NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT TRONG QUẢN LÝ NGÂN SÁCH CỦA DỰ ÁN

Mặc dù ngân sách chỉ là một khía cạnh quyết định sự thành công của môt dự án, nhưng đó là một khía cạnh quan trọng, chiếm 28% thất bại của dự án được cho là ước tính chi phí không chính xác. Cần có kỹ năng và kinh nghiệm để dự báo chi phí của một dự án một cách chính xác.
Quản lý ngân sách dự án là rất quan trọng để đảm bảo các dự án của bạn mang lại giá trị mà bạn dự định. Dưới đây là những điều cơ bản của chúng tôi khi lập ngân sách dự án – và công cụ phần mềm giúp bạn đi đúng hướng dễ dàng hơn.

QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN LÀ GÌ?
Quản lý ngân sách dự án là quá trình quản lý và giám sát tài chính liên quan đến các dự án kinh doanh. Nó không chỉ là việc đưa ra một con số tổng thể duy nhất, mà còn về việc hiểu các yếu tố chi phí riêng lẻ và hậu cần của việc theo dõi ngân sách. Nó bao gồm suy nghĩ về những thứ sau:
– Số tổng thể được ước tính thế nào?
– Chi phí sẽ được phân bổ như thế nào cho các mốc quan trọng của dự án
– Bạn sẽ theo dõi chi phí dự án như thế nào?
– Bạn sẽ báo cáo dữ liệu chi phí theo định kỳ như thế nào? Bạn sử dụng phần mềm theo dõi ngân sách dự án hay một số công cụ khác.
– Làm thế nào bạn xử lý tình huống trong đó các dự án đang chạy vượt quá hoặc dưới ngân sách?
– Quy trình học hỏi từ các dự án trước đây của bạn là gì để bạn có thể lập ngân sách dự án trong tương lai chính xác hơn?
Quá trình lập ngân sách dự án đang diễn ra và bạn nên thực hiện một cách nhất quán – không chỉ ước tính chi phí một lần. Chi phí biến động, hoàn cảnh thay đổi và các yếu tố của dự án bị trật bánh. Kế toán cho những khía cạnh này trong suốt vòng đời của một dự án là tất cả các phần của quản lý ngân sách hiệu quả.

Tầm quan trọng của ngân sách trong quản lý dự án
Ngân sách là một trong những tiêu chí thường được sử dụng để xác định xem dự án có được hoàn thành hay không. Lưu ý trong khi ngân sách, phạm vi và lịch trình là các chỉ số đánh giá thành công về mặt phân phối dự án, thì việc xác định tổng thể thành công của dự án cũng phải được tính đến nếu kết quả đó hỗ trợ chiến lược tổ chức tổng thể. Nhưng nó không phải là tất vả về dự án hoàn thành, và liệu bạn có quản lý để duy trì trên hoặc dưới ngân sách hay không. Ngân sách cũng quan trọng vì những lý do khác

Tài chính xác định những dự án mà một tổ chức sẽ thực hiện. Một số tổ chức lập kế hoạch các dự án như một phần của việc tạo ra kế hoạch chiến lược của họ ; những người khác có các giai đoạn điều lệ dự án để xem xét các dự án mới không liên tục. Dù bằng cách nào, chi phí cũng đóng một vai trò trong việc phân tích dự án mới. Các tổ chức phải xác định xem một dự án cụ thể có khả thi về mặt chi phí hay không. Tổ chức có đủ khả năng để đảm nhận dự án không? Và nếu dự án tạo ra một kết quả yêu cầu tiếp tục tài trợ, liệu có sẵn tiền trong tương lai để thực hiện điều đó không?

Các tổ chức cũng phải quan tâm đến việc phân bổ quỹ chiến lược. Các ưu tiên của tổ chức là ở đâu và tiền sẽ được chi tiêu ở đâu tốt nhất? Nếu ba dự án được trình bày, và hai dự án có thể được thực hiện với chi phí của một dự án, thì dự án nào sẽ có kết quả tốt hơn? Trong một số trường hợp, hai dự án có thể là quyết định khôn ngoan hơn; ở những người khác, dự án đắt tiền hơn có thể có tác động lớn hơn. Cân bằng các vấn đề như thế này trong khuôn khổ ngân sách dự án là chìa khóa.

Nhìn chung, hầu hết các bộ phận tài chính sẽ đồng ý rằng nếu một dự án được cấp dưới ngân sách, nó có thể được coi là thành công. Và từ quan điểm của họ, điều đó cũng có thể đúng. Nhưng chúng tôi cho rằng, từ góc độ tổ chức, việc nhấn mạnh tính chính xác của ngân sách hơn là giữ các dự án dưới mức ngân sách sẽ tốt hơn cho triển vọng dài hạn của một công ty.

Lập ngân sách thấp không phải lúc nào cũng xấu, nhưng nếu nó xảy ra liên tục, tổ chức của bạn có khả năng bỏ lỡ cơ hội phát triển. Ví dụ, có ba dự án trên bàn để xem xét, tất cả đều có ngân sách kèm theo. Dựa trên những con số được trình bày, các nhà lãnh đạo công ty có thể quyết định không có đủ nguồn lực sẵn có để cam kết thực hiện cả ba, do đó quyết định loại bỏ một. Nếu cả hai dự án được chọn đều dưới ngân sách, điều đó có nghĩa là các nguồn lực bị ràng buộc mà không có lý do chính đáng — và tổ chức của bạn có thể đã mất cơ hội thực hiện một dự án bổ sung cũng có thể tạo ra lợi nhuận có thể đo lường được. Chính xác về chi phí của một dự án cho phép các tổ chức có khả năng thực hiện nhiều dự án hơn và kết quả là thu được nhiều lợi ích hơn.

Điều đó nói lên rằng, luôn có những lý do chính đáng khiến các dự án có thể sử dụng dưới hoặc vượt quá ngân sách. Những trường hợp bất khả kháng có thể làm tăng chi phí; mặt khác, một cái gì đó từng được xác định là quan trọng đối với một dự án có thể trở nên không hữu ích cho lắm. Nhưng thay vì kiểm tra từng dự án riêng lẻ, một số tổ chức nhấn mạnh việc luôn phân phối dưới ngân sách, đôi khi gây tổn hại đến kết quả cuối cùng. Vẫn có những người khác quá ung dung với ngân sách và không cảm thấy bị ràng buộc bởi một bộ số định sẵn.

Có nhiều cách để tiếp cận việc lập ngân sách dự án. Tất cả các tổ chức đều có các loại dự án khác nhau, cách thức hoạt động khác nhau và các nguồn lực khác nhau, điều này gây khó khăn cho việc tạo một mẫu ngân sách quản lý dự án để sử dụng cho tất cả các tổ chức. Cuối cùng, có thể đơn giản là văn phòng quản lý dự án của tổ chức bạn sẽ xác định cách tiếp cận cho bạn.

Một số phương pháp lập ngân sách quản lý dự án phổ biến nhất là:

• Bottom-up — Cách tiếp cận này liên quan đến việc xem xét các thành phần riêng lẻ của một dự án, chỉ định chi phí cho từng thành phần và sau đó tổng cộng chúng lại để đạt được chi phí ước tính. Cách tiếp cận này thường liên quan đến việc các nhân viên trong các bộ phận khác nhau vạch ra các nhiệm vụ cần thiết và các bước liên quan để hoàn thành phần dự án của họ.
• Từ trên xuống —Điều này ngược lại với từ dưới lên, nơi bạn bắt đầu với ý tưởng về tổng dự án và chia nó, phân bổ các phần cho các nhiệm vụ dự án khác nhau. Để hình thành con số ban đầu, ban quản lý có thể xem xét chi phí của các dự án trước đây, ngân sách trước đây, điều kiện kinh tế hiện tại, v.v.
• Ước tính ba điểm — Cách tiếp cận này tính đến các tình huống chi phí tốt nhất và trường hợp xấu nhất cho mỗi nhiệm vụ liên quan đến dự án, cùng với một con số đại diện cho ước tính có khả năng xảy ra nhất; những con số đó được đối chiếu để ước tính ngân sách. Phương pháp này có thể hữu ích vì nó đặc biệt xem xét các rủi ro liên quan đến một dự án.
• Ước tính tham số — Cách tiếp cận này chia dự án thành nhiều nhiệm vụ khác nhau và sử dụng các thông số cụ thể dựa trên dữ liệu ngành và các dự án trước đó để tính toán chi phí. Ví dụ: nếu mất 10 giờ và 3 nhân viên để lắp đặt hàng rào cách đây ba năm, bạn có thể tìm mức giá hiện tại của ngành để thực hiện cùng một nhiệm vụ trong năm nay để tính toán chi phí đó sẽ là bao nhiêu. Phương pháp này khá chính xác nhưng cũng khá phức tạp, và không được sử dụng phổ biến như ba phương pháp trước.
• Ước tính tương tự — Cách tiếp cận này liên quan đến việc ước tính chi phí của một dự án hiện tại bằng cách xem xét chi phí của các dự án tương tự trong quá khứ. Nếu các dự án rất giống nhau, phương pháp này có thể chính xác, nhưng nói chung, bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang thực hiện các so sánh phù hợp để đảm bảo bạn đưa ra ước tính chi phí đáng tin cậy nhất.

Sau mỗi dự án hoặc một vài dự án, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét cụ thể phần ngân sách — ước tính của bạn chính xác đến mức nào? Bạn càng phân tích kết quả của mình, bạn càng có thể hiểu được việc trở thành người quản lý có trách nhiệm đối với các nguồn lực của tổ chức mình một cách thông minh hơn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tiếp cận từ dưới lên hoặc từ trên xuống, nhưng sau khi thu thập đủ dữ liệu từ các dự án của mình theo thời gian, bạn có thể thử một kỹ thuật tương tự hoặc tham số, có thể chính xác hơn.

Tại sao cần sử dụng phần mềm để quản lý ngân sách dự án.

Công việc sẽ không hoàn thành khi bạn đã xác định ngân sách — hai thành phần quan trọng khác của quy trình lập ngân sách dự án vẫn còn: theo dõi chi phí và báo cáo về chúng. Các nhà lãnh đạo đều quan tâm đến tài chính của một dự án đang thực hiện (ngân sách đang hoạt động như thế nào) cũng như đối với tình trạng dự án (điều gì đang xảy ra và khi nào).

Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án phải đối mặt với một số thách thức với việc theo dõi và báo cáo:

• Họ thiếu các công cụ để gắn kết dữ liệu dự án với các mục tiêu tổ chức mà họ hỗ trợ. Hầu hết các dự án (nhưng không phải tất cả!) Nhằm giúp tổ chức của bạn đạt được các mục tiêu chính của mình, nhưng chúng được theo dõi riêng biệt với các dự án khác và nằm ngoài bối cảnh của kế hoạch chiến lược lớn hơn và ngân sách danh mục đầu tư nói chung.
• Các con số có thể khó tiêu hóa. Bạn có thể đưa ra các bảng tính chứa đầy dữ liệu chi phí, nhưng “bức tường” số này cần nỗ lực để hấp thụ và cung cấp rất ít theo ngữ cảnh.
• Theo dõi dữ liệu chi phí từ nhiều cá nhân mất thời gian. Các nhà quản lý dự án có thể dành hàng trăm giờ để cập nhật các tài liệu tài chính, trong khoảng thời gian cần thiết để gửi lời nhắc, điền số và phân tích dữ liệu chi phí mới nhất so với ngân sách dự kiến.

Theo dõi và báo cáo không khó đến mức này, nhưng rất nhiều nhóm dự án gặp khó khăn trong quá trình chạy Excel, họ đã tạo ngân sách của họ trong chương trình ban đầu. Ngay cả sau khi một dự án được bật đèn xanh, họ vẫn tiếp tục theo dõi các con số trong cùng một bảng tính, cập nhật các cột và tạo bản sao theo cách thủ công trước mỗi cuộc họp. Và đối với phân tích ngân sách — việc so sánh và đo điểm chuẩn chi tiết thường giảm theo chiều hướng khác.

Sẽ khó cho bất kỳ người quản lý dự án nào có thể tạo ra sự quan tâm trong ngân sách chỉ với một vài con số được trình bày trong bảng tính Excel.

Phần mềm theo dõi ngân sách dự án phù hợp có thể giải quyết tất cả những thách thức này, giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về cách các dự án đang hoạt động mà ít phức tạp hơn rất nhiều.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn chưa tìm được giải pháp phù hợp thì hãy liên hệ ngay đến iBom – phần mềm quản lý chuyên sâu cho nhà thầu tổng thầu và thi công xây dựng. Có khả năng tối ưu và cảnh báo tiến độ, cảnh báo vượt ngân sách, giúp cho nhà quản lý dự án cũng như chủ đầu tư có thể dễ dàng theo dõi, nhận ra những vấn đề khó khăn và nhanh chóng đưa ra các phương án giải quyết hiệu quả nhất.

Tham khảo link giới thiệu sản phẩm ngay dưới đây hoặc liên hệ đến hotline 0966.615.152 để biết thêm thông tin chi tiết.