Số hóa quy trình quản lý doanh nghiệp để bứt phá và thành công

Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đang trở thành yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ trên quy mô toàn cầu.

Báo cáo mới nhất của Ban Nghiên cứu phát triển kinh tế tư nhân (Ban IV) khảo sát trên 1.200 doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau cho thấy, 73,8% doanh nghiệp trả lời họ có thể phá sản nếu dịch bệnh kéo dài trên 6 tháng do doanh thu không thể bù đắp chi phí hoạt động, chi lương, chi trả tiền lãi vay ngân hàng, cùng các chi phí khác. 19% doanh nghiệp chưa có giải pháp gì để ứng phó với những rủi ro do yếu tố khách quan xảy đến một cách bất ngờ.

Dịch Covid-19 đã giáng một đòn nặng nề vào nền kinh tế, ảnh hưởng ở tất cả mọi ngành nghề là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, theo các chuyên gia, xét ở một góc độ tích cực, dịch Covid-19 lại đang thúc đẩy sự tái phát triển cơ sở hạ tầng, công nghệ và phần mềm quản trị doanh nghiệp áp dụng theo hướng số hóa tất cả các quy trình quản lý sang mô hình online và công nghệ hóa, ép các doanh nghiệp phải chuyển đổi số mạnh mẽ hơn giai đoạn trước. Ghi nhận trong thời gian qua có đến 70% doanh nghiệp Việt nhận thức được sự cần thiết phải số hóa, song phần lớn chưa biết bắt đầu từ đâu để không lỡ “chuyến tàu 4.0”.

Câu hỏi đặt ra là, để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp nên bắt đầu như thế nào?

Để đi lên chuyển đổi số, có 3 vấn đề doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ: Hạ tầng số; Số hoá hệ thống quản lý quản trị; Số hoá tư liệu sản xuất. Song nhiều doanh nghiệp hiện nay mới chỉ dừng lại ở các phần mềm quản lý doanh nghiệp rời rạc, riêng lẻ như: phần mềm dự toán, phần mềm kế toán, quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý kho,…Do đó dữ liệu của doanh nghiệp ở mỗi phòng ban, bộ phận sử dụng khác nhau và độc lập, thiếu tính chia sẻ, thống nhất.

Doanh nghiệp cần biết, dữ liệu chính là tài sản lớn nhất trong lộ trình chuyển đổi số. Các doanh nghiệp “chân ướt chân ráo” bước lên chuyến tàu 4.0 nên bắt đầu chuyển đổi số dần dần, áp dụng công nghệ để quản lý dữ liệu của doanh nghiệp tập trung, thống nhất vào một nơi. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo độ chính xác về mặt dữ liệu, chia sẻ thông tin dễ dàng, chuẩn xác; phân tích dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả. Chẳng hạn như việc ứng dụng Giải pháp Quản lý công trình và điều hành doanh nghiệp – IBOM PRO sẽ giúp doanh nghiệp có được một nền tảng tổng thể tích hợp tất cả các công cụ cần thiết cho mảng xây dựng công trình bao gồm: Quản lý Đầu tư, Quản lý Bán nhà, Quản lý Thi công công trình, Quản lý Cung ứng, Quản lý Kho, Quản lý Tài sản/thiết bị; Ngoài ra IBOM PRO cũng sẽ hỗ trợ tích hợp chung trên cùng hệ thông các phần mềm trong nhóm quản trị và điều hành doanh nghiệp như: Điều hành công việc, Quản lý văn bản, Quản lý nhân sự, Tài chính doanh nghiệp. IBOM PRO sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý doanh nghiệp trong việc số hóa dữ liệu và quy trình quản lý :

• Số hóa toàn bộ quy trình quản lý dự án thi công công trình và thi công cơ điện một cách chuyên nghiệp .
• Số hóa đầy đủ các bước trong quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng
• Số hóa toàn bộ các dữ liệu về công tác quản lý nhân sự, công tác hành chính giấy tờ.
• Số hóa toàn bộ quy trình giao việc và tối giản bộ máy vận hành.
• Cung cấp hệ thống báo cáo chính xác, minh bạch.

Vậy đâu là thách thức trong công cuộc số hóa doanh nghiệp?

Lợi ích của việc số hoá dữ liệu là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, hiện nay ở Việt Nam vẫn còn nhiều rào cản khiến nhiều công ty chưa triển khai và hoàn thiện được hoạt động này. Nguyên nhân có thể đến từ chính nội bộ công ty:

• Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng trong việc số hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, nên với khoản đầu tư để số hóa dữ liệu dù nhiều hay ít với một số doanh nghiệp lại chưa cho rằng cần thiết nên chưa ưu tiên đầu tư sớm.
• Việc số hoá doanh nghiệp có thể gây ra sự xáo đổi trong công ty, một số vị trí nhân sự không thích ứng được với môi trường công nghệ hóa có thể bị cắt giảm.
• Nhân sự tại doanh nghiệp chưa dành đủ thời gian để cập nhật dữ liệu đầu vào lên hệ thống để tập hợp, phân tích nên ảnh hưởng tới tiến độ triển khai.

Mặc dù còn một số hạn chế trong việc ứng dụng và triển khai trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, một sự thực không thể chối từ đó chính là xu thế tất yếu của nhân loại trong thời kỳ công nghệ 4.0, bắt buộc doanh nghiệp phải thích nghi với thời cuộc công nghệ nếu không muốn bị tụt lùi. Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần phải xây dựng lợi thế cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất,…thì không thể nói “không” với chuyển đổi số, số hóa quy trình vận hành và quản lý tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp càng sớm triển khai số hóa quản lý doanh nghiệp thì sẽ càng sớm chiếm ưu thế và chiếm lĩnh vị trí thượng phong trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.