NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý VÀ NÂNG CẤP CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU XÂY DỰNG

Thực hiện một dự án xây dựng bao gồm quản lý dự án phức tạp và có sự cộng tác giữa nhiều nhóm. Do số lượng và sự đa dạng các tài liệu được tạo ra trong một dự án xây dựng thông thường, các nhà xây dựng nhà theo yêu cầu có nhu cầu mạnh mẽ về một hệ thống quản lý tài liệu hoàn chỉnh, khoa học hơn. Hệ thống cần đảm bảo rằng các tài liệu dự án được cập nhật, lưu trữ cẩn thận, mọi thành viên trong dự án: từ người quản lý dự án đến quản trị viên cần phải hiểu những tài liệu nào có sẵn và quy trình liên quan để kiểm soát tài liệu. Điều cần thiết là tất cả các thành viên trong nhóm phải có thông tin đầy đủ và cập nhật.

Nhiều nhà xây dựng tùy chỉnh tạo hoặc nâng cấp quy trình quản lý tài liệu của họ băng cách chuyển từ tài liệu giấy bị nhét trong tủ hồ sơ sang tài liệu dựa trên đám mây
kỹ thuật số. Tuy nhiên, làm như vậy thông qua các lần kiểm tra, hay tra cứu thông tin tài liệu thì tốc độ vẫn chậm và không tránh được sự sai xót và nhầm lẫn.
Việc phát triển một quy trình quản lý tài liệu cần có sự gắn kết và lựa chọn một công cụ tập trung có sẵn cho mọi người giúp truy cập ngay vào thông tin liên quan đồng
thời giảm đáng kể lượng thời gian dành cho việc tìm kiếm thống tin, cả hai đều tiết kiệm thời và tiền bạc.

NHỮNG THÁCH THỨC THƯỜNG THẤY TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
– Kiểm soát phiên bản của các tài liệu hiện có : Các tài liệu xây dựng luôn được sửa đổi, tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tài liệu. Hệ thống quản lý tài liệu phải cung cấp phiên bản mới nhất và phải đảm bảo mỗi phiên bản được đánh dấu rõ ràng. Nếu các phiên bản không được xác định va không có nguồn xác thực duy nhất, nó có thể dẫn đến lỗi và phải làm lại.
– Quyền truy cập : Các tài liệu phải có sẵn để truy cập cho cả nhóm tại công trường và trong văn phòng. chuyển sang kỹ thuật số gây ra các vấn đề như kết nối internet, các vấn đề về quyền đối với tệp và các hạng mục kỹ thuật khác có thể trì hoãn hoặc cấm truy cập vào tệp. Ít lỗi như vậy để đạt được với việc lập kế hoạch thích hợp và xem xét cách một hệ thống tập trung duy nhất có thể trợ giúp.
– Khả năng đánh dấu: Nhân viên tại công trường và băn phòng sẽ dễ dàng chỉnh sửa, nhận xét hoặc đánh dấu tài liệu. Nhưng điều này cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn phiên bản nếu các thành viên trong nhóm đang làm việc trên các bản sao cục bộ của cùng một tài liệu được lưu trữ ở nhiều nơi.
– Lãng phí thời gian: Khi tài liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí và hệ thống, người lao động lãng phí thời gian tìm kiếm tài liệu mới nhất hoặc thông tin chính xác mà họ cần.
Việc phát triển một quy trình quản lý tài liệu toàn diện bắt đầu bằng việc đánh giá khả năng của hệ thống đã được cái đặt. Tiếp theo, bạn muốn tạo một kế hoạch nâng cấp hoặc thay thế hệ thống của mình để nó phù hợp với phong cách làm việc hiện tại của công ty. Đặt tên cho một nhân viên chủ quản hoặc người quản lý dự án để hỗ trợ quá trình chuyển đổi là rất quan trọng để đạt được các bước sau:

1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HIỆN TẠI CỦA BẠN
Việc phát triển một quy trình quản lý tài liệu xây dựng bắt đầu bằng cách đánh giá hệ thống hiện tại của bạn để tìm ra những lỗ hổng trong việc kiểm soát và lưu trữ tài liệu. Hệ thống quản lý tài liệu xây dựng cần:
+ Nhận diện các tài liệu dễ dàng (dễ nhìn dễ tìm thấy)
+ Có cơ cấu tổ chức hợp lý
+ Giúp dễ dàng chia sẻ tài liệu với những người đang làm việc tư xa
+ Có khả năng mở rộng về số lượng các dự án xây dựng và các nhà quản lý xây dựng
+ Có các biện pháp kiểm soát an ninh xung quanh việc quản lý tài liệu xây dựng của bạn

2. TẠO MỘT HỆ THỐNG PHÙ HỢP VỚI CÔNG TY CỦA BẠN
Hệ thống tốt nhất cho công ty của bạn là hệ thống phù hợp với cách bạn kinh doanh. Không có hai công ty nào được điều hành hoàn toàn giống nhau, vì vậy chúng sẽ không có các quy trình giống nhau.
Để triển khai thành công hệ thống quản lý tài liệu mới, bạn cần có sự tham gia của mọi người trong công ty. Lắng nghe nhân viên của bạn và những mỗi quan tâm của họ, giải quyết chúng khi có thể là cách tốt nhất để phát triển hệ thống. Mọi người phải sẵn sàng thỏa hiệp ở mức độ nào đó nếu bạn muốn tạo ra một quy trình mà tất cả các bạn đều đồng ý là tối ưu.

3. NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN DẪN ĐƯỜNG.
Khi không có ai chịu trách nhiệm cho sự thành công của một hệ thống mới, khả năng nó thành công sẽ thấp hơn. Người quản lý dự án nên được chọn để đi đầu trong việc thực hiện quy trình mới. Họ phải được cung cấp thời gian, nguồn lực và đội ngũ cần thiết để thiết lập và triển khai hệ thống mới.
Họ sẽ phát triển các giao thức và tiêu chuẩn quản lý tài liệu cho công ty của bạn, dựa trên hệ thống mà nhóm của bạn vạch ra. Họ cũng có thể chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề kỹ thuật khi chúng xuất hiện, vì vậy hãy chọn ai đó hoặc một nhóm người hiểu biết về hệ thống, đã từng thành công và đầu tư vào thành công chung của hệ thống.

4. SỬ DỤNG PHẦN MỀM VÀ CHUYỂN SANG CHUYỂN ĐỔI SỐ.
Lưu trữ và sắp xếp tài liệu bằng phần mềm chiếm ít không gian hơn nhiều so với các tủ các phòng hồ sơ nhét đầy các biểu mẫu giấy. Các tài liệu kỹ thuật số cũng giúp thông tin dễ dàng tìm kiếm hơn. Nhưng chỉ cần quét tài liệu và lưu chúng dưới dạng PDF, mặc dù không tốn kém, nhưng có thể bị tổng hợp khó tra cứu.
Bạn nên sử dụng một hệ thống riêng cho ngành xây dựng và hiểu những thách thức được trình bày bởi các phiên biên bản tài liệu khác nhau mà bạn sẽ xử lý. Phần mềm phù hợp, hợp lý hóa quy trình quản lý tài liệu và giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính.

Giống như phần mềm quản lý văn bản IBOM sẽ mang đến những chức năng:

Văn bản đến
+ Tự động lưu sổ văn bản đến cơ quan/phòng/ban/đơn vị/dự án.
+ Luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình của doanh nghiệp.
+ Tích hợp quản lý công việc.
+ Tự động lưu vết và theo dõi đầy đủ quá trình xử lý

Văn bản phát hành
+ Tự động lưu sổ văn bản phát hành cơ quan/phòng/ban/đơn vị/dự án.
+ Tích hợp sổ văn bản đến của phòng/ban/đơn vị thành viên/dự án.
+ Hỗ trợ phát hành văn bản qua email

Tìm kiếm văn bản
+ Phạm vi tìm kiếm: Trong sổ văn bản/yêu cầu xử lý.
+ Điều kiện tìm kiếm: Theo từ khóa, cơ quan ban hành, ngày ban hành…
+ Hỗ trợ tìm kiếm full text theo nội dung file đính kèm, hỗ trợ tìm kiếm trên file pdf 1 lớp

5. HỢP NHẤT VÀ TẬP TRUNG
Thay vì có nhiều giải pháp lưu trữ tài liệu với các phần mềm khác nhau cho mỗi giải pháp, bạn nên trả tiền để chọn một nền tảng duy nhất để lưu trữ tất cả các tài liệu của mình. Điều này cắt giảm thời gian tìm kiếm vì chỉ có một nơi mà nhân viên cần tìm để thấy được cái tài liệu mà họ đang cần. Hệ thống phần mềm phù hợp có khả năng quản lý tài liệu, cho phép hệ thống tập trung, giúp quản lý và sắp xếp tài liệu dễ dàng hơn.

6. NHẬN PHẢN HỒI.
Khi quy trình quản lý tài liệu của bạn đã được thực hiện, hãy thu thập phản hồi từ các bên liên quan và người dùng. Khi có vấn đề, hãy ghi chú lại chúng Tiếp tục lắng nghe nhân viên của bạn khi họ làm việc với hệ thống để xác định cách bạn có thể làm cho nó tốt hơn. Thường thì cách tốt nhất để cải thiện hệ thống là tăng dần với các nâng cấp nhỏ diễn ra nhất quán theo thời gian

7. THỰC HIỆN CÁC ĐIỀU CHỈNH
Trên cơ sở thường xuyên, như hàng tháng hoặc hàng quý hãy giải quyết các mục tồn động bằng cách tạo ra một hồ sơ yêu cầu tồn đọng có thể dễ dàng chia sẻ trong toàn công ty của bạn. Điều chỉnh nếu cần mục tiêu là liên tục cải tiến quy trình quản lý tài liệu của bạn khi nhu cầu của công ty bạn thay đổi mà dự án tổng thể làm chậm các bộ phận khác.

Bạn đang cần một giải pháp, một phần mềm hoạt động hiểu quả, tối ưu được yêu cầu lưu trữ văn bản, hồ sơ thầu cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ với giải pháp phần mềm IBOM qua hotline : 0966.615.152, chuyên gia chúng tôi sẽ hỗ trợ giải đáp tư vấn 24/7 cho bạn.