Mở rộng kiểm soát dự án trên nhiều công trình – mà vẫn giữ được sự linh hoạt

Tăng trưởng tạo ra một loại rủi ro mới

Khi doanh nghiệp chỉ làm một dự án, việc kiểm soát có vẻ đơn giản.

Khi cùng lúc triển khai nhiều dự án, một vấn đề khác xuất hiện:

Kiểm soát trở nên thiếu nhất quán.

Mỗi ban dự án có cách riêng để quản lý khối lượng, phát sinh và chi phí. Từng dự án có thể vẫn ổn, nhưng ở cấp công ty sẽ xuất hiện “điểm mù”.

Bài toán ở cấp danh mục dự án

Ban lãnh đạo không chỉ cần biết từng dự án riêng lẻ. Họ cần nhìn được:

• Dự án nào đang tăng rủi ro chi phí
• Nơi phát sinh thay đổi nhiều
• Khối lượng cam kết so với hợp đồng
• Xu hướng gây áp lực lên lợi nhuận

Nếu dữ liệu không có cấu trúc, những thông tin này luôn đến muộn.

Chuẩn hóa có làm mất linh hoạt?

Nhiều doanh nghiệp e ngại mở rộng hệ thống vì nghĩ rằng sẽ làm các dự án bị “đóng khung”.

“Mỗi dự án đều khác nhau.”

Đúng ở khâu thi công. Nhưng nguyên tắc kiểm soát có thể thống nhất:

• Cách quản lý phiên bản khối lượng
• Cách theo dõi thay đổi
• Cách đánh giá tác động

Chuẩn hóa cấu trúc không đồng nghĩa với cứng nhắc trong kỹ thuật.

Kiểm soát có thể mở rộng trông như thế nào?

Các doanh nghiệp làm tốt thường áp dụng mô hình:

Cấu trúc chung – vận hành linh hoạt.

Ở cấp công ty:

• Cấu trúc dữ liệu chung
• Quy tắc theo dõi thay đổi thống nhất
• Baseline khối lượng rõ ràng

Ở cấp dự án:

• Đội dự án vẫn linh hoạt trong triển khai
• Quyết định kỹ thuật vẫn thuộc về hiện trường

Hệ thống kết nối các dự án mà không trói buộc họ.

Vì sao Excel không theo kịp ở cấp danh mục

Excel có thể hiệu quả trong một dự án.

Nhưng khi mở rộng nhiều dự án:

• Cấu trúc file khác nhau
• Logic phiên bản không thống nhất
• Tổng hợp dữ liệu tốn nhiều công sức thủ công

Lúc này, doanh nghiệp chỉ đang “gom báo cáo”, chứ chưa thực sự kiểm soát.

Kiểm soát theo hệ thống tạo ra “trí tuệ danh mục dự án”

Khi dữ liệu có cấu trúc và liên kết:

• Lãnh đạo nhìn thấy xu hướng rủi ro sớm hơn
• Bộ phận thương mại ưu tiên đúng nơi cần chú ý
• Quyết định dựa trên thông tin so sánh được

Kiểm soát chuyển từ xử lý từng dự án sang quản trị ở cấp danh mục.

Mở rộng kiểm soát để tăng trưởng bền vững

Nếu làm đúng, hệ thống không tạo thêm tầng báo cáo.

Nó giúp giảm:

• Công việc tổng hợp thủ công
• Số liệu mâu thuẫn
• Làm lại do lệch thông tin

Tăng trưởng trở nên dễ dự đoán hơn vì dòng thông tin ổn định.

Từ thành công dự án đến năng lực tổ chức

Hoàn thành một dự án tốt là thành tích.

Duy trì kiểm soát tốt trên nhiều dự án là năng lực tổ chức.

Kiểm soát theo hệ thống giúp doanh nghiệp chuyển từ thành công đơn lẻ sang độ tin cậy ở quy mô lớn.

Nhìn về phía trước

Ở bài tiếp theo, chúng ta sẽ bàn về cách kiểm soát khối lượng số hóa kết nối với mua sắm và quản lý thầu phụ để nâng cao hiệu quả thương mại.

Mở rộng kiểm soát chính là nền tảng cho tăng trưởng tự tin.