Thực trạng và giải pháp quản lý kế hoạch và tiến độ công việc cho nhân viên (Phần 1) - IBOM – giải pháp Quản lý Đầu tư & Thi công công trình hiệu quả

Lập kế hoạch và quản lý tiến độ công việc là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Nó không chỉ đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng kế hoạch, thời hạn, quản lý công việc hiệu quả mà còn góp phần sử dụng hiệu quả tài nguyên thời gian và tài chính của doanh nghiệp.

Thật vậy, việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ công việc hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích thiết thực như:

Giúp bạn đưa ra được mục tiêu cụ thể và những phương án tối ưu nhất để thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch => giúp bạn xác định tính khả thi
Đưa ra những phương án đối phó với các trường hợp rủi ro sẽ gặp phải, có kế hoạch để tiếp tục vận hành, thực hiện tiến độ công việc nếu gặp phải những trường hợp hợp bất trắc.
Lập kế hoạch công việc sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về những thay đổi trong tương lai tác động đến dự án từ đó giúp cho việc kiểm soát các khâu trong tiến độ thực hiện và xây dựng kế hoạch dự án dễ dàng hơn.
Và mục đích cuối cùng là giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh nhất có thể.

Thành công của dự án phụ thuộc 80% vào công tác lập kế hoạch và quản lý tiến độ công việc. Nếu công tác quản lý tốt, các deadline hoàn thành đúng hạn thì không có lý do gì dự án lại thất bại.

Ảnh sơ đồ luồng quản lý công việc dự án trên IBOM

Tuy nhiên, với 80% đó hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp thực hiện hầu như đều bị thất bại và luôn đối mặt với thực trạng:

Quản lý kế hoạch công việc, dự án thiếu chuyên nghiệp, chưa xây dựng được một tổ chức rõ ràng tạo nên sự chồng chéo trong việc thực hiện dự án.
Chưa có kế hoạch, chiến lược cụ thể ảnh hưởng đến chất lượng dự án khi gặp những rủi ro trong kế hoạch như thay đổi từ môi trường, nguồn lực và nguồn vốn.
Nhà quản lý chưa thiết lập được kế hoạch dự án bao gồm ngân sách, thời gian thực hiện, nguồn nhân lực dẫn đến việc dự án bị trì trệ, thất bại, quản lý và nhân viên đổ lỗi, thoái thác trách nhiệm.
Chưa có mục tiêu, kế hoạch cụ thể vào khách hàng, ban quản trị để đánh giá mức độ thành công cho dự án nên không ước lượng khối lượng công việc phải thực hiện, nguồn lực, thời gian và chi phí cần phải có đi kèm với trách nhiệm của các bên.
Nhiều doanh nghiệp đặt mục tiêu, lập kế hoạch quá xa rời thực tế nên việc thực hiện tiến độ công việc rời rạc, thiếu chuyên môn, chậm tiến độ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Khó khăn trong việc thiết lập tiến độ dự án cụ thể như chưa ước lượng kết quả đầu ra theo từng giai đoạn, chuỗi công việc cần phải làm, thời gian thực hiện, nguồn lực đi kèm và người chịu trách nhiệm hoàn thành dự án
Tìm kiếm đầu mục công việc khó khăn, không theo dõi được tiến độ thực hiện dự án.

Công nghệ phần mềm đã phát triển đến mức độ mà mỗi ngành công nghiệp đều sử dụng nó để tự động hoá các hoạt động hoặc sửa đổi luồng công việc. Với sự phụ thuộc ngày càng nhiều vào giải pháp công nghệ, phần mềm quản lý công việc được xem là xu hướng lựa chọn hàng đầu từ các nhà lãnh đạo trong năm 2020 này.