7 CHIẾN LƯỢC CỦA MỘT NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG THÀNH CÔNG

Quản lý hiệu quả các dự án xây dựng ngày nay có thể là một quá trình phức tạp, đòi hỏi tính chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm. Tuy nhiên vấn đề quan trọng nhất trong quá trình quản lý dự án được hiệu quả thì nó nằm ở bản kế hoạch dự án. Chỉ cần bản kế hoạch có sử dụng các công nghệ hiện đại để hợp thức hóa quy trình công việc, thì các nhà thầu có thể đạt được hiệu quả quản lý dự án xây dựng tốt nhất. Với mục tiêu làm việc một cách thông minh hơn, chứ không phải là vất vả hơn. Một số cách tiếp cận chính để nâng các dự án của bạn lên một tầm cao mới và cách một giải pháp phần mềm xây dựng dựa trên đám mây tích hơp có thể giúp bạn từng bước sau :

1. PHÁT TRIỂN MỘT KẾ HOẠCH VỮNG CHẮC

Trước bất kỳ dự án nào bắt đầu, dự án đó cần có một nền tảng vững chắc và nhu cầu của tất cả các bên liên quan cần được xác định rõ ràng. Biết tất cả các chi tiết là cách bạn đặt nền móng cho một dự án thành công, vì vậy hãy đảm bảo rằng phạm vi dự án được xác định chính xác, bao gồm vai trò và trách nhiệm của các thành viên khác nhau trong nhóm dự án. Và đảm bảo các mục tiêu được xác định rõ ràng và liên kết chặt chẽ với nhau. Cách tốt nhất để thấy trước vòng đời của dự án và tạo ra một kế hoạch hoạt động rõ ràng là tuân theo năm giai đoạn quản lý dự án truyền thống: bắt đầu, lập kế hoạch, khởi động, thực hiện và kết thúc. Xây dựng các sản phẩm gia tăng và điểm chuẩn dựa trên các giai đoạn này của dự án. Thiết lập các tiêu chí thành công có thể đo lường và theo dõi được, bao gồm các mục tiêu về ngân sách và tiến độ, kiểm tra chức năng và chất lượng sản phẩm cũng như các nhiệm vụ để đảm bảo các quy định của chính phủ và/hoặc ngành luôn được đáp ứng một cách nhất quán. Một kế hoạch vững chắc để tham khảo sẽ giúp bạn xác định rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình. Hơn nữa, thực hiện đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn có thể giúp duy trì sự phát triển có kiểm soát của dự án.

2. NẮM BẮT ĐƯỢC HẾT CÁC CHI TIẾT
Nắm bắt các chi tiết là cách bạn đặt nền móng cho một dự án thành công. Bằng cách đánh giá điều này, bạn có thể dự đoán và lập kế hoạch cho bất kỳ rủi ro nào có thể xảy ra trước mắt và giảm thiểu những vấn đề đó trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Bắt đầu bằng cách thiết lập các cột mốc và thành công có thể đo lường được mà bạn có thể theo dõi dọc theo dòng thời gian của dự án, chẳng hạn như hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ và ngân sách hoặc đạt được sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn được cập nhật về mã xây dựng, vật liệu và bất kỳ sản phẩm mới nào đang được sử dụng. Và cuối cùng, hãy biết thời gian giao hàng cho tất cả các tài liệu trước khi bạn bắt đầu công việc.

Cách tốt nhất để bám sát kế hoạch của bạn ngay cả khi thất bại và xảy ra  các vấn đề không lường trước xuất hiện rủi ro. Theo dõi các sản phẩm bàn giao, công nhân, thời gian và nhiệm vụ của dự án là điều cần thiết để quản lý dự án. Bằng cách luôn ngăn nắp, bạn sẽ có thể điều chỉnh và sửa đổi chương trình làm việc của mình ngay khi có thay đổi.

Một cách tuyệt vời để luôn ngăn nắp là sử dụng phần mềm tập trung vào dự án để theo dõi và chia sẻ mọi khía cạnh trong vòng đời của dự án theo thời gian thực. Các công cụ công nghệ như thế này cho phép toàn bộ nhóm duy trì kết nối cho dù họ đang ở hiện trường hay văn phòng và nó cho phép các nhà thầu quản lý tất cả các lĩnh vực hoạt động ngay từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ.

3. ĐẶT ĐỘI NGŨ PHÙ HỢP VÀO ĐÚNG VỊ TRÍ
Khi bạn đã có sẵn một kế hoạch vững chắc, bạn có thể bắt đầu tập hợp một nhóm dự án hiệu quả. Là người quản lý dự án, bạn sẽ cần sắp xếp các kỹ năng, tài năng, và tính cách phù hợp với nhu cầu dự án. Mỗi thành viên trong nhóm nên rõ ràng về nhiệm vụ của họ và những gì họ được kỳ vọng sẽ cung cấp sau khi hoàn thành. Một vai trò quan trọng trong quản lý dự án là người lãnh đạo dự án. Các nhà lãnh đạo dự án tốt nhất trau dồi động lực nhóm tích cực và đóng vài trò là huấn luyện viên hoặc cố vấn cho tất vả các thành viên trong nhóm. Bạn cũng là người chịu trách nhiệm chính trong việc thu thập ý kiến đóng góp từ nhóm dự án và các bên liên quan chính, thu hút sự đồng ý của họ đối với bất kỳ và tất cả các thay đổi của dự án.

Các nhà lãnh đạo dự án giỏi nhất luôn truyền cảm hứng cho nhóm của họ dù mọi thứ đang diễn ra thuận lợi hay khó khăn chồng chất chống lại họ. Nếu bạn không có kỹ năng lãnh đạo hiệu quả, thì việc giải quyết những thách thức mà dự án của bạn phải đối mặt có thể là một thách thức.

4. CÓ QUY TRÌNH TÀI LIỆU HỢP LÝ

Các thành viên trong nhóm dự án của bạn cũng quan trọng không kém là đảm bảo tất cả tài liệu được đặt đúng chỗ, được cập nhật và theo dõi nhất quán . Ngay từ khi bắt đầu dự án cho đến các mốc quan trọng cụ thể để kết thúc, tài liệu cần phải có sẵn và được ký bởi các bên liên quan khi cần thiết. Ngay cả khi có sẵn các quy trình quản lý dự án tốt nhất, dự án thường không được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, vì vậy bạn sẽ cần chuẩn bị sẵn tài liệu phù hợp cho các bên liên quan và lập kế hoạch cho mọi sự kiện không lường trước được. Và khi những sự kiện đó phát sinh, việc có thể truy cập dễ dàng các tài liệu, với các dấu vết kiểm tra đầy đủ được xác định rõ ràng là rất quan trọng để ngăn ngừa xung đột, các vấn đề pháp lý và sự chậm trễ của dự án.

5. TẠO ĐIỀU KIỆN HỢP TÁC VÀ GIAO TIẾP TRONG THỜI GIAN THỰC

Một phần quan trọng của sự hợp tác là lắng nghe những gì nhóm của bạn nói. Nói chuyện với họ về những ý tưởng hoặc phương hướng mới và xin lời khuyên từ họ. Một phần quan trọng của sự hợp tác là cả đưa và nhận phản hồi . Tìm hiểu điểm mạnh và điểm yếu của đồng đội để bạn có thể ủy thác vai trò dựa trên kinh nghiệm và tối ưu hóa hiệu suất dựa trên kiến ​​thức chuyên môn. Các dự án hiện đại ngày nay có xu hướng phức tạp và đòi hỏi khắt khe hơn, và tất cả mọi người chủ dự án, nhà thầu chính, nhà thầu phụ, nhóm hiện trường, nhà cung cấp, kiến ​​trúc sư, nhân viên văn phòng hỗ trợ, v.v. cần phải luôn đồng quan điểm để đảm bảo thành công. Tạo một kế hoạch truyền thông hiệu quả và gắn bó với nó. Trong toàn bộ dự án, giao tiếp phải nhất quán, cởi mở, trung thực và rõ ràng. Hãy tìm cách tận dụng các công nghệ thúc đẩy quy trình làm việc và cộng tác cũng như phân phối dữ liệu theo thời gian thực để các thành viên trong nhóm không phải chờ đợi thông tin phù hợp hoặc tệ hơn là làm việc từ thông tin sai.

Có các cuộc họp được lên lịch thường xuyên là cách tốt nhất để giữ cho mọi người tham gia vào dự án được cập nhật và thông báo về bất kỳ vấn đề nào ngay cả khi cuộc họp đó chỉ là một cuộc gọi hội nghị hoặc đăng ký ngắn hàng tuần. Email cũng là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với toàn bộ nhóm, nhưng việc ở trong lĩnh vực này có thể khiến việc kết nối trực tuyến trở nên khó khăn. Và nói về email công việc, một cuộc khảo sát gần đây trong ngành cho thấy các nhà quản lý dự án xây dựng dành trung bình ba giờ mỗi ngày để đọc hoặc viết email cho nhóm của họ. Vì vậy, có thể dễ dàng với nhà thầu của bạn với tất cả những tin nhắn đó.

6. LUÔN THEO DÕI

Đừng cho rằng chỉ vì công việc đang tiến triển nên tất cả đều ổn. Có thể có rủi ro bất cứ lúc nào trong dự án . Kinh nghiệm quản lý dự án của bạn với các dự án tương tự có thể giúp định hướng cho bạn, nhưng ngay cả người quản lý dự án giỏi nhất cũng cần được giúp đỡ. Rất may, có rất nhiều công nghệ xây dựng hàng đầu được thiết kế để theo dõi tất cả các khía cạnh của dự án và dự đoán khi nào rủi ro sắp xảy ra và khi nào cần thực hiện hành động khắc phục. Từ phần mềm kế toán và quản lý xây dựng nội bộ đến các cổng trực tuyến trực quan và nền tảng chia sẻ dữ liệu hợp tác đến các ứng dụng di động hiện đại, những công nghệ này đang giúp hợp lý hóa nhiều quy trình theo dõi dự án, cho phép các nhà quản lý dự án kiểm soát và rõ ràng hơn.

7. CHẤP NHẬN VỚI NHỮNG THAY ĐỔI

Thất bại là điều không thể tránh khỏi đối với hầu hết mọi công việc và chúng cần được xử lý ngay khi chúng xảy ra để giữ cho dự án đi đúng tiến độ. Tất cả các giai đoạn thiết kế, tiền xây dựng và mua sắm của một dự án đều yêu cầu lập kế hoạch toàn diện và mỗi giai đoạn có thể cần được sửa đổi trước khi giai đoạn tiếp theo có thể diễn ra. Chìa khóa thành công là thích nghi và thích nghi với những thay đổi càng sớm càng tốt, nếu không bạn có thể phải đối mặt với một khách hàng không hài lòng, mất lợi nhuận và thậm chí có thể trì hoãn việc bắt đầu các dự án trong tương lai. ĐỂ QUẢN LÝ NHIỀU DỰ ÁN CÙNG MỘT LÚC CẦN PHẢI CÓ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CÓ KHẢ NĂNG TÍCH HỢP VÀ TỐI ƯU. 

Nếu bạn vẫn chưa lựa chọn được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay vơi chúng tôi qua hotline :  0966.615.152 để gặp chuyên gia tư vấn chi tiết hơn về phần mềm IBOM  – GIẢI PHÁP CHUYỂN SÂU CHO CHỦ ĐẦU TƯ, TỔNG THẦU & NHÀ THẦU THI CÔNG.