Từ quản lý từng đầu công việc sang điều hành toàn bộ dự án

Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện nay ở Việt Nam, công cụ số đã được đưa vào áp dụng ở khắp các phòng ban, quản lý, và nhân viên. Trong đó, các phòng, ban quản lý dự án hiện vẫn thường dùng phần mềm bản vẽ như AutoCad, Excel để quản lý khối lượng, các tool chat như Zalo để trao đổi và phối hợp nhóm, phần mềm kế toán như Misa cho các giao dịch tài chính.

Nhìn từ ngoài vào thì hầu như mọi công tác của dự án đều đã được số hoá và được “được quản lý” trên phần mềm. Tuy nhiên, nếu nhìn ở cấp quản lý thì lãnh đạo vẫn luôn luôn gặp nhiều vấn đề và trăn trở:

• Vì sao chi phí tăng dù tiến độ báo cáo vẫn ổn?
• Những phát sinh nào thực sự ảnh hưởng lợi nhuận?
• Điểm nghẽn tiến độ đang hình thành ở đâu?
• Dự án nào đang khỏe thật sự, dự án nào chỉ “đẹp trên báo cáo”?

Một câu hỏi được đặt ra ở đây là: Tại sao tất cả các khâu trong dự án đã được số hoá và đưa lên phần mềm để quản lý nhưng lãnh đạo vẫn gặp phải những vấn đề nêu trên? Câu trả lời đó là: Vấn đề không nằm ở việc thiếu công cụ quản lý, mà đang nằm ở sự rời rạc trong các khâu quản lý ở các bộ phận tham gia vào dự án.

Vậy, Quản lý các đầu công việc của dự án ≠ Điều hành dự án ở chỗ nào?

Phần lớn hệ thống phần mềm chỉ giúp đội ngũ quản lý và nhân viên ở các bộ phận liên quan đến dự án ở khâu thực thi việc được giao theo phân công và vai trò trong từng dự án và việc thực thi này giữa các bộ phận gần như là rời rạc, khi cần thì từng nhân viên thực thi sẽ chuyển kết quả cho nhau bằng các file dữ liệu kết quả đã thực hiện trên các tool phần mềm riêng biệt. Và rất ít hệ thống phần mềm giúp lãnh đạo và các bộ phận liên quan đến dự án điều hành dự án ở tất cả các khâu theo thời gian thực.

Một dự án xây dựng nó không phải là một tập hợp các đầu việc rời rạc với nhau, mà nó là một mạng lưới các yếu tố của dự án có liên quan mật thiết đến nhau, như:

• Khối lượng
• Chi phí
• Tiến độ
• Hợp đồng
• Phát sinh
• Thanh toán
• Trách nhiệm

Khi các yếu tố này không được liên kết, các nhà quản lý và lãnh đạo sẽ luôn ở thế bị động trong các khâu thực thi, xử lý, và kiểm soát dự án.
Điều đó dẫn đến một vấn đề nghiêm trọng mà lãnh đạo và các nhà quản lý dự án luôn gặp phải, đó là: Hầu như các vấn đề phát sinh trong một dự án sẽ không được nhìn thấy sớm — mà chỉ được phát hiện sau khi đã xảy ra hoặc đã gây thiệt hại, thất thoát cho dự án. Để giải quyết vấn đề này thì yêu cầu đặt ra đó là các yếu tố liên quan đến dự án phải được liên kết và luôn được điều hành (theo dõi, giám sát, đốc thúc,…) theo thời gian thực, đây được gọi là “Điều hành dự án”.

Vậy, Điều hành dự án nghĩa là gì?

Điều hành dự án có nghĩa là không chỉ biết việc gì đã làm, mà là hiểu rõ điều gì đang diễn ra, đang thay đổi, và tác động của nó tới chi phí, thời gian, và rủi ro của bất kỳ dự án nào mà người quản lý và lãnh đạo đang kiểm soát.

Xu hướng chuyển dịch: Từ ghi nhận dữ liệu → Kiểm soát vận hành

Các phòng ban dự án trong lĩnh vực xây dựng nói riêng và các nhiều lĩnh vực khác hiện đại đang dịch chuyển phương thức quản lý dự án sang một cách tiếp cận mới, trong đó:

Cách cũ	Cách mới
* Ghi nhận dữ liệu sau khi làm	* Nhìn thấy tác động trong khi đang làm
* Mỗi phòng ban một công cụ	* Một cấu trúc vận hành liên kết
* Tổng hợp báo cáo thủ công	* Góc nhìn quản trị theo thời gian thực
* Phát hiện vấn đề muộn	* Nhìn thấy rủi ro sớm

Với sự dịch chuyển này thì công cụ số không còn chỉ là phần mềm thực thi một số đầu công việc mà công cụ số được yêu cầu hoạt động như một hệ vận hành của dự án (hoặc có thể gọi là: Hệ điều hành dự án).

IBOM hỗ trợ điều hành ở cấp dự án như thế nào

IBOM không được thiết kế chỉ để quản lý việc hay lưu tài liệu, mà là một môi trường vận hành dự án, nơi các yếu tố chính được liên kết với nhau theo các quy trình trong đó các bộ phận liên quan hoạt động trên từng điểm của quy trình đó, đó là:

• Khối lượng gắn với chi phí và tiến độ
• Phát sinh liên kết trực tiếp tới ngân sách
• Thi công hiện trường gắn với phạm vi hợp đồng
• Kiểm soát tài chính phản ánh thực tế vận hành

Khi đưa IBOM vào vận hành dự án thì thay vì lãnh đạo và các nhà quản lý phải đi gom dữ liệu từ nhiều phòng ban sau đó mới tổng hợp và báo cáo, thì bản thân hệ thống IBOM đã phản ánh cách dự án thực sự vận hành dựa trên các số liệu và quy trình ở trong tất cả các khâu của từng dự án như thế nào.

Nhờ đó, lãnh đạo và các nhà quản lý của doanh nghiệp có thể chuyển từ:

👉 “Thu thập báo cáo để có số liệu ra quyết định”
sang
👉 “Điều hành dự án dựa trên cấu trúc và dữ liệu theo thời gian thực và xử lý các vấn đề dự án theo thời gian thực”

Kết quả sau khi áp dụng: Ít hỗn loạn hơn, kiểm soát tốt hơn — mà không tăng phức tạp

Chuyển đổi số trong xây dựng không nhằm tạo thêm việc mà mục tiêu là giảm tính bất định của dự án, đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng để việc quản lý dự án luôn được thành công.

Khi dự án đã được điều hành như một hệ thống, thì các nhà lãnh đạo và quản lý dự án sẽ:

• Quyết định nhanh hơn
• Rủi ro được nhìn thấy từ sớm
• Phát sinh được kiểm soát một cách chặt chẽ theo thời gian thực, chứ không chỉ ghi nhận như ngày xưa
• Chi phí luôn luôn bám sát thực tế
• Thời gian của lãnh đạo chuyển từ “chữa cháy” sang “điều hướng”

Đó mới là bước tiến thực sự — từ công cụ số đến vận hành số.