Xây dựng khả năng cần thiết để chuyển đổi cá nhân, nhóm và tổ chức

Trong thời kỳ đại dịch, các chương trình xây dựng năng lực quan trọng hơn bao giờ hết. Một chương trình được thiết kế tốt và tập trung có thể giúp các công ty đạt được sự chuyển đổi, tăng trưởng và các mục tiêu chiến lược khác.

Cuộc khủng hoảng COVID-19 đã định hình lại cách thức thực hiện công việc, nhu cầu của một thế giới đang thay đổi nhanh chóng đã phát triển và tăng tốc. Các tổ chức có thể đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách đảm bảo rằng cả lãnh đạo và nhân viên không chỉ có được các kỹ năng và kiến ​​thức mới mà phát triển các hành vi và tư duy mới là thứ mà các doanh nghiệp cần hơn bao giờ hết. Cùng phân tích những hiểu biết sâu sắc về cách thức phát triển các nhóm tương tác và kỹ năng của các nhà lãnh đạo hiệu quả trong tương lai là yêu cầu đòi hỏi các doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng năng lực cho nhân viên của mình tại thời điểm hiện tại.

Tầm quan trọng của việc cải thiện năng lực

Xây dựng năng lực đó là sự phát triển năng lực, tư duy, và kỹ năng để nó có thể được áp dụng nhiều lần và trong nhiều bối cảnh khác nhau. Việc xây dựng năng lực là vô cùng quan trọng đối với sự phát triển lâu dài của các doanh nghiệp. Khi đại dịch bùng phát, lãnh đạo của tất cả các doanh nghiệp trên thế giới đều có thời gian nhìn nhận lại các vấn đề còn yếu kém và tồn động của doanh nghiệp trước sự ảnh hưởng to lớn của đại dịch và câu hỏi đặt ra đó là “đâu là yếu tố mấu chốt để có thể giúp doanh nghiệp tồn tại trước những sự ảnh hưởng to lớn đó?”, câu trả lời đó là “năng lực”, sự phát triển bền vững của mỗi một doanh nghiệp đều phải dùng năng lực lãnh đạo, năng lực, kỹ năng nhân viên… làm thước đo. Vì vậy, xây dựng kỹ năng của nhân viên hiện tại là cách hiệu quả nhất để duy trì sự tồn tại và tiến tới phát triển của doanh nghiệp – đây là điểm mấu chốt và sẽ tốt hơn nhiều so với việc thuê bên ngoài, thuê lại nhân viên hoặc thuê nhân viên hợp đồng.

Nói dễ hơn làm

Tuy nhiên, các tổ chức thường gặp khó khăn trong việc phát triển các kỹ năng phù hợp đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, bằng chứng là 67% các nhà lãnh đạo được khảo sát cho biết các chương trình xây dựng năng lực thường không thành công trong việc đạt được các mục tiêu mong muốn và tác động kinh doanh.

Theo ý kiến của nhóm người tham gia khảo sát, việc mở ra giá trị kinh doanh đòi hỏi nhân viên phải có các kỹ năng như khả năng phân tích và kỹ thuật số, khả năng sử dụng nền tảng số – đặc biệt là khả năng lãnh đạo và khả năng truyền cảm hứng cho người khác, cũng như khả năng phục hồi và thích ứng. Họ cũng cho rằng nhân viên cần phát triển sự đổi mới mô hình kinh doanh và cách thức làm việc nhanh nhẹn.

Phương pháp để cải thiện năng lực?

Đặt nền móng cho chương trình xây dựng năng lực đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải xem xét các mục tiêu chiến lược của công ty, xác định các khả năng cần thiết để đạt được chúng và sau đó xác định các lỗ hổng về năng lực. Để lấp đầy những khoảng trống đó, một chương trình huấn luyện năng lực cho phép nhân viên có được các kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết mà mỗi một nhà lãnh đạo và nhân viên đang còn thiếu, và áp dụng chúng vào công việc hiện tại thực tế của doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp bắt buộc phải củng cố và duy trì lâu dài chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên này lâu dài theo định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng.
Để có được chương trình huấn luyện như vậy, doanh nghiệp phải xây dựng một nền văn hóa nơi việc bổ sung kiến thức, kỹ năng của lãnh đạo và nhân viên luôn được coi là cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Hiệu ứng của COVID-19

Đại dịch đã buộc các doanh nghiệp phải chuyển từ làm việc trực tiếp sang làm việc trực tuyến và suy nghĩ lại các phương pháp tiếp cận về quy trình cũng như phương thức làm việc, phương thức quản lý, phương thức tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa các nhân viên và nhân viên đối với mô hình làm việc trực tuyến để làm sao doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Chính vì vậy, khi dịch bệnh bùng phát, gần như mô hình làm việc trực tuyến được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp trên thế giới và mô hình làm việc này đã thay đổi rộng lớn về kỹ năng cũng như năng lực làm việc của lãnh đạo và nhân viên ở mọi lứa tuổi lao động trong doanh nghiệp. Mọi quy trình, kết quả của công việc đều được số hóa và được đo đếm rõ ràng, chính xác và kết quả đó phản ánh trực tiếp đến hiệu suất công việc của từng cá nhân cũng như toàn bộ doanh nghiệp.

Các câu hỏi và câu trả lời giúp doanh nghiệp có thể triển khai mô hình làm việc trực tuyến đạt hiệu quả

1. Liệu làm việc trực tuyến có thể hiệu quả như làm việc trực tiếp. Một số mẹo để xây dựng phương pháp làm việc trực tuyến? Làm thế nào để doanh nghiệp có thể thiết kế các chương trình này theo cách khiến nhân viên cảm thấy được kết nối?

• Tạo tài nguyên hỗ trợ trực tuyến.

Khi nhân viên làm việc với hình thức trực tuyến chưa hoàn thành được mục tiêu công việc đề ra, doanh nghiệp có thể xem xét lại vấn đề tạo tài nguyên hỗ trợ trực tuyến. Phương pháp này tỏ ra vô cùng hiệu quả cho các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ kiến thức chuyên môn và hỗ trợ các nhân viên trong nhóm có thể bắt kịp tốc độ và hoàn thành công việc với năng suất cao hơn.
Ví dụ doanh nghiệp có thể sử dụng tủ hồ sơ trực tuyến của nền tảng số IBOM. Tại đây doanh nghiệp có thể lưu trữ, cập nhật và chia sẻ các văn bản, tài liệu trực tuyến vô cùng thú vị. Tại đó doanh nghiệp có thể phân cấp, phân quyền và chia sẻ thông tin một cách linh động theo cách hàng ngày vận hành làm việc thực tế tại văn phòng.

• Dựa vào công nghệ.

Thay vì cảm thấy đáng tiếc vì sử dụng phương pháp phải làm việc từ xa, các công ty nên nắm bắt và ứng dụng sớm phần mềm quản lý công việc. Từ đó sẽ giúp nhân viên quen với môi trường làm việc số hóa và dần tạo nên sự hào hứng thú với làm việc trực tuyến bằng cách giúp nhân viên hiểu đầy đủ về các lợi ích của môi trường cộng tác trực tuyến sẽ đem lại. Đặc biệt doanh nghiệp nên nhấn mạnh về sự bảo vệ an toàn sức khỏe cho chính nhân viên, gia đình và cả cộng đồng xã hội. Chắc chắn tất cả cả thành viên trong công ty đều thấy rõ được trách nhiệm phải tham gia vào môi trường số hóa doanh nghiệp là điều tất yếu và phá vỡ mọi rào cản về phía nhân viên tham gia vào môi trường cộng tác trực tuyến mà nhiều doanh nghiệp đã gặp phải.

• Thu hẹp khoảng cách.

Với phương thức làm việc trực tuyến sẽ thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên. Lãnh đạo cao cấp có thể nói chuyện trực tuyến với nhân viên nhiều hơn và thậm chí có thể tham gia vào một số hoạt động của doanh nghiệp, phòng ban, nhóm dễ dàng hơn.

2. Làm thế nào để có thể đo lường sự thay đổi trong phương pháp làm việc trực tuyến?

Tập trung vào thay đổi hành vi, không phải thống kê hoàn thành. Việc hoàn thành sử dụng cácphần mềm trực tuyến sẽ chẳng có nghĩa lý gì nếu nó không dẫn đến việc nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Trong một ví dụ tại một công ty, ngay cả khi 95% nhân viên đã hoàn thành việc đào tạo, sử dụng phần mềm trực tuyến, thì việc đào tạo này vẫn chưa được coi là đã hoàn thành trừ khi người quản lý nhận thấy sự cải thiện trong công việc của nhân viên.

3. Vai trò của các phòng ban trong việc xây dựng năng lực là gì?

Hoạt động phòng ban là một trong những hình thức chính để mang lại hiệu suất và kết quả đổi mới trong doanh nghiệp. Khi nhiều phòng ban chuyển sang hoạt động trực tuyến và cấu trúc phòng ban đã chuyển sang mạng lưới các phòng ban cộng tác trên môi trường trực tuyến, cách thức làm việc nhanh nhẹn này sẽ mang lại cơ hội cho các phòng ban có thể học hỏi lẫn nhau. Dưới đây là ba hoạt động có thể giúp truyền cảm hứng học cho các phòng ban trong doanh nghiệp:

• Đặt mục tiêu cho nhân viên phù hợp với kết quả mong muốn.

Các thước đo kết quả và hiệu suất của nhân viên sẽ thúc đẩy quá trình cải thiện kỹ năng xử lý công việc. Các thành viên trong phòng ban nên giúp đỡ lẫn nhau, dành thời gian để học hỏi và chia sẻ kiến ​​thức vì lợi ích của các mục tiêu của phòng.

• Tìm kiếm các yếu tố kích hoạt mang lại cơ hội học tập .

Trưởng phòng ban nên xây dựng các hoạt động để kích hoạt các kỹ năng cải thiện làm việc từ xa cho nhân viên.

• Tạo môi trường phù hợp để làm việc trực tuyến.

Trong khi làm việc trực tuyến yêu cầu cao về kỹ năng xử lý công việc, làm việc trực tuyến lại yêu cầu cao hơn về mặt kỷ luật. Khía cạnh quan trọng nhất trong môi trường làm việc trực tuyến đó là cần tạo nên sự an toàn về tâm lý – một môi trường mà tại đó xây dựng bằng sự tin tưởng giữa các thành viên và sự tôn trọng lẫn nhau. Đó là môi trường mà các thành viên có thể cảm thấy thoải mái khi được làm việc.