Trọng tâm của việc quản lý dự án nằm ở việc áp dụng các kỹ năng, phương pháp, quy trình, kiến thức và kinh nghiệm của một người để đạt được các mục tiêu của dự án. Tính rộng rãi của kỷ luật mang lại cho quản lý dự án một vai trò quan trọng trong hầu hết mọi ngành công nghiệp mà người ta có thể nghĩ đến. Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, người quản lý dự án và các thành viên nhóm có thể vượt qua nhiều thách thức chắc chắn sẽ xảy ra trong lĩnh vực đa dạng và thú vị này.
Trong bài viết này, hãy tìm hiểu về các xu hướng phần mềm quản lý dự án mới nổi và các phương pháp hay nhất cho năm 2022 sẽ định hình ngành. Từ các cách tiếp cận sáng tạo đến các kỹ năng theo yêu cầu và công nghệ mới, người ta có thể có được cái nhìn tổng quan về các lực lượng khác nhau đang thay đổi bối cảnh quản lý dự án ngày nay. Được trang bị kiến thức về những xu hướng chính trong quản lý dự án, các chuyên gia có thể trang bị tốt hơn cho bản thân những gì sắp diễn ra.
Người quản lý dự án có rất nhiều việc trong sự quản lý giám sát của họ. Họ quản lý giám sát vòng đời của dự án từ khi bắt đầu đến khi lập kế hoạch và thực hiện cho đến khi kết thúc, trongn quá trình dự án diễn ra họ là người giải quyết mọi vấn đề khác nhau, chẳng hạn như thay đổi phạm vi, vấn đề ngân sách và các rủi ro khác để đưa dự án đi đến thành công. Bấp chấp sự phức tạp của công việc, các nhà quản lý dự án sẽ vui mừng khi biết rằng có nhu cầu cao về kỹ năng của họ. Trên thực tế, quản lý dự án là kỹ năng công nghệ được các nhà tuyển dụng săn đón nhiều nhất vào năm 2021. Công ty phân tích thị trường việc làm Emsi Burning Glasss đã phân tích hàng triệu tin tuyển dụng và nhận thấy rằng kỹ năng quản lý dự án đã được đề cập trong 869.538 tin tuyển dụng, đứng đầu tất cả các kỹ năng công nghệ khác. Các kỹ năng liên quan đến ngôn ngữ lập trình và kỹ năng phần mềm theo sau. SQL chiếm vị trí thứ hai với 723.558 tin tuyển dụng và phát triển phần mềm với 640.587 tin đăng. Khi nói đến tiền lương, một số nhà quản lý dự án ở một số quốc gia được trả lương cao hơn so với các đồng nghiệp của họ ở các quốc gia khác. Theo Khảo sát tiền lương củ Quản lý dự án PMI, các chuyên gia dự án ở Thụy Sĩ báo cáo mức lương trung bình cao nhất là 140.983 USD, tiếp đến là Hoa Kỳ với 115.000USD và Úc là 113.664 USD.Các quốc gia có lương thấp nhất cho các nhà quản lý dự án là Ai Cập ( $17.858).
Tuy nhiên, sở hữu kỹ năng quản lý dự án là không đủ để duy trì tính cạnh tranh trong ngành. Điều quan trọng nữa là phải cập nhật các phương pháp hay nhất mới là nhất, xu hướng phần mềm quản lý dự án mới và các tin tức khác trong ngành mà chúng ta sẽ thảo luận bên dưới.
1. QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN SỐ HÓA
Trong nỗ lực cải thiện quy trình của mình, hầu hết tất cả các lĩnh vực kinh doanh đều đã trải qua một số hình thức chuyển đổi kỹ thuật số trong những năm gần đây. Quản lý sự án cũng không ngoại lệ. Ngày nay có nhiều công cụ quản lý dự án trực tuyến khác nhau để xử lý các chức năng quản lý dự án. Chúng bao gồm các công cụ cộng tác, phần mềm quản lý quy trình công việc, công cụ quản lý thay đổi và hệ thống quản lý quy trình kinh doanh.
Một quan niệm sai lầm về số hóa các quy trình quản lý sự án là nó kết thúc bằng việc chọn các công cụ mới. Trong thực tế, nó phức tạp hơn nhiều. Ngay cả trước khi bắt đầu số hóa, người ta cần đánh giá những công cụ mới hoặc nâng cấp nào mà nhóm của bạn cần. Tiếp theo, nên có đào tạo và một số buổi thực hành về các công cụ ở giai đoạn đầu. Câu hỏi của người dùng cũng nên được trả lời vào thời điểm này để tránh nhầm lẫn.
Để cải tiến quy trình của bạn được tính liên tục, tốt nhất là chỉ định chủ sở hữu quy trình cho nó. Điều này thường có thể thực hiện bởi văn phòng Quản lý dự án( PMO), mà hầu hết các tổ chức đều có. Theo một cuộc khảo sát, 47% tổ chức có nhiều PMO trong 35% có một PMO. Đối với 16% tổ chức không có PMO, họ có thể chỉ định một hoặc một vài cá nhân làm chủ sở hữu quy trình (Wellingtone, 2020). Sau đó, các PMO hoặc chủ sở hữu quy trình riêng lẻ sẽ hoạt động như một trung tâm xem xét và phê duyệ tcác thay đổi về quy trình, đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.
2. TÍCH HỢP CÔNG NGHỆ PHỨC TẠP HƠN
Nhiều năm trước, các công ty có xu hướng duy trì mô hình nhà máy kỹ thuật số. Trong mô hình này, các nhóm làm việc theo mô hình kỹ thuật số có thể lặp lại, có thể mở rộng, trong đó các sản phẩm được phân phối trong các đơn vị CNTT và kỹ thuật số riêng biệt. Mặc dù điều này có thể đẩy nhanh tốc độ đổi mới của một tổ chức trong thời gian ngắn, nhưng một trong những cạm bẫy của nó là thiếu mô hình hoạt động chung cho các nhóm kỹ thuật số và CNTT. Do đó, nó đòi hỏi sự hợp tác và phân phối từ các nhóm công nghệ khác nhau, điều này có thể tạo ra sự nhầm lẫn và phân mảnh công nghệ. Chẳng hạn, thống kê cho thấy Jira chiếm 39,95% thị phần công nghệ quản lý dự án tại Vương quốc Anh. Tiếp theo là Microsoft Project (13,3%) và Trello (6,67%) (Datanyze, 2020). Tuy nhiên, đây chỉ là một phần của toàn bộ công nghệ mà các nhà quản lý dự án giải quyết trong công việc hàng ngày của họ.
Công ty tư vấn quản lý McKinsey khuyến nghị nên theo đuổi mô hình tích hợp kỹ thuật số. Theo khuôn khổ như vậy, các nhóm được tổ chức xung quanh các sản phẩm, khả năng nội bộ và hệ thống hồ sơ thay vì có nhiều nhóm kỹ thuật số với các tài nguyên chuyên dụng và tổng hợp. Nó cũng nhấn mạnh việc giảm thiểu sự dư thừa và tối đa hóa khả năng tương tác trong các nhóm.
Điều này cho thấy, xu hướng phần mềm quản lý dự án chỉ ra rằng khi các nhóm trở nên phụ thuộc nhiều hơn vào công nghệ, họ cũng cần phải thông thạo công nghệ hơn. Nhận thức được điều này, các nguyên lý quản lý dự án đã được bổ sung thêm một lớp cho yếu tố công nghệ. Được mệnh danh là Chỉ số công nghệ quản lý dự án hoặc PTMQ, cách tiếp cận này giới thiệu khái niệm chỉ số công nghệ, có nghĩa là khả năng của một người để tích hợp những tiến bộ trong công nghệ cho một dự án hoặc tổ chức. Một trong những thành phần quan trọng của PTMQ là nguồn nhân tài sẵn sàng cho tương lai, nơi nhân viên luôn bắt kịp các xu hướng công nghệ và điều chỉnh khả năng của họ cho phù hợp. Với sự trợ giúp của công nghệ tích hợp, các nhà quản lý dự án có thể thực hiện tốt hơn các nhiệm vụ của mình và đạt được các mục tiêu đúng thời hạn và ngân sách.
3. PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖN HỢP
Theo truyền thống, các học viên tiếp cận quản lý dự án chỉ sử dụng một chiến lược quản lý dự án duy nhất. Các phương pháp phổ biến bao gồm Tổ chức kiến thức quản lý dự án (PMBOK) và PRINCE2 hoặc mô hình Thác nước. Các phương pháp truyền thống thường sử dụng cách tiếp cận tuyến tính bắt đầu từ khi bắt đầu lập kế hoạch đến thực hiện và sau đó là giám sát và kết thúc dự án. Trong các phương pháp này, các mục tiêu được xác định rõ ràng. Hơn nữa, kiểm soát và tài liệu rõ ràng được nhấn mạnh. Trái ngược với điều này là cách tiếp cận linh hoạt, tập trung nhiều hơn vào sự cộng tác và tính linh hoạt trong việc phát triển các thông số kỹ thuật của dự án và các thay đổi khác. Với cách tiếp cận nhanh, người ta chú trọng nhiều hơn vào các cá nhân và sự tương tác hơn là các quy trình và công cụ, đồng thời việc có một sản phẩm đang hoạt động quan trọng hơn là ghi lại quy trình một cách toàn diện.
Một trong những xu hướng quản lý dự án gần đây là tránh sử dụng độc quyền một phong cách quản lý dự án. Theo một cuộc khảo sát, 60% số người được hỏi nói rằng họ sử dụng kết hợp phong cách quản lý dự án thác nước và linh hoạt hoặc các phong cách quản lý dự án khác trong một dự án (ProjectManager, 2021).
Cho dù bạn sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án truyền thống hay linh hoạt, thì cuối cùng, không có giải pháp chung cho tất cả. Các nhà quản lý dự án phải xem xét quy mô, tính chất, nguồn lực của dự án, v.v. trước khi lựa chọn một phương pháp. Người ta phải kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của dự án, các rủi ro và mối đe dọa có thể xảy ra cũng như sản phẩm cuối cùng để biết phương pháp nào phù hợp hơn để sử dụng.
4. HỢP TÁC TỪ XA LÀ TIÊU CHUẨN MỚI
Làm việc như một nhóm dự án ảo mang lại nhiều lợi ích. Thứ nhất, nó cung cấp một cách để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho các thành viên trong nhóm. Thứ hai, nó cải thiện hiệu quả và cắt giảm thời gian đi lại của nhân viên. Thứ ba, làm việc từ xa giúp giảm chi phí dự án thông qua các công nghệ cung cấp khả năng liên lạc tức thì với khách hàng, các bên liên quan và thành viên nhóm dự án.
Tuy nhiên, công việc từ xa cũng có những cạm bẫy của nó. Khi được hỏi thách thức lớn nhất của họ là gì, 45,8% cho biết họ phải đối mặt với việc hiểu nhầm hoặc thiếu giao tiếp khi làm việc từ xa. Các mối quan tâm khác là duy trì động lực (41%) và biết mỗi người đang làm gì (36,1%) (Hubstaff Tasks, 2021).
Một cách để giải quyết các vấn đề về thông tin sai lệch là các nhà quản lý dự án xây dựng văn hóa nhóm nơi khuyến khích giao tiếp cởi mở, thân mật. Nó cũng sẽ hữu ích nếu các nhóm thiết lập một cuộc gọi khởi động ban đầu, sau đó là các cuộc họp hội nghị truyền hình hai tuần một lần. Mặt khác, việc thiếu giao tiếp trực tiếp hàng ngày mà một người sẽ có được khi ngồi trong văn phòng sẽ dẫn đến những người làm việc từ xa cảm thấy thảnh thơi và do đó, không có động lực. Để chống lại điều này, các nhà quản lý dự án và các nhóm cần có những kỳ vọng rõ ràng, những kỳ vọng này có thể được củng cố bằng việc trao đổi thường xuyên về những gì cần phải làm.
5. NHU CẦU VỀ KỸ NĂNG MỀM
Số liệu thống kê quản lý dự án mới nhất chỉ ra rằng bằng cấp phổ biến nhất của các nhà quản lý dự án ở Mỹ là bằng cử nhân (69%), tiếp theo là bằng thạc sĩ (18%) và bằng cao đẳng (9%). Mặc dù chỉ 1% người quản lý dự án có bằng tiến sĩ, nhưng họ có mức lương cao nhất so với những người có bằng cấp khác, thu nhập trung bình hàng năm là 121.283 đô la (Zippia, 2021).
Tuy nhiên, một trong những xu hướng quản lý dự án của năm nay cho thấy rằng các kỹ năng cứng thu được từ giáo dục và kinh nghiệm thôi là không đủ để đạt được lợi thế trên thị trường việc làm. Khi các công cụ AI đảm nhận các khía cạnh thuộc lòng của công việc, các nhà quản lý dự án cần trau dồi các kỹ năng mềm để khiến bản thân trở nên có giá trị đối với các tổ chức. Điều này phù hợp với thực tế là các tổ chức đang ưu tiên các kỹ năng sau trong nhóm nhân tài của họ để hỗ trợ các dự án thành công: kỹ năng kỹ thuật (68%), kỹ năng lãnh đạo (65%), kỹ năng kinh doanh (58%) và kỹ năng số (50%). ) (PMI, 2020).
Có nhiều công việc của người quản lý dự án hơn là hoàn thành phạm vi dự án và các tài liệu cần thiết. Hiệu quả trong vai trò của một người đòi hỏi phải quản lý các bên liên quan và xây dựng mối quan hệ với các thành viên trong nhóm, tất cả đều là sản phẩm phụ của việc có kỹ năng lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo hiệu quả có thể truyền đạt tầm nhìn của họ, sở hữu các kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời để giải quyết các rào cản của dự án và có thể đoàn kết các thành viên trong nhóm vì một mục đích chung. Hơn nữa, các kỹ năng kinh doanh đòi hỏi người quản lý dự án phải cân bằng chi phí dự án với thời gian và phạm vi dự án. Trong khi đó, các nhà quản lý dự án cần phải thông thạo về quản lý dữ liệu, phân tích, dữ liệu lớn, bảo mật và quyền riêng tư cũng như ra quyết định dựa trên dữ liệu để xây dựng khả năng kỹ thuật số của họ.
6. ĐẦU TƯ VÀO AI ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Ngày nay, trí tuệ nhân tạo không chỉ là một từ thông dụng mà đang dần được chấp nhận trong cộng đồng quản lý dự án. Dữ liệu cho thấy 26% doanh nghiệp truyền thống và 21% doanh nghiệp tập trung vào kết quả hoặc tập thể dục tận dụng trí tuệ nhân tạo trong việc quản lý dự án của họ. Mặt khác, 39% doanh nghiệp thể dục dụng cụ cho biết các công cụ do AI điều khiển có ưu tiên cao trong việc áp dụng trên toàn doanh nghiệp trong tổ chức của họ trong khi chỉ 30% doanh nghiệp truyền thống cho biết điều tương tự (PMI, 2021).
Thông qua sức mạnh của AI, công việc thủ công có thể được giảm bớt khỏi con người và có thể được thực hiện bởi bot. Cùng với đó, người quản lý dự án và các nhóm có thể làm việc hiệu quả hơn trong các lĩnh vực công việc khác nhau của họ, từ lập kế hoạch và chiến lược đến quản lý nhóm và xử lý các kỳ vọng của khách hàng.
Ví dụ: các bot có thể lên lịch các cuộc họp nhóm dự án bằng cách đặt các khoảng thời gian dựa trên lịch của người tham gia và thời gian rảnh phổ biến. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác trong khi tránh phải quay đi quay lại liên tục khi lên lịch họp. Bot cũng có thể giúp nâng cao khả năng thu thập dữ liệu cho nhóm của bạn bằng cách gửi cho họ thông báo yêu cầu họ điền vào bảng chấm công, cập nhật tiến độ công việc và yêu cầu cung cấp thông tin.
Các công ty triển khai AI có thể gặt hái những lợi ích lâu dài từ khoản đầu tư của họ. Các nhà đổi mới AI đã giao dự án đúng hạn so với 47% đối với những người chậm trễ về AI. Họ cũng báo cáo rằng 69% dự án của các nhà đổi mới AI đã nhận ra 95% hoặc nhiều hơn lợi ích kinh doanh của họ so với chỉ 53% đối với những người tụt hậu về AI. Cuối cùng, 64% dự án của các nhà đổi mới AI đạt hoặc vượt ROI ước tính, so với chỉ 52% của những người chậm trễ về AI (PMI, 2021).
7. NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖN HỢP
Khi mọi người nghĩ về quản lý dự án, nhiều khả năng nó sẽ liên quan đến các quy trình có cấu trúc và nhân sự tận tâm. Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát gần đây, 54% cho biết họ có văn phòng quản lý dự án chính thức trong tổ chức của mình so với chỉ 46% cho biết họ không có PMO chính thức. Hơn nữa, 37% số người được hỏi trong cùng một cuộc khảo sát cho biết họ có một vài hệ thống trong khi 34% cho biết họ đã chỉ định người quản lý dự án (ProjectManager, 2021).
Tuy nhiên, điều này đã không ngăn cản sự gia tăng của các nhóm quản lý dự án không chính thức. Cuộc khảo sát tương tự đã phát hiện ra rằng trong khi 71% số người được hỏi được tuyển dụng cụ thể để làm quản lý dự án, 29% cho biết họ không được tuyển dụng cho vị trí nói trên nhưng họ thấy mình thường xuyên quản lý dự án. Ngoài ra, một phần ba số người tham gia khảo sát cho biết họ chưa tham gia chương trình cấp chứng chỉ quản lý dự án chính thức (ProjectManager, 2021).
Các nhóm dự án không chính thức đều có ưu và nhược điểm. Một trong những lợi thế của các nhóm không chính thức, dựa trên sự tương tác cá nhân, là họ có xu hướng có cảm giác đoàn kết được xây dựng trên cơ sở tin cậy và tự tin. Nó cũng giúp họ mài dũa các giá trị đạo đức và luân lý vì nó cho họ cơ hội tiếp xúc với những người có tính khí và thái độ khác nhau. Tuy nhiên, một trong những nhược điểm là chuyển giao quyền lực từ người lãnh đạo dự án chính thức sang người lãnh đạo không chính thức. Để giải quyết vấn đề này, các chuyên gia khuyên rằng người lãnh đạo chính thức nên xây dựng mối quan hệ với từng thành viên trong nhóm bằng cách tiến hành các bài tập xây dựng nhóm hoặc gặp gỡ từng người một. Nó cũng giúp người lãnh đạo chính thức nhận thức được phong cách lãnh đạo của mình và điều chỉnh phong cách này cho phù hợp theo nhu cầu của nhóm.
8. CẦN BẢO MẬT TRỰC TUYẾN
Vi phạm dữ liệu đã trở nên phổ biến hơn hiện nay, khiến khách hàng lo lắng về sự an toàn của dữ liệu của họ. Trên thực tế, 85% vi phạm liên quan đến yếu tố con người, trong khi 61% liên quan đến thông tin xác thực (Verizon, 2021).
Những sự kiện hack này chỉ nhấn mạnh sự cần thiết phải bảo vệ dữ liệu khách hàng. Nhưng đồng thời, các công ty cũng phải cân bằng điều này với việc cung cấp quyền truy cập dễ dàng cho những người dùng đã được phê duyệt. Trong một cuộc khảo sát khác, 60% số người được hỏi nói rằng những lo ngại về bảo mật dữ liệu khiến họ không thể linh hoạt và không cho phép họ tạo dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng. Hơn nữa, 18% nói rằng cân bằng bảo mật với khả năng hiển thị của khách hàng là một trong những khả năng sẽ có tác động tích cực nhất đến nhóm của họ (Wrike, 2019). Do đó, điều quan trọng là bất kỳ nhóm dự án phần mềm quản lý dự án nào sử dụng đều phải có quyền dựa trên vai trò cho phép họ có được bức tranh hoàn chỉnh về khách hàng của mình đồng thời cho phép cộng tác khách hàng liền mạch.
Bất kể bạn sử dụng loại phần mềm quản lý dự án nào, việc xem xét các tính năng chính của nó là rất quan trọng để ngăn chặn các vi phạm dữ liệu trong tương lai. Các nhóm dự án nên đánh giá các chính sách của phần mềm về bảo mật vật lý, bảo mật mạng và hệ thống, bảo mật ứng dụng, quyền riêng tư và tuân thủ. Trong trường hợp xảy ra vi phạm, các nhà quản lý dự án nên chuẩn bị kế hoạch ứng phó sự cố mạng của riêng họ, kế hoạch này phải được định kỳ đánh giá và so sánh với hiệu suất bảo mật trước đây của công ty. Cuối cùng, tất cả nhân viên trong dự án phải trải qua khóa đào tạo để họ hiểu các mối đe dọa bảo mật có thể xảy ra và rủi ro liên quan.
9. THEO DÕI NĂNG SUẤT CHỦ ĐỘNG
Có một cách tiếp cận chủ động thay vì phản ứng có thể giảm thiểu những vấn đề này và đảm bảo phân phối dự án kịp thời. Để đo lường tiến độ dự án một cách hiệu quả, hãy để các thành viên trong nhóm dự án đóng góp vào việc thiết lập các mục tiêu của dự án. Đảm bảo rằng những điều này rõ ràng, có thể đo lường được và thực tế. Tiếp theo, sử dụng bảng Kanban hoặc các cách khác để trực quan hóa các giai đoạn của dự án và các nhiệm vụ cần thiết cho từng giai đoạn. Sau đó, theo dõi tiến độ dự án bằng các báo cáo khác nhau có sẵn trong phần mềm quản lý dự án của bạn. Cuối cùng, đừng quên kiểm tra với nhóm của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng thời hạn đang diễn ra.
Xu hướng phần mềm quản lý dự án cho thấy có thể hoàn thành tất cả các bước quản lý và theo dõi dự án bằng các công cụ khác nhau. Tuy nhiên, cộng tác với những người khác và quản lý các nhiệm vụ dự án sẽ dễ dàng hơn nếu được thực hiện từ một ứng dụng quản lý dự án toàn diện. Từ một nền tảng, người dùng có thể có nhiều chế độ xem để trực quan hóa dự án, kiểm tra xem dự án đã hoàn thành, đang tiến hành và đang tạm dừng. Ngoài ra, người dùng có thể truy cập các báo cáo về rủi ro, phương sai, tình trạng dự án, trạng thái dự án, tính khả dụng của nhóm và theo dõi thời gian để họ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Thật vậy, phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
TƯƠNG LAI DỰ ÁN ĐƯỢC ĐỊNH HƯỚNG BẰNG CÔNG NGHỆ
Quản lý dự án là một ngành học rất năng động và dễ thích nghi, điều này làm cho nó trở nên hữu ích đối với bất kỳ ngành nào mà người ta có thể nghĩ đến. Trong những năm gần đây, các phương pháp truyền thống được sử dụng trong lĩnh vực này đã được thử thách để đưa ra các phương pháp mới để giải quyết các vấn đề theo những cách chưa từng được nghĩ đến trước đây. Ví dụ, các phương pháp nhanh nhẹn đã được chứng minh là công cụ mang lại thành công không chỉ cho các công ty công nghệ nổi tiếng mà còn trong ngành chăm sóc sức khỏe khi họ đối phó với đại dịch.
Công nghệ đã tác động đến ngành công nghiệp cũng như có thể được nhìn thấy từ sự phổ biến của làm việc từ xa, quy trình quản lý dự án số hóa, nhu cầu bảo mật trực tuyến và việc sử dụng AI. Liên quan đến khía cạnh con người của quản lý dự án, hiện nay các kỹ năng mềm được coi trọng hơn, điều này chắc chắn sẽ hữu ích trong việc đối phó với cả các nhóm quản lý dự án chính thức và không chính thức. Với điều này, có thể nói rằng tương lai của quản lý dự án vẫn còn đầy bất ngờ.