“Làm không đủ tốt, làm lại lần nữa…”

…là một câu nói mà chắc chắn không một ai thích nghe. Trong tư tưởng của con người thì điều tỏ ra thất vọng nhất đó là phải đập đi và làm lại một công việc mà mình đã hoàn thành vì công việc đó không đúng so với thiết kế, hoặc bị thay đổi trong quá trình thực thi,…

Với các dự án nhỏ thì việc phải làm lại một công việc có thể không ảnh hưởng nhiều nhưng với các dự án lớn ở mức triệu usd trở lên thì hậu quả của việc làm đi làm lại một công việc là vô cùng lớn, nó không còn là cảm giác gây khó chịu đối với người làm việc mà là có thể tàn phá nghiêm trọng đến ngân sách và tiến độ dự án.

Trong lĩnh vực xây dựng thì sự ảnh hưởng của việc làm đi làm lại một công việc càng thể hiện rõ ràng hơn, nó ảnh hưởng trực tiếp đến cả Chủ đầu tư, Quản lý dự án, Các nhà thầu,… Hậu quả của việc thay đổi công việc hoặc đập đi làm lại trong một công trình sẽ làm năng suất của công trình đó giảm sâu khó kiểm soát, ngoài việc chậm tiến độ, đội ngân sách thì nhiều dự án còn vướng vào cả pháp lý, ngoài ra nó còn ảnh hưởng đến danh tiếng và tiềm năng của doanh nghiệp trong tương lai.

Vậy đâu là nguyên nhân và các phương án giúp giảm thiểu việc làm đi làm lại một công việc khi thi công các dự án nói chung và các dự án xây dựng nói riêng?

Các nguyên nhân phổ biến

Thiếu tài liệu chi tiết: Đây là nguyên nhân rất phổ biến, hầu như dự án xây dựng nào cũng gặp phải. Do thiếu tài liệu chi tiết về công việc nên người thực hiện thường làm sai hoặc làm không đúng với yêu cầu đặt ra và dẫn đến phải làm lại khi có kiểm tra, giám sát, nghiệm thu… công việc càng nhỏ, lặt vặt thì nguyên nhân này càng phổ biến.
Phương thức mua sắm vật tư cho công trình bị chậm hoặc kém hiệu quả: Vật tư đến chân công trình không kịp so với tiến độ hoặc bị sai so với yêu cầu cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến mà các công việc của dự án phải đập đi làm lại để thay vật tư mới…
Chất lượng công nhân kém: Công nhân thiếu đào tạo hoặc ít kinh nghiệm và kỹ năng để hoàn thiện công việc đạt tiêu chuẩn cao.
Giám sát công trình kém: Thiếu sự giám sát và đốc thúc của bộ phận giám sát trong quá trình thi công cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn tới việc công nhân thực hiện công việc bị sai và phải làm lại.
Thất bại từ khâu thiết kế: Thiết kế kém hoặc không được hoàn chỉnh ngay từ đầu, hoặc thiết kế không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật sẽ dẫn đến sự sai sót trong quá trình thi công và công nhân phải làm lại công việc.
Giao tiếp kém: Không có sự trao đổi với nhau giữa các công nhân hoặc giữa các đội nhóm, hoặc không hiểu nhau trong quá trình thi công.
Không hợp tác: Môi trường làm việc không lành mạnh, không khuyến khích tinh thần làm việc dẫn đến sự thiếu hợp tác, phối hợp giữa các đội nhóm là nguyên nhân dẫn đến công việc giữa các đội bị chồng chéo lên nhau và đội sau lại đập công việc của đội trước…
Hiểu sai yêu cầu của khách hàng: Công việc đã thi công sai so với yêu cầu của khách hàng.
Cách quản lý hoặc ra quyết định kém hiệu quả: Cấp trên, người quản lý thiếu thông tin hoặc thiếu thực tế nên đưa ra các quyết định tốt và đúng với tình hình hiện tại của công việc.
Không có hệ thống quy trình tiêu chuẩn: Do thiếu quy trình tiêu chuẩn nên việc thi công thiếu trình tự, tự phát, không có kiểm soát về chất lượng… dẫn tới công việc đã thi công kém hiệu quả
Áp lực về tiến độ dự án: Chạy theo tiến độ dự án dẫn đến công việc thi công không tuân thủ các tiêu chuẩn thiết kế, chất lượng, và an toàn.

Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất dẫn đến phải làm đi làm lại một công việc trong dự án xây dựng đó là: Thay đổi thiết kế, thiếu sót, và sai sót. Theo tổng kết của Quantity.org thì có tới 70% tổng số công việc phải làm đi làm lại trong một dự án xây dựng là đều do khâu thiết kế gây ra.

Theo một nghiên cứu tổng hợp do Đại học Hồi giáo Gaza kết hợp với Trường Công nghệ Berlin thực hiện thì gần 80% chi phí sai lệch có liên quan đến khâu thiết kế và 17% là liên quan đến khâu xây dựng.

Ngoài ra, truyền thông và dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng, theo báo cáo của Autodesk và PMI thì có tới 48% tổng số công việc phải làm lại trên các công trường ở Mỹ là do thông tin sai lệch hoặc dữ liệu kém.

Hơn nữa, việc thiếu thông tin hoặc dữ liệu xấu sẽ dẫn đến việc ra quyết định của các bộ phận quản lý kém. Trong một nghiên cứu khác của Autodesk và PMI thì tính đến năm 2020 thì ngành xây dựng toàn cầu phải trả chi phí gần 100 tỷ USD để làm lại các công việc đã thi công do nguyên nhân sử dụng “dữ liệu xấu” để ra các quyết định trong quá trình thi công, chiếm 14% tổng số công việc phải thi công lại cho đến năm 2020.

Việc phải làm lại công việc hoặc phải thi công lại dự án có thể bắt đầu từ những khâu đầu tiên của dự án như: khảo sát, thiết kế… hoặc do dữ liệu không chính xác hoặc thông tin sai lệch. Mặc dù các nhà quản lý đều lường trước được các nguyên nhân có thể dẫn tới việc làm lại công việc hoặc phải thi công lại dự án nhưng không có một giải pháp hoàn hảo nào để đảm bảo 100% công việc của các dự án xây dựng là không phải thi công lại, vì vậy, các nhà quản lý luôn luôn tìm tòi để có cách tiếp cạnh phù hợp để giảm thiểu việc thi công lại trong dự án.

Ảnh hưởng của việc phải thi công lại một công việc trong dự án

Hậu quả của việc thi công lại công việc trong dự án, đặc biệt là với các dự án xây dựng, là rất lớn, nó không chỉ làm mất thời gian, lợi nhuận, mà có thể điều tồi tệ nhất sẽ đến bạn đó là doanh nghiệp của bạn phải phá sản. Trong trường hợp điều tồi tệ nhất không xảy ra thì việc phải thi công lại các công việc trong dự án sẽ mang lại những hậu quả sau:

Mất tiền: Theo ước tính thì có tới 5-9% chi phí của dự án là liên quan đến việc phải thi công lại công việc.
Mất thời gian: Việc thi công lại công việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất của dự án và kéo dài thời gian của dự án so với kế hoạch ban đầu, tất cả các nhà quản lý đều ý thức được vấn đề này nhưng thật không may luôn luôn có tới 30% tổng số công việc của các dự án xây dựng phải thi công lại.
Thất vọng lớn: Mất tiền, mất thời gian sẽ kéo theo sự bất bình và thất vọng của mọi người tham gia vào dự án. Công nhân sẽ rất thất vọng khi họ phải phá bỏ các công việc mà chính tay họ đã thi công, và khi sự thất vọng xuất hiện thì một điều chắc chắn là năng suất công việc sẽ bị giảm sút… cứ như thế dự án sẽ rơi vào một vòng lặp “thất vọng” => “giảm năng suất” => “mất thời gian” => “mất tiền”…

8 cách giúp giảm thiểu việc thi công lại các công việc trong các dự án xây dựng

Khi tìm hiểu các nguyên nhân dẫn tới phải làm đi làm lại các công việc trong một dự án thì chúng ta thấy rằng hầu hết các nguyên nhân là đều do sai sót ở giai đoạn đầu của dự án hoặc các nguyên nhân mang tính hệ thống gây khó khăn cho việc thi công dự án trong suốt 1 vòng đời của nó. Vì vậy, 8 giải pháp dưới đây được đưa ra nhằm giảm thiểu những sai sót trong giai đoạn đầu hoặc loại bỏ các nguyên nhân mang tính hệ thống của dự án.

1. Áp dụng công nghệ và các công cụ chuyển đổi số để kết nối dữ liệu: Như đã chia sẻ ở trên, Dữ liệu xấu và thiếu thông tin là một trong những nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc phải thi công lại các công việc trong một dự án. Các phương pháp xử lý dữ liệu cũ, lỗi thời như: Excel, Email,… là một trong những nguyên nhân dẫn đến dữ liệu xấu và thiếu thông tin, chưa nói đến việc các bộ phận ngoài công trường phải mang tài liệu giấy, đi bộ đường dài tới văn phòng công ty để báo cáo hoặc tìm hiểu thông tin của dự án, đến lúc đó dữ liệu và thông tin của dự án đã quá cũ và không còn chính xác. Vì vậy, áp dụng công nghệ và các công cụ số hoá hoạt động trên nền tảng web và điện toán đám mây là phương án giúp tự động hoá các quy trình và dữ liệu. Quy trình và dữ liệu luôn được xử lý theo thời gian thực và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, điều này giúp các nhà quản lý luôn có thông tin kịp thời và chính xác.

2. Tập trung vào giai đoạn thiết kế: Theo thống kê thì với một dự án 100 triệu USD thì thông thường phải mất hơn 30 tháng cho khâu thiết kế và chuẩn bị trước. Rất nhiều vấn đề có thể xảy ra trong giai đoạn thiết kế dự án, đặc biệt là quan điểm về thiết kế của các nhóm tham gia vào giai đoạn thiết kế. Nếu các bộ phận có thể chia sẻ, mổ xẻ thấu đáo các vấn đề một cách đồng thuận trong giai đoạn thiết kế và đưa ra một thiết kế đầy đủ, chi tiết thì nó sẽ giảm thiểu rất nhiều các công việc phải làm lại trong quá trình thi công.

3. Tập trung vào dự toán: Ước tính (dự toán) chi phí ban đầu của dự án càng chi tiết, chính xác, tuân thủ theo đúng thiết kế chi tiết sẽ giúp rất nhiều cho việc giảm thiểu chi phí cũng như thi công lại công việc trong quá trình thi công dự án. Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều phần mềm dự toán sẽ giúp cho các nhà tính toán chi phí của dự án có được sự chính xác về ước tính chi phí ban đầu của dự án và tránh được những thất thoát sau này.

4. Tìm nhà thầu phụ đáp ứng điều kiện: Thiếu nhân lực và chất lượng về nhân lực trong các dự án xây dựng luôn là vấn đề đau đầu của các nhà quản lý. Vì vậy, yêu cầu đối với các nhà quản lý dự án là phải có quy trình sơ tuyển các nhà thầu phụ cho dự án nhằm đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng về nhân lực. Ngoài ra, nhà thầu phụ cũng phải đảm bảo về tài chính để tránh không bị xáo trộn trong quá trình thi công dự án.

5. Đưa BIM và các công cụ quản trị vào trong công tác quản lý: BIM công cụ trực quan và mô hình hoá thông tin cho các dự án xây dựng là công cụ tốt nhất hiện nay giúp các nhà quản lý cũng như các nhà thầu tiếp cận dữ liệu và thông tin dự án theo thời gian thực, cũng như kiểm soát được lỗi cũng như chất lượng trong quá trình thi công thông qua các hệ thống cảnh báo của BIM nếu công việc đang thi công bị lỗi, sai quy cách so với thiết kế, hoặc dùng sai nguyên vật liệu…. Ngày nay, hầu hết các dự án lớn đều áp dụng BIM trong giai đoạn thiết kế và tiền thi công. Tuy nhiên, các tính chất trực quan của BIM không mang lại hiệu quả cho việc quản trị dự án trong quá trình thi công, vì vậy, cần kết hợp thêm các công cụ quản trị dự án như IBOM để quản trị về tiến độ, chi phí của công việc và công trình.

6. Cải thiện giao tiếp hiện trường: Giao tiếp tại hiện trường luôn bị cản trở bởi nhiều rào cản như: thiết kế nằm trên giấy, hiện trường xa văn phòng trung tâm,… Vì vậy, cần phải áp dụng một công cụ phần mềm cộng tác nội bộ trên nền tảng điện toán đám mây và hoạt động được trên tất cả các loại thiết bị như: smartphone, máy tính, máy tính bảng… sẽ giúp cải thiện đáng kể việc giao tiếp giữa các bộ phận tại hiện trường, cũng như giữa hiện trường và các bộ phận văn phòng, giữa quản lý và nhân công,…

7. Đặt tiêu chuẩn chất lượng: Cần phải đề ra và áp dụng các tiêu chuẩn có hệ thống cho các quy trình, quy trình công việc, quy trình báo cáo, tiêu chuẩn về công cụ, tiêu chuẩn về thiết bị,… Bên cạnh đó, cần phải thiết lập được một hệ thống giám sát và kiểm tra để đảm bảo công việc đảm bảo chất lượng (QA) và kiểm soát chất lượng (QC) theo các tiêu chuẩn đã đặt ra thì sẽ giúp giảm thiểu đáng kể việc thi công lại các công việc tại các dự án xây dựng.

8. Đầu tư liên tục vào đào tạo và phát triển kỹ năng: Các nghiên cứu trên thế giới đã khẳng định rằng: khi bạn chi nhiều tiền cho việc đào tạo thì chi phí làm đi làm lại công việc của các dự án càng ít. Vì vậy, yêu cầu đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là nên đầu tư nhiều vào đào tạo và phát triển kỹ năng của kỹ sư, nhân công tham gia vào dự án từ giai đoạn ban đầu để giảm thiểu về việc phải gặp những sai sót vì thiếu hiểu biết và kỹ năng trong quá trình thi công dự án, điều này giúp giảm thiểu việc làm đi làm lại một công việc trong các dự án xây dựng.

Khi có sự hiểu biết, có sự nỗ lực, hiểu được nguyên nhân, có sự hành động sớm, cũng như việc áp dụng tốt công nghệ, đặc biệt là đưa các công cụ phần mềm quản lý dự án xây dựng như Giải pháp Quản lý Đầu tư & Thi công Công trình IBOM vào số hoá dữ liệu cũng như các quy trình quản lý các dự án xây dựng thì các nhà quản lý dự án sẽ giảm thiểu các mất mát to lớn mà do việc phải làm đi làm lại một công việc công việc trong quá trình thi công các dự án xây dựng mang tới.

Tác giả: Đỗ Hữu Binh – CEO Công ty Phần mềm Trí tuệ – ISOFT

Tài liệu tham khảo: https://www.autodesk.com/blogs/construction/reduce-construction-rework/