5 BƯỚC CHUẨN BỊ ĐẤU THẦU CHUYÊN NGHIỆP- CHUẨN BỊ TÀI LIỆU ĐẤU THẦU

Việc chuẩn bị hồ sơ thầu có thể khó khăn và tốn kém thời gian, ngay cả đối với những người có nhiều năm kinh nghiệm trong việc chuẩn bị đấu thầu và Quản lý đấu thầu. Thông thường, mọi người tin rằng viết thầu là một kỹ năng có thể học được bởi bất kỳ ai có thể viết và xâu chuỗi các từ lại với nhau một cách độc đáo. Mặc dù đây là yếu tố then chốt, nhưng việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu cần có yếu tố lập kế hoạch và sự cẩn trọng, đồng thời phải đi đôi với sự tinh tế trong lời nói. Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo việc chuẩn bị hồ sơ thầu một cách chuyên nghiệp nhằm tạo ra giá thầu trúng thầu. 

Bước 1 : Phát triển nội dung

•  Không chỉ điều này, mà viết lách có thể không phải là chuyên môn của bạn, giải sử bạn là một công ty vệ sinh, cách tiếp cận công việc của bạn thường là thực hành và ngôn ngữ có thể không tự nhiên trôi chảy khi viết các cách tiếp cận của bạn.
•   Bất kỳ ai từng làm việc với các gói thầu lớn đều biết cảm giác nhìn chằm chằm vào một gói thầu có 20 câu hỏi với giới hạn là 1.000 từ mỗi câu. Tự hỏi nên bắt đầu từ đâu là điều mà tất cả chúng ta đều đã trải qua và việc quản lý điều này bên cạnh lịch trình và khối lượng công việc bận rộn có thể gây khó khăn cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển.
•  Lời khuyên tốt nhất khi nói đến việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu là lập kế hoạch. Chia nhỏ các gói thầu lớn và giải quyết từng phần một cách tốt nhất để bạn chuẩn bị tài liệu đấu thầu một cách hiệu quả.
•  Nghệ thuật ủy quyền có thể là chìa khóa khi giải quyết những phần công việc lớn. Ví dụ : Doanh nghiệp của bạn có thể đang đấu thầu để phát triển một trang web. Đấu thầu có thể được chia thành các phần, theo đó nó yêu cầu cách tiếp cận của bạn đối với việc phát triển back-end, sau đó là front- end. Giờ đây, đối với những người không hiểu điều này có nghĩa là gì, sự phát triển giao diện người dùng bao gồm phần hướng tới người dùng của một trang web, vì vậy bao gồm những thứ như giao diện người dùng và tương tác với khách hàng. Back-end đề cập đến những thứ mà người dùng không nhìn thấy khi họ truy cập vào web, Hãy nghĩ về nó giống như động cơ ô tô, nó là thứ cung cấp năng lượng cho trang web nhưng không hiển thị trực tiếp cho công chúng. Tại đây, điều quan trọng là để các chuyên gia phát triển giao diện người dùng của bạn làm việc với nội dung này và các chuyên gia phát triển back- end của bạn xử lý nội dung.

Bước 2: Định dạng

•  Mặc dù điều này nghe có vẻ khá rõ ràng, nhưng nhiều người đã bỏ qua điều này khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu và bị mất điểm và thường khiến người mua thất vọng.
•  Điều phải được xem xét khi chuẩn bị đấu thầu là thời gian để xem xét tài liệu của bạn và đảm bảo tính nhất quán và liên kết xuyên suốt. Ví dụ: giả sử bạn là một công ty xây dựng chuyên về quản lý dự án và khảo sát. Hồ sơ dự thầu mà bạn tạo có thể sẽ dài, phức tạp và bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Nhiều đấu thầu mà chúng tôi đã phát triển trong quá khứ vượt quá 30.000 từ và đây là điều không thể chỉ đọc lướt qua trong nửa giờ.
•  Hãy dành thời gian của bạn, kiểm tra lại mọi thứ và quan trọng nhất là nhờ người khác kiểm tra công việc của bạn. Ngay cả những người viết thầu có kinh nghiệm và lành nghề nhất cũng có những ngày nghỉ của họ và khi phát triển phần công việc lớn, bạn rất dễ trở nên gắn bó và không nhìn nó từ quan điểm khách quan

• Hãy nhớ rằng, tính nhất quán là chìa khóa quan trọng.

Bước 3: Nghiên cứu điển hình

•  Bằng chứng luôn quan trọng trong đấu thầu, đặc biệt là khi bạn gửi phản hồi cho công việc kỹ thuật. Ví dụ: nếu bạn là một công ty kỹ thuật chuyên về kỹ thuật kết cấu cầu, thì điều quan trọng là bạn phải có ít nhất ba nghiên cứu tình huống chi tiết và được phát triển tốt khi đấu thầu các hợp đồng có tính chất này.
•  Phát triển các nghiên cứu điển hình chi tiết liên quan đến tinh thần đồng đội, đặc biệt là khi nói đến công việc kỹ thuật liên quan đến nhiều yếu tố trong tổ chức của bạn làm việc cùng nhau.
•  Việc chuẩn bị thành công các tài liệu đấu thầu sẽ liên quan đến việc làm cùng nhau để đảm bảo rằng các nghiên cứu điển hình được phát triển tốt và đúng chỗ.
•  Bạn đang gửi phản hồi cho người mua đang tìm cách đáp ứng một yêu cầu cụ thể; do đó, bạn phải thể hiện khả năng trước đây của mình.
•  Có sẵn các nghiên cứu điển hình chi tiết và phát triển sẽ giúp đảm bảo quá trình chuẩn bị đấu thầu trong tương lai diễn ra suôn sẻ và là một nhiệm vụ đáng giá đối với bất kì doanh nghiệp nào trong tương lai.

Bước 4: Phản hồi soạn sẵn

•  Điều mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua khi đấu thầu là lập kế hoạch trước. Chuẩn bị đấu thầu không phải lúc nào cũng phải trong thời điểm hiện tại.
•  Có thể đã vài tháng trôi qua và đấu thầu phù hợp có thể chưa xuất hiện. Rất nhiều thứ đóng vai trò quyết định việc bạn có thể tham gia đấu thầu hay không, chi phí, địa điểm, doanh thu, sự công nhận,v.v
•  Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là cái đúng sẽ không xuất hiện vào thời điểm nào đó trong tương lai, giả sử bạn chuyên về quản lý sự kiện cho ngành công nghiệp sáng tạo, nhưng người phù hợp dường như không xuất hiện.

•  Nếu bạn biết mình chuyên về lĩnh vực nào, thì việc nghiên cứu các quảng cáo đấu thầu trước đó và xem xét những phản hồi chung nào có thể được phát triển sẽ giúp bạn chuẩn bị cho cuộc đấu thầu hết sức quan trọng đó.
•  Tìm kiếm các xu hướng trong các lần đấu thầu trước, tìm kiếm những gì thường được yêu cầu và phát triển nội dung xung quanh vấn đề này. Ví dụ, từ kinh nghiệm của mình, chúng tôi biết rằng thông thường, các câu hỏi về giá trị xã hội, quản lý môi trường và giá trị gia tăng là những chủ đề phổ biến xuất hiện trong các cuộc đấu thầu.
•  Phát triển các phản hồi soạn sẵn có thể được điều chỉnh và sửa đổi theo yêu cầu cụ thể của người mua làm giảm bớt căng thẳng khi chuẩn bị đấu thầu và có thể làm cho toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ hơn nhiều.
•  Mọi người đều trải qua các đỉnh và đáy trong khối lượng công việc, và giống như các chuyến xe buýt ở Luân Đôn, nhiều chiếc có thể đến cùng lúc khi bạn ít ngờ tới nhất. Đây có thể là lúc doanh nghiệp của bạn đang trải qua khối lượng công việc cao nhất và bạn sẽ biết ơn vì bạn đã chuẩn bị phù hợp.

Bước 5: Thiết kế

•  Công việc thiết kế thường bị bỏ qua khi chuẩn bị hồ sơ mời thầu
•  Các đối thủ cạnh tranh thường sẽ thiết kế công việc của họ và chìa khóa để nổi bật với những người đánh giá là có các câu trả lời được thiết kế tốt và hấp dẫn. Ví dụ: nếu bạn là một công ty sáng tạo đang trả lời gói thầu phát triển nội dung cho một trang web, người mua sẽ tìm kiếm một phản hồi sáng tạo và hấp dẫn giúp họ cảm nhận được khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty bạn.
•  Nếu bạn gửi một phản hồi trống, không được thiết kế thì có khả năng phản hồi của bạn sẽ bị bỏ qua
•  Bao thanh toán trong công việc thiết kế khi trả lời các gói thầu có thể là điều cần thiết để đạt được thành công, đặc biệt nếu người mua đang kiếm một giải pháp sáng tạo cho yêu cầu của họ.
•  Tuy nhiên, điều quan trọng ở đây là liệu công việc thiết kế có được chấp nhận hay không. Nhiều người mua sẽ quy định một định dạng mà bạn phải tuân thủ và việc không tuân theo điều này có thể không có lợi cho bạn

Cuối cùng, việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu có thể tốn nhiều thời gian và khó khăn, tuy nhiên, vận may luôn ủng hộ những người đã sẵn sàng và đảm bảo bạn có càng nhiều tài liệu càng tốt là chìa khóa để đạt được thành công khi đấu thầu. 

Việc quản lý hồ sơ thầu cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, vì mỗi dự án đều có thêm kinh nghiệm đúc kết để tạo nên một bộ hồ sơ thầu hoàn thiện với sự chỉn chủ nhất. Với một công ty xây dựng hiện nay một năm có rất nhiều các dự án khác nhau, nên việc tập trung và lưu trữ thông tin của từng dự án cần phải có một phần mềm chuyên dụng. Hỗ trợ việc lưu trữ, tìm kiếm thông minh, và xuyên suốt. Chúng tôi giới thiệu đến các bạn giải pháp quản lý dự án ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ và lưu trữ hồ sơ thầu IBOM – đây là giải pháp chuyên sâu cho Chủ đầu tư, Tổng thầu & Nhà thầu thi công số 1 tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn cần chúng tôi hỗ trợ tư vấn giải pháp hay cần tìm hiểu thêm về giải pháp IBOM. Xin vui lòng liên hệ đến hotline : 0966.615.152 để biết thêm thông tin chi tiết.