5 CHIẾN LƯỢC CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG THÀNH CÔNG

Quản lý xây dựng đã trở nên kỹ thuật hơn với sự phát triển của các nền tảng phần mềm mới để đơn giản hóa nhiều quy trình. Nhưng chỉ mua một công cụ hoặc nền tảng quản lý công việc là không đủ – các nhà quản lý dự án cũng phải tìm ra cách tốt nhất để triển khai và duy trì những công cụ đó. Dưới đây là năm chiến lược để giúp các PM xây dựng thành công hơn nữa.

1. Tạo luồng giao tiếp

Thông tin liên lạc là điều cần thiết cho mọi giai đoạn của bất kỳ dự án xây dựng nào. Thiết lập luồng giao tiếp với tất cả mọi người – và mọi bên liên quan và nhà cung cấp trong kế hoạch. Sự minh bạch này sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn và sẽ giảm số lượng email và cuộc gọi điện thoại bất cứ khi nào có vấn đề phát sinh.

Một trong những cách đơn giản nhất để tạo luồng giao tiếp là một nền tảng thực thi công việc. Bằng cách đồng bộ hóa nhận xét, ảnh, tài liệu và lịch ở một vị trí duy nhất, bạn có thể theo dõi các cập nhật, ngân sách và lập lịch thay đổi khi chúng xảy ra.

Một nền tảng mạnh mẽ cũng cho phép bạn chuyển tiếp những thay đổi này tới các nhà quản lý và văn phòng kế toán khác trong thời gian thực thông qua các cảnh báo tức thì, hành động tự động và bảng điều khiển dễ hình dung, cung cấp một phương pháp quản lý dự án gần như không cần email và không cần giấy tờ. Điều đó có nghĩa là bạn có nhiều thời gian hơn ở công trường để gặp gỡ các nhà thầu để điều phối giai đoạn tiếp theo của công việc.

2. Tạo thói quen lập kế hoạch liên tục

Lập kế hoạch có thể là giai đoạn thứ hai trong số năm giai đoạn quản lý dự án, nhưng các nhà quản lý dự án xây dựng nên bắt đầu lập kế hoạch từ rất lâu trước khi bắt đầu xây dựng thực tế, đồng thời tiếp tục sửa đổi và phát triển kế hoạch cho đến khi dự án kết thúc. Mỗi giai đoạn thiết kế, tiền xây dựng và mua sắm của một dự án xây dựng đều yêu cầu lập kế hoạch rộng rãi – và mỗi giai đoạn có thể cần được sửa đổi khi giai đoạn tiếp theo bắt đầu.

Bất cứ điều gì có thể xảy ra tại một công trường. Nếu bạn gặp phải các vấn đề môi trường không mong muốn trong giai đoạn trước khi xây dựng, thiết kế có thể cần phải thay đổi. Ngay cả những điều chỉnh nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch và dòng thời gian tổng thể.

Điều này vẫn đúng trong quá trình xây dựng thực tế. Mặc dù bạn sẽ làm việc với các chuyên gia có kinh nghiệm trong kỹ thuật điện, hệ thống ống nước, giàn giáo và mộc, họ vẫn cần một hướng tập trung để phối hợp nỗ lực của họ với nhau.

Thông thường, bạn sẽ cần làm việc với các bên liên quan trong suốt tiến trình để phát triển và tinh chỉnh kế hoạch khi phát sinh sự chậm trễ và hỏng hóc thiết bị. Giống như bất kỳ PM nào, bạn sẽ thực hiện và theo dõi các diễn biến, nhưng các kế hoạch thường thay đổi trong quản lý dự án xây dựng.

3. Quan sát và đặt câu hỏi

Các yếu tố hiện trường có thể tác động đáng kể đến quy trình làm việc của các dự án xây dựng. Sẽ có nhiều lúc bạn cần phải thực sự nhìn thấy một vấn đề trực tiếp trước khi bạn có thể giải quyết nó.

Làm quen với địa điểm xây dựng và nhiệm vụ của mọi chuyên gia làm việc dưới quyền sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án tốt hơn. Xây dựng là một ngành không ngừng phát triển, với các thiết bị, phương pháp thực hành, các yêu cầu an toàn và tiến bộ mới hàng năm.

Quản lý và điều hành một dự án thành công đòi hỏi sự cải tiến và học hỏi liên tục. Rất nhiều thông tin liên lạc có thể được sắp xếp hợp lý, nhưng công việc vẫn đòi hỏi phải thăm thực địa thường xuyên và hội nghị với các nhà thầu và nhà thiết kế trên mặt đất.

4. Dự án ngân sách với nền tảng thực thi công việc

Trong xây dựng, giấy phép, tiền lương, vật liệu và thiết bị cần thiết cho các dự án thường được trao đổi giữa một loạt các nguồn tài chính và các nhà cung cấp. Từ quá trình đấu thầu ban đầu đến khi kết thúc dự án, các PM xây dựng chịu trách nhiệm theo dõi và giám sát tất cả các chi phí, đặc biệt là khi chúng liên quan đến ngân sách ban đầu.

Ngay cả các dự án xây dựng tương đối nhỏ cũng chứa hàng trăm bộ phận chuyển động và chi phí riêng lẻ, do đó, để duy trì hiệu quả, bạn cần sử dụng phần mềm cũng có thể giúp bạn quản lý chi phí khi bạn chuyển qua các giai đoạn chính của lập ngân sách xây dựng . Ngoài ra, thông qua nền tảng phần mềm của mình, bạn sẽ có quyền truy cập vào các mẫu để quản lý dự án xây dựng.

Một nền tảng thực thi công việc tốt nhất trong đó có thể cho phép bạn và tất cả các bên liên quan của bạn tính toán chi phí đầu vào, thay đổi ngân sách và các tính toán khác để theo dõi tài chính của dự án,

5. Nắm bắt các hệ thống báo cáo tự động

Không người quản lý dự án xây dựng nào có thời gian trả lời hàng trăm email mỗi ngày – hoặc sử dụng điện thoại để gọi và giải quyết mọi câu hỏi về ngân sách và tiến độ. Ngoài việc tập trung nhận xét và lịch biểu, bạn có thể cắt giảm thêm thư từ bằng cách triển khai hệ thống báo cáo tự động.

Quản lý dự án xây dựng yêu cầu phân phối hàng tuần các bảng tính và báo cáo trạng thái khác nhau và các công cụ phân phối tự động sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể trong suốt quá trình xây dựng. Tính năng tự động hóa này sẽ đảm bảo các báo cáo phù hợp được gửi đến đúng người đúng giờ, cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ và giao tiếp khác. Các hệ thống báo cáo khác, chẳng hạn như quản lý an toàn và sức khỏe, có thể ngăn ngừa các mối nguy hiểm, theo dõi các sự cố và hợp lý hóa phân tích địa điểm làm việc khi các vấn đề phát sinh.