lý sẽ là người giao việc, phân công công việc cho nhân viên, chỉ cho nhân viên biết nhiệm vụ của mình, kết quả cần đạt được đồng thời theo dõi, khích lệ động viên, nhắc nhở hoặc can thiệp khi có vấn đề gì xảy ra. Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ với các bạn một số kỹ năng và phương pháp giúp nhà quản lý công việc và điều hành công việc một cách hiệu quả.

Bí quyết và phương pháp giúp điều hành công việc hiệu quả

Làm thế nào để điều hành công việc một cách hiệu quả

1. Có một quy trình giao việc, xử lý, báo cáo công việc hiệu quả

Việc xây dựng quy trình làm việc là điều rất cần thiết, đó sẽ là cơ sở, căn cứ để các cá nhân, phòng ban thực hiện công việc một cách khoa học, đảm bảo tiến độ. Việc thiết lập quy trình làm việc cũng giúp nhà quản lý cũng như bộ phận chịu trách nhiệm có cái nhìn tổng quan hơn về công việc cần thực hiện cũng như tiến độ, kết quả. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả công việc.

2. Phân công đúng người, đúng việc

Nhà quản lý cần “nhìn người đúng, dùng người hay”, chọn đúng người với năng lực cần thiết để giao việc. Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển nhưng đồng thời tránh tình trạng chồng chéo trong công việc.

3. Nêu rõ mục tiêu, kết quả, thời gian thực hiện công việc

Bạn cần chỉ rõ ra trách nhiệm mà nhân viên cần thực hiện cũng như kết quả cần đạt đươc, thời gian,… Việc liệt kê rõ ràng sẽ giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch thực hiện. Tránh tình trạng mơ hồ, không rõ ràng.

4. Theo dõi, kiểm soát công việc

Theo dõi quá trình thực hiện công việc nhằm đảm bảo hoặc loại bỏ kịp thời những sai sót trong quá trình xử lý công việc của nhân viên. Làm đúng ngay từ đầu vẫn là cách thức hiệu quả nhất. Tuy nhiên, nhà quản lý cũng cần tạo không gian cho nhân viên tự chủ, phát huy khả năng, sự sáng tạo của mình thay vì kiểm soát quá chặt chẽ, khiến nhân viên sợ sệt.

5. Đưa ra đánh giá

Xem xét đánh giá là bước không thể thiếu trong công tác quản lý, điều hành công việc. Nhà quản lý nên trao đổi với nhân viên và đưa ra các đánh giá, đúc rút kinh nghiệm và khen chê một cách đúng mực.

6. Ứng dụng phần mềm trong điều hành công việc

Việc ứng dụng phần mềm sẽ là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong công tác điều hành công việc. Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp giao việc truyền thống, trực tiếp. Tuy có một số ưu điểm song hình thức này vẫn còn tồn tại một số hạn chế, đặc biệt khi nhà quản lý có một danh sách dài những công việc cần giao cho các phòng ban khác nhau và đòi hỏi theo dõi thường xuyên hoặc công việc gồm nhiều giai đoạn, với sự tham gia của nhiều bộ phận…
Phần mềm quản lý công việc hiệu quả iBom.O là giải pháp tối ưu trong trường hợp này.
iBom.O giúp ích gì cho doanh nghiệp trong công tác quản lý điều hành công việc?

Quy trình xử lý công việc trên phần mềm quản lý điều hành công việc iBom.O

1. Kết hợp 2 luồng xử lý công việc: từ trên xuống và từ dưới lên
iBom.O hỗ trợ cả 2 luồng xử lý. Điều này có nghĩa là nhà quản lý có thể dễ dàng khởi tạo và giao việc cho từng cá nhân, phòng ban. Đồng thời, các cá nhân và phòng ban cũng có thể tự đăng ký công việc, kế hoạch và trình lên quản lý phê duyệt.
2. Cải thiện tốc độ, hiệu quả xử lý công việc
iBom cung cấp một quy trình xử lý công việc hiệu quả và khoa học. Với quy trình này, nhà quản lý có thể dễ dàng giao việc cho nhân viên và theo dõi kiểm soát một cách dễ dàng.
Đối với cá nhân, phần mềm sẽ liệt kê danh sách công việc giúp cá nhân có thể tự kiểm soát tình hình công việc của mình. Các công việc sẽ được liệt kê theo trạng thái xử lý gồm công việc được giao, đã giao, chờ xử lý, đã xử lý, theo dõi. Chức năng lập báo cáo tiến độ và tình hình thực hiện công việc được giao hỗ trợ nhân viên trong việc lập kế hoạch tháng/tuần và kết quả thực hiện.

Báo cáo kết quả công việc trên phần mềm iBom.O

Đối với nhà quản lý, phần mềm là công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi, kiểm soát công việc phòng ban/toàn công ty. Nhà quản lý có thể dễ dàng giao việc và lên kế hoạch phòng ban. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp kế hoạch tháng/tuần của các cá nhân trong phòng đã được phê duyệt tạo thành kế hoạch tháng/tuần của phòng. Lãnh đạo cũng có thể bổ sung các công việc khác vào báo cáo.
Lãnh đạo cũng sẽ có một danh sách công việc đã giao được phân loại và bôi màu dựa vào trạng thái và độ trễ của công việc và được . Điều này giúp kiểm soát và nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc kịp thời, đảm bảo tiến độ.

Giao diện danh sách công việc công ty trên phần mềm quản lý công việc nhân viên iBom.O

3. Quản lý điều hành mọi lúc mọi nơi, trên nhiều loại thiết bị
Do phần mềm được thiết kế trên nền web, sử dụng công nghệ điện toán đám mây, người dùng có thể dễ dàng truy cập và sử dụng phần mềm chỉ cần có thiết bị kết nối Internet như laptop, máy tính, smart phone,…mà không cần đầu tư cài đặt như các phần mềm khác. Tất cả các thông tin, dữ liệu công việc, các hồ sơ, tài liệu đều được lưu trữ trên hệ thống, giúp thuận tiện cho việc sử dụng.

Giao diện tủ hồ sơ

4. Tin nhắn và nhắc nhở
Phần mềm còn có khả năng tự động gửi tin nhắn cảnh báo, nhắc nhở người thực hiện khi có công việc mới được giao, khi công việc sắp hết hạn xử lý, hoặc khi đến hạn báo cáo,…
Bên cạnh đó, phần mềm cũng tích hợp tính năng gửi tin nhắn từ phần mềm tới email, yahoo messenger, SMS.