CÁCH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN HOÀN CHỈNH

Để xây dựng một bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh và có hiệu quả là một trong những yêu cầu đầu tiên của một người quản lý dự án. Kế hoạch quản lý dự án không chỉ là một biểu đồ Gantt hay một lịch trình kế hoạch. Mà bản kế hoạch dự án là một tài liệu xác định cách thực một dự án được thực hiện, giám sát và kiểm soát. Nó không chỉ là một biểu đồ lịch trình. Sự hiểu biết vững chắc về kế hoạch dự án có thể mang lại lợi nhuận dồi dào trong suốt quá trình quản lý một dự án.

Kế hoạch quản lý dự án là gì? Người quản lý dự án lập kế hoạch quản lý dự án theo đầu việc từ nhóm dự án và các bên liên quan. Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu chính thức được phê duyệt xác định cách thức thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án. Nó có thể là một bản tóm tắt hoặc một tài liệu chi tiết bao gồm các đầu việc chi tiết, các kế hoạch quản lý công ty con và các tài liệu kế hoạch khác. Tài liệu này được sử dụng để xác định cách tiếp cận mà nhóm dự án thực hiện để cung cấp phạm vi quản lý dự án dự kiến được diễn ra. Khi công việc tiếp tục, hiểu suất của dự án được đo lường dựa trên cơ sở đo lường hiệu suất có trong kế hoạch quản lý dự án. Đường cơ sở phạm vi, đường cơ sở lịch trình và đường cơ sở chi phí được gọi chung là đường cơ sở đo lường hiệu suất. Nếu có sai lệch so với đường cơ sở trong khi công việc đang được thực hiện, người quản lý dự án sẽ xử lý chúng bằng cách thực hiện các điều chỉnh để sửa chữa sai lệch. Nếu những điều chỉnh này không thể sửa chữa các sai lệch thì các yêu cầu thay đổi chính thức đối với các đường cơ sở trở nên cần thiết.

Các nhà quản lý dự án dành một khoảng thời gian đáng kể để đảm bảo các đầu việc chính được đảm bảo các nhà tài trợ dự án và tổ chức nhận được đầy đủ lợi ích từ các dự án của họ. Bên cạnh việc lập kế hoạch phù hợp, khả năng của người quản lý dự án còn nằm trong việc kiểm soát dự án một cách hiệu quả và đảm bảo việc giao dự án đúng thời hạn – dự án được hoàn thành theo kế hoạch quản lý dự án. Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để làm gì? Không có con đường tắt nào để hiểu rõ về dự án của bạn hơn là thông qua một tài liệu kế hoạch dự án được viết tốt, chi tiết và rõ dàng. Khi so sánh các điều lệ dự án, là chiến lược cấp cao cho chương trình, kế hoạch quản lý dự án của bạn chia nhỏ từ những đầu danh mục việc lớn, sau đó triển khai thành những hoạt động thực tế hàng ngày của dự án, giải quyết mọi thứ bạn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dự án của bạn. Tất cả mọi thứ từ khung thời gian đến ngân sách, tài nguyên đến sản phẩm phân phối, v.v. sẽ được vạch ra trong một kế hoạch dự án hoàn chỉnh, cung cấp cho bạn một lộ trình về những gì cần khắc phục mà bạn có thể sử dụng để quản lý và phân tích dự án của mình.

Kế hoạch quản lý dự án là một tập hợp các đầu việc chính và các kế hoạch phụ thuộc gồm:

– Cơ sở về phạm vi, lịch trình và chi phí.

– Các kế hoạch quản lý về phạm vi, lịch trình, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực thông tin liên lạc, rủi ro….

– Kế hoạch quản lý yêu cầu

– Kế hoạch quản lý giai đoạn dự án

– Kế hoạch cải tiến quy trình

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch quản lý dự án là một trong những yếu tố quan trọng khiến cho một dự án trở nên thành công. Đó là có một bản kế hoạch quản lý dự án thật tốt. Khi bạn là một người quản lý dự án, bạn sẽ có rất nhiều vấn đề cần phải quan tâm. Lúc đó, nhờ vào bản kế hoạch của bạn, bạn sẽ có cái nhìn tổng quát nhất, nắm được chính xác những gì cần tập trung vào từng giai đoạn của dự án, nơi phân bổ nguồn lực và thời gian cũng như những gì cần chú ý trong trường hợp mọi thứ chạy quá tiến độ hoặc vượt mức ngân sách.

– Để đạt được hiệu quả cao nhất của một dự án, bạn cần phải nỗ lực rất nhiều từ trước để tạo ra một kế hoạch dự án dự án tốt nhất nhằm phục vụ cho bạn trong suốt quá trình diễn ra dự án, dưới đây là những lý do tại sao lập kế hoạch quản lý dự án là cần thiết

+ Bản kế hoạch quản lý dự án là điểm khởi đầu cho dự án của bạn nên kế hoạch dự án của bạn dựa trên phạm vi, khung thời gian và ngân sách sẽ được phát triển theo điều lệ dự án được ủy quyền. Có sẵn những đầu việc cụ thể , được chủ dự án chỉ định và ủy quyền sẽ cho phép bạn so sánh tiến độ thực tế của dự án với mức độ dự kiến ​​sẽ đạt được. Điều này rất có lợi vì nó cho phép bạn nhanh chóng đánh giá xem liệu dự án của bạn có đang tiến triển theo kế hoạch hay không và nếu không bạn cần phải làm gì để khắc phục tình hình.

+ Để đảm bảo không có chỗ cho sự hiểu lầm hoặc thông tin sai, kế hoạch dự án kỹ lưỡng của bạn sẽ đưa ra tất cả các thời hạn và công việc phân phối một cách chi tiết để mọi người có liên quan biết chính xác những gì được mong đợi từ họ.

+ Đưa ra phạm vi của dự án một cách chi tiết Một ưu điểm khác được liên kết

Kế hoạch dự án cung cấp cho việc quản lý dự án hiệu quả hơn trong việc chia nhỏ công việc của dự án thành các phần dễ hiểu như danh mục công việc, mục tiêu hoặc nhiệm vụ sẽ giúp việc tìm ra nguồn lực bạn cần để hoàn thành công việc trở nên đơn giản hơn nhiều. Một lần nữa, bạn có thể đã bắt đầu giải thích điều này trong tuyên bố phạm vi ở mức cơ bản, nhưng kế hoạch quản lý dự án của bạn sẽ là nơi bạn trở nên cụ thể hơn về cách bạn sẽ sử dụng các nguồn lực bạn có sẵn.

Khi bạn có tài liệu kế hoạch dự án, mọi người có thể hiểu chuyên môn của bạn với tư cách là người quản lý dự án đang thúc đẩy các mục tiêu của dự án và tổ chức như thế nào một cách rõ ràng.

Trong quản lý dự án đầu tư xây dựng có rất nhiều nhóm công tác, trong đó chia thành 3 giai đoạn chính: Chuẩn bị đầu tư, Triển khai thi công, Quyết toán vốn dự án. Khi triển khai nhiều dự án cùng lúc, đôi khi chúng ta có thể bị không theo sát được thủ tục pháp lý, không theo dõi được tiến độ, mất kiểm soát về chi phí và dòng tiền các dự án và cuối cùng là khó quyết toán vốn dự án.
Nguồn vốn được ví như mạch máu để duy trì và triển khai thành công dự án. Vì vậy, việc kiểm soát và điều phối nguồn vốn một cách hợp lý là cơ sở để Chủ đầu tư có thể triển khai được thành công dự án và là cơ sở để đảm bảo tiến độ dự án.
Giải pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng chính là một công cụ đắc lực giúp cho Chủ đầu tư và các Ban quản lý dự án theo sát và thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý, theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí, điều phối nguồn vốn một cách hiệu quả.

Ngày nay việc lập kế hoạch dự án đã được chuẩn hóa hơn rất nhiều, trong đó có khả năng tích hợp với biểu đồ Gantt  trong giải pháp quản lý dự án của iBom có hệ thống cảnh báo thông minh, giúp người quản lý dự án luôn có hướng đưa ra giải quyết kịp thời cho dự án của mình.