Tổ chức lại doanh nghiệp: Chín chìa khóa để thành công

Áp lực thay đổi đã tăng lên qua nhiều năm

Trước đại dịch COVID-19, các giám đốc điều hành cấp cao thường lo lắng tổ chức của họ quá chậm, quá sa lầy trong cấu trúc ma trận phức tạp, quá quan liêu. Đại dịch Covid-19 bùng phát đưa tới xác nhận rõ ràng là các công ty của họ đang được tổ chức theo hướng lạc hậu của một thế giới đang dần biến mất — kỷ nguyên của tiêu chuẩn hóa và khả năng dự đoán đang dần được thay thế bởi bốn xu hướng lớn: sự kết hợp của khả năng kết nối cao hơn, chi phí giao dịch thấp hơn, tự động hóa chưa từng có, và thay đổi nhân khẩu học. Và nếu những lãnh đạo đương nhiệm không nhìn thấy tương lai đó thì kết quả dễ nhìn ra là những công ty mới nổi về kỹ thuật số tiếp tục đổi mới và giành chiến thắng trên cuộc đua thương trường.

Đại dịch Covid không phải chỉ mang tới những điều tồi tệ, không thể phủ nhận rằng đại dịch này cũng mang lại cơ hội cho nhà lãnh đạo phát hiện ra cá các lỗ hổng của tổ chức và ứng dụng phương pháp quản lý mới để hạn chế lỗ hổng.

Để quản trị doanh nghiệp tốt hơn cho một tương lai sau đại dịch, các nhà lãnh đạo cần phải trả lời các câu hỏi “chúng tôi là ai” với tư cách là một tổ chức, “cách chúng tôi hoạt động” và “cách chúng tôi phát triển” và để giải đáp các câu hỏi trên thì cần dựa vào 9 chìa khóa để trở thành một công ty chủ động, phát triển ở tương lai.

Chìa khóa 1: Lập trường có mục đích

Mục đích giúp thu hút mọi người tham gia vào một tổ chức, duy trì ở đó và phát triển. Hãy hành động để thiết lập mục đích của doanh nghiệp; giúp biến nó thành hiện thực đối với mọi người. Điều này chỉ xảy ra khi nhân viên xác định và cảm thấy được kết nối với mục đích của doanh nghiệp.

Khi tập trung vào trọng tâm của công việc, mục đích giúp mọi người điều hướng công việc đúng mục tiêu. Chủ doanh nghiệp hiểu rõ doanh nghiệp mình đại diện cho cái gì, tại sao họ tồn tại và sẽ sử dụng mục đích làm chất kết dính để kết nối nhân viên và các bên liên quan khác.

Chìa khóa 2: Làm sắc nét giá trị của doanh nghiệp

Mặc dù tất cả các công ty đều có chiến lược về cách họ tạo ra giá trị, nhưng rất ít công ty có thể chỉ ra chính xác cách tổ chức sẽ đạt được điều đó.

Một số doanh nghiệp có thể chỉ ra chính xác cách tổ chức doanh nghiệp để đạt được giá trị đề ra. Điều này giúp cho họ khác biệt với các doanh nghiệp khác và thậm chí có thúc đẩy thành công của doanh nghiệp trong tương lai.

Khi các doanh nghiệp có thể tận dụng sự rõ ràng này — biết chính xác điều gì khác biệt giữa họ với mọi người — thì kết quả doanh nghiệp sẽ hoạt động mạnh mẽ .

Sức mạnh của một chương trình làm việc có giá trị rõ ràng không chỉ giúp công ty đạt được các lợi thế trong việc xây dựng chiến lược hoạt động tốt hơn mà còn giúp tổ chức có tầm nhìn xa hơn về cách phân bổ nguồn lực. Các doanh nghiệp hoạt động tốt đã phân bổ lại nhân sự một cách tích cực, năng động và liên tục theo các ưu tiên cốt lõi, từ đó cải thiện sức mạnh kinh tế và gia tăng tính cạnh tranh lâu dài cho doanh nghiệp.

Chìa khóa 3: Sử dụng văn hóa làm ‘nước sốt bí mật’ thu hút của doanh nghiệp

Ngoài việc có lý do rõ ràng (mục đích) và điều gì (chương trình giá trị), các công ty phát triển mạnh trong tương lai sẽ phân biệt chính họ theo văn hóa của họ – khác với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Các nhà lãnh đạo hy vọng tạo ra một nền văn hóa đặc trưng cần bắt đầu bằng cách nấu “nước sốt bí mật” độc đáo của riêng doanh nghiệp.

Nhân viên luôn khao khát được thuộc về nơi mà họ muốn trở thành một phần của điều gì đó lớn hơn chính họ. Các doanh nghiệp chỉ tập trung vào lợi nhuận sẽ mất chỗ đứng trước các doanh nghiệp tạo ra bản sắc mạnh mẽ để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của nhân viên.

Các doanh nghiệp muốn xây dựng bản sắc riêng về văn hóa doanh đều thực hiện theo ba cách: hiểu rõ mục đích; biết cách họ tạo ra giá trị và lý do tại sao họ là duy nhất; và họ xây dựng những nền văn hóa mạnh mẽ và khác biệt giúp thu hút và giữ chân những người giỏi nhất.

Văn hóa không thể chỉ tồn tại trong các khẩu hiệu hoặc trong các dòng chữ ký email hấp dẫn. Các nguyên tắc và cách thức làm việc được xác định là rất quan trọng để tạo ra một tổ chức gắn kết và lâu dài. Khi các nhà lãnh đạo lựa chọn — và xây dựng — văn hóa mà họ muốn, họ sẽ xây dựng và triển khai các hành động cụ thể để thu hút những tài năng phù hợp, mở khóa giá trị của doanh nghiệp và đạt được hiệu suất “tăng tốc”.

Chìa khóa 4: Làm phẳng hoàn toàn cấu trúc

Khi môi trường kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp, nhiều doanh nghiệp đã phản ánh những thay đổi này trong cơ cấu tổ chức của họ, tạo ra một ma trận quản lý phức tạp hơn. Vô tình, họ đang đặt cược vào sự phức tạp của tổ chức để giải quyết sự phức tạp của thị trường.

Ngược lại, một số doanh nghiệp tự cấu trúc tổ chức theo những cách khiến chúng trở nên phù hợp hơn, phẳng hơn, nhanh hơn, tốt hơn và mở khóa giá trị doanh nghiệp tốt hơn. Mục tiêu của họ không phải là xóa bỏ hệ thống phân cấp mà làm cho nó ít quan trọng hơn như một cơ chế tổ chức. Họ làm phẳng tổ chức và áp dụng cấu trúc quản lý đơn giản nhất có thể, củng cố các mục tiêu kinh doanh với việc quản lý hiệu suất rõ ràng, mạnh mẽ và các cơ chế khác.

Chìa khóa 5: Ra quyết định nhanh chóng

Cuộc khủng hoảng COVID-19 đã buộc các công ty phải “tăng tốc” ra quyết định khi cần thiết. Các doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng có khả năng đưa ra quyết định chất lượng cao cao gấp đôi so với những tổ chức đưa ra quyết định sau một thời gian phân tích kỹ lưỡng. Các doanh nghiệp quyết định nhanh và tốt sẽ có nhiều khả năng làm tốt hơn các doanh nghiệp khác.

Việc đạt được chất lượng và tốc độ song song cần có yêu cầu một hệ thống phân bổ các quyết định một cách hợp lý cho các giám đốc điều hành, nhóm, cá nhân. Nhóm cao nhất cần tập trung thời gian và sức lực vào các quyết định kinh doanh cốt lõi. Trong khi đó, các nhóm lãnh đạo cấp dưới nên dành nhiều thời gian hơn quyết định phân bổ nguồn lực như nào để đạt được kết quả cao nhất, đồng thời sẽ gia tăng tính trách nhiệm trong việc triển khai và thực thi công việc cấp dưới.

Chìa khóa 6: Coi nguồn lực nhân tài khan hiếm hơn nguồn lực vốn

Phương thức xử lý công việc đang thay đổi nhanh chóng. Một số công việc đang được thay thế bằng tự động hóa trong khi những công việc khác, được hỗ trợ bởi các nền tảng công nghệ số. Những thay đổi này đang khiến nhiều công ty phải suy nghĩ lại về chiến lược sử dụng nhân tài của họ.

Các doanh nghiệp hàng đầu thường nhận định rằng: Nguồn lực nhân tài khan hiếm hơn nguồn lực vốn và tài năng của nhân viên là nguồn lực khan hiếm nhất của doanh nghiệp.

Các nhà lãnh đạo cần phải hiểu rõ năng lực nhân viên để giao đúng việc, đúng người, đúng sở trường. Nếu không, doanh nghiệp có thể đang lãng phí những tài năng hàng đầu giúp doanh nghiệp mang lại giá trị vượt trội.

Tạo ra một điểm đến hấp dẫn cho nhân tài hàng đầu có nghĩa là thúc đẩy trải nghiệm toàn diện cho nhân viên. Điều này ảnh hưởng đến việc nhân viên có ở lại và phát triển hay không, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

Chìa khóa 7: Áp dụng cơ chế hỗ trợ cùng nhau phát triển

Giá trị ngày càng được tạo ra thông qua môi trường nền tảng số nơi mà các đối tác có thể chia sẻ dữ liệu, kỹ năng; nơi cộng đồng các doanh nghiệp cùng nhau tạo ra giá trị và khả năng chống phân mảnh.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều công nhận là các nguồn giá trị sẽ liên tục thay đổi — theo những cách mà hoạt động kinh doanh cốt lõi, truyền thống của công ty không thể khai thác được. Các công ty thành công cần phải vượt trội trong việc xóa mờ ranh giới, quản lý doanh nghiệp có tính hệ thống cao, và áp dụng tính linh hoạt trong các kế hoạch cố định.

Mối quan hệ đối tác nên được vun đắp lâu dài để phát triển tốt hơn mối quan hệ phân mảnh. Các tập đoàn lớn luôn nhìn nhận các đối tác là phần mở rộng của chính họ. Đối tác có phát triển thì họ mới có nhiều cơ hội phát triển. Do đó doanh nghiệp lớn có thể hỗ trợ tài nguyên, khoa học và các lợi ích khác giúp các công ty khởi nghiệp phát triển.

Chìa khóa 8: Xây dựng nền tảng công nghệ giàu dữ liệu

Ngày nay, doanh nghiệp rất coi trọng dữ liệu. Đối với họ, dữ liệu không chỉ đơn giản là báo cáo những gì đang thực hiện. Họ hiểu rằng cần phải chuyển từ việc ra quyết định dựa trên kinh nghiệm sang hình thức ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu – bằng cách sử dụng các nền tảng số để phân tích dữ liệu và chia sẻ, kết nối thông tin nhanh chóng trong hệ thống để đạt được giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Tận dụng tối đa dữ liệu, các tổ chức hàng đầu phải giải quyết một loạt các nhiệm vụ phức tạp. Họ phải tạo ra các phương pháp tiếp cận quản trị dữ liệu, thiết kế lại các quy trình dưới dạng ứng dụng mô-đun, khai thác các lợi ích của công nghệ dựa trên đám mây.

Chìa khóa 9: Tăng tốc làm việc hiệu quả

Việc tận dụng các cách tiếp cận mới đối với dữ liệu đòi hỏi các kỹ năng và làm việc trong môi trường hiện đại hơn. Các doanh nghiệp cần phải xây dựng phương pháp làm việc online hiệu quả như sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến để thúc đẩy động cơ làm việc cho nhân viên. Chủ doanh nghiệp nên khuyến khích và hỗ trợ mọi người thích nghi và tự tái tạo để đáp ứng nhu cầu thay đổi của công việc.

Khi các doanh nghiệp phải đối mặt với bối cảnh khủng hoảng do Covid-19, hậu quả của nỗi đau và sự mất ổn định về kinh tế có thể còn kéo dài trong tương lai. Đối mặt với bối cảnh bất ổn, hậu khủng hoảng thì các lãnh đạo doanh nghiệp cần lãnh đạo bằng sự đồng cảm và tiếp thêm năng lượng cho nhân viên đã bị kiệt sức để đứng lên và phục hồi sức mạnh. Như nhà thiên tài Albert Einstein từng nói rằng“ở giữa mọi cuộc khủng hỏng, đều có cơ hội lớn”. Khi các chủ doanh nghiệp nhìn nhận Covid-19 dưới con mắt tích cực thì sẽ thấy đây là một cơ hội duy nhất để làm mới doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào nắm bắt được cơ hội, tạo ra hệ thống và phương pháp tổ chức mới linh hoạt hơn trước các doanh nghiệp khác kịp hình dung sẽ là người giành phần thắng.