Thực trạng và giải pháp điều hành công việc cho các doanh nghiệp

Đa phần các doanh nghiệp đều quen với kiểu giao việc truyền thống, giao việc trực tiếp bằng miệng hoặc thông qua giấy tờ văn bản giữa cấp trên với cấp dưới. Nhưng hình thức giao việc này tồn tại rất nhiều hạn chế và khó khăn

Đa phần các doanh nghiệp (DN) đều quen với kiểu giao việc truyền thống, giao việc trực tiếp bằng miệng hoặc thông qua giấy tờ văn bản giữa cấp trên với cấp dưới. Ưu điểm của hình thức này là thông tin/nhiệm vụ công việc được truyền trực tiếp đến người nhận/người thực hiện. Nhưng hình thức giao việc này tồn tại rất nhiều hạn chế và khó khăn trong việc quản lý tình hình thực hiện công việc nếu cùng một thời điểm có một danh sách dài các công việc được giao cho các cá nhân/phòng ban,…hay khi công việc được chia làm nhiều giai đoạn trong một thời gian dài cùng với sự tham gia của nhiều cá nhân, phòng ban và các cấp khác nhau.

Câu hỏi đặt ra là: “Làm thế nào để có thể giao việc trực tiếp đến người nhận, biết người nhận đã hiểu rõ nhiệm vụ mà lại khắc phục được những điểm yếu trên?”. Nếu chỉ giải quyết vấn đề trên thông qua quy trình xử lý công việc linh hoạt, được tùy chỉnh tối ưu của DN cùng với việc báo cáo liên tục của những người tham gia thì người quản lý công việc hoặc thư kí của họ lại tiếp tục gặp một khó khăn không hề nhỏ gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc trong việc sắp xếp, tổng hợp lại báo cáo từ những người được giao thực hiện nhiệm vụ, công việc.

Vấn đề tưởng như phức tạp và khó có lời giải hoàn hảo thì lại trở nên đơn giản và dễ dàng với sự hỗ trợ của Công nghệ thông tin – ứng dụng phần mềm chuyên dụng Điều hành công việc iBom.O vào trong công tác điều hành, quản lý công việc của DN.

Mô hình xử lý công việc trên iBom.O

iBom.O đóng vai trò là trung tâm kết nối, là nơi tiếp nhận và điều phối công việc của toàn công ty, hỗ trợ giao việc trực tiếp đến người tiếp nhận, giúp người quản lý, người giao việc theo dõi, kiểm soát được tình hình thực hiện công việc của toàn bộ công ty mọi lúc, mọi nơi.

Với chức năng giao việc thông qua lập sự kiện hoặc đăng tải vụ việc phát sinh; giao xử lý vụ việc,…trên phần mềm sẽ được chuyển ngay lập tức đến cá nhân/bộ phận liên quan giúp cho việc giao nhiệm vụ/giao việc của nhà quản lý được tiến hành đơn giản và dễ dàng.

Thông qua chức năng báo cáo tiến độ, tình hình thực hiện công việc theo từng đầu mục công việc của người tiếp nhận nhiệm vụ được giao. Cùng với việc danh sách các công việc được giao, yêu cầu xử lý, lịch sự kiện phải tham gia,…đều được lưu trữ khoa học trên một hệ thống duy nhất, công việc sẽ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên công việc cần được xử lý gấp. Tính năng quản lý theo đầu mục công việc này sẽ giúp cho nhà quản lý dễ dàng theo dõi và quản lý tình hình thực hiện từng công việc của nhân viên một cách dễ dàng ngay cả khi có rất nhiều công việc trong cùng một thời điểm mà công việc lại được tiến hành trong một thời gian dài với nhiều giai đoạn nối tiếp nhau cùng với sự tham gia của nhiều cá nhân, bộ phận liên quan.

Giao diện chức năng báo cáo trên iBom.O

Đi kèm với chức năng báo cáo công việc theo tiến độ, theo tuần/tháng, iBom.O còn có tính năng đánh giá hiệu quả công việc và kết quả này được sử dụng vào việc tính lương cho người lập báo cáo tình hình thực hiện công việc. Nếu DN ứng dụng tích hợp phân hệ Quản lý Nhân sự iBom.HR hoặc phần mềm nhân sự mà công ty hiện có vào với iBom.O thì kết quả này sẽ tự động nhảy vào công thức tính lương trong phần tính lương của phần mềm Nhân sự được tích hợp.

Ngoài việc, phần mềm được thiết kế trên nền web, ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, giúp người dùng có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi với thiết bị có thể truy cập Internet; để giúp người dùng nâng cao hiệu quả xử lý công việc mà nếu sử dụng phương pháp điều hành công việc thông thường thì không thể có, hệ thống tiện ích iBom.O giúp người dùng sắp xếp và ghi nhớ công việc cần thực hiện thông qua việc tự động gửi tin nhắn nhắc người thực hiện mỗi khi có công việc được giao hay hết hạn phải báo cáo, thông báo sự kiện bạn phải tham gia,…Cùng với công cụ chat/gửi tin nhắn trao đổi công việc ngay trên hệ thống sẽ giúp thông tin được trao đổi liên tục. Qua đó, iBom.O giúp công việc được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.

Bạn có thể xem thêm để tìm hiểu đầy đủ thông tin và tính năng của phần mềm quản lý công việc nhân viên iBom.O

Nếu DN bạn chưa áp dụng giải pháp CNTT vào hoạt động điều hành, xử lý công việc của mình, còn chần chừ gì nữa mà không đăng kí dùng thử phần mềm để đánh giá hiệu quả của nó và nghiên cứu áp dụng cho công tác điều hành công việc của DN mình.

ĐĂNG KÍ DÙNG THỬ TẠI ĐÂY

Mọi thắc mắc, góp ý, vui lòng gửi về email: contact@isoftco.com