Tạo và quản lý ngân sách xây dựng

Tạo và quản lý ngân sách xây dựng là quá trình là một quá trình đòi hỏi phải có sự lên kế hoạch kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của dự án. Một dự án không thể triển khai nếu thiếu tài chính cần thiết. Lập ngân sách xây dựng là một công việc lớn và ngay cả những nhà quản lý dự án tốt nhất cũng thường gặp phải thách thức. Không thể tạo ra một ngân sách mà 100% phản ánh đúng thực tế của dự án. Điều này là do tính chất thay đổi của các dự án xây dựng và cách mà các điều kiện thay đổi dẫn đến những thay đổi trong kế hoạch xây dựng. Ngành xây dựng là một ngành rất chú trọng thời gian và nó yêu cầu lịch trình rõ ràng cho các mốc quan trọng và chi phí liên quan. Để dự án thành công, các bên liên quan phải tuân thủ một ngân sách xây dựng đáng tin cậy.

Vậy làm thế nào để tạo ra một ngân sách xây dựng đáng tin cậy và xác định chi phí dự kiến? Bài viết này sẽ đơn giản hóa quy trình lập ngân sách xây dựng.

1. Ngân sách xây dựng là gì?

Ngân sách xây dựng là số vốn được dành riêng để thực hiện một dự án từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Nó bao gồm tất cả các chi phí liên quan dự tính và nguồn tài chính thường được theo dõi thông qua bảng tính hoặc phần mềm ước tính xây dựng. Vì ngân sách là một ước tính, nó phải có một khoảng trống để điều chỉnh chi phí xây dựng bất ngờ. Điểm khởi đầu tốt nhất khi tạo ngân sách xây dựng là kế hoạch dự án. Mỗi dự án là duy nhất và chi phí liên quan phụ thuộc vào loại dự án.

Quản lý chi phí chính xác hiệu quả cho các dự án xây dựng

2. Tầm quan trọng của việc thiết lập ngân sách xây dựng

Nhà thầu và khách hàng có các nghĩa vụ tài chính mà họ cần phải thực hiện để đảm bảo dự án hoàn thành thành công. Vì các nhà thầu không có nguồn vốn vô hạn, việc lập ngân sách cho các khía cạnh khác nhau của một dự án xây dựng là điều cần thiết. Việc thiết lập ngân sách giúp các nhà thầu ước tính chi phí bằng cách xác định chính xác số tiền cần thiết để hoàn thành mỗi công việc trong dự án.

Ngân sách xây dựng cũng giúp ưu tiên các yếu tố quan trọng của dự án. Ví dụ, nếu ngân sách không đủ, nhà thầu có thể tập trung vào các công việc thiết yếu và giảm bớt chi phí cho các công việc có thể loại trừ. Lập ngân sách giúp thiết lập các mục tiêu và hướng dẫn cho dự án. Các bên liên quan có thể đặt ngân sách hạn chế và các phương án thay thế để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Điều này giúp giữ cho dự án đi đúng hướng.

Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây ra sự chậm trễ trong dự án là vượt ngân sách. Tuy nhiên, khi có một ngân sách xây dựng hợp lý, điều này sẽ tránh được việc vượt ngân sách vì bạn sẽ có ít chi phí không dự tính hơn.

Quản lý vật tư hiệu quả bằng phần mềm IBOM.MS

3. 3 phần của ngân sách xây dựng

Dù là loại dự án xây dựng nào, chi phí xây dựng chủ yếu rơi vào 3 loại cơ bản gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và lợi nhuận.

• Chi phí trực tiếp: Đây là các chi phí liên quan trực tiếp đến việc xây dựng dự án. Chúng còn được gọi là chi phí trực tiếp. Các nhà thầu xác định chi phí trực tiếp từ giá mà họ nhận được từ các nhà cung cấp và thầu phụ. Ví dụ về chi phí trực tiếp bao gồm thiết bị, lao động và vật liệu.
• Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp bao gồm chi phí thiết kế và các chi phí khác cần thiết cho dự án và công nhân. Những chi phí này quan trọng đối với dự án nhưng không liên quan trực tiếp đến công trình hoặc vật liệu của nó. Một số chi phí gián tiếp bao gồm bảo hiểm, trái phiếu, kỹ thuật và phí pháp lý. Cũng có chi phí để thiết lập các cơ sở tạm thời cho dự án.
• Lợi nhuận: Xây dựng là một ngành kinh doanh và bạn cần đảm bảo lợi nhuận để duy trì hoạt động. Lợi nhuận là sự khác biệt giữa số tiền kiếm được và chi phí chi trả. Lợi nhuận phụ thuộc vào loại dự án, phạm vi và các thỏa thuận hợp đồng.

Báo cáo công nợ chính xác nhất bằng phần mềm IBOM.SCM

4. Các chi phí cần đưa vào ngân sách xây dựng

Việc phát triển ngân sách xây dựng thường được thực hiện trong giai đoạn đấu thầu của dự án. Lập ngân sách là một công việc mất nhiều thời gian vì phải xem xét các tài liệu đấu thầu và kế hoạch dự án để xác định tổng chi phí. Tùy thuộc vào vai trò của công ty trong dự án xây dựng, bạn cần bao gồm các loại chi phí khác nhau, như được thảo luận dưới đây.

Vật liệu

Một phần lớn chi phí xây dựng dự án dành cho vật liệu. Chúng tôi thường phân loại chi phí này thành chi phí chuẩn bị mặt bằng và chi phí cấu trúc công trình. Chi phí vật liệu có thể thương lượng tùy vào loại quan hệ của nhà thầu với nhà cung cấp và vị trí của dự án.

Tài sản

Chi phí này phụ thuộc vào vị trí và phạm vi của dự án. Một số chi phí liên quan đến tài sản bao gồm phí bất động sản, thuế và tài chính. Các chi phí tài sản khác là phí giấy phép phải trả bởi khách hàng hoặc nhà thầu tổng hợp. Các thầu phụ trong các ngành như cấp thoát nước, điện và HVAC thường phải trả phí cấp phép của họ. Trong một số trường hợp, giấy phép xây dựng chính có thể bao gồm tất cả các chi phí phụ trợ khác. Vì vậy, bạn cần biết ai chịu trách nhiệm thanh toán phí giấy phép và mức phí khi lập ngân sách xây dựng.

Lao động

Đây là chi phí nhân công cần thiết cho dự án của bạn: thợ thủ công, thầu phụ và người vận hành thiết bị. Chi phí lao động là lương trực tiếp và bao gồm các khoản như bảo hiểm lao động, nghỉ ốm và nghỉ phép.

Thiết bị

Lựa chọn thiết bị trong dự án phụ thuộc vào loại dự án, lao động và vật liệu. Bạn cũng cần tính đến các chi phí cho thuê, giao hàng, vận hành và bảo trì thiết bị.

Quản lý dự án

Các kỹ thuật quản lý dự án giúp dự án duy trì ngân sách bằng cách tổ chức và giám sát ngân sách. Để dự án hiệu quả, cần có một khoản tiền được phân bổ cho phần mềm quản lý dự án. Cũng cần có ngân sách cho các tiện ích, kết nối internet và chi phí điện thoại.

Bảo hiểm/trái phiếu

Hầu hết các nhà thầu ở mọi cấp độ đều cần chứng minh có một mức độ bảo hiểm nhất định để có thể được cấp phép. Trái phiếu tuy nhiên chỉ áp dụng cho những dự án cụ thể, tùy thuộc vào loại công việc sẽ thực hiện. Trái phiếu chủ yếu phổ biến trong các dự án chính phủ. Những chi phí này cần phải bao gồm trong ngân sách xây dựng của bất kỳ dự án nào.

Thuế

Tùy vào vị trí của dự án, việc trả thuế địa phương và tiểu bang là cần thiết. Thuế phụ thuộc vào phạm vi và loại dự án. Các chi phí tiện ích liên quan khác bao gồm gas, điện và đường cống thoát nước.

Chi phí dự phòng

Đây là khoản tiền dự trữ để chi trả cho những tình huống bất ngờ trong dự án. Tùy theo loại hợp đồng, có thể khách hàng hoặc nhà thầu chịu rủi ro. Dự phòng áp dụng khi có sự thay đổi trong phạm vi dự án hoặc vấn đề không lường trước phát sinh. Hầu hết các dự án có dự phòng từ 5% đến 7% tổng chi phí dự án.

5. Xem xét toàn bộ vòng đời của dự án

Khi lập kế hoạch chi phí, điều quan trọng là phải xem xét toàn bộ vòng đời của dự án và xác định số tiền sẽ chi cho mỗi giai đoạn.

– Thiết kế: Giai đoạn này chủ yếu liên quan đến các kiến trúc sư và các thành viên trong nhóm thiết kế làm việc cùng nhau để đưa ra các mô hình cho dự án. Khi tất cả các bên đã ký duyệt kế hoạch và thông số kỹ thuật, công việc tiếp theo là liệt kê các vật liệu và chi phí cần thiết để mua sắm chúng.

– Tiền thi công: Trước khi bắt đầu thi công, các bên liên quan phải đảm bảo rằng khu vực xây dựng đã sẵn sàng cho công việc thi công. Trong giai đoạn này, các hoạt động như kiểm tra đất, kiểm tra địa điểm và xem xét kế hoạch sẽ được thực hiện. Sau khi hoàn tất các bước này, ngân sách, thiết kế và lịch trình sẽ được hoàn thiện.

– Mua sắm: Trong giai đoạn mua sắm, nhóm dự án sẽ đảm bảo có đủ vật liệu, nguồn cung cấp và thiết bị cần thiết để xây dựng dự án.

– Xây dựng: Đây là giai đoạn thực hiện công việc thực tế. Tại thời điểm này, các đội xây dựng sẽ đến hiện trường và bắt tay vào công việc xây dựng tòa nhà.

– Hoàn thiện: Khi công trình hoàn thành, dự án sẽ bước vào giai đoạn hoàn thiện. Khu vực xây dựng sẽ được dọn dẹp, các thiết bị cho thuê sẽ được trả lại và đội thi công sẽ được giải tán.

6. Cách tạo ngân sách xây dựng

Lập ngân sách luôn là một công việc lớn và ngay cả những chuyên gia ước tính chi phí dày dạn kinh nghiệm cũng đôi khi mắc phải sai lầm. Không thể hoàn toàn chuẩn bị cho thực tế của một dự án vì các điều kiện phát sinh có thể khiến kế hoạch xây dựng phải điều chỉnh. Tuy nhiên, điều này không nên ngăn cản các bên liên quan tạo ra ngân sách càng chặt chẽ càng tốt. Khi lập ngân sách, quy trình bao gồm các giai đoạn chính sau đây.

Nghiên cứu

Bạn sẽ phải tập hợp đội ngũ dự án để giúp bạn trong quá trình nghiên cứu vì ngân sách xây dựng cần sự đóng góp từ nhiều người. Đội ngũ dự án sẽ phụ thuộc vào quy mô và cấu trúc của công ty bạn. Nói chung, các dự án xây dựng thường rất tốn kém và bạn cần đánh giá cách để chịu đựng các chi phí vượt ngân sách mà không bị phá sản. Hãy nghiên cứu và phân tích yêu cầu của dự án, đánh giá điều kiện địa điểm và bất kỳ tài liệu dự án có sẵn nào. Điều này sẽ giúp đội ngũ đánh giá tính khả thi của dự án và liệu nó có nằm trong giới hạn thực tế không.

Phát triển dự án

Đây là lúc bạn đánh giá phạm vi tiềm năng của dự án. Bạn cần gặp gỡ các kiến trúc sư và kỹ sư để tận dụng chuyên môn của họ. Trình bày ý tưởng của bạn và yêu cầu họ đưa ra các mô hình thiết kế. Hầu hết các khách hàng không biết quá trình xây dựng và chi phí có thể như thế nào. Tuy nhiên, sau khi duyệt các bản vẽ, có thể lập danh sách các vật liệu cần thiết và phát triển ngân sách. Với ngân sách như vậy, khách hàng có thể đánh giá các hồ sơ thầu từ các nhà thầu và hoàn thiện lịch trình của dự án.

Tiền thi công

Trước khi bắt đầu thi công và khởi động dự án, tất cả các bên liên quan cần gặp nhau, đánh giá các vấn đề có thể phát sinh và lập kế hoạch để giải quyết chúng. Điều này giúp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra và giữ cho dự án đi đúng hướng ngay từ đầu. Trong giai đoạn này, nhóm dự án cần tài liệu hóa mọi thứ một cách đầy đủ. Họ cần tổ chức các giấy phép, quy định và các sản phẩm giao hàng và bạn cần chuẩn bị để nộp giấy tờ khi cần. Điều này giúp nhà phát triển có một khởi đầu thuận lợi cho dự án của bạn. Việc tài liệu hóa các hồ sơ giúp nhận diện nơi có thể phát sinh chi phí bất ngờ và những điều cần tránh.

7. Mẹo kiểm soát ngân sách xây dựng

Có những kế hoạch tốt để kiểm soát chi phí xây dựng giúp giảm thiểu khả năng mắc lỗi và công việc bị trùng lặp. Điều này cũng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Có nhiều cách để kiểm soát chi phí xây dựng, và dưới đây là một số phương pháp hiệu quả nhất trong quản lý chi phí xây dựng.

– Sử dụng phần mềm: Việc sử dụng phần mềm tích hợp quy trình kiểm soát chi phí như quản lý hợp đồng, thanh toán và thay đổi đơn hàng vào một nền tảng duy nhất. Phần mềm quản lý chi phí cung cấp cái nhìn về tình hình tài chính của dự án theo thời gian thực và đảm bảo rằng các đội nhóm có thông tin dự án chính xác và liên quan. Nó tập trung tất cả dữ liệu chi phí và cho phép linh hoạt trong việc tùy chỉnh chi phí.

– Cập nhật kế hoạch chi phí thường xuyên: Đội ngũ của bạn nên cập nhật báo cáo hàng ngày và cung cấp báo cáo về tình hình công trường. Điều này giúp bạn cập nhật kế hoạch chi phí thường xuyên. Bạn có thể nhận diện sự sai lệch chi phí từ sớm và phòng tránh chúng.

– Gửi báo cáo chi phí cho khách hàng: Bạn nên lập các báo cáo chi phí chi tiết từ các báo cáo hàng ngày và chia sẻ chúng với khách hàng. Đảm bảo rằng các báo cáo chi phí có đầy đủ chi tiết, bao gồm mô tả về việc sử dụng thiết bị, vật liệu và giờ công đã tiêu tốn. Khách hàng cũng sẽ thấy tiến độ của dự án và chuẩn bị kế hoạch dự phòng nếu họ phát hiện điều gì đó có thể ảnh hưởng đến ngân sách.

– Đảm bảo các đội nhóm làm việc trong ngân sách đã phân bổ: Bạn nên giữ cho toàn bộ đội ngũ thông báo về tiến độ dự án qua dữ liệu thời gian thực. Bạn có thể sử dụng thông báo qua email để cập nhật các thay đổi trong dự án. Việc đảm bảo đội ngũ làm việc trong ngân sách đã phân bổ giúp giảm thiểu rủi ro vượt ngân sách và công việc bị trùng lặp.

– Lập ngân sách một cách chính xác: Bạn nên xác định chi phí một cách chính xác ngay từ đầu. Ước tính sai lệch dẫn đến lợi nhuận thấp hơn, mất cơ hội thầu và thậm chí tổn hại đến uy tín. Bạn có thể giảm thiểu sai sót trong ước tính chi phí bằng cách sử dụng phần mềm cho phép bạn thực hiện các thay đổi trong dự án theo thời gian thực. Điều này cải thiện hiệu quả và độ chính xác của quá trình ước tính.

– Đơn giản hóa các đơn hàng thay đổi: Các đơn hàng thay đổi có thể làm thay đổi hướng đi của dự án một cách bất ngờ. Để kiểm soát chi phí tối ưu, bạn nên đơn giản hóa quy trình thay đổi đơn hàng. Bạn có thể sử dụng nền tảng dựa trên đám mây để cải thiện việc giao tiếp và hợp tác trong suốt quá trình, giúp đội ngũ tổ chức và ra quyết định hiệu quả. Bằng cách này, đội ngũ có thể đưa ra các quyết định tiết kiệm chi phí về các đơn hàng thay đổi ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án.

– Chọn nhà thầu phụ đáng tin cậy: Nhà thầu phụ là nguồn phổ biến gây ra sự chậm trễ và tăng chi phí trong các dự án. Bạn nên có một nhóm nhà thầu phụ đáng tin cậy trước khi bắt đầu dự án. Điều này giúp giảm khả năng dự án vượt qua ngân sách.

Lập ngân sách cho các dự án xây dựng không phải là công việc dễ dàng và đây là lúc công nghệ phát huy tác dụng. Dù bạn cần đơn giản hóa việc nhập liệu và tính toán chi phí hoặc cần có cái nhìn tốt hơn về các thành phần khác nhau trong các dự án của mình, có nhiều giải pháp công nghệ có thể hỗ trợ quy trình làm việc của bạn. 

Một trong số các giải pháp quản lý ngân sách xây dựng hiệu quả là IBOM.FIN thuộc ISOFT. Với các tính năng mạnh mẽ, IBOM.FIN giúp quản lý ngân sách dự án một cách chính xác từ việc lập kế hoạch chi phí đến việc theo dõi và kiểm soát ngân sách trong suốt vòng đời của dự án, giúp bạn dễ dàng duy trì sự kiểm soát tài chính và đảm bảo tiến độ dự án đúng theo kế hoạch. Tham khảo phần mềm quản lý chi phí IBOM.FIN tại đây hoặc liên hệ đến hotline 0966 615 152 để biết thêm thông tin chi tiết!