Từ dữ liệu công trường đến quyết định của CEO: Vì sao lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng cần nhìn thấy dự án theo thời gian thực

Trong các doanh nghiệp xây dựng, thất bại của một dự án hiếm khi bắt đầu từ công trường mà nó thường bắt đầu từ ban điều hành của dự án. Thông thường, dự án thất bại khi ban lãnh đạo của doanh nghiệp gặp vấn đề đối với thông tin của dự án như:

• Nhận thông tin quá muộn
• Nhận thông tin đã bị các bộ phận liên quan “làm đẹp” trước khi gửi lên
• Hoặc nhận thông tin nhưng không đủ độ tin cậy để ra quyết định

Như vậy, với các lãnh đạo doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nói riêng thì vấn đề sẽ không còn nằm ở việc quản lý dự án như thế nào, mà là phải nhìn thấy sự thật của dự án đủ sớm mới có thể giảm thiểu sự thất bại của dự án trong quá trình thực thi.

Đặc thù ngành xây dựng: Sai lệch nhỏ – Hậu quả lớn

Khác với nhiều ngành nghề khác, ngành xây dựng có 3 đặc điểm đặc biệt nguy hiểm ảnh hưởng rất lớn đến thành bại của dự án trong quá trình thi công:

• Chuỗi triển khai dài & nhiều lớp có liên quan mật thiết với nhau
  Chủ đầu tư → Ban QLDA → Nhà thầu → Thầu phụ → Công trường
• Chi phí phát sinh không quay đầu được
  Một quyết định sai hôm nay có thể làm “đội sổ” dự án lên hàng chục tỷ sau vài tháng.
• Tiến độ và chi phí luôn gắn chặt với nhau
  Trễ tiến độ gần như luôn kéo theo vượt ngân sách của dự án.

Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp không thể chờ báo cáo cuối tháng để biết tình trạng của dự án thế nào rồi mới ra quyết định mà phải cập nhật thông tin của dự án hàng ngày và tức thời để có quyết định kịp thời tránh những sai sót kéo theo sự thất bại của dự án trong quá trình thi công.

Báo cáo truyền thống luôn làm che mắt lãnh đạo

Rất nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện nay vẫn vận hành dự án theo hình thức truyền thống:

• Báo cáo trên Excel dựa trên số liệu được tổng hợp thủ công
• Dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau
• Thông tin đi qua nhiều cấp quản lý nhưng chủ yếu là được truyền qua file dữ liệu thông qua các email hoặc chat mà không được lưu lại vết xử lý.

Với cách vận hành dữ liệu của dự án như thế thì sẽ dẫn đến các hệ quả rất khó lường trong quá trình thi công dự án, như:

• Khi lãnh đạo nhìn thấy được dữ liệu “màu xanh” trên báo cáo, thì công trường đã có báo hiệu “đỏ” từ nhiều tuần trước,
• Khi dự án xảy ra vấn đề thì việc quy trách nhiệm xử lý thông tin giữa các bộ phận lại là một vấn đề cực kỳ rắc rối.

Tóm lại: Khi lãnh đạo nhìn thấy báo cáo đẹp của dự án thì rủi ro của dự án thường đã âm thầm hình thành.

Lãnh đạo của doanh nghiệp xây dựng thực sự cần thấy điều gì trong quá trình thi công dự án để giảm thiểu tối đa rủi ro?

Với các dự án đang thi công thì lãnh đạo của các doanh nghiệp xây dựng họ không cần đến:

• Chi tiết từng đầu việc
• Nhật ký công trường hàng ngày
• Báo cáo kỹ thuật quá sâu

Mà cái lãnh đạo họ cần đó là:

• So sánh ngân sách – chi phí thực tế – dự báo cuối kỳ
• Điểm nghẽn tiến độ có khả năng ảnh hưởng dây chuyền
• Dự án nào đang “ngốn” nhiều vốn hơn kế hoạch
• Khi nào dự án cần can thiệp ở cấp điều hành, mà không phải cấp hiện trường

Tóm lại: Cái để lãnh đạo của các doanh nghiệp xây dựng cần đó là dữ liệu điều hành, chứ không phải dữ liệu tác nghiệp của cấp quản lý dự án và của các đơn vị thi công.

Từ dữ liệu công trường đến quyền kiểm soát chiến lược

Khi dữ liệu dự án được cập nhật đến cấp lãnh đạo của doanh nghiệp theo thời gian thực và tập trung thì:

• Lãnh đạo sẽ không hỏi “vì sao dự án trễ?” mà hỏi các cấp quản lý và bộ phận liên quan là: “chúng ta xử lý thế nào?”
• Các cuộc họp dự án sẽ tập trung vào ra quyết định chứ không cần đến sự giải trình từ các cấp quản lý và các bộ phận liên quan
• Việc phân bổ vốn, nhân sự, nhà thầu trở nên chủ động hơn

Lúc này, công cụ quản lý dự án không còn là công cụ để vận hành dự án nữa mà trở thành:

• Công cụ kiểm soát rủi ro
• Nền tảng ra quyết định đầu tư
• Lợi thế cạnh tranh dài hạn cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư

Nền tảng số – Công cụ mới dành cho các lãnh đạo ngành xây dựng

Các lãnh đạo ngành xây dựng kỷ nguyên số đang dần chuyển câu hỏi từ:

“Dự án này có đang chạy không?”

sang:

“Dữ liệu tôi đang nhìn có đáng tin để ra quyết định không?”

Vì vậy, những nền tảng như IBOM không chỉ là các công cụ để số hóa công việc, mà chúng trở thành các trợ thủ đắc lực của các lãnh đạo trong các doanh nghiệp xây dựng với các hỗ trợ ưu việt như:

• Hình thành một vòng kết nối khép kín từ đầu tư – thi công – tài chính
• Phát hiện rủi ro sớm cho các dự án
• Tạo ra một single source of truth (nguồn dữ liệu thống nhất) cho lãnh đạo

IBOM – Từ công cụ quản lý sang hệ thống điều hành dự án cho các lãnh đạo của các doanh nghiệp xây dựng

Trong thực tế triển khai, nhiều doanh nghiệp xây dựng đã đầu tư không ít phần mềm.
Nhưng vấn đề không nằm ở số lượng công cụ, mà ở chỗ dữ liệu có được kết nối để phục vụ quyết định điều hành hay không.

IBOM được xây dựng không chỉ để “quản lý công việc”, mà để giải quyết đúng bài toán của lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng, cụ thể:

• Kết nối toàn bộ vòng đời dự án
  Từ phê duyệt đầu tư → triển khai thi công → kiểm soát chi phí → đánh giá hiệu quả
• Tạo một nguồn dữ liệu thống nhất (Single Source of Truth)
  CEO không còn phụ thuộc vào báo cáo tổng hợp thủ công hay góc nhìn chủ quan của từng bộ phận
• Hiển thị rủi ro sớm, không đợi sự cố xảy ra
  IBOM cho phép nhìn thấy:
  • Dự án nào đang vượt chi phí so với kế hoạch
  • Gói thầu nào có nguy cơ ảnh hưởng tiến độ dây chuyền
  • Điểm nghẽn cần can thiệp ở cấp điều hành, không phải công trường
• Chuyển vai trò của lãnh đạo doanh nghiệp từ “theo dõi” sang “điều phối chiến lược”
  Khi triển khai IBOM, lãnh đạo không cần đi sâu vào tác nghiệp, nhưng vẫn:
  • Kiểm soát được dòng tiền
  • Nắm được trạng thái thực của từng dự án
  • Ra quyết định dựa trên dữ liệu, không dựa vào cảm tính

Khi đó, IBOM không còn là phần mềm, mà trở thành hệ thống điều hành dự án ở cấp lãnh đạo.

Kết luận

Chiến lược dù đúng đến đâu cũng thất bại nếu lãnh đạo không nhìn thấy thực tế triển khai.

Trong ngành xây dựng, nhìn sớm = cứu dự án.

Với lãnh đạo, khả năng nhìn thấy dự án theo thời gian thực không còn là lựa chọn, mà là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.