Sự thật quản trị trong ngành xây dựng #5

Doanh nghiệp không thiếu người giỏi — mà đang thiếu sự rõ ràng về vai trò

Trong rất nhiều doanh nghiệp xây dựng, khi vận hành gặp vấn đề, phản ứng đầu tiên mà các lãnh đạo thường nhận định, đó là: “Nhân sự chưa đủ tốt”.

Các lãnh đạo doanh nghiệp thường phân tích dựa trên các yếu tố:

• Đội dự án thiếu trách nhiệm
• Các phòng ban phối hợp chưa hiệu quả
• Quản lý dự án chưa đủ năng lực
• Công việc bị đùn đẩy giữa các bộ phận tham gia vào dự án.

Và dựa trên những nhận định đó, các lãnh đạo doanh nghiệp thường đưa ra các giải pháp quen thuộc là:

• Tuyển thêm người giỏi hơn
• Tăng cường giám sát
• Thêm cấp quản lý
• Tổ chức nhiều cuộc họp hơn.

Có thể vấn đề của dự án hiện tại sẽ được giải quyết dựa trên những giải pháp được đưa ra ở trên nhưng sau một thời gian, các vấn đề tương tự vẫn lại xảy ra tại một dự án khác, hoặc một đội thi công khác, hoặc tại một cá nhân khác.

Điều này cho thấy có một thực tế rất quan trọng là: vấn đề nhiều khi không nằm ở con người mà nằm ở cách tổ chức hệ thống vận hành. Cụ thể là doanh nghiệp đang thiếu sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận đang tham gia vào dự án.

Top phần mềm quản lý BOQ tốt nhất cho doanh nghiệp xây dựng 2026

Vì sao doanh nghiệp nhiều người giỏi nhưng vận hành vẫn rối?

Một sai lầm khá phổ biến trong các doanh nghiệp ngành xây dựng đó là cách vận hành dựa trên năng lực và kinh nghiệm của từng cá nhân. Tức là doanh nghiệp vẫn quan niệm chỉ cần có người giỏi thì tổ chức sẽ vận hành hiệu quả.

Nhưng thực tế, hiệu quả vận hành đôi khi không chỉ phụ thuộc vào năng lực cá nhân mà nó phụ thuộc vào cách các vai trò phối hợp với nhau trong hệ thống, và điều này càng đúng đối với các doanh nghiệp có quy mô càng lớn.

Cách tổ chức nhân sự của rất nhiều doanh nghiệp đang bị rơi vào tính trạng:

• Trách nhiệm giữa các bộ phận bị chồng chéo
• Quyền quyết định không được phân công rõ ràng
• Quy trình dịch chuyển giữa các cấp quản lý (escalation) không được định nghĩa
• Mỗi dự án lại phân chia trách nhiệm theo một kiểu khác nhau

Một khi doanh nghiệp bị rơi vào các tình trạng nêu trên thì kết quả là một lượng lớn thời gian bị tiêu tốn chỉ để trả lời các câu hỏi như:

• Ai là người quyết định việc này?
• Ai chịu trách nhiệm xử lý?
• Khi có vấn đề thì báo cho ai?
• Bộ phận nào phải phối hợp?

Cách tổ chức không rõ ràng như thế này trong các doanh nghiệp sẽ dẫn tới những hệ luỵ mà ngay cả đội ngũ giỏi trong doanh nghiệp cũng không thể giải quyết được và sẽ dần trở nên kém hiệu quả.

Sự thật quản trị trong ngành xây dựng #1

Chi phí vô hình của sự thiếu rõ ràng về vai trò nhân sự trong doanh nghiệp

Sự thiếu rõ ràng về vai trò nhân sự thường không tạo ra khủng hoảng ngay lập tức cho các doanh nghiệp mà theo thời gian, nó gây ra những thất thoát cho chi phí vận hành doanh nghiệp rất lớn, cụ thể:

Quyết định chậm

Khi trách nhiệm không được phân công rõ ràng trong doanh nghiệp thì hệ luỵ mang lại là:

• Mọi người do dự khi làm bất kỳ một việc gì
• Không ai muốn đưa ra quyết định vì sợ trách nhiệm
• Hoặc nhiều người cùng quyết một vấn đề

Điều này làm tốc độ xử lý vấn đề của lãnh đạo và các cấp quản lý bị giảm xuống và dẫn đến nhiều thất thoát vô hình trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Đặc biệt trong ngành xây dựng, quyết định chậm thường đồng nghĩa với: tiến độ chậm, chi phí tăng, và rủi ro lan rộng

Khoảng trống trách nhiệm

Không đứng ra chịu trách nhiệm khi doanh nghiệp phát sinh một vấn đề là một dấu hiệu rất quen thuộc trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, khi rất nhiều nhân sự cũng tham gia nhưng không ai thực sự chịu trách nhiệm cho vấn đề đó. Và khi có vấn đề xảy ra thì công việc lại được chuyển qua nhiều bộ phận, cuộc họp giữa lãnh đạo và nhân viênn ngày càng nhiều, tuy nhiên không ai đứng ra nhận kết quả cuối cùng của vấn đề đang xảy ra đó.

Đứt gãy trong phối hợp

Một dự án xây dựng thường có nhiều bộ phận và các đơn vị lên quan tham gia vào, như:

• Bộ phận quản lý dự án
• Bộ phận mua sắm vật tư, thiết bị,…
• Bộ phận tài chính
• Các đôn vị ở công trường
• Các nhà thầu phụ
• …

Nếu vai trò trong dự án không được phân công rõ ràng giữa các bên tham gia thì hệ luỵ là sẽ xảy ra sự đứt gãy trong sự phối hợp giữa các bên, cụ thể:

• Thông tin dễ bị đứt đoạn
• Công việc bị làm trùng
• Phụ thuộc giữa các bộ phận không được quản lý tốt

Một khi sự phối hợp trong một sự án bị đứt gãy thì thường kết quả cuối cùng là theo thời gian dự án sẽ mất dần kiểm soát trong quá trình vận hành, và việc dự án bị thất bại là điều khó tránh khỏi.

Sự thật quản trị trong ngành xây dựng #2

Vì sao nhiều doanh nghiệp trở thành “Tổ chức phụ thuộc anh hùng”?

Rất nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng mô hình vừa và nhỏ, đang vận hành và quản trị theo mô hình: “hero-based organization”. Tức là: một vài cá nhân có kinh nghiệm và trình độ sẽ trở thành trung tâm của toàn bộ doanh nghiệp. Những cá nhân này sẽ là người:

• Xử lý các xung đột phát sinh trong doanh nghiệp
• Là cầu nối giữa các phòng ban
• Đưa ra quyết định quan trọng
• Đứng ra giải quyết các tình huống phát sinh.

Trong thời gian vận hành ban đầu thì mô hình này sẽ mang lại một số hiệu quả nhất định, như: dự án vẫn chạy và các vấn đề vẫn được xử lý ổn thoả. Nhưng khi thời gian kéo dài thì doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc quá nhiều vào cá nhân đó và điều này tạo ra những rủi ro rất lớn cho doanh nghiệp, như:

• Sẽ bị tắc nghẽn trong việc ra quyết định do lãnh đạo bận nhiều việc
• Lãnh đạo bị quá tải
• Hiệu suất vận hành của doanh nghiệp không ổn định
• Hệ thống dễ rối loạn khi người quan trọng đó nghỉ việc.

Sự thật quản trị trong ngành xây dựng #3

“Role Clarity” thực sự là gì?

Trong quản trị doanh nghiệp thì Role Clarity không chỉ là mô tả công việc mà trong thực tế Role Clarity đóng vai trò sâu hơn đối với mọi doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thiết kế đầy đủ một hệ thống Role Clarity thì mọi người trong doanh nghiệp đều có thể nhận biết:

• Ai là người quyết định
• Ai là người thực hiện
• Ai là người phê duyệt
• Ai là người chuyển tiếp (escalation)
• Và ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng.

Và khi đó vận hành của doanh nghiệp sẽ trở nên rõ ràng, ngoài ra Role Clarity sẽ mang lại nhiều điểm tối ưu trong quản trị cho các doanh nghiệp:

Quyết định nhanh hơn

Role Clarity cho biết cụ thể ai là người ra quyết định trong doanh nghiệp nên mọi nhân sự không cần “đoán” xem ai là người chịu trách nhiệm trong từng khâu xử lý.

Phối hợp tốt hơn

Role Clarity cho biết ai là người chuyển tiếp ở bước tiếp theo của quy trình xử lý một công việc, như vậy ranh giới phối hợp công việc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp được định nghĩa rõ ràng và không bị chồng chéo.

Trách nhiệm (Accountability) mạnh hơn

Quá trình thực thi và xử lý công việc đều được ghi nhận và quy trách nhiệm chi tiết đến từng điểm để phục vụ cho việc truy vết và gắn trách nhiệm đến từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Dễ mở rộng hơn

Role Clarity giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng phối hợp giữa các cá nhân và các bộ phận liên quan, vì thế hệ thống sẽ còn không phụ thuộc vào một vài cá nhân như mô hình quản trị truyền thống.

Sự thật quản trị trong ngành xây dựng #4

Từ “phụ thuộc con người” sang “phụ thuộc hệ thống”

Các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang tăng cường áp dụng công nghệ nhằm tối ưu hoá nhân lực, chi phí, và giúp chuyển đổi doanh nghiệp sang mô hình quản trị hiện đại. Đặc biệt công nghệ giúp doanh nghiệp định nghĩa lên được một mô hình Role Clarity trong quá trình vận hành nhằm chuyển đổi doanh nghiệp sang một mô hình quản trị đề cao tính phối hợp giữa các bộ phận và giữa các cá nhân với nhau. Trong đó, một trong những chuyển đổi quan trọng nhất của doanh nghiệp chuyển là từ phụ thuộc vào các cá nhân giỏi sang phụ thuộc vào hệ thống vận hành trong mô hình quản trị mới.

Điều này không có nghĩa là vai trò của con người kém quan trọng hơn trong mô hình quản trị mới mà là hệ thống quản lý mới có thể giúp doanh nghiệp:

• Vận hành trở nên ổn định, bền vững hơn
• Các quyết định trong doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào cảm tính và kinh nghiệm của từng các nhân.
• Sự mở rộng doanh nghiệp ngày càng trở nên dễ dàng hơn

Vai trò của hệ thống quản lý

Đây là giai đoạn mà các hệ thống quản lý hiện đại trở nên vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý dự án tốt thường không chỉ có mỗi chức năng là để theo dõi dữ liệu mà nó phải giúp hệ thống vận hành của doanh nghiệp đáp ứng được các yếu tố:

• Xác định ai đang sở hữu quy trình công việc
• Khi nào thì các hành động trong một quy trình được kích hoạt
• Ai phải là người phản hồi tại bước xử lý hiện tại của quy trình
• Cách thức giám sát trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong dự án.

Các nền tảng quản trị dự án xây dựng như IBOM luôn có đầy đủ tính năng để giúp các doanh nghiệp chuyển đổi toàn diện sang mô hình quản trị hiện đại với nhiều tính năng tổng quát:

• Quản lý quy trình công việc
• Điều phối dự án
• Theo dõi trách nhiệm của từng bộ phận liên quan
• Hiển thị và kiểm soát từng hoạt động trong quá trình vận hành dự án.

Đỗ Hữu Binh
CEO, ISOFT

Bài viết nằm trong series phân tích chuyên sâu về quản trị dự án xây dựng và kiểm soát chi phí.
© 2026 Đỗ Hữu Binh. Mọi trích dẫn hoặc sử dụng lại nội dung vui lòng ghi rõ nguồn và tên tác giả.