Quản lý tiến độ dự án đầu tư từ xa: Chuyện khó mà dễ thời kỳ chuyển đổi số

Trong thời kỳ bùng nổ của công nghệ 4.0, làm việc từ xa đã không còn xa lạ. Đây không chỉ là một giải pháp hiệu quả, ít tốn kém chi phí mà còn là cơ hội mở để các đơn vị, doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Nhưng làm cách nào để có thể quản lý được tiến độ dự án hiệu quả và xuyên suốt khi chúng ta không có mặt tại văn phòng, tại các công trình hay đi công tác xa?

Với chủ đề về Chuyển đổi số ngay hôm nay, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về những khó khăn cũng như phương thức quản lý tiến độ dự án từ xa dành cho chủ đầu tư xây dựng để làm rõ được tầm quan trọng của việc ứng dụng các giải pháp công nghệ thời kỳ 4.0 này nhé.

Là một đơn vị cung cấp phần mềm cho các đơn vị xây dựng, với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm cho các đơn vị từ Bắc vào Nam, tôi rút ra được một nhận định:
“Thành công của dự án phụ thuộc 80% vào công tác quản lý tiến độ. Nếu công tác quản lý tốt, các deadline hoàn thành đúng hạn thì không có lý do gì dự án lại thất bại”. Các đơn vị quản lý dự án từ xa tốt đồng nghĩa với việc ứng dụng công nghệ phần mềm luôn nắm chắc 80% thành công của dự án.

Qua đây tôi cũng đưa ra những cái khó của nhà đầu tư trong quản lý tiến độ dự án từ xa khi chưa ứng dụng công nghệ:

• Trong quá trình trao đổi, thực hiện công việc dự án

Gặp khó khăn trong việc giao tiếp, trao đổi thông tin tiến độ thực hiện dự án, => ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án,những người tham gia vào dự án thiếu thông tin và cản trở việc các đội dự án hợp tác với nhau.

• Tầm nhìn

Người quản lý dự án luôn có cái nhìn hạn hẹp, chưa bao quát được toàn cảnh về tiến độ của dự án nên không thể phân tích đầy đủ tình hình hiện tại của dự án và đưa ra những quyết định hiệu quả về những điểm cần cải thiện.

• Quản lý rủi ro

Khoảng cách và thông tin luôn bị hạn chế đối với chủ đầu tư khi quản lý từ xa khiến cho việc quản lý các rủi ro gặp trở ngại, nhà quản lý khó xác định, phân tích và đánh giá những bất ổn và những mối đe dọa xung quanh tiến độ dự án.

• Sử dụng nguồn lực

Tiến độ dự án luôn có nhiều biến động chính vì thế công việc không phải lúc nào cũng giữ nguyên, khi chưa có công cụ quản lý hiện đại nhà quản lý sẽ khó quản lý được phạm vi công việc để có sự điều chỉnh và phân bổ nguồn lực phù hợp.

Đã có khó khăn thì thì cũng sẽ có giải pháp, vậy việc quản lý tiến độ dự án từ xa bằng công nghệ trong thời kỳ chuyển đổi số sẽ mang đến lợi ích gì?

1. Khi quản lý tiến độ dự án từ xa hiệu quả, chủ đầu tư sẽ cập nhật mọi hoạt động của dự án từ đó có thể lập kế hoạch sắp xếp nguồn lực phù hợp cho công việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ dự án diễn ra thuận lợi, sử dụng tối đa tài nguyên nhân sự.
2. Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tiến độ dự án từ xa đó là luôn đảm bảo tính chính xác về tài chính. Khi thời gian được quản lý hiệu quả, số giờ được tính toán chính xác, những vấn đề liên quan đến tài chính như thanh toán hóa đơn hay tiền lương sẽ được xử lý kịp thời, tạo sự ổn định về dòng tiền và đảm bảo mọi hoạt động vẫn diễn ra bình thường.
3. Quản lý tiến độ dự án từ xa góp phần không nhỏ trong việc theo dõi và phân tích hiệu suất hàng năm của doanh nghiệp. Những thông tin về tổng thời gian triển khai, deadline công việc sẽ là dữ liệu quan trọng nhằm đánh giá tính hiệu quả trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp.
   => Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ có những phương án nhằm điều chỉnh cách thức quản lý hoặc xây dựng những kế hoạch mới.

Phần mềm quản lý dự án đầu tư IBOM.IM sẽ là công cụ hỗ trợ Chủ đầu tư trong quản lý tiến độ dự án từ xa hiệu quả

• IBOM.IM cung cấp một cái nhìn tổng quan và nhanh chóng về tất cả dự án, liên tục thông báo và cập nhật cho bạn những thông tin liên quan đến dự án

– Cập nhật liên tục tất cả các hoạt động diễn ra dự án ngay trên hệ thống trực tuyến, tích hợp các biến số xây dựng trong từng hạng mục công việc: Cấp bậc công việc, Khối lượng, khối lượng thực hiện, Thời gian dự kiến…
– Quản lý các thông tin, thông số dự án giúp nhà quản lý xem nhanh tổng quan tiến độ thực hiện dự án, tình trạng sử dụng nguồn lực để đưa ra các kế hoạch theo tiến độ dự án.

• Tạo môi trường cộng tác, trao đổi gắn với công việc

Phần mềm hoạt động trên môi trường web-based nên thông tin về tình hình tiến độ dự án và sự tương tác giữa các bộ phận được cập nhật liên tục giúp kết nối trực tuyến các thành viên trong một dự án xuyên suốt quá trình thực hiện.

• Quản lý thông tin tập trung, giao khoán công việc trực tiếp

IBOM.IM giúp bạn khoanh vùng phạm vi dự án, chỉ ra được các yếu tố then chốt để hoàn thành dự án và làm rõ các phần công việc mơ hồ, cho phép tự động điều chỉnh tiến độ các công việc trong dự án, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định phân bổ nguồn lực thực hiện dự án từ xa dễ dàng

• Giám sát tiến độ thực hiện dự án theo % khối lượng hoàn thành công việc

Tiến độ dự án được đo lường và đánh giá bằng việc hoàn thành bao nhiêu công việc trên tổng số các công việc phải thực hiện nhà quản lý có thể theo dõi trong báo cáo tổng hợp đầu tư từ đó đưa ra được các chiến lược triển khai phù hợp.

Nếu bạn là nhà quản lý dự án đang gặp khó khăn trong việc quản lý tiến độ từ xa, hãy đọc ngay bài viết này. Những phân tích trên đây sẽ giúp bạn nhìn nhận chính xác tầm quan trọng của quản lý tiến độ từ xa và có thể chọn cho mình một phương pháp phù hợp.

ClickĐĂNG KÝ TƯ VẤN để được hỗ trợ miễn phí.