LÀM THẾ NÀO ĐỂ LẬP MỘT LỊCH TRÌNH XÂY DỰNG

Các dự án xây dựng nổi tiếng là khó khăn và thường gặp phải sự chậm trễ. Chúng liên quan đến rất nhiều bộ phận chuyển động, đội ngũ, thiết bị và vật liệu. Nếu bất kỳ ngành học nào cần một lịch trình được cân nhắc kỹ lưỡng, thì đó là quản lý dự án xây dựng.

Các công cụ được nhúng trong phần mềm quản lý dự án xây dựng , chẳng hạn như biểu đồ Gantt và quản lý tài nguyên, là những tính năng chính để kiểm soát nhiều giai đoạn của một sản phẩm xây dựng. Nhưng họ chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình. Lịch trình xây dựng là xương sống của bất kỳ quản lý dự án xây dựng thành công nào. Có, lập kế hoạch xây dựng là tốn thời gian. Bạn muốn thực hiện tất cả các bước, tránh các lối tắt và hướng tới việc tạo lịch trình chính xác nhất có thể. Bạn càng dành nhiều thời gian cho lịch trình xây dựng, bạn sẽ càng gặp ít vấn đề hơn khi thực hiện kế hoạch dự án, đây là chìa khóa để quản lý dự án xây dựng tốt .

Lịch trình xây dựng là gì?
Lịch trình xây dựng là dòng thời gian cho mọi nhiệm vụ và sự kiện trong một dự án xây dựng. Lịch trình xây dựng là một phần cơ bản của giai đoạn lập kế hoạch dự án, vì nó cũng xác định các nguồn lực cần thiết và các nhóm chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ trong quá trình xây dựng.

5 bước để lập lịch trình xây dựng
Nếu bạn làm theo năm bước này, bạn sẽ đạt được tất cả các điểm chính cần giải quyết khi tạo lịch trình xây dựng.

1. Nhận thông tin và công cụ
Lập kế hoạch xây dựng liên quan đến các loại tài nguyên, các bên liên quan và người tham gia. Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhà thầu phụ tham gia vào công việc vì luôn có nhiều người trong một dự án xây dựng. Sau khi bạn có danh sách, hãy liên hệ với họ và hỏi xem sẽ mất bao nhiêu thời gian để mua nguyên liệu. Sau đó, hỏi ước tính thời gian hoàn thành phần dự án của họ. Đây là chìa khóa để ước tính thời gian hợp lý từ phía bạn.

Bạn cũng sẽ cần nói chuyện với văn phòng mã địa phương và nhận danh sách các yêu cầu cũng như những kiểm tra nào sẽ cần thiết trong suốt quá trình xây dựng. Các hạn chế về mã khác nhau tùy thuộc vào loại công trình và vật liệu bạn sẽ sử dụng, vì vậy bạn cần thực hiện nghiên cứu để đảm bảo dự án của mình tuân thủ.

Khi nói đến việc lập ngân sách cho dự án của bạn, bạn sẽ cần thực hiện quy trình với ngân hàng của mình và xác định khi nào họ sẽ giải ngân. Bạn sẽ cần một dòng tiền mặt ổn định để duy trì dự án tiến triển, vì vậy, trước khi bắt đầu, điều quan trọng là bạn phải hiểu về ngân hàng của mình và quy trình giải ngân tiền của ngân hàng đó. Nói chuyện với ngân hàng trước khi lên lịch trình giúp họ có cái nhìn toàn cảnh về dự án và cái nhìn sâu sắc có giá trị về cách lên lịch.

Tìm ra một công cụ quản lý dự án phù hợp với nhu cầu của bạn. Có những mẫu có thể giúp bạn bắt đầu với lịch trình xây dựng của mình nếu bạn không muốn xây dựng kế hoạch và lịch trình của mình từ đầu.

2. Thu thập và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ
Bạn có bối cảnh và công cụ, nhưng bây giờ bạn cần chia nhỏ dự án thành các bước để đưa nó từ một kế hoạch xây dựng đến một dự án hoàn chỉnh. Đây là những nhiệm vụ. Bạn không thể có một lịch trình xây dựng chính xác cho đến khi bạn có một danh sách kỹ lưỡng về mọi nhiệm vụ phải diễn ra để kết thúc việc xây dựng thành công.

Bạn có thể sử dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS) để nắm bắt quy mô và phạm vi dự án của mình. Bạn có thể coi công cụ này như một cách để trực quan hóa các sản phẩm bàn giao của mình bằng cách bắt đầu với bất kỳ thứ gì bạn sắp xây dựng và sau đó chia nhỏ nó theo cấp độ cho đến khi bạn ở phần cơ bản nhất.

Tại thời điểm này, sẽ không hại gì khi tập hợp nhóm và bất kỳ nhà thầu phụ nào mà bạn sẽ thuê và chọn bộ não của họ. Hãy nhớ rằng, danh sách nhiệm vụ của bạn càng kỹ càng thì tiến độ xây dựng của bạn càng chính xác. Nhiệm vụ là những gì có thể làm hỏng một dự án, vì vậy hãy chú ý đến phạm vi. Và đừng quên rằng một số nhiệm vụ phụ thuộc vào những nhiệm vụ khác, vì vậy bạn sẽ muốn liên kết chúng.

Sau khi bạn có danh sách nhiệm vụ hoàn chỉnh nhất có thể, tiếp theo bạn cần sắp xếp các nhiệm vụ đó theo thứ tự. WBS có thể giúp giải quyết vấn đề này, vì nó cần một dự án phức tạp và chia nhỏ nó thành các phần thiết yếu và khi chúng cần được thực hiện. Bạn có thể sử dụng phần mềm biểu đồ Gantt để dàn trải các nhiệm vụ này theo dòng thời gian của dự án. Chúng ta sẽ đi vào chi tiết hơn về điều đó một chút.

Nhiệm vụ là nhỏ, đó là tốt. Bạn cần chia nhỏ các công việc lớn hơn thành các phần nhỏ hơn có thể quản lý được. Nhưng nó cũng giúp chia toàn bộ dự án thành các giai đoạn hoặc cột mốc lớn hơn. Cột mốc quan trọng là một điểm trong dự án đánh dấu sự kết thúc của một số giai đoạn lớn, chẳng hạn như xi măng nền móng hoặc thêm điện. Việc đánh giá chính xác tất cả các nhiệm vụ và các mốc quan trọng khác nhau tạo nên dự án của bạn là rất quan trọng để lập kế hoạch xây dựng hiệu quả.

3. Thêm thời lượng
Bây giờ hãy thực hiện từng nhiệm vụ và cho biết ngày bắt đầu và ngày kết thúc, điều này sẽ tạo ra một biểu đồ thanh trên Gantt thể hiện thời lượng của nhiệm vụ. Những quyết định này phải thực tế. Một lịch trình xây dựng bị ảnh hưởng bởi khí hậu và dự báo thời tiết chỉ chính xác như vậy, đặc biệt là dài hạn. Do đó, hãy xem dữ liệu lịch sử về thời tiết để ước tính xem khí hậu có thể ảnh hưởng đến công việc như thế nào.

Tùy thuộc vào thời gian kéo dài của dự án, bạn sẽ cần tính toán lịch trình xây dựng của mình vào các ngày nghỉ lễ và xem xét các ngày nghỉ ốm và nghỉ phép của nhân viên. Nếu có các vấn đề cá nhân hoặc liên quan đến mùa khác có thể xuất hiện, thì hãy đảm bảo sử dụng chúng làm thước đo khi đo thời lượng của lịch trình của bạn.

Ngoài những vấn đề đó, còn có làm việc với các nhà thầu phụ và nhà cung cấp. Các chi tiết cụ thể sẽ được nêu trong hợp đồng của bạn, nhưng thường thì những ngày đó có thể thay đổi. Tốt nhất là lịch trình xây dựng của bạn nên có khoảng trống để thích ứng với những biến động.

Điều quan trọng là làm cho lịch trình thực tế. Bạn có thể muốn nó được hoàn thành vào một ngày nhất định, nhưng để đạt được mục tiêu đó, bạn phải cắt giảm và hy sinh chất lượng. Điều này là không thể trong xây dựng. Hậu quả quá nghiêm trọng. Vì vậy, hãy trung thực với chính mình và dành đủ thời gian trong lịch trình xây dựng của bạn để mọi thứ được hoàn thành một cách chính xác.

Đừng bỏ qua việc lập kế hoạch không liên quan đến nhiệm vụ, chẳng hạn như thu mua , giao hàng và các nguồn khác quan trọng đối với dự án. Bạn cần có một bức tranh rõ ràng về những thứ cần đặt hàng hoặc sắp xếp lại nguồn cung cấp. Nó cũng quan trọng như việc xây dựng. Việc lên lịch cho bất kỳ cuộc kiểm tra nào cũng vậy, vì vậy, lịch trình của bạn sẽ có thời gian để phản hồi mọi vấn đề về mã.

Ngoài ra còn có phần tài chính của dự án để ghi nhớ khi lập kế hoạch. Thêm các khoản rút ngân hàng và liên kết chúng với các nhiệm vụ thích hợp trong lịch trình xây dựng của bạn. Bạn và ngân hàng cần biết khi nào sẽ cần tiền. Bạn không muốn đuổi theo tiền mặt và đình trệ dự án.

4. Phân bổ và Thực hiện
Tóm lại, lập kế hoạch xây dựng là về các hoạt động và nguồn lực. Tất nhiên, các nhiệm vụ sẽ không được thực hiện một mình, nhưng việc phân bổ công việc đó cho các nhóm có thể gây nhầm lẫn trong lịch trình xây dựng của bạn khi bạn có quá nhiều nhà thầu phụ để theo dõi. Bằng cách mã hóa màu nhiệm vụ, bạn có thể dễ dàng phân biệt các nhóm và công việc khác nhau. Bây giờ bạn có thể xác định ai đang làm việc gì khi giai đoạn thực hiện dự án bắt đầu.

Bạn nên ước tính thời gian làm việc của các nhóm của mình và có hồ sơ chi tiết về các kỹ năng và kinh nghiệm của họ để phân công họ một cách thích hợp. Sau khi phân bổ tài nguyên của bạn, một công cụ quản lý dự án như ProjectManager có thể gửi thông báo khi nhiệm vụ mới được giao và thời hạn đến hạn.

5. Đánh giá, Đánh giá, Đánh giá
Lập kế hoạch xây dựng rất phức tạp và yêu cầu giám sát thường xuyên. Không có kế hoạch xây dựng nào được viết bằng đá, ít nhất là không có kế hoạch nào thành công. Mọi thứ thay đổi và nếu bạn không theo dõi và xem xét trong suốt dự án, những thay đổi đó sẽ khiến bạn đi chệch hướng—hoặc tệ hơn.

Do đó, bạn sẽ cần xem qua tiến độ xây dựng trong tất cả các giai đoạn của dự án để đảm bảo tiến độ thực tế của bạn phù hợp với kế hoạch của bạn. Nhìn vào lịch trình của bạn hàng ngày và tùy thuộc vào thời gian của bạn, cập nhật thường xuyên. Bạn có thể sử dụng mẫu báo cáo xây dựng hàng ngày của chúng tôi để theo dõi tiến độ của dự án xây dựng của bạn.

Đây là một vấn đề quản lý thời gian . Nếu bạn thấy rằng việc cập nhật hàng ngày đang khiến bạn rời xa các vấn đề và trách nhiệm khác của dự án, thì có lẽ bạn cần dành thời gian mỗi tuần để phản hồi những thay đổi mà bạn đã ghi nhận hàng ngày và áp dụng chúng vào lịch trình. Điều đó tùy thuộc vào bạn, nhưng việc giám sát và điều chỉnh lịch trình xây dựng của bạn khi các vấn đề trong và ngoài công trường phát sinh có lẽ là khía cạnh quan trọng nhất để giữ cho dự án của bạn đúng tiến độ.

Để thực hiện được thuận lợi các bước trên, và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình những giải pháp quản lý phù hợp và hiệu quả nhất, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline : 0966.615.152 để chuyên gia có thể hỗ trợ chi tiết về giải pháp cho doanh nghiệp của bạn nhé.