KIểm soát định mức vật tư công trình – vấn đề sống còn cho doanh nghiệp xây dựng

Thất thoát hay lãng phí hàng hóa vật tư tại các công trường xây dựng là một trong những tình trạng thường xuyên xảy ra với nhiều nguyên nhân khác nhau. Việc quản lý vật tư không hiệu quả luôn ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, tiến độ thực hiện dự án, lãng phí nguồn lực và nguồn vốn của Doanh nghiệp.

Công trường xây dựng như một nhà máy thu nhỏ, khi mà các bộ phận hỗ trợ lẫn nhau để cùng tạo ra một công trình chất lượng. Bộ phận quản lý vật tư công trình là một mắt xích vô cùng quan trọng có tác động, quyết định chất lượng đầu ra và tiến độ hoàn thành của dự án. Thực trạng và vai trò của việc quản lý kiểm soát yêu cầu vật tư theo định mức đối với các đơn vị xây dựng như thế nào sẽ được Chị Hoàng Thanh Hoài – PGĐ Công ty TNHH phần mềm Trí Tuệ ISOFTCO – đơn vị chuyên cung cấp Giải pháp điều hành và quản trị doanh nghiệp phân tích trong bài phỏng vấn dưới đây.

Chào chị, được biết IBOM là đơn vị cung cấp phần mềm cho các đơn vị xây dựng với hơn 15 năm kinh nghiệm, vậy chị cho biết trong quá trình triển khai phần mềm tại các công trường xây dựng thường gặp phải những vấn đề gì ạ?

Mình đã triển khai cho nhiều đối tác bên mảng xây dựng, đặc biệt là các nhà thầu thi công, có rất nhiều vấn đề khó khăn trong quản lý dự án nổi trội đó là vấn đề quản lý và kiểm soát định mức vật tư tại các công trường xây dựng ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ thực hiện dự án.

Quản lý định mức vật tư tại các công trình thi công quan trọng như thế nào trong quản lý dự án?

Trong quá trình quản lý vật tư công trình, quản lý định mức vật tư chi tiết là một công việc rất quan trọng bởi nó cho biết số nguyên vật liệu để hoàn thành một lượng sản phẩm. Với phương pháp quản lý vật tư truyền thống, bộ phận quản lý phải loay hoay với các phép toán phức tạp do không thể quản lý chi tiết lượng vật tư khổng lồ của dự án, do đó nguyên liệu có thể thiếu, hoặc thừa.

Vậy chị cho biết, thực trạng quản lý yêu cầu vật tư theo định mức không hiệu quả sẽ mang lại những hậu quả gì?

Có rất nhiều yếu tố dẫn đến sự thất thoát hoặc dư thừa vật tư, đơn cử một số trường hợp sau: Bóc khối lượng bản vẽ sai, Yêu cầu vật tư nhiều lần do không theo dõi được quá trình và dữ liệu lũy kế, Thi công hỏng phải làm lại, Không kiểm tra khi tiếp nhận yêu cầu vật tư từ công trường, Thay đổi thiết kế của chủ đầu tư dẫn đến dư thừa vật tư,…
=> Nếu không kiểm soát tốt thì khả năng rất lớn là chi phí công trình sẽ bị đội lên do tăng chi phí vật tư.

Được biết IBOM vừa phát triển Giải pháp quản lý vật tư công trình IBOM.MS trong thời gian gần đây, vậy giải pháp đó sẽ quản lý định mức vật tư như thế nào?

IBOM.MS là một giải pháp hữu hiệu giúp Nhà thầu thi công quản lý vật tư công trình một cách hiệu quả thông qua việc kết nối từ định mức vật tư công trình đến quá trình yêu cầu vật tư, đặt hàng nhà cung cấp và xuất vật tư thi công.

Với tính năng kiểm soát yêu cầu vật tư theo định mức trên Giải pháp quản lý vật tư công trình IBOM.MS bộ phận vật tư sẽ theo sát tiến độ công trình để kiểm soát khối lượng hàng về và điều chỉnh kịp thời những thay đổi.

Việc ứng dụng giải pháp IBOM.MS sẽ giúp các đơn vị xây dựng giải quyết được vấn đề quản lý định mức vật tư như thế nào?

Kiểm soát yêu cầu vật tư theo định mức là chức năng đặc trưng của Giải pháp quản lý vật tư công trình IBOM.MS, nó có thể giải quyết những công việc như:

• Với chức năng quản lý vật tư theo định mức, phần mềm sẽ đưa ra số lượng vật liệu thực tế để sản xuất ra một lượng sản phẩm nhất định và vận hành sản xuất từ từng quá trình. Đặc biệt, có thể xem số lượng vật liệu cần thiết trong một định dạng đã được thiết lập trước.
• IBOM.MS có thể quản lý vật tư theo nhiều đơn vị tính khác nhau (km, m, cm, tấn, tạ, yến, kg, bao, thùng,…), nhờ đó việc quản lý chính xác định mức vật tư trở nên đơn giản hơn.
• Số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu tiêu chuẩn so với số lượng hàng hóa, nguyên liệu thức tế sẽ có sự sai lệch nhất định. Vì vậy, sau mỗi quá trình sản xuất, phần mềm sẽ có sự điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
• Có thể xác định số lượng hàng hóa vật tư cần thiết cho công trình để lên lịch mua hàng, quản lý quy trình sản xuất, quản lý số lượng hàng tồn kho của nguyên liệu và quản lý chi phí.
• Đánh giá mức độ lãng phí hoặc thiếu hụt bằng cách so sánh số lượng tiêu chuẩn với thực tế tiêu thụ, dựa trên số lượng theo định mức nguyên vật liệu.

Theo chị, các đơn vị thi công đã làm tốt công tác quản lý và kiểm soát định mức vật tư tại các công trình xây dựng?

Hầu như các đơn vị xây dựng đều quản lý vật tư theo định mức và thường xuyên theo dõi để có kế hoạch xuất nhập và đảm bảo lượng vật tư luôn đáp ứng đủ cho nhu cầu cho từng công trình tuy nhiên họ đã làm tốt hay chưa thì mình chưa dám khẳng định. Bởi có vô vàn hàng hóa vật tư phục vụ cho các dự án cho nên việc kiểm soát được định mức cho từng mặt hàng không phải là điều dễ dàng.

Qua đây, mình cũng muốn gợi ý cho các chủ xây dựng cần phân tích thực trạng hiện tại và suy nghĩ ứng dụng Giải pháp quản lý vật tư công trình IBOM.MS để giảm bớt những tổn thất trong quản lý tiến độ và nguồn vốn cho công trình chất lượng.

Cảm ơn chị với những chia sẻ trên, đây chắc chắn sẽ là những kinh nghiệm bổ ích cho những cá nhân, đơn vị đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát vật tư cho dự án công trình đó ạ.

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải những khó khăn về kiểm soát vật tư công trình, vui lòng liên hệ số Hotline 0966 651 152 hoặc ĐĂNG KÝ TƯ VẤN để được tư vấn chi tiết hơn về Giải pháp quản lý vật tư công trình IBOM.MS.